Svaka se tvrtka oslanja na svoju sposobnost upravljanja vremenom i radom kako bi mogla postići najbolje rezultate. Uzgoj, skaliranje, proširivanje, jednostavno nije moguće bez implementacije čvrste strukture tijeka rada i upravljanja načinom na koji se odvija. Dalje, ako ne možete upravljati, ne možete ga izmjeriti. Dakle, što je točno upravljanje radom i kako optimizira timove? Pročitajte kako biste saznali više.
Što je upravljanje radom?
U najosnovnijim terminima, upravljanje radom odnosi se na to gdje se procesi tima i poslovni procesi susreću kako bi se stvorila kohezija u tijekovima rada i rezultatima.
Softver za upravljanje poslom posebno je koristan pri organiziranju tijeka i razgraničenju procesa koji generiraju informacije. Uparen s internetskim sastancima koji koriste softver za video konferencije, pristup upravljanju poslom stvara ritam i vidljivost svima, od zaposlenika do klijenata, i pojednostavljuje procese za poboljšane performanse i rezultati.
Upravljanje poslom može se temeljiti na upravljanju određenim projektom ili pojedincem. Proces upravljanja poslom započinje na početku ciklusa upravljanja projektom, tako da možete jasnije razumjeti obuhvaćeni opseg kako biste bolje raščlanili kako će se odvijati jedan (ili više) projekata.
Upravljanje poslom utječe na način na koji se postupa s timovima. Ovo uključuje:
- Upravljanje pojedincima
- Nadgledanje tijeka rada
- Usmjeravanje opterećenja
- Dodjela zadatka timovima
- Odlučivanje što je prioritet
- Stvaranje rokova
- Ažuriranje klijenata i zaposlenika o promjenama ili blokovima
... sa svime se može upravljati putem softvera za upravljanje poslom i dalje osnažiti putem internetskih sastanaka i video razgovora.
Upravljanje projektima vs. Upravljanje poslom
Upravljanje projektima holistički je pristup cjelini, dok je upravljanje radom pristup koji kombinira upravljanje projektima, automatizaciju rada i suradnju kako bi se timovi osnažili za bolji rad na svim projektima, zadacima, isporučenim rezultatima itd.
Upravljanje projektima pomaže u upravljanju projektima koji imaju početak i kraj i jasne uloge za različite zaposlenike. Međutim, može popustiti na hitne ili ad-hoc projekte, jasne zadatke u zadnjem trenutku i još mnogo toga. Uz to, uzmimo u obzir vrijeme provedeno na e-pošti, administrativnim zadacima, prisustvovanju sastancima i drugim stvarima koje nisu posao koji je zaposlenik posebno doveo u tim.
Zašto je upravljanje radom toliko kritično?
U osnovnim crtama: poboljšava performanse. Baš kao i kod bilo kojeg menadžerskog sustava ili pojedinac na mjestu menadžera, upravljanje poslom još je jedan način da osigurate da vaš tim radi na vrhunskim performansama kako bi pružio najbolju kvalitetu uz najučinkovitiju brzinu isporuke bez potrebe za iscrpljivanjem financija. Smanjenje viška zaposlenih, utvrđivanje uskih grla, određivanje vremena u odnosu na proračun mogu se uspostaviti odgovarajućom komunikacijom i strategijama za najbolji sustav upravljanja radom.
Rušenje poslovnog upravljanja
Pojedinosti će se mijenjati od industrije do industrije i između organizacija, međutim, postoje neke zajedničke karakteristike i uobičajeni izazovi upravljanja radom:
- Timovi zadataka
Kada se pojavi novi projekt, organizacija i delegiranje su na prvom mjestu. Odgovornost je menadžera da dodijeli i raspodijeli resurse, a istovremeno osigurava da imaju pravu osobu za taj posao ili zadatak, uz to da se pobrine da se to učini na vrijeme i da bude kvalitetno. Korisno je pratiti tko što radi s digitalnim alatima i softverom za upravljanje, a istovremeno se često pridržavati virtualni sastanak raspored ažuriranja statusa, prijava i brifinga - Uspostavljanje linije između hitnih i visoko prioritetnih zadataka
Pogotovo ako se nešto pojavi niotkuda, može doći do zabune oko toga što treba uskoro obaviti. Svjesnost predstojećih rokova i vidljivost onoga što se sprema stvara bolje razumijevanje i povoljnu točku za znati treba li reći da ili ne na isporučene proizvode. - Stvaranje rokova za zadatke
Menadžer koji ima znanje i iskustvo bit će vješt u postavljanju odgovarajućih rokova za zadatke. Problemi nastaju kada se rokovi promijene ili nema dovoljno vremena međuspremnika. Datumi završetka moraju biti jasno naznačeni i vidljivi kako bi ih svi mogli vidjeti. - Ostajući transparentni s klijentima
Općenito je pravilo podcjenjivati i prekomjerno isporučivati, a ne obrnuto. Jasni i sažeti razgovori s klijentima i timovima pomažu u upravljanju očekivanjima i uspostavljanju prioriteta tako da su ljudi na istoj stranici. Kada se promjene i preusmjeravanja na projekt, rok i raspodjela resursa ne razjasne, projekt se može izbaciti iz šina ili postati izazovniji.
Uz uspostavljen odgovarajući tijek upravljanja radom koji omogućuje dosljedne internetske sastanke i ažuriranja, projekti se mogu preciznije oblikovati i zadržati proračun i na vrijeme.
Najbolje prakse upravljanja radom
Bez obzira imate li određeni softver za upravljanje poslom ili imate neki drugi sustav poput rutinskih internetskih sastanaka, samo znajte da to ne mora biti zapisano u kamenu. Najučinkovitije upravljanje radom je život i disanje i mora se često pregledavati. Evo nekoliko što se smije i ne smije:
- Vježbajte izvrsnu komunikaciju
Izgradite suradničko timsko okruženje uz jasnu i pravodobnu komunikaciju. Uspostavite centralizirane informacije i dokumente, česte internetske sastanke i okupljanja timova. Usadite kulturu komunikacije u tvrtki dogovaranjem pravila angažmana: Kada je najbolje poslati e-poštu ili održati sastanak? Tko je zadužen za što i kako ih se može kontaktirati? Kako su uposleni novi zaposlenici? Gdje zaposlenici mogu ići postavljati pitanja? - Ne izbjegavajte transparentnost
Obavijestite članove tima čim se to dogodi ili čim to bude prikladno. Je li došlo do smanjenja proračuna? Promjena u vodstvu? Novi poslovni razvoj? Držite ljude u toku i spomenite razloge zbog kojih je promjena prikladna. Također, pokušajte izbjeći prikrivanje važnih informacija. Glasine gube vrijeme i ruše moral. - Potičite kontinuiranu petlju povratnih informacija
Za najbolje moguće rezultate, uvažavanje i povratne informacije o mogućnostima nameću bolje slušanje i potiču rezultate. Ne samo da gradi povjerenje, već zadržava zaposlenike i čini ljude da se osjećaju cijenjenima. Neka povratne informacije budu dio procesa upravljanja radom radi veće produktivnosti i manje izgubljenog vremena. - Ne upravljajte mikro
Za obavljanje posla angažirani su članovi tima. Nakon što dobiju potrebne alate i vrijeme, ne trebaju ih gledati poput sokola. Omogućite im pristup softveru i platformama koji imaju potrebne informacije, a zatim im vjerujte da će ostvariti ono što su zacrtali. Drugim riječima, izvijestite ih i pripremite za uspjeh kako bi mogli neprekidno raditi u punom potencijalu.
Dopustite Callbridgeovoj sofisticiranoj platformi za video konferencije da stvori veze za osnaživanje pojedinaca i zadataka upravljanja poslom s kojima se suočavaju. Uz videocentrični pristup koji se neprimjetno integrira s drugim alatima za upravljanje projektima i poslovnom komunikacijom, možete optimizirati kako vaš tim odmah funkcionira.
