Pitate se kako postaviti virtualni sastanak? Još bolje, još uvijek se pitate što je to virtualni sastanak? Evo dobrih vijesti; U ovom trenutku ne može biti lakše uspostaviti virtualni sastanak i ako vam još uvijek nije jasno što je to, na pravom ste mjestu.
Jeste li spremni pogledati izbliza?
Virtualni sastanak je ...
Poznat i kao online sastanak ili video konferencija i audio konferencija pod okriljem web konferencija, definicija virtualnog sastanka prema Educauseu glasi: „Virtualni sastanci su interakcije u stvarnom vremenu koje se odvijaju putem interneta korištenjem integriranog zvuka i videa, alata za chat i dijeljenja aplikacija.“ Baš kao i sastanak uživo, virtualni sastanak okuplja sudionike kako bi dijelili ideje, razgovarali i surađivali u dinamičnom okruženju između dvije ili više krajnjih točaka, osim što se umjesto stvarne fizičke prisutnosti koristi uređaj.
Virtualni sastanak ključan je za zdravlje rastućeg poslovanja. Svatko, od zaposlenika do voditelja projekta, rukovoditelja na visokoj razini i HR stručnjaka , mora se oslanjati na tehnologiju grupne komunikacije kako bi mogao obavljati svoj posao i premostiti jaz između drugih ljudi u vremenu i prostoru. Farmaceutske i IT tvrtke, odvjetnički uredi, mala i velika poduzeća i drugi, svi imaju koristi od neposrednosti i relevantnosti pristupa komunikaciji usmjerene na video.
Ovo je virtualni sastanak:
Budući da mogu komunicirati s bilo kime, bilo gdje i bilo kada, virtualni sastanci omogućuju tvrtkama procvat bez obzira na mjesto. Prostorne prepreke koje bi obično blokirale radne odnose, kontinuitet i produktivnu suradnju više nisu prisutne s virtualnim sastancima koji potiču povezanost. Neke od ukupnih prednosti uključuju:
- Skraćeno vrijeme putovanja na posao
- Smanjenje troškova prijevoza, putovanja i smještaja
- Povećati produktivnost = Manje suvišnosti
- Bolje zadržavanje zaposlenika
- Konkurentska prednost
A što se tiče poslovanja, razmislite kako uključivanje videocentričnog pristupa u vašu komunikacijsku strategiju djeluje kao podrška:
- Digitalno omogućena i povezana radna snaga
- Pristup upravljanju
- Pojačani globalni kultura komunikacije
- Bolja pouzdanost koja je jednaka bržim rezultatima
- Smanjen višak i najnoviji podaci i informacije
- Bolja vrijednost
- I dalje vam je pomalo nejasno kako započeti s video konferencijama? Evo kako postaviti virtualni sastanak:
Odaberite pravi softver
Razmotrite nekoliko logističkih mogućnosti prije nego što se obvežete s davateljem usluga.
Koliko često mislite da ćete trebati koristiti softver? Ako tražite video konferencije spremne za poduzeće, razmislite o tome gdje će se sudionici nalaziti; kod kuće ili u sali za sastanke? Ako je to prvo, tada je mrežna konferencija prikladnija, lakša i prikladnija za upotrebu.
Pogledajte koje su značajke dostupne. Dolazi li s dijeljenjem zaslona (savršeno za IT službu za korisnike i prezentacije); mrežna ploča (korisna u obrazovne svrhe ili kreativni rad u mozganju); ili dijeljenje dokumenata (čini dijeljenje dijeljenih materijala, važnih dokumenata i ukrcavanje novih talenata mnogo pojednostavljenim) itd.
Razjasnite zašto vam treba virtualni sastanak
Zašto uopće sazivate sastanak? Je li interno (najave, ukrcavanje, sesije tkiva, sastanak uprave) ili vanjsko (prodajni tempo, novi poslovni razvoj)? Razmislite o strukturi i razlogu, a zatim će prirodno i drugi dijelovi doći na svoje mjesto poput prisutnosti.
Odlučite tko mora prisustvovati
Virtualni sastanci posebno su učinkoviti za skupljanje ljudi istovremeno, na drugom mjestu. Dakle, ako sudionike imate u inozemstvu, kod kuće ili niz hodnik, možete se povezati lako i učinkovito bez obzira na mjesto. Sve dok su svi svjesni potencijalne vremenske razlike ili koriste Planer vremenskih zona, lako je prisustvovati. Ipak, imajte na umu da treba pozvati samo potrebne ljude. Uštedite vrijeme i novac uključivanjem samo onih koji su neophodni. Za bilo koga drugog, snimite sastanak da biste ga poslali kasnije.
Stvorite obris
Postavljanje dnevnog reda organizirat će vaše misli kako biste mogli imati pravodoban, kristalno jasan i zanimljiv virtualni sastanak. Osim toga, to će sudionicima pomoći da znaju što se od njih očekuje. Što trebaju doprinijeti? Postoji li materijal koji trebaju obraditi prije sinkronizacije? Koliko će trajati sastanak? Uključivanje kratkog izgleda spriječit će zabunu i pomoći će sudionicima da se osjećaju pripremljeno.
Pošaljite pozivnice i podsjetnike
Ono što je sjajno kod virtualnih sastanaka je to što ga možete organizirati već sada kao improviziranu sesiju ili unaprijed zakazati raspored. Jednostavno je uključiti sve potrebne podatke u početnu pozivnicu, poput vremena, datuma i ostalih važnih podataka, jer su automatski. Postavite podsjetnike kako biste koordinirali pozive kako biste podsjetili sudionike na nadolazeću sinkronizaciju. Za hitnije sastanke koji se trebaju održati na licu mjesta, upotrijebite SMS obavijesti kako biste ispaljivali detalje sastanka ravno na uređaje sudionika. Nije se više trošilo vrijeme na čekanje kasnih dolazaka ili nenazočnih.
Iskoristite značajke za učinkovitije virtualne sastanke
Odgovarajući softver za video konferencije za vaš virtualni sastanak isporučit će se s mnoštvom praktičnih i prikladnih značajki za poboljšanje vašeg internetskog iskustva. Za najbolje rezultate pobrinite se da tehnologija koju odaberete sadrži:
- Dijeljenje zaslona: Odmah podijelite svoj zaslon sa sudionicima kako biste vodili prezentaciju ili riješili informatički problem.
- Snimanje: Hit snimak sada gledati kasnije. Savršeno za sudionike koji ne mogu prisustvovati pozivu.
- transkript: Automatska transkripcija svih snimljenih sastanaka osigurava da niti jedna ideja ne ostane za nama.
- Mrežna ploča: Kreativan način izražavanja koncepata i grafike pomoću slika, boja i oblika.
Uključite A Take Away
Na kraju vašeg virtualnog sastanka, s čime želite da sudionici odu? Koja je bila svrha i koji su sljedeći koraci? Svakako se udalji znajući cilj i što treba dalje učiniti.
Slijedite e-poštu
Neka bude što kraći i slatkiji, ali evo što trebate uključiti u daljnju e-poštu: sažetak zapisnika sa sastanka, sljedeći koraci, ključni uspjeh sastanka (ovo bi trebalo odgovarati cilju vašeg sastanka) i snimanje (ako ste ga snimili) ).
Najbolje prakse za virtualni sastanak
Sada kada bolje razumijete kako virtualni sastanak može ojačati komunikaciju između pošiljatelja i primatelja, postoji nekoliko pravila ponašanja kojih se treba pridržavati. Evo nekoliko stvari koje treba imati na umu:
Tehnologija: Prije sastanka provjerite je li vaša tehnologija ažurirana i funkcionalna. Pobrinite se da su vam mikrofon, zvučnici i kamera spremni za upotrebu. Provjerite postavke, a ako moderirate, pokrenite čekaonicu i provjerite jesu li svi automatski utišani.
Sudjelovanje: Pregledajte plan sastanka i prođite kroz tijek prije nego što stvari počnu. Na taj način možete pripremiti gdje su pauze i prekidi te isplanirati pitanja koja ćete postaviti sudionicima. Pokušajte uključiti aktivnost koristeći online ploču i funkciju dijeljenja zaslona za „pokazivanje“ umjesto „pričanja“.
Angažman: Sudionici će vjerojatnije apsorbirati vaše informacije kada svoju prezentaciju učinite zanimljivom. Umjesto da samo prenosite statistiku i suhoparne metrike, ispričajte priču s početkom, sredinom i krajem. Ugradite potrebne podatke i informacije koristeći slike, videozapise, jarke boje i isticanje važnih riječi.
Zabavite se: Ne zaboravimo učiniti virtualni sastanak društvenim! Započnite virtualni sastanak pitanjima za ublažavanje stresa. Pitanja koja su malo osobnija dobro funkcioniraju u malim grupama, poput: „Što ste radili ovaj vikend?“ ili „Recite nam što gledate na Netflixu.“
S većim grupama možete biti nejasniji i zabavniji: "Koji osobni izgovor stalno koristite?" ili "Koji vas lik iz filma ili knjige podsjeća na sebe?"
I na sastanku razmislite o postavljanju relevantnog pitanja poput: "Kada ste zadnji put razgovarali u grupi?" ili nešto malo jedinstvenije poput: "Da imate životinjski rep, što bi to bilo?"
Ideja je upoznati se u profesionalnom okruženju, ali uz ležerniji ton. Ledolomac pobuđuje odgovarajuće emocije, potiče učenje i potiče povezivanje. Sve izvrsne vještine za virtualni stol!
Odaberite Callbridge za svoju grupnu komunikacijsku platformu i gledajte kako raste produktivnost i angažman nakon što naučite kako postaviti virtualni sastanak. Uz vrhunske značajke koje uključuju dijeljenje zaslona, transkripciju i sažetke na AI tehnologiji, plus povećane sigurnosne mjere, nula preuzimanja i prilagodbu, svaki virtualni sastanak možete učiniti domaćim sa sudionicima.
