Kad nešto veliko poput pandemije utječe na svijet, to neizbježno mijenja način na koji svijet funkcionira. Korak po korak, prelazeći nepoznat teritorij, svaka industrija i svako poduzeće uči kako se prilagoditi i biti uspješan u ovoj novoj normalnoj situaciji - posebno pravnoj.
Pravni sustav pretrpio je višestruka ograničenja i ograničenja, što je rezultiralo utjecajem na učestalost i dostupnost zahtjeva, prethodnih postupaka, suđenja i cjelokupnog parničnog postupka u cjelini.
Kao pravni stručnjak sigurno ste iz prve ruke iskusili implikacije rada od kuće. Virtualni sastanci postali su valuta jer su se prethodni procesi i sustavi preobrazili u internetski prostor. S očito promjenjivim pravnim okvirom, video konferencije postaju rješenje za mnoge pravne postupke, počevši od ispitivanja radi otkrivanja.
Videokonferencije omogućavaju objema stranama odvjetnika stjecanje potrebnih i kritičnih činjenica, dokaza, potpore, zahtjeva, dokaza i obrane u parnici, a da nikada ne moraju zakoračiti na sud.
Pod pretpostavkom da je vaše odvjetničko društvo izvršilo prijelaz putem interneta - povećanje broja udaljenih sastanaka, jačanje IT odjela, učenje korištenja dijeljenje zaslona i virtualne pozadine, prilagođavajući kraće, sažetije mrežne sastanke i prezentacije - sada možete vidjeti kako tehnologija pruža mogućnost daljinske komunikacije s lakoćom.
Zaronimo dublje u to kako se to oblikuje kroz različite pravne implikacije.
Jedna od najprikladnijih i naprednih značajki video konferencija uključuje snimanje. Postizanje zapisa nakon što je internetski sastanak u tijeku, pruža sudionicima početak i završetak, potpuno snimljeno snimanje svega što se dogodilo u sinkronizaciji.
To, međutim, može biti proceduralna promjena za mnoge tvrtke i tvrtke. Jesu li ikad zabilježeni timski pozivi prije preseljenja na mrežu i većine ljudi koji rade od kuće? Tko je bilježio sastanke? Koliko je vremena potrošeno na sazivanje? Učinite potez jednostavnijim uključivanjem tehnologije koja za vas podiže teške ruke poput snimanja zvuka, videa, screengraba, poslanih veza i dokumenata.
Uz dobrobit snimanja obično dolazi transkripcija i pametni sažeci, dvije značajke koje poboljšavaju postupak otkrivanja pregleda. Ne samo da se putem videa snimaju nijanse i govor tijela, već se i ton glasa, obrasci mišljenja i rječnik mogu prepoznati putem oznaka zvučnika tehnologije, naprednih algoritama i uobičajenih poveznica tema.
S druge strane medalje, leži nekoliko izazova koje bi budući parnice i istrage trebali razmotriti. Masovno bilježenje postavlja tri zabrinutosti sa stajališta pohrane podataka:
Množenje podataka
Kada se zabilježi sve više internetskih razmjena, nakuplja se više datoteka, pa tako i veličina video datoteka. Kako se količina podataka povećava, sposobnost sigurnog pohranjivanja i preuzimanja povećat će se u tandemu.
Upravljanje zapisima
Sigurna i sigurna pohrana podataka je imperativ jer informacije o kojima se dijeli i raspravlja mogu biti vrlo osjetljive i ne smiju biti vidljive ni za koga drugog. Razmotrite kako i gdje se te datoteke pohranjuju. Tko ili što je zaštita? Tko ima pristup i kako su zaštićeni?
otkriće
Prije je bilo moguće da su sastanci bili snimljeni zvukom ili zapisani u dokumentu za obradu teksta, što je ograničavalo točnost i opseg danih informacija.
Možda su podaci prikupljeni u prezentaciji ili dnevnom redu. Sada je mogućnost za detaljnije elektroničke datoteke i transkripcije daleko povoljnija nego ikad. Snimljeni mrežni sastanci mogu snimiti audio i / ili video zajedno sa svim sadržajem sastanka koji uključuje svaku transakciju i razmjenu tijekom sastanka.
Imajte na umu vrijednost izraza lica, gestikulacija i svega što jest komunicirali bez govora.
Nešto za pamćenje:
Pristup snimljenim sastancima može se pokazati a pozitivno i negativno jer bi "digitalni otisak" mogao biti osnova za kasniju upotrebu. Osigurajte da su vaše mjere privatnosti i sigurnosti ažurne i transparentne jer zahtjevi za otkrivanje tužbe mogu sadržavati video sastanke jednako često kao i e-poruke i dokumenti.
Da biste osigurali ukupnu točnost i transparentnost, postavite pravila koja stvaraju koheziju kada je riječ o video konferencijama. Organiziranje podataka, odlučivanje o smjernicama i općenito uspostavljanje tijeka ili postupka kada je riječ o internetskim sastancima osigurat će ograničavanje sigurnosnih rizika, miniranje podataka i dostupnost informacija:
- Odlučite o konvencijama imenovanja za sastanke i tko je zadužen za upravljanje snimkama. Gdje će snimke živjeti i koja su administrativna pravila za pohranu, pristupačnost, brisanje, otkrivanje itd.?
- Ovisno o veličini sastanka, prenesite odgovornosti snimanja na jednog ili nekoliko sudionika. Odaberite sudionika iz svakog odjela, nadzornika ili menadžera koji će biti zadužen za snimanje različitih vrsta sastanaka. Tko će biti moderator i koje politike, pravila i postupci trebaju biti uspostavljeni za različite virtualne sastanke?
- Koji "pogled" želite spremiti? Jednom kada odlučite tko je moderator (ili ih možda ima nekoliko), odaberite koja od različitih opcija sastanka odgovara potrebama vaše tvrtke i tko će snimati s kojeg računala - ili s mjesta na kojem se vidi.
- Pripazite na kraj sažeci i izvješća koja pruža platforma za video konferencije i određuju tko je za njih odgovoran. Tko će ih primiti i kako će im se pristupiti?
- Izbjegavajte otkrivanje iz kolosijeka s depozitima video konferencija koji:
Utvrdite fizičko mjesto tužitelja i kako će on / ona biti logistički postavljen za povezivanje s virtualnim sastankom
Dođite s drugom opcijom ako se sudski izvjestitelj i tužitelj ne mogu pojaviti na istom mjestu
Izložbe dostavite deponentu poštom unaprijed ili elektroničkim putem tijekom depozita
Radite glatko - testirajte tehnologiju prije dana virtualnog taloženja
Povežite više odvjetnika i sudionika s različitih zemljopisnih mjesta
Dogovore li se svi oko toga hoće li to biti snimljeno ili ne - dobiti suglasnost - Imajte pravila zadržavanja koja raščlanjuju način pohrane video konferencija, a kasnije uništavanja nakon određenog vremena.
Nakon završetka internetskog sastanka, snimke se spremaju u oblak i ostaju im dostupne putem portala tvrtke ili moderatora. Omogućavanje pristupa određenim sudionicima mjera je privatnosti i sigurnosti. Opće upravljanje zapisima, operativni protokoli i pristup trebali bi se uspostaviti raspravom i razvojem politike i postupka.
Spriječite sigurnosne provale i prisluškivanje videozapisa tehnologijom koja svaku internetsku razmjenu čini sigurnom i privatnom. Naredite upotrebu jednokratnog pristupnog koda ili jedne osobe koja pogađa rekord tijekom sastanka. Potražite značajke kao što su:
- Jednokratni pristupni kod: Svaki je poziv šifriran jedinstvenim i privatnim kodom koji vrijedi samo za navedeni i zakazani konferencijski poziv.
- Zaključavanje sastanka: Odmah nakon što se sudionici pojave, aktivirajte ovu značajku kako biste spriječili neželjene sudionike da interveniraju. Svatko tko se kasno pojavi morat će zatražiti dopuštenje od moderatora.
- Sigurnosni kod: Ako dnevni red mrežnog sastanka podrazumijeva raspravu o vrlo osjetljivim informacijama, dodajte još jedan nivo sigurnosti s dodatnim kodom koji je potreban prilikom ulaska na konferenciju.
Pokazuje se da tehnologija koja je lako dostupna i pruža osnove za postojanje otkrića postaje sve rasprostranjenija. I dalje, malo je vjerojatno da će osobni postupci imati prednost. Ako se pravna otkrića i drugi postupci mogu izvršiti na mreži, moguće je da će se oni i dalje održavati na mreži.
Kad je riječ o pribjegavanju softver za video konferencije umjesto da se pojavite osobno,
prednosti - uključujući uštedu troškova, manje putovanja, više vremena, daljinsku suradnju, povećanje produktivnosti, manje kašnjenja - zasigurno su veće od izazova:
Izazov br. 1:
Tradicionalno je svaka stranka obično u fizičkom nazočnosti svog pravnog savjetnika koji je dužan pružiti, pomoći i objasniti dokumente i dokazne predmete tijekom ispitivanja.
Rješenje:
Umjesto toga, uz video konferencije ovo je prilika za planiranje unaprijed. Odvjetnici i pravni savjetnici moraju unaprijed razvrstati sve dokaze, dokaze, dokumente i dokaze. Trebao bi biti jasan, označen, organiziran, naslovljen i poslan poštom ili spreman za elektroničko otpuštanje. Osigurajte da su adrese ažurne, ispravno napisane i da svi koji trebaju podatke budu uključeni u digitalnu transakciju ili poštom.
Izazov br. 2:
Procjena ponašanja i pribranosti svjedoka mogla bi biti mutna putem video veze, umjesto da je prisutna na istom fizičkom mjestu.
Rješenje:
Tehnološki test proveden u danima prije virtualnog sastanka osigurat će da se sudionik vidi jasno i u potpunosti. Stvorite referentni vodič za video konferencije za klijente, kolege i druge pravne stručnjake u vašoj tvrtki koji uključuje obvezne postupke za vokalnu projekciju, osvjetljenje, držanje tijela, prihvatljive pozadine i sve druge informacije koje otkrivanje videa čine točnim, uglađenim i profesionalnim.
Izazov br. 3:
Postavka koja nije institucionalna ili se ne čini neutralnom ili prikladnom može dovesti do nejasnoća, zavaravanja ili dovesti do nedovoljnog ispitivanja.
Rješenje:
Navedite primjere videozapisa i mrežne upute o tome kako bi se trebao odvijati postupak taloženja videopoziva, poziva za otkrivanje, pretkrivičnog postupka ili probnog postupka. Navedite što je prihvatljivo i koja će postavka i pozadina dovesti do uspješnog ispitivanja. Navedite primjere loših videozapisa i onoga što ne treba raditi.
Izazov br. 4:
Nepostojanje u istom fizičkom prostoru otvara pregled potencijalnim zlostavljanjima ili zlouporabama.
Rješenje:
Potrebna je potpuna transparentnost rasprave od početka do kraja. Pristanak s uočljivim odzivom na početku sastanka osigurava da svi budu usklađeni. Nadalje, pružanje obrazovanja i osposobljavanja u vezi s najboljim praksama tijekom ispitivanja učvršćuje procese kako bi se osiguralo da su pojednostavljeni i u skladu s standardima.
U pogledu stvarne kvalitete komunikacije tijekom pregleda za otkrivanje putem video konferencija, evo nekoliko najboljih praksi:
• Odmaknite vrijeme - prije, tijekom i poslije
Prijave, intervjui, svjedočenja, sastanci, izjave - osigurajte da postoji neko vrijeme prije pripreme, dovoljno vremena za prolazak i malo vremena nakon čega ćete razmisliti i pregledati snimke ili sažetke.
• Osigurajte da sva tehnologija funkcionira
Kad je vrijeme najvažnije, nemojte se uhvatiti pokušaja popravljanja i rješavanja tehničkih problema dok svi čekaju. Pojavite se na video konferenciji malo ranije i testirajte svoj mikrofon, zvučnik i vezu.
Provjerite jesu li sve napunjene, postoje li dodatni kabeli, je li WiFi jak itd. Iskoristite audio i video testiranje koje nude konferencijske platforme na razini poduzeća.
• Još jednom provjerite mjesto
Odaberite mjesto koje je tiho, sterilno i bez ometanja. Bijeli zid ili zatvorena soba s običnom, neometanom pozadinom najbolje funkcioniraju.
• Pridržavajte se vremena
Prije vremena priopćite duljinu sastanka kako bi svi mogli planirati u skladu s tim. Baš poput osobnog sastanka, izradite dnevni red, pridržavajte ga se i zaštitite svačije vrijeme.
• Provjerite audio i video vezu
Upotrijebite slušalice kako biste umanjili povratne informacije i povećali sluh i projekciju. Koristite video konferencije koje imaju visokokvalitetne audio / video mogućnosti.
Dopustite Callbridgeu da vašem odvjetničkom uredu pruži tehnologiju videokonferencija koja omogućuje pretkrivični postupak u virtualnom okruženju. Uz nevjerojatan potencijal povezivanja mnogih osobnih postupaka putem interneta, nadohvat ruke vam je prilika da smanjite troškove, radite više od kuće, ubrzate sudske postupke i brže dobijete više informacija.
Callbridgeova dvosmjerna komunikacijska platforma ima moć produbiti dublje i dati dimenziju načinu na koji odvjetničke tvrtke posluju. Snimljeni internetski sastanci daju svim stranama osjećaj da su licem u lice, ali sa sigurne i zdrave udaljenosti. Osim toga, pruža fleksibilnije prisustvo i uz pravilno promišljanje, planiranje i spremnost prikladna je zamjena za osobne sastanke.
