2020 üvöltő kezdetével nyugodtan kijelenthetjük, hogy most, az év közepén, a videokonferencia-tapasztalatok tízszeresére javultak. Az irodája nagy valószínűséggel átalakult egy online, otthoni munkavégzésre, és megnyitotta az ajtót az online kommunikációhoz az ügyfelekkel folytatott videokonferencia segítségével, a csapatok tájékoztatóin, a felső vezetés konferenciahívásain, az ötletgyűjtéseken, az állapotértekezleteken ... és a lista folytatódik tovább.
Sőt mi több, hogy miközben folyamatosan alkalmazkodunk a változó időkhez, amelyekkel mindenki szembesül, a munkaerő egyre inkább megosztott abban, hogy hogyan kell fizikailag (vagy gyakorlatilag!) Megjelenni a munkában. Van olyan kollégája, aki teljes munkaidőben otthonról dolgozik? A menedzsment beteszi a heti 2 napot az irodába, majd távolról dolgozik? Oda -vissza jár az ügyfelek között, akiknek a hét 5 napján az irodában kell maradniuk?
Amikor a kollégák és a csapattagok elterjedtek a digitális és a fizikai tájakon, mindenki összetartása nehéz feladatnak bizonyulhat, bár nem lehetetlen! Annak ellenére, hogy vannak időbeli korlátok, nyelvi korlátok, különbségek a hierarchiában és általános kihívások az időgazdálkodással, mindenki valóban a lehető leghatékonyabbá és eredményesebbé akarja tenni a közös munkát.
Íme, hogyan lehet hatékonyan fenntartani az együttműködési munkakörnyezetet, ha a csapat feloszlik otthon, az irodában vagy a terepen.
9 módszer az irodák közötti együttműködés kezelésére:
9. Kerülje az e-mail rendetlenséget
Az e-mailek kulcsfontosságúak a gyors és hatékony kommunikációhoz, miközben biztosítják a „nyomvonalat”. De amikor egy kis kérdés ballonokba kerül egy gigantikus beszélgetésbe, amely hosszú és bonyolultabbá válik, a csere tényleges hatékonysága összezavarodik.
Ha átlép egy üzleti kommunikációs eszközre, amely olyan csatornát biztosít, ahol a munka, az állapotok és a frissítések láthatóvá és grafikussá válnak, a fedélzeten mindenki jobban kezelhető képet kaphat a történtekről. Egy ilyen együttműködési eszköz, mint a Slack, megteremti ezt a fajta kohéziót, csakúgy, mint a hozzá tartozó videokonferencia -szoftver integrációs lehetőségek. Így két platformot hozhat össze a végső együttműködési teljesítmény érdekében.
8. Tartsa szemmel a munkaterheket
A projektmenedzsment eszközön keresztül látni, hogy mindenki miben dolgozik, segít felismerni a projekt állapotát és azt, hogy ki szerepel rajta. Így akár otthon van, akár munkába utazik, képes lesz ráugrani és megnézni, mi van a tervben.
Használja ki a színkódolás előnyeit, és használja sorokat és oszlopokat a fájlok, helyek és időkövetés rendezéséhez. Ellenben, ha van egy online találkozó A videokonferencia felhasználása a projekt valós idejű megvitatására lehetőséget kínál a kollégáknak arra, hogy megnyissák, hol vannak és hogyan érzik magukat a dolgok sűrűjében. Az online megbeszélések rutinjának elősegítése, ahol megvitatják az állapotot és a frissítéseket, segítenek meghatározni a kiemelt elemeket, a szűk keresztmetszeteket és csökkenteni a kimaradt határidőket.
(alt-tag: Stílusos nő sétál az utcán, kezében egy mobiltelefonnal, miközben ránéz és átnéz.)
7. Legyen tekintettel az időzónákra
Nem ideális, ha „vörösszem-találkozóhoz” vagy közvetlenül lefekvés előtt kell csatlakozni, de a projektek vagy a szinkronizálás ütemezésekor az időzónák szerepet játszanak annak eldöntésében, hogy mikor kell irodák közötti összejövetelt tartani.
Ha mindenki menetrendje praktikus és elérhető, a házigazda vagy a szervező láthatja a legjobb időpontot az online megbeszélésre. Keressen olyan videokonferencia-szoftvert, amely idõzóna-ütemezõvel van ellátva, vagy nyitott lehet arra, hogy néhány meghívott résztvevõ most rögzítse az értekezletet, hogy késõbb megnézhesse.
6. Rendszeres bejelentkezés
Amikor a csapat az irodában, otthon és a terepen oszlik meg, könnyen elveszítheti néhány tipikus viselkedését, amelyeket párhuzamosan dolgozik, és csak néhány méterre egymástól - például pillantást vet fel kérdésre vagy elhalad mellette. a folyosón vagy a szünetteremben.
Annak biztosítása érdekében, hogy mindenki ugyanazon az oldalon legyen, alkalmazza azt a szokást, hogy gyakran megérinti a bázist. Ne habozzon hetente többször is kapcsolatot létesíteni e -mailben, szinkronizálással, konferenciahívással, videokonferenciával vagy szöveges csevegéssel!
5. Támaszkodjon az automatizálásra a nyomon követéshez
A határidők, állapotok és a munka előrehaladásának kezelése nem olyan egyszerű, ha ezt nem tudja személyesen megtenni. Ha azonban időigényes, ismétlődő munkát tehet le, akkor felszabadul a fontosabb feladatokra fordított idő. Ráadásul az emberi elem eltávolítása jobb, pontosabb eredményeket eredményez. Hagyja, hogy az automatika elvégezze az Ön számára a nehéz emelést:
- Ütemezze a meghívókat és emlékeztetőket a közelgő videokonferenciákra
- A zökkenőmentes ütemezés és értesítések érdekében integrálja a Google Naptárt a videokonferencia szoftverével
- Valós idejű információkat oszthat meg a Google Dokumentummal, és azonnali szerkesztéseket és módosításokat küldhet az e-mailjeire
- Projektmenedzsment és videóeszközök, amelyek automatizálják a táblázatokat, az ügyfelek adatait, a felvételeket, az átírásokat és így tovább.
4. Használjon mobilalkalmazást
Online megbeszélés esetén a mobilalkalmazás gyors és egyszerű lehetőséget kínál a kollégák számára, hogy bármikor be tudnak ugrani egy hívásra - az utcán, a kertben vagy az ebédlőben.
Ha egy találkozót útközben tenyérrel indít, kiváló minőségű találkozókat kínál, amelyek ugyanolyan jók, mintha az asztalon lennének. A megbeszéléseket továbbra is előre vagy a helyszínen ütemezheti; elérheti és szinkronizálhatja a naptárát és a címjegyzékét; és természetesen ott, ahol van, ott van a találkozója. A mobilalkalmazás szabadságot ad Önnek értekezlet vezetésére vagy telefonálásra, bárhol is van internetkapcsolat.
Ráadásul továbbra is hozzáférést biztosít a hívási előzményekhez, az átírásokhoz és a felvételekhez egy biztonságos és biztonságos értekezleti környezetben.
3. Hozzon létre egy „szabványosított” munkatárolót
Minden fontos fájlt, linket, dokumentumot és adathordozót könnyen elérhetővé és egy helyen tárolhat. Ha egy helyre van központosítva, a feljutásnak nem kell ilyen feladatnak tűnnie. Ha az elemeket katalogizálják, rendszerezik és valós időben elérhetők, mindenki hozzáférhet a legfrissebb fájlokhoz, a legutóbbi dokumentált értekezletekhez és a fontos döntésekhez.
Néhány további javaslat:
Ha irodái különböző helyeken vannak, előfordulhat, hogy egynél több nyelvet beszélnek. Próbáljon maradni a legszélesebb körben beszélt nyelv mellett, és ha mégis más nyelven kell kommunikálnia, akkor privát módon folytassa a beszélgetést szöveges csevegésben vagy külön csatornán.
Kerülje el a másolatok készítését a dokumentumokról, ha helyesen címkézi őket, és nyilvánvalóvá teszi, hogy van egy eljárás a dokumentumok feldolgozására. Nincs is rosszabb, mint órákat pazarolni egy már elkészült, újabb verziójú vagy elveszett dokumentumra.
Feldolgozza, melyik kommunikációs mód a legalkalmasabb az Ön céljához. Ha részletre van szüksége, vagy igen vagy nem kérdésre, küldjön üzenetet kollégájának szöveges csevegésben. Ha aggályai vannak egy közelgő szabadidős kéréssel kapcsolatban, lőjön egy e-mailt. Ha probléma merül fel egy kollégájával, és ez befolyásolja a teljesítmény és a jó munkavégzés képességét, ütemezzen egy-egy videokonferenciát.
2. Fogadjon el „Videó-első” megközelítést
Különösen annak fényében járvány ami hatással volt a világra, a szemtől szembeni interakciókat értékelő videoközpontú megközelítés működik, hogy a kollégák úgy érezzék, mintha valódi emberrel dolgoznának, nem pedig az ember ötlete mellett. Megmutatja arcát, megosztja hangját, mozgatja testét - ez mind része annak, hogy virtuális környezetben valósághűbb verziót hozzon létre. A videokonferencia normál irodai környezetet teremt a digitális tájon.
Ráadásul miért „mondja el”, amikor „megmutathatja”? Egyes előadások - különösen olyanok, amelyek koncepciókat és elvont ötleteket tartalmaznak, vagy a weboldal tervezésén keresztül szemléletes navigáció - jobban megfelelnek a képernyőmegosztást használó bemutatónak. A kollégák szó szerint eljutnak a videokonferencia-ülés ugyanazon az oldalán, az első sorban helyet foglalva ötleteiknek.
1. Kísérletezzen és kapjon visszajelzést
A legtöbb elrendezéshez hasonlóan itt is van egy kis átmenet és kísérletezés. Az irodák közötti együttműködésnek, amely inkább rozsdás helyett jól olajozott gépként működik, különféle stratégiákat, kommunikációs módokat és eszközöket kell megvalósítania, hogy lássa a csapat számára legjobb cselekvési módot.
Az egyik legfontosabb tényező, amely meghatározza a csapat vagy a projekt eredményességét, mindenki hajlandó bízni egymásban. Képesek -e a csapat tagjai tisztelettel bánni egymással? A távmunkások húzzák a súlyukat ahelyett, hogy csak heverésznének? Az irodai dolgozók túl sokat vállalnak, szívesen lenyűgöznek és átveszik a vezetést?
A tervezésre, a csapatépítő eszközök használatára és egy kis bajtársiasságra összpontosítva itt-ott, még akkor is, ha a csapat szétszórt, az új dolgok kipróbálása a szakadék áthidalásához nem kell félelmetesnek. Fontos, hogy új stratégiákat és eszközöket próbáljon ki, és nézze meg, hogy melyek hozzák a legjobb eredményeket a csapat és a cél érdekében.
Az irodák közötti együttműködés mindig konfliktusokkal és kihívásokkal fog járni. Az irodában és azon kívül dolgozó munkatársak eredményei, közel és távol, és különböző menetrend szerint működnek rugalmas órák, részmunkaidőben vagy teljes munkaidőben egyaránt befolyásolja a munka eredményét és áramlását. Ez azonban a világ jelenlegi helyzetében is alkalmat kínál arra, hogy alkalmazkodjanak egy potenciálisan integráltabb munka és magánélet egyensúlyához, amely mozog és hajlik az általunk használt technológiával.
Hagyja, hogy a Callbridge egyedülálló kétirányú videokonferencia-programcsomagja összetartást teremtsen a csapatok között. Technológiáját úgy tervezték, hogy összekapcsolja az embereket, így vállalkozása virágozhat, függetlenül attól, hogy mennyire szétszórt a munkaerő.
A Callbridge középvállalkozásoknak nyújt igényt, olyan kifinomult megoldásokat keresve, amelyek szűkítik a kollégák közötti belső különbségeket, valamint az ügyfelekkel, szállítókkal, érdekelt felekkel és növekvő üzleti tevékenységének egyéb fontos részeivel. A Callbridge szakértői audio-, video- és webkonferencia-platformja széles körű együttműködési funkciókat kínál az elkötelezettség és a termelékenység előmozdítása érdekében, biztonságosan és biztonságosan csatlakozva bárhová és bárhová is megy.
Miben különbözik a Callbridge?
Találkozó átiratok AI -n keresztül - A Cue ™ mesterségesen intelligens személyi asszisztense gondoskodik az értekezletek rögzítéséről és az előadók, a témák és a témák azonosításáról.
Integrációk a Slack és a Google Naptár segítségével - Soha ne hagyjon ki egy ritmust, amikor integrálódhat a Google Suite, az Outlook és a Slack mellé.
Kivételes funkciók - Élvezze a világszínvonalú szolgáltatásokat, mint például Találkozó rögzítése, Képernyőmegosztás, Dokumentummegosztás, Online tábla, és több!
Magas szintű biztonság - Legyen benne benne, hogy az Ön adatai biztonságban vannak az egyszeri hozzáférési kóddal, az értekezlet zárolásával és a biztonsági kóddal.
Egyéni márkaépítés - Tegye saját online logójával és egyedi márkájával saját tárgyalótermét a saját logója és márkanevei alapján.
Nincs szükség letöltésre - Nincsenek vezetékek és nehéz berendezések, csak nulla letöltés, böngészőalapú videokonferencia-megoldások.
