Amikor online találkozót tervez, nem csak abban kell reménykednie, hogy a résztvevők odafigyelnek! Valójában arra akarja ösztönözni őket, hogy vegyenek részt és jelen legyenek. Ahhoz, hogy ez megtörténjen, online találkozóját strukturálni kell. Meg kell tervezni és kiszolgálja a közönségét.
Végül is mi a célja egyébként? Miért töltené az időt a csapatok összegyűjtésével, hogy áttekintse az előrehaladási jelentéseket, vagy megnyitja a kommunikációs vonalakat, hogy ötleteljen egy hangmagasságot, ha az egyetlen hangot a tücskök hallják?
Az online találkozók interaktívabb megközelítésével nagy elkötelezettségre, az információk jobb felszívódására és tartalmának alaposabb megértésére számíthat. Talán még egy kis móka is!
Térjünk rá az üzleti - üzleti találkozókra, vagyis!
A Harvard Business Review cikke szerint a felső vezetés, a C-szintű végrehajtók és más döntéshozók idejük közel háromnegyedét másokkal tartják, hogy megvitassák a munka előrehaladását. Ez sok időt tölt a találkozókon.
Ne feledkezzünk meg a távoli dolgozókról sem. A kifinomult technológiának köszönhetően online találkozók lehetségesek különböző helyeken működő csapatokkal és kollégákkal, de még mindig vannak kihívások az időzónákkal, a kapcsolódási lehetőségekkel és a projektek koordinálásával. Itt eltűnhet vagy visszaélhet az eltöltött idő.
Mindent megtesz annak érdekében, hogy online találkozói eredményesek legyenek, és az idő megfelelő felhasználása legyen?
Ha azt szeretné, hogy:
- Keressen egyszerűbb módszereket a kollégákkal és a távoli dolgozókkal való koordinációra
- Maradjon kapcsolatban időtől és távolságtól függetlenül
- Élénkítse az interakciókat
- Nyomja meg a nagyobb részvételt és hatékonyságot
Ezután íme néhány ötlet az értekezletek élénkítésére interaktívabbá és hatékonyabbá tételük érdekében:
Először kérdezd meg magadtól: Ez a találkozó elengedhetetlen? Tényleg meg kell tartanod ezt a találkozót?
Annak érdekében, hogy a résztvevők kölcsönhatásba lépjenek és együttműködjenek, hangokat, véleményeket, megállapításokat és az információk megosztását kell meghallgatni. Online megbeszélés esetén a párbeszédet részesítik előnyben a monológ helyett.
Ha van olyan bejelentés vagy információ, amely nem követeli meg a résztvevőktől, hogy kiegészítsék vagy dolgozhassanak és csak hallgassanak, fontolja meg, hogy az üzenete hogyan illeszkedhet jobban egy e-mailbe. Interaktív és vonzó értekezletek esetén a résztvevők csak hallgatásra való megkérése az érdeklődés elvesztését vagy színlelését okozhatja.
Miután az online megbeszélés tartalma és célja „szükségesnek” bizonyult, a következőket kell tennie:
12. Kezelje az elvárásokat
Fejlessze a megfelelő gondolkodásmódot a kollégák körében úgy, hogy előre tudatja velük, hogy részvételre van szükség. Az online megbeszélés előtt kiküldött napirendben mutasson be egyszerű elrendezést arról, hogy mire számíthat mindenki.
Mutassa be a problémát, és tudassa a résztvevőkkel, hogy ötleteiket és hozzájárulásukat igénylik. Ez időt biztosít számukra a gondolkodásra és a problémák megoldására, ugyanakkor meghatároz néhány alapszabályt is.
Ezenkívül tájékoztassa őket néhány alapvető elvárt illemtanról, például:
- Ha nem beszél, nyomja meg a „némítást”
- Tartózkodjon az evéstől vagy az ivástól
- Tegye a telefonokat és egyéb zavaró tényezőket szüneteltetésre
11. Bejelentkezés kollégákkal
A legutóbbi világjárvány fényében, amelynek következtében emberek milliói dolgoznak otthon, a távmunka elszigetelődést érezhet. Azzal, hogy egyszerűen egy hétfői találkozót tervez, és azzal az egyszerű kérdéssel kezdi, hogy „Mit csináltál ezen a hétvégén?” kiválthatja a részvételt, és ösztönözheti a kollégákat a nyitásra.
Még jobb, ha a találkozó nagyságától függ, használja ezt a bevezető időt arra, hogy mindenki elérje és megköszönje egy kollégájának valamit, amit tettek. Nagy vagy kicsi, ha a hála egyszerű névhívással és feladattal kiáltással mutatja meg a hálát, mindenki számára elérhetővé válik jobban kapcsolódik. Ez egy kicsi, de hatalmas módszer a társadalmi kötődés ösztönzésére egy virtuális platformon.
A csapatába sok távoli dolgozó tartozik? Helyezzen el inkább egyfajta társadalmi kötődést egy kis móka beadásával, hogy elősegítse a jég megtörését, és az emberek kevésbé érezzék magányosnak a társadalmi távolságtartást vagy az otthoni munkát:
- Spice Up Bevezetések:
Online tárgyalóterem tele idegenekkel? Hívja meg a résztvevőket, hogy mutassák be magukat és furcsa információt:
-
- Kedvenc karaoke daluk
- Aláírt házi ételük
- A legjobb koncert, amelyen valaha elmentek
Online tárgyaló ugyanazokkal a kollégákkal? Hívjon meg ismerős arcokat:
-
- Röviden beszéljen meg egy jó filmet, amelyet nemrégiben láttak
- Ossza meg, hogy állata kedvence
- Nyíljon meg egy hobbi vagy személyes projekt kapcsán
- Használd az eszed:
A csapatépítő gyakorlatoknak nem szabad eldőlniük azért, mert a csapattagok jobban szétszóródtak. Időben adja meg a kritériumokat, hogy a résztvevők készen állhassanak. Próbálja ki a Charades, vagy a Balderdash rövid online átadását az értekezlet megnyitásának érdekesebb módon. - Játssz egy tippelő játékot:
Az emberek elkötelezettségének másik módja az, ha megkérünk minden résztvevőt, hogy játsszák le az ISpy egyszerű verzióját úgy, hogy leírnak egy elemet a távoli munkahelyükön.
10. Időben készítse el a találkozó menetrendjét
Ha az értekezlet menetrendje világos és megfogalmazott, akkor ugyanarra a megtérülésre számíthat online találkozójával is! Ha nincs terv vagy előretekintés, a homályos, félretájékoztatott szinkron zavart és időpazarlást eredményez.
Készítsen strukturált menetrendet, amely felvázolja a legfontosabb kérdéseket, és megemlíti, hogy mi szükséges és várható a résztvevőktől. Küldje el legalább egy nappal előre, és ne felejtse el meghívóit és emlékeztetőit használni az információk gyors terjesztéséhez.
9. Készítse elő a technológiáját
Bármennyire is csodálatos a technológia, még mindig vannak olyan esetek, amelyek kissé nyálasak lehetnek. Nyugodjon meg róla, hogy minden zökkenőmentesen megy, tesztelve a technikáját és ellenőrizve, hogy minden eszköz feltöltődött-e. Ismerje meg, hol vannak elektromos csatlakozói, és töltse közel a töltőket. Tesztelje kameráját, mikrofonját, internetkapcsolatát, és vegye fontolóra bármi mást, amire szüksége lehet:
- Túl világos vagy túl halvány a világítása?
- Nagy rendetlenség vesz körül?
- Nagy forgalmú területen tartózkodik, ahova az emberek jönnek és mennek?
- Mikor kapcsolta ki / alaphelyzetbe utoljára a készülékét?
Fontolja meg ezeknek a pontoknak az értekezlet előtti e-mail e-mailbe történő felvételét, hogy mindenki tudjon róla.
8. Lélegezze be az életet a szülésbe
Biztos, hogy hatékonyan lefuttathatja online megbeszélését azáltal, hogy kitalálja a legfontosabb elemeket, de adhat hozzá néhány pizzazot is, hogy az embereket felkelti az érdeklődés:
- Meghívás Mozgalom
Mindannyian tudjuk, milyen könnyű befektetni a munkába. Remek ötlet felállni az íróasztaltól, de feledésbe merülhet, amikor tüzet oltasz vagy hosszú e-mailt írsz. Online találkozójának egy pontján rázza fel egy kicsit azzal, hogy a résztvevőket megmozgatja a vérük. Az olyan egyszerű mozdulatok, mint a karok kinyújtása a feje fölött, vagy néhányszor felállás és leülés vagy néhány asztali nyújtás, növelhetik az agy oxigénjét, és azon dolgozhatnak, hogy áttörjék a fáradtságot és a letargiát. - Vizuális elemek hozzáadása
Ösztönözze az interakciót, és azáltal juttassa el tartalmát közönségéhez
élénk színeket, videókat, fotókat és pörgős hívásokat. Tedd tartalmad emészthetővé és felejthetetlenné egy egyszerűen érthető előadással, amely vonzó a látvány és talán egy jól elhelyezett, megfelelő mém használatával! - Visszajelzés valós időben
Nézze meg, hogy az emberek hogyan veszik fel az Ön tartalmát egy helyszíni közvélemény-kutatás segítségével. Ezek nem csak szórakoztatóak, hanem valójában megszakítják a programot, és valós idejű információkat nyújtanak, amelyek jól jöhetnek. Azonnali döntéshozatali eszközt szolgál, magas szinten tartja az elkötelezettséget és segít strukturálni a következő lépéseket.
7. Feladatok delegálása
Amikor az emberek felelősek azért, hogy hozzájáruljanak az online találkozóhoz, például moderálnak, jégtörő tevékenységet folytatnak vagy jegyzeteket készítenek, annál elkötelezettebbek lesznek az egyes emberek. Ráadásul ez segít abban, hogy az ülések kicsiek legyenek. Tartsa nyilvánvalóan a szerepeket azzal, hogy csak azokat veszi figyelembe, akiknek ott kell lenniük, mint például döntéshozó, tanácsadó, gyakornok stb.
- Moderátor kiválasztása
A moderátor biztosítja, hogy az ülés ne kerüljön kisiklásra. Feladata az, hogy szemmel tartsa a technológiát, tekintéllyel vezessen, beszédengedélyt adjon azoknak, akiknek szüksége van rá, felelős legyen a felvételért, és figyelje, hogy a hang- és képminőségről gondoskodjanak.
6. Tartsa be az időkeretet
Ha tisztában van a korlátozott idővel, a termelékenység hajlamos fellendülni. Időkorláttal történő munka „keretezi” az összejövetelt és fókuszál. Rendeljen egy meghatározott időtartamot minden kulcsponthoz 10 perces pufferrel. Így mindenki időben vagy éppen idő előtt véget érhet!
5. Távolítsa el a figyelemeltereléseket
Könnyű (és nagyon gyakori), ha online megbeszélésen szeretne ellenőrizni e-mailjét, vagy egy pillantást vetni a telefonjára. Ragaszkodjon az időzítéshez és kerülje el a kísértést azáltal, hogy elejétől kezdve eltávolítja a zavaró tényezőket: állítsa le a laptop fülét, állítsa telefonját néma (vagy repülőgépes üzemmódba!), Zárja be az ablakot a háttérzaj elhallgatásához (vagy használjon fejhallgatót), és mentse a nassolás utána!
(alt-tag: Nő ül íróasztalnál, nyitott laptopon dolgozik, kora reggel ablak mellett ül)
4. Az együttműködés ösztönzése
Használjon online találkozót ötletek generálásához a résztvevőktől. Szánjon egy kis időt egy agytröszt vagy ötletgyűjtés jellemzőinek átvételére. Engedje meg az embereknek, hogy saját ötleteikkel álljanak elő, vagy hozzákapcsolódjanak mások ötleteihez; Próbáljon ki egy olyan funkciót, mint az online tábla, hogy kreatív gyümölcslevek folyhassanak.
3. A játékok beépítése
Keresztül Gamification, számíthat arra, hogy az online találkozó interaktivitásának szintje a tetőn fog lőni! Az elején tegyen egy kis kérdést, és kérje a résztvevőket, hogy kövessék végig. Ezeket is ösztönözni lehet - meghosszabbított ebéd, vállalati csorba, korai szabadság stb. Például:
- Válasszon ki egy képet vagy karaktert, amelyet be szeretne ágyazni a diákba, és kérje a résztvevőket, hogy válaszolják, hányszor látták az előadás során.
- Dobjon be egy egyszerű kvízt a végén, hogy tesztelje a résztvevők megértését a tartalommal kapcsolatban.
- Gyűjtsön idézeteket kollégáitól, és találja ki őket, hogy kitalálják, ki mit mondott.
2. Végül jól tagolt cselekvési tételek
Az online találkozó lényege, hogy összegyűjtse a résztvevőket és összeálljon, hogy haladjon a következő lépés felé. Ez csak egyértelmű műveletelemekkel hajtható végre. Amikor mindenki tisztában van azzal, hogy mit kell tennie, csak akkor tudnak dolgokat végrehajtani. A találkozó befejezése előtt ellenőrizze, hogy a résztvevők tisztában vannak-e szerepükkel. Töltsön el néhány percet a megbeszéltek áttekintésével és az adott személy kijelölésével a munkára.
1. Oszd meg az összefoglalót
Sok minden kiderülhet egy online találkozón. Rengeteg ötlet, javaslat és vélemény merül fel, ezért a jól összefoglalt jegyzetek hatékonyan fenntartják a szinkron integritását.
Válasszon videokonferencia-szoftvert, amely rögzítési funkcióval és / vagy mesterséges intelligencia-képességekkel rendelkezik, hogy rögzítsen mindent, ami csökkent. A kézi jegyzetelés mindig jó ötlet, de ha a háttérben dolgozik az Ön számára technológia, akkor a találkozó alatt teljesíthet, tudva, hogy a többiről gondoskodnak.
Íme még néhány trükk, hogy ragyogjon a következő online találkozó:
- Díszítse márkáját a találkozó összes érintési pontján keresztül
Kihúzza a kilátásokat? Rögzítse saját üzenetét, amely bemutatja a cég nevét, szlogenjét és fontos közleményeit, miközben a résztvevők megjelennek a testreszabható online tárgyaló. Csináljon nagyszerű, professzionális első benyomást a logójával és a márka színeivel a felhasználói felületen. - Használja az AI-t a lábmunkához
Egy online megbeszélésen előre mutató munkát végez. Válassz egy videókonferenciázás megoldás, amely a háttérben működik, hogy átírásokat, hangszóró címkéket és dátum bélyegzőket nyújtson a későbbi egyszerű kereséshez. - A képernyő megosztása a „Megjelenítés” helyett a „Megmondás” helyett
Aktivitáskövető képernyőmegosztás opció, a nehezen megmagyarázható bemutatókban és a termék jellemzőiben való navigálás egy online megbeszélés során csak könnyebbé vált. Mindenki fel tudja fogni, amit mond, amikor látja a szeme előtt. Hozd a résztvevőket ugyanazon az oldalon, amikor minden cselekvés valós időben megjeleníthető.
Hagyja, hogy Callbridge élénkítse az online találkozókat. Kifinomult technológiával, testreszabható funkciókkal és intuitív módon megtervezett felhasználói felülettel az értekezletek egyre érdekesebbé és eredményesebbé váltak.
