Kako organizirati konferencijski poziv
Ako ste poput većine vlasnika malih poduzeća, morali ste biti domaćini sastanak konferencijskog poziva ili t wo u redoslijedu plan ili brainstorming sa svojim timom. Također ste vjerojatno već shvatili da nisu svi sastanci produktivni koliko bi mogli biti.
Ponekad se zaposlenici pojave kasno. Ponekad su previše pospani ili rastreseni. Drugi puta se uopće ne pojave. Lako se ponekad zapitati je li uopće moguće organizirati sastanak konferencijskog poziva na kojem ništa ne pođe po zlu.
Na vašu sreću, moguć je smislen i produktivan sastanak za konferencijske pozive. Na Pozivni most, vidjeli smo i omogućili dovoljno sastanaka da bismo točno znali što biste trebali učiniti da biste ugostili najbolji mogući sastanak. Sve što trebate je slijediti ove brze i jednostavne korake:
Korak 1: Imajte na umu jasan cilj sastanka prije nego što učinite bilo što drugo.
Korak 2: Stvorite što detaljniji dnevni red sastanka za konferenciju.
Korak 3: Pošaljite detaljne pozivnice za sastanak i pratite svoje goste.
Korak 4: Spremite nepovezane teme za kasnije kako vaš sastanak ne bi iskočio iz kolosijeka.
Korak 5: Dogovorite se o sljedećim koracima za sve na sastanku prije nego što ga završite.
Imajte jasan cilj sastanka
Lako je vrtjeti se u krug kada ste organizirati sastanak da “pređete preko projekta X” ili “istražite teme povezane s Y”, jer niste postavili jasne ciljeve za sastanak. Umjesto toga, što kažete na postavljanje cilja kao što je "odrediti smjer za jesensku kampanju" ili "uspostaviti i dogovoriti okvir mjerenja za naše oglase na društvenim mrežama".
Pokušajte što preciznije odrediti svoje ciljeve i ne samo da ćete moći reći je li vaš sastanak uspješan, već i hoćete li u svojim raspravama zabiti.
Stvorite dnevni red sastanka za konferencije
Nitko ne piše knjigu trošeći 90% svog vremena na predgovor. Ako imate dnevni red i držite ga se, toliko ćete se više približiti stvarnom postizanju cilja vašeg konferencijskog sastanka koji ste ranije postavili, jer će biti određeno vrijeme za raspravu o svim važnim temama vašeg sastanka.
Također je važno imati na umu da smo svi samo ljudi, a ponekad i najbolji od nas griješe, prelaze na dodir ili se jednostavno zabavljaju. Sastanak za konferencijski poziv trebali biste održavati po rasporedu, ali molim vas, nemojte biti militantni oko toga. Na svakom sastanku ima mjesta za zabavu.
Pošaljite detaljne pozivnice za sastanke i slijedite ih
Slanje pozivnica za sastanke pravilo je "što ranije, to bolje". Na taj način imate vremena da ljude nježno podsjetite ako su zaboravili odgovoriti na vaš sastanak. Davanje vremena sudionicima omogućuje im i da se pripreme za vaš sastanak i ubrzaju što trebaju znati prije sastanka.
Zašto vaš dnevni red treba biti detaljan? Jednostavno zato što će sudionici, kad znaju da će ih se pitati o određenoj temi ili poslu, skloni unaprijed pripremiti odgovor. U osnovi, bit će spremniji za svoj sastanak, čak iako je to samo kako bi se izbjeglo da budu izdvojeni kao netko tko nije bio pripremljen.
Predmeti sastanka za konferencije „Park“ koji nisu relevantni
Što učiniti kada vaš sastanak počne odmicati u nepovezanu tangentu? Mogli biste im jednostavno reći da prestanu, ali to možda nije najtaktnije i najbolje prihvaćeno rješenje. Umjesto toga, pokušajte "parkirati" ove tangente kako biste ih posjetili na kraju sastanka ili kasnije. Neki to nazivaju "parkiralištem".
Parkiralište je također sjajno ako treba riješiti nekoga tko važi, ali to još uvijek nije izričito važno za sastanak. Na taj se način važnim subjektima i dalje može posvetiti potrebna pažnja dok se vaš sastanak nastavlja, nesmetano raspravama izvan teme.
Provjerite jesu li dogovoreni sljedeći koraci
Ovaj korak je presudan. Na kraju sastanka ponovite sve sljedeće korake, kao i tko će preuzeti vlasništvo. Jednom kada se sve strane slože sa svojim zadacima, nitko se ne može opravdati zbunjenošću ili reći da im je nešto "skliznulo s uma".
Zahvaljujući tak, također možete poslati transkript sastanka generiranog AI-jem svim sudionicima, tako da nema zabune oko toga što treba učiniti.
Nakon što se dogovorite kada će biti sljedeći sastanak, možete se zaokružiti natrag na svoje parkiralište i obratiti se dodatnim detaljima ili jednostavno čavrljati. Iako se ponekad može činiti besmislenim razgovarati o stvarima kao što su aktualni događaji i filmovi kada vodite sastanak konferencije, ključno je za pozitivan ekosustav na radnom mjestu i sretne zaposlenike.
