A távoli értekezletek a munkavégzés elengedhetetlen részévé váltak szerte a világon. Még akkor is, ha nagyvárosban él, segít áthidalni a szakadékot, ha a város egyik részében található, az irodája pedig a másikban. Konferenciahívások és videókonferenciázás úgy tűnik, hogy szó szerint nincs távolság a küldő és a fogadó között, ami megváltoztatja a kommunikáció módját. Valóban elképesztő, hogy olyan korszakban élünk, amikor irodákat tarthatunk Szingapúrban, Londonban, New Yorkban és otthon maradó anyukáinkat a külvárosokban – mindezt ugyanazon az oldalon, együtt dolgozva.
Így most, hogy cége kiemelkedő tehetségeket épített be, és Ön hatékony megbeszélési ritmust alakított ki, fennáll az a megbélyegzés, hogy a vezetők a személyes megbeszéléseket részesítik előnyben, nem pedig a távoli megbeszéléseket. Bár ez hagyományosan igaz, az a képesség is, hogy alkalmazkodjanak, és a szakma legjobb eszközeivel állítsák be a távoli dolgozókat a termelékenyebb, vonzóbb (és kiberbiztonság!) találkozók, amelyek számok ütéséhez és gólok megsemmisítéséhez vezetnek.
Mivel különböző szabályok érvényesek, amikor nem vesz részt személyes találkozón, az „aranyszabályokról” szóló beszélgetés mindenkit bevon, így minden szinkronizálást úgy lehet kézbesíteni és fogadni, hogy az eredményt hozzon. Íme a legfontosabb szabályok, amelyeket szem előtt kell tartani egy távoli munkakapcsolatban:
A TALÁLKOZÓ ELŐTT
Ismerje meg a technológiáját
A videokamera bekapcsolása és a konferenciahívás kódjának elküldése egyszerű. Ha egy kicsit jobban megismeri a szoftver és a hardver működését, akkor ez jó helyzetbe hozhatja Önt, ha - az ég ne adj - technológiai nehézségekkel küzd a konferenciahívás során. 5 perccel az ütemterv előtt online lépjen kapcsolatba a csuklással, így korán beállíthatja; vagy készen áll a b cselekvésre kész tervre. Még a videofelvételi próba lebonyolítása is okos lépés!
Rétegek hozzáadása egy megosztott térhez
A közös hely nem tárgyalóterem. Valójában a tárgyalóterem tartja a megosztott tereket, mint a flipchartok és a online tábla, megosztott képernyők és egyebek. A távmunkások a második legjobb dolgot érezhetik abban, hogy fizikailag ott vannak, ha e terek kombinációja befolyásolja őket a konferenciahívás során.
Menetrend meghatározása, megosztása idő előtt
A távoli konferenciahívás erőfeszítéseket és terveket foglal magában annak biztosítására, hogy mindenki részt vehessen benne. A témák kiemelésével és a napirend előzetes megosztásával előre megtakaríthat értékes pillanatokat, ha kitart egy terv mellett. Így a résztvevők tudják, mi következik, és aktívan hallgathatnak, valamint felkészülten is részt vehetnek a találkozó részében.
Meghív egy kiválasztottat
Minél nagyobb a konferenciahívás résztvevőinek száma, annál kisebb az elvárás, hogy hozzájáruljon a vitához. 1-10 résztvevő ideális.
A TALÁLKOZÁS ALATT
Tartsa meg a találkozó célját és központját
Egyszerű szavakkal, emlékeztesse mindenkit arra, hogy mit kell elérni a konferenciahívás végéig. Írja le például az online táblára, hogy mindenki tisztán lássa, és használhassa a résztvevőket, ha túlságosan letérnek a tanfolyamról a beszélgetés során.
Gamify konferenciahívás szerepei
Szerepeket lehet kiosztani a különböző résztvevőknek, mint a vezető, az időmérő és az írnok, hogy tudomásul vegyék az összes cselekvési pontot és meghozott döntést. Az ismétlődő találkozókhoz rajzoljon neveket és változtassa meg a szerepeket, így a találkozó elején dől el, és - meglepetés! - Ön lehet az! Ez a gamifikáció biztosítja az emberek elkötelezettségét.
Mindenki bemutatkozást kap
A résztvevők szívesebben vesznek részt a konferencia hívás amikor jobban megértik, hogy ki van velük kapcsolatban. Gyors bemutatkozás mindenkinek a találkozón, (még akkor is, ha van ikon vagy kép) hozzáteszi az emberiség egy kis érzését, és távoli munkavállalókat érezhet látottnak és hallottnak!
Bátoríts egy kis beszélgetést
A távoli kollégákkal való kapcsolat érezteti jelenlétüket az ülésen. A nap, az időjárás, a hétvégi tervek gyors felzárkózása érezteti velük, hogy a valós és a digitális világban is ismerik őket.
AZ ÜLÉS UTÁN
Össze egy nyomon követés
Foglalja össze az elküldendő találkozó főbb pontjait és áttöréseit. Az a rész, ami vonzóvá teszi? Add hozzá a szórakozás és a bajtársiasság elemét. Egy gif, videó vagy vicces kép segít emlékezetessé tenni az e-mailt vagy a csevegőüzenetet, ami viszont mindenki számára várja a későbbi e-maileket a jövőbeli találkozók után.
Számok említése
A távoli munkakapcsolat egészsége és termelékenysége a célok elérésén, a számok elérésén és a teljesítménycélok elérésén múlik. Szánjon időt ezek megvitatására az értekezleten, vagy küldjön egy utólagos e-mailt, amelyben felvázolja a változásokat, az elért eredményeket, a fejlesztéseket stb.
Hagyja, hogy a Callbridge nagy teljesítményű konferenciaszoftvere életet leheljen az üzleti konferenciahívásokba. Első osztályú tárgyalótermi platformja áthidalja a szakadékot a virtuális és a valós találkozók előtt. Val vel kivételes együttműködési jellemzők Amelyek magukban foglalják képernyőmegosztás, fájlmegosztás, dokumentumbemutató és csoportos csevegés, a Callbridge kivételes audiovizuális technológiája ápolja a távoli munkakapcsolatokat.
