Kako video konferencije mogu poboljšati tijek rada između državnih ureda

Kad svi odjeli i agencije rade zajedno, kao jedinstveni front, tada je potpuno funkcionirajuće vladino tijelo uistinu zbroj njegovih dijelova. Ali kako svi dijelovi redovito skladno razmjenjuju ideje ili su u toku s hitnim situacijama i naglim promjenama politike? Tradicionalni načini dokumentiranja i komunikacije sigurno nikada neće u potpunosti izaći iz mode, ali kako video konferencije postaju preferirani način komunikacije, hrpe papirologije i analognih datoteka polako se zamjenjuju.

Razmotrite sljedeće prednosti videokonferencija za vladine agencije:

10. Bolja kvaliteta života

Povezivanje s timovima i suradnicima u odjelima i drugim sektorima zahtijeva vrijeme putovanja i prisustvo. Ili je tako? Uz video konferencije, jednostavno uspostavite internetski sastanak i nestaje potreba za vožnjom, parkiranjem i pojavljivanjem kada se bilo kakvo donošenje odluka ili rješavanje problema može izvršiti putem video zapisa. Pomoć između agencija dobiva potpuno novo značenje kada je u pitanju unapređenje karijere zaposlenika. Razmislite o svim obukama, zapošljavanju i zapošljavanju za specijalizirane državne poslove. Tehnologija video konferencija radi na usmjeravanju napora snimanjem tutorijali za nastavu; videozapisi o zapošljavanju za regrutacijske kampanje i planirani paketi zapošljavanja za ukrcavanje.

9. Poboljšanja radnog okruženja

Međuredska komunikacija uvelike utječe na kvalitetu rada obavljenog između odjela, kao i u jednom odjelu. Suradnja se znatno poboljšava kada je komunikacija brzinom tehnologije, posebno u kritičnoj situaciji ili kada se radi o odnosima s javnošću. Manje dramatično, čak i radnici koji su novopečeni roditelji ili dolaze iz druge kulture ili zemlje sada imaju priliku glatko se integrirati u radnu snagu.

8. Radni sati koji se koriste učinkovitije

Smanjenje troškova znači uštedu vremena, a ušteda vremena znači da se radni sati mogu učinkovitije koristiti drugdje. Video konferencije potkrepljuju produktivnost i vraća više radnog vremena što je dragocjen resurs u vladi. Zamislite ušteđene dolare kad odjednom više ne stanu putničke naknade visokog profila. Smanjivanje vremena putovanja s vremenom štedi duševni mir i porezne obveznike.

7. Smanjite troškove pravnih procesa

Novac poreznih obveznika može se upotrijebiti bilo gdje drugdje kada je na slici videokonferencija. Svjedočenja, saslušanja, izjave, to se može učiniti bez potrebe da se zatvorenici vozikaju u zatvor i iz zatvora; l Odvjetnici ne moraju tako često napuštati ured, a svjedoci mogu pružiti detaljne račune iz privatnosti i sigurnosti vlastitog doma. Nadalje, većina drugih scenarija vezanih uz sud u kratkom vremenu može se održati bez putovanja i putovanja na posao. Jednostavnim postavljanjem i jasnom internetskom vezom, mnoštvo sudskih postupaka može se neometano provesti na zaslonu.

6. Interakcija s javnošću

Kad linije komunikacije između vlade i javnosti postanu otvorene i transparentnije, postoji bolji osjećaj povjerenja i razumijevanja. Korištenje takve napredne tehnologije kao što je video konferencija za odnose s javnošću, stavlja zvučnika na otvoreno. Manje je dima i ogledala, a predstavnici javnog sektora mogu hrabro rješavati pritužbe i pitanja osobnim obraćanjem javnosti.

5. Komunicirajte s građanima

Angažiranje građana u zajednici važno je ako se pitanje treba saslušati ili upoznati s njim. Iako gradske vijećnice i javni događaji nisu dobro posjećeni, videokonferencije mogu pomoći u povećanju tih brojeva. Građani mogu birati (s bilo kojeg mjesta, koristeći besplatni međunarodni pozivni broj) i vidjeti što se događa. Oni mogu sudjelovati postavljanjem pitanja putem chata, isključivanjem zvuka i podizanjem ruke ili gostujući govornici, ovisno o veličini skupa. Videokonferencije pomažu dati glas ljudima koji žele razgovarati, bez obzira na to gdje se zemljopisno nalaze.

4. Jednostavna suradnja

Bez obzira na to razmišljate li o idejama za ponude i programe zajednice ili radite zajedno kao tim koji osmišljava nepredviđeni plan, povremena je suradnja u letu. Učinkovit komunikacijski sustav poput platforme za video konferencije na zahtjev, jednostavne za upotrebu, čini udruživanje snaga jednostavnijim i obogaćenijim. Sve dok postoji internetska veza, sudionici iz različitih regija, zemalja i ureda mogu dodirnuti bazu "lokalno" u internetska soba za sastanke koji okuplja sve.

3. Sastanci u pokretu

Važni sastanci ne moraju se odgađati ili preusmjeravati zbog vremena putovanja ili iznenadnih promjena u rasporedu šefa odjela. Videokonferencije omogućavaju veću mobilnost i fleksibilnost vladi kada su u pitanju geografska udaljenost ili sukobljeni rasporedi. A ako ključni igrač ne može održati video konferenciju? Snimanje a gledanje kasnije je druga najbolja opcija.

2. Komunikacije o javnoj sigurnosti na zahtjev

Video komunikacija otvara izravnu liniju kontakta u hitnim situacijama. Timovi mogu poboljšati vrijeme odgovora na hitne slučajeve i procijeniti na što treba voditi računa u slučaju nužde u slučaju krize u kojoj su građani u opasnosti. Ovo je učinkovit oblik komunikacije u svrhu osposobljavanja i ako se hitna situacija pojavi na udaljenom mjestu.

1. Međuresorna harmonija

Brže donošenje odluka pomoću manje resursa pomaže da radno mjesto teče glatko. Bolja suradnja omogućena je samo zahvaljujući video konferencijama, čineći svaki projekt vidljivijim ili bolje delegiranim među radnicima i suradnicima.

Dopustite da vas Callbridgeova dvosmjerna platforma za video konferencije ojačati tijek rada između državnih ureda, istodobno smanjujući ukupne troškove rada. Njegov softver koji se temelji na pregledniku bez preuzimanja jednostavan je za upotrebu, brz je, pouzdan i povezuje vas širom svijeta - ili samo između ureda. Sa značajkama suradnje poput dijeljenja dokumenata i dijeljenje zaslona, posao se može obaviti svrhovitije.

Započnite svoje besplatno 30-dnevno probno razdoblje ovdje.