Koliko ste radnih sastanaka prošli? Barem šačica ovog mjeseca. Sigurno ste se zatekli na ranom jutarnjem mrežnom sastanku raspravljajući o statusu ili razvoju projekta. Ako ne, možda ste posjetili webinar, prezentaciju, radionicu ili tečaj na mreži. Možda ste bili na brainstormingu ili vodite virtualna prodajna prezentacija. Kako god da ste se pojavili, mrežni sastanak obično se sastoji od istih pokretnih dijelova: Pokaži se i ugosti, predstavi se i prijavi se.
Ista je formula, ali ne mora biti isto iskustvo. Ako otkrijete da ljudi nisu toliko angažirani koliko biste htjeli ili da posjećenost opada, vrijeme je da se vratite na ploču za crtanje i vidite gdje možete poboljšati tijek sastanka.
Ne brinite, to nije tako velik zadatak kao što mislite! Evo nekoliko načina na koje možete izgraditi sastanke kako bi bili korisniji i konstruktivniji.
Prvo prvo - što čini beskoristan sastanak? Sastanak bez pomoći koji bi mogao spriječiti više od pomoći je ono što se događa kad ga nitko ne vodi, dnevni red je sporadičan, rasprava se udaljava ili predugo traje i nema ciljeva za postizanje (odluka koju ćete donijeti, tema za raspravu, problem riješiti, rješenje pronaći, osobu zaposliti, datum dogovoriti itd.).
Konstruktivan sastanak? Izuzetni alati plus iznimne značajke i prakse pokrenuti. Ovo su 5 osobina koje jačaju snagu i doprinose integritetu vašeg mrežnog sastanka:
1. Imati definiranu svrhu i cilj
Prije nego što uspostavite mrežni sastanak, zapitajte se: "Moram li prekinuti tijek rada sastankom?" Znajući što vam točno treba, odredit će prirodu vašeg zahtjeva i na kraju sastanak.
Odatle možete zaključiti je li sve što trebate je pripremiti dokument koji sudionici mogu pročitati i dati vam povratne informacije o vlastitom vremenu ili trebate samo jednu ili dvije osobe da se pojave umjesto cijelog tima.
2. Jasno delegirane uloge
Za učinkovit sastanak koji vas zapravo vodi negdje, dodijeliti sljedeće uloge i njihovi pojedinci:
Vozač: Voditelj sastanka koji je sve okupio.
Odobrilac: Vlasnik ili dionik koji može donijeti konačnu odluku.
Suradnici: Oni koji imaju informacije i podatke i mogu postići cilj sastanka.
Upućeni: Oni koji su upoznati prije i poslije sastanka, ali nisu obavezni prisustvovati.
Pro-savjet: Softver za video konferencije koji se integrira s alatima za upravljanje projektima i kalendarima mnogo je preferiran u odnosu na rješenja koja nisu kompatibilna.
3. Prilagodljiva struktura
Iako bi svi sastanci trebali omogućiti slobodu i prostor koji moraju biti improvizirani, stvaranje spremnika koji poštuje vrijeme i energiju ljudi temelj je za sastanke koji inspiriraju ideje umjesto da ih istiskuju. Napravite dnevni red koji opisuje teme rasprave i upotrijebite mjerač vremena da biste ostali u toku.
Objasnite da pojedinci imaju određeno vrijeme za odgovor. Predstavite ideju parkirališta na kojem se ideje "parkiraju" ako postoji potencijal, ali trenutno ne idu nigdje.
4. Očistite radnje
Dakle, svatko je rekao svoje djelo i cilj o kojem je sada trebalo razgovarati ima akcijske točke i usmjerenje. Pro-savjet: Nemojte prekidati sastanak bez poziva na akciju-hoće li biti sljedećeg sastanka? Tko je odgovoran za sljedeće? Zna li svaka osoba za što je odgovorna? Koji je rok? Pobrinite se da su zabilježene odgovarajuće bilješke, snimljeni i ažuriran alat za upravljanje projektom.
U redu, sada zabavni dio
5. Ubrizgavanje zabave
Naravno, svaki tim ima svoj pristup kada je u pitanju stvaranje kulture tvrtke ili dodavanje male doze uzbuđenja, ali održavanje tog elementa zabave i iznenađenja je ono što zahtijeva malo dodatnog napora.
Pokušajte probiti led pitanjem postavljenim na online ploči ili dogovorite profesionalnu, ali lagodnu aktivnost poput Virtual Show and Tell. Ima ih dosta vježbe izgradnje tima za izabrati iz.
Nakon što ste se čvrsto snašli u 5 kvaliteta koje učvršćuju ono što čini dobar sastanak, svi ste spremni za istraživanje značajki video konferencija iz Calbridgea koje oblikuju teksturu i tijek vaših sinkronizacija. Prepustite tehnologiji da sastanke učini konstruktivnima sa značajkama i alatima koji povećavaju prisutnost i angažman.
Pro-Savjet: Oh, i ako stvarno želiš dobiti najviše od vaših sastanaka (zabava uključena) - uvijek koristite video i podsjetite sudionike.
Evo kako se možete odmaknuti od osjećaja umora i osjećati se još žešće:
Automatska transkripcija
S Callbridgeovom značajkom Cue ™ nitko ne mora naglašavati jesu li zapisali "to". Sudionici ne moraju brinuti ili propustiti sljedeću rečenicu kada Cue ™ automatski prepisuje snimke.
Osim toga, Cue ™ automatski osigurava oznake zvučnika, oznake vremena i datuma. Vodite bilješke ako želite, ali budite sigurni da je za vas sve riješeno!
Steknite dublje razumijevanje emocija
Izmjerite emocionalnu temperaturu vašeg online sastanka pomoću analize osjećaja; Sofisticirana značajka koja izvlači pozitivne i negativne emocije kako bi vam pružila temeljitije razumijevanje nijansi i značenja u igri.
Bonus: Pregledajte Insight Bar kako biste dobili bolji uvid u to gdje su i kakva pitanja postavljana tijekom sastanka
Povucite virtualnu pozadinu
Neka niz virtualnih pozadina Callbridgea postavi scenu za vaš dolazak i prisutnost. Odaberite postavke u stvarnom svijetu, apstraktne boje i oblike ili prenesite vlastiti dizajn i robnu marku.
Potaknite čvršće veze
Udovoljite manjim grupama koje se žele povezati u prostoru izoliranom od glavnog sastanka s prostorijama za razbijanje. Koristite ove prostore za olakšavanje spin-off rasprava, rad na zasebnim zadacima ili podršku 1: 1.
Kreativno surađujte
Omogućite sudionicima da izraze ono što imaju podijeliti pomoću boje, oblika, zvuka, videa i slika uz pomoć internetske ploče. Svatko može dodavati i dijeliti u stvarnom vremenu. Sada možete poraditi na tome ili ga spremiti i kasnije ponovno posjetiti.
Radite s Callbridgeom i brzo ćete steći uvid u to kako se vaši mrežni sastanci izvode i na koje se dolazi, osobito s integracijama trećih strana, uključujući Zatišje i Google Calendar. Korištenje najsuvremenijih značajki poput Analiza osjećaja, Transkripcija, Dijeljenje zaslonai više, već ste u prednosti u odnosu na drugi softver za video konferencije na tržištu.
