Ako ste pravnik ili radite u pravnoj industriji, nema potcjenjivanja moći sažetog komuniciranja. Bilo između kolega ili upravljanja odnosima klijent-odvjetnik; raspravljati o rješenjima ili upravljati sukobima - način na koji doslovno izlažete svoju stranu priče može biti razlika između uspjeha i neuspjeha.
Postavljanje tona započinje slanjem i primanjem kristalno jasnih poruka. Nedavno su se odvjetničke tvrtke u velikoj mjeri oslanjale na konferencijske pozive kao preferirani način komunikacije. Međutim, kako video konferencije donose više prednosti koje dovode do veće produktivnosti, povećane uštede troškova, sreće i sigurnosti zaposlenika i boljeg zadržavanja klijenata, tvrtke se za angažiranje poslovanja oslanjaju na dvosmjernu komunikacijsku tehnologiju.
Prednosti video konferencija su brojne. Ono što se nekada smatralo futurističkim, a moglo bi koštati i desetke tisuća dolara, danas je potrebno za vođenje posla - i ne košta ni približno toliko. Uz to, softver je značajno usavršen i sofisticiran. Intuitivno je koristiti, implementirati i dijeliti.
Ako ste odvjetničko društvo koje želi:
- Budite neposredniji u prijenosu informacija, podataka i podrške za klijenta
- Jačati korporativnu kulturu i internu komunikaciju
- Poboljšajte i pojednostavnite komplicirane zadatke naplate i administracije
- Zonirajte i usredotočite se na sastanke klijenata bez statičnih, ispuštenih poziva ili ometanja
- Upravljajte svestranošću poziva lokalno ili u inozemstvu
Zatim pogledajte videokonferencije kao dio vaše poslovne strategije. Imajte na umu sljedeća pitanja koja će vam pomoći da odlučite koja je platforma najbolja za potrebe vaše tvrtke.
Prvo najprije. U konferencijskim pozivima nema ništa neproduktivno. Zapravo su izuzetno učinkoviti za razne namjene. Ovaj post ne govori o zamjeni konferencijskih poziva videokonferencijama. To je samo da se pokaže da korištenjem oboje možete pružiti veću vrijednost za dublje udruživanje s klijentima.
Konferencijski pozivi izvrsni su za:
- Imati improvizirane ili zakazane rasprave u vezi s razvojem slučaja
- Smanjivanje dugih niti e-pošte da biste prešli ravno na stvar
- Specijalizacija i razmjena informacija o određenim temama
- Vodi donositelje odluka u isti prostor
- Omogućavanje transkripcije i snimanja konferencije za daljnje razbijanje informacija
Dodajte sljedeću dimenziju koju nude video konferencije i vidjet ćete kako su vaše ponude zaokruženije ne samo za vaše klijente, već i za kolege u uredu i nadređene. HR, IT i drugi odjeli također imaju velike koristi.
Što pruža video konferencija?
Komunikacija s klijentima prednjači u uspjehu svake odvjetničke tvrtke.
Na kraju dana, to se svodi na:
1) izgradnja povjerenja u klijenta i
2) zatim održavanje.
Ova dva kritična koraka su temelj za pružanje izvrsne komunikacije s klijentima da je:
- Udovoljava njihovim potrebama i pruža pozitivna iskustva klijenta čineći da se osjećaju prioritetno, postavljajući vas kao zagovornika njihove svrhe.
- Gradi vašu reputaciju. U industriji u kojoj usmena predaja vrijede koliko i zlato, reputacija vašeg odvjetničkog društva vaša je posjetnica. Većina odvjetničkih društava natječe se za posao na temelju svog iskustva.
- Želite se istaknuti? Pristupite strategiji komunikacije s klijentima pomoću najsuvremenijih alata i metoda koji vam donose ključne uvide koji su vam potrebni za međusobno razumijevanje.
- Stvara sklad između vas i vašeg klijenta. Tekuća komunikacija na svakoj dodirnoj točki postupka sprječava da bilo što bude pometeno pod tepih ili ne odgojeno.
Pogotovo na početku kada klijent samo pokušava otkriti sviđate li mu se kao odvjetnik i želi li vas zaposliti, dok istovremeno pokušavate procijeniti ima li pravni problem koji mu možete pomoći u rješavanju.
Tako je presudno postaviti temelje pravilne komunikacije od samog početka. Ne dopustite da subpar komunikacijske metode, loše upravljanje odnosima i nepropisno korištenje vremena utječu na način na koji se postupa s vašim klijentima.
Umjesto toga dodajte u mix videokonferencija koje dolaze s njima 3 ključne prednosti:
Ključna prednost # 1
Standardi visoke sigurnosti tijekom trajanja poziva.
Zaštita i zaštita podataka vašeg klijenta glavni je prioritet svakog pravnika. Internetski sastanci bilo da je kratak ili produžen, treba biti opremljen svim potrebnim koracima najbolje prakse u pravcu pravih sigurnosnih mjera:
- Obavezno omogućiti pristup a siguran konferencijski poziv
- Mora biti u stanju kontrolirati sudionike u pozivu
- Po potrebi dodajte dodatne slojeve zaštite (zaključavanje sastanka, jednokratni pristupni kod itd.)
- Jamstvo da su sudionici poziva JEDINI sudionici poziva
- Portal za konferencijske pozive
Ključna prednost # 2
Jednostavan prijenos slanja i primanja informacija.
Kada imate posla s klijentima, važno je osigurati jednostavnu, intuitivno dizajniranu komunikacijsku tehnologiju koja više nego pomaže. Platforma koja je jednostavna za upotrebu i može se prilagoditi da odražava vašu marku pokazuje se kao ugodnije iskustvo.
Nadalje, odlučite se za platformu punu značajki koje podržavaju vaš razgovor poput:
- Dijeljenje zaslona za prenošenje dokumenata i datoteka u stvarnom vremenu na mreži. Dijeljenjem radne površine možete uključiti i druge sudionike da vide i vide točno ono što vidite. Svaki način djelovanja postaje "vidljiv" za pojačanu suradnju, pojačanu komunikaciju i ubrzano sudjelovanje. Dijeljenje zaslona čini svaki chat dinamičnijim i lakšim za olakšavanje.
- Snimke sastanka za precizno prepričavanje prošlih događaja, detalja i povijesti. Koristi se tijekom video konferencija (ili konferencijski poziv), snimka pruža širu sliku onoga što se događa. Pogotovo kada postavljate neka teška pitanja, snimanje sastanka moglo bi se pokazati korisnim tijekom pregledavanja više detalja, jer govor tijela, nijanse i ton glasa jasnije dolaze kroz video.
- Video i audio snimke također vrlo dobro funkcioniraju ako netko sada ne može prisustvovati ili gledati jer ih kasnije može pogledati.
- AI transkripcije pomozite vama i vašem timu da budete prisutni i zadržite prostor, a ne da dijelite pažnju između vođenja bilješki i slušanja. S urađenim detaljnim transkripcijama kako biste mogli uključiti oznake zvučnika, te oznake vremena i datuma, možete nastaviti svjedočenjem ili drugom video komunikacijom bez brige je li informacija uhvaćena ili ne. Datumi, imena, mjesta i uobičajene teme i teme filtriraju se i bilježe radi lakšeg opoziva i dubljih podataka nakon konferencije.
Detaljne informacije s oznakama zvučnika, pečatima datuma i lako čitljivim govorom u tekstualne bilješke štede vam vrijeme. To je posebno korisno za svjedočenja ili druge sudske procese, uključujući naloge itd.
Ključna prednost # 3
Pristup svim stečenim informacijama nakon završetka poziva.
Posebno je važno i korisno za tehnologiju video konferencija sažeci poziva i transkripcije organiziran na kraju sinkronizacije. Podaci nakon konferencije koji su označeni i kojima je lako pretraživati kao što i vaša e-pošta čini vaš posao lakšim i učinkovitijim. Osim toga, sve informacije, uključujući poslane veze, medije, videozapise i snimke, plus datoteke i dokumenti spremaju se u oblak za centraliziraniju, jednostavnu pristupnu navigacijsku stazu kojoj možete pristupiti vi i bilo tko u vašem timu ili u vašoj tvrtki.
Sažetak video poziva koji sadrži sve na jednom mjestu čini razmjenu informacija glatkijom i jednostavnijom. Ništa ne pada između pukotina kad se sve položi pred vas.
Sad kad su prednosti malo očitije, jasnije je kako uvođenje video konferencija u vašu svakodnevnicu može uvelike utjecati na kvalitetu vaše komunikacije. Gledajte kako tok stvari postaje pojednostavljeniji kada su svi povezani. Klijenti žele znati da se brinete o njihovim potrebama, a zaposlenici žele imati osjećaj da im viša uprava vjeruje u njih.
Dok razmišljate o rješenjima za video konferencije za svoju odvjetničku tvrtku, evo 6 pitanja koja morate prvo postaviti:
6. Kako ćete uključiti video konferencije u svoju praksu?
Gdje je vaša firma u odnosu na policijske postaje, bolnice, sudnice, pritvorne centre itd.? Dopuštaju li ta mjesta videozapise i druge oblike komunikacije za pravne postupke? Koliko su vaša klijentela pametni?
5. Koliko često planirate zakazivati video konferencije?
Zabilježite veličinu svoje tvrtke i ono što budućnost sprema za rast. Nadalje, hoće li i drugi odjeli uskočiti? Ovo je izvrsna prilika za HR da održi kontakt s drugim tvrtkama i angažira na međunarodnoj razini.
4. Hoćete li koristiti video konferencije za dodatnu obuku i webinare?
Za pravnike koji žele poboljšati svoje vještine; Za povezivanje partnera i sestrinskih odvjetničkih društava; postati mentor ili obučiti IT - korištenje video konferencija učinkovit je, isplativ način korištenja tehnologije za osnaživanje ljudi u njihovoj ulozi.
HR može koristiti video konferencija rješenja za ubrzanje i poboljšanje zapošljavanja i procesa zapošljavanja otvaranjem bazena nadarenih u inozemstvu. IT je u stanju brzo riješiti bilo kakve tehničke probleme i ponuditi podršku putem tekstualnih chatova uz pomoć dijeljenje zaslona i video chat, nude složene smjernice, navigaciju i postavljanje - bilo gdje i bilo kada.
3. Koliko je odvjetnika i klijenata spremno koristiti ovu tehnologiju?
Razmotrite kako vaš tim djeluje raspravljajući o značajkama i prednostima više videocentrične komunikacijske strategije. Hoće li ovo osnažiti ravnotežu između poslovnog i privatnog života? Mogu li odvjetnici raditi kod kuće nekoliko dana? To se odnosi i na klijente. Reagiraju li na potencijalno virtualnije vrijeme obrade? Hoće li primjena internetskog pristupa sastancima i odnosima odvjetnika i klijenta uštedjeti vrijeme putovanja i poboljšati produktivnost?
2. Kakav povrat ulaganja možete očekivati?
Zaronite u približni opseg upotrebe. Brzim izračunom usporedite i uporedite trenutnu količinu vremena provedenog na određenim primjerima između vremena putovanja i resursa. Zbrojite to kako biste shvatili koliko sati u mjesecu imate i pogledajte kako bi implementacija video konferencija mogla promijeniti.
1. Koliko je racionalizirana tehnologija koju gledate?
Istražite kako se dvosmjerni komunikacijski softver može integrirati s vašom postojećom infrastrukturom i kako to može utjecati na vaš tijek rada. Potražite nešto što pojednostavljuje procese; jednostavan je za upotrebu; povezuje se s udaljenom virtualnom radnom snagom i nudi programe i značajke koji pružaju vrijednost i smislenije interakcije.
Daljnja pitanja za razmišljanje:
• Koje su sigurnosne značajke uključene?
• Koliko je sudionika smješteno?
• Postoji li korisnička podrška?
• Koje su značajke uključene? Postoji li snimanje? Dijeljenje zaslona? Sažeci?
• Kakvo je mobilno iskustvo? Postoji li aplikacija?
Kombinacijom konferencijskog poziva i video konferencija u vaš svaki dan: od internih sastanaka, preko zaposlenika i kontinuiranog učenja, do virtualna taloženja i više, postaje očito da da bi odlazili u korak s vremenom, odvjetničke tvrtke moraju prihvatiti digitalnu tehnologiju.
Internetske ponude otvaraju vrata za više poslovanja, produktivnosti i povećanog povjerenja i pristupačnosti s klijentima. Pojačana komunikacija čini svačiju ulogu - odvojenu ili u cjelini - učinkovitijom.
Dopustite Callbridgeu da vašem odvjetničkom uredu pruži najbolju sofisticiranu konferenciju u klasi koja gradi osnaženu kulturu komunikacije u vašem neposrednom timu i uredu, a istovremeno osvjetljava kako upravljati i njegovati odnose s klijentima.
Pružanje dvosmjerne komunikacijske platforme za poticanje jasne i sažete komunikacije unutar i izvan sudnice započinje tehnologijom koja je stvorena da premosti jaz između osobnih i internetskih sastanaka.
Callbridge-ova odijela digitalnih usluga djeluju na:
- Obavještavajte zaposlenike i klijente jednostavnim prijenosom i dostupnošću informacija
- Održavajte privatnu i sigurnu vezu u svakom trenutku
- Pojednostavite i povežite se značajkama poput AI transkripcija, Snimanje sastanka i Dijeljenje zaslona koji povećavaju produktivnost, učinkovitost i sudjelovanje
- Potaknite više vremena za lice u stvarnom vremenu visokokvalitetnim video i audio konferencijama
- I više!
Otkrijte kako rješenja za video konferencije Callbridge mogu vašoj tvrtki dati konkurentsku prednost iskorištavanjem posla koji obavlja i kako se brine o klijentima.
