Kíváncsi arra, hogyan lehet virtuális értekezletet létrehozni? Még jobb, még mindig kíváncsi, mi is a virtuális találkozó? Itt a jó hír; Ebben a pillanatban nem lehet egyszerűbb virtuális értekezletet létrehozni, és ha még mindig nem világos, hogy mi az, akkor jó helyen jár.
Készen áll a közelebbi megismerésre?
A virtuális találkozó…
Más néven online értekezlet, vagy videokonferencia, és audiokonferencia a webkonferencia égisze alatt, a virtuális Oktatás : "A virtuális megbeszélések valós idejű interakciók, amelyek az interneten keresztül zajlanak integrált audio és video, csevegő eszközök és alkalmazásmegosztás segítségével." A személyes megbeszéléshez hasonlóan a virtuális megbeszélés is összegyűjti a résztvevőket, hogy ötleteket osszanak meg, beszélgethessenek és dinamikus körülmények között működjenek együtt két vagy több végpont között, kivéve, hogy fizikailag ténylegesen jelen legyenek, hanem egy eszközt használnak.
A virtuális megbeszélés kritikus fontosságú a növekvő vállalkozás egészsége szempontjából. Bárki az alkalmazottaktól a projektmenedzserekig, a c-szintű vezetőkig és HR szakember a csoportos kommunikációs technológiára kell támaszkodnia, hogy elvégezhesse munkáját, és áthidalja a különbséget az emberek között időben és térben. Gyógyszerészeti és informatikai cégek, ügyvédi irodák, kis- és nagyvállalkozások és még sok minden más profitál a videó-központú kommunikációs megközelítés közvetlenségéből és relevanciájából.
Ez egy virtuális találkozó:
Annak révén, hogy bárkivel, bárhol és bármikor kommunikálhatunk, a virtuális találkozók lehetővé teszik a vállalkozások számára, hogy helytől függetlenül virágozzanak. Térbeli korlátok, amelyek általában blokkolják a munkakapcsolatokat, a folyamatosságot és a produktív együttműködéseket, már nincsenek a kapcsolatot ösztönző virtuális találkozókon. Néhány általános előny a következőket tartalmazza:
- Csökkentett ingázási idő
- A szállítási, utazási és szállásköltségek csökkentése
- Növelje a termelékenységet = kevesebb redundancia
- Jobb munkavállalói megtartás
- Versenyelőny
Ami az üzleti életet illeti, fontolja meg, hogy a videoközpontú megközelítés beépítése a kommunikációs stratégiába miként működik:
- Digitálisan képes és összekapcsolt munkaerő
- Hozzáférés a menedzsmenthez
- Fokozott globális kommunikációs kultúra
- Jobb megbízhatóság, amely megegyezik a gyorsabb eredményekkel
- Csökkentett elbocsátások és naprakész adatok és információk
- Jobb érték
- Még mindig egy kicsit nem világos, hogyan lehet elkezdeni a videokonferenciákat? A virtuális megbeszélés beállításának módja:
Válassza a megfelelő szoftvert
Fontoljon meg néhány logisztikát, mielőtt elkötelezi magát egy szolgáltató mellett.
Mit gondolsz, milyen gyakran kell használni a szoftvert? Ha nagyvállalati szintű videokonferenciákat keres, gondoljon arra, hogy hol lesznek a résztvevők; otthon vagy a tanácsteremben? Ha ez az előbbi, akkor a web-alapú konferencia alkalmasabb, könnyebb és kényelmesebb használni.
Vessen egy pillantást a rendelkezésre álló funkciókra. Képernyőmegosztással jár (tökéletes az informatikai ügyfélszolgálathoz és prezentációkhoz); online tábla (hasznos oktatási célokra vagy ötletbörze kreatív munkára); vagy dokumentummegosztás (sokkal egyszerűbbé teszi a segédanyagok, a fontos dokumentumok megosztását és az új tehetségek bevonását) stb.
Tisztázza, miért van szüksége virtuális találkozóra
Miért hívja össze a találkozót? Belső (bejelentések, beszállás, szöveti ülések, vezetői értekezlet) vagy külső (értékesítési ütem, új üzletfejlesztés)? Gondoljon a szerkezetre és az okra, majd természetesen más darabok is a helyükre kerülnek, mint a látogatottság.
Döntse el, kinek kell részt vennie
A virtuális találkozók különösen hatékonyak az emberek egyszerre, egy másik helyen történő megrontására. Tehát, ha vannak résztvevői a tengerentúlon, otthon vagy a folyosón, akkor könnyen és hatékonyan csatlakozhat helyétől függetlenül. Amíg mindenki tisztában van egy esetleges időbeli különbséggel, vagy használja az időzóna-ütemezőt, addig könnyű részt venni rajta. Ne feledje azonban, hogy csak a szükséges embereket szabad meghívni. Takarítson meg időt és pénzt azzal, hogy csak a nélkülözhetetlen résztvevőket veszi figyelembe. Bárki más számára rögzítse az értekezletet, hogy később elküldhesse.
Hozzon létre egy vázlatot
A napirend meghatározása rendezi gondolatait, így időben, kristálytiszta és megnyerő virtuális találkozót tarthat. Ráadásul segíteni fogja a résztvevőket abban, hogy mit várnak el tőlük. Mire van szükségük a hozzájáruláshoz? Van olyan anyag, amire szükségük van a szinkronizálás előtt? Meddig tart a találkozó? Rövid elrendezéssel megakadályozhatja a zavart és elősegíti a résztvevők felkészültségét.
Küldje el a meghívókat és emlékeztetőket
A virtuális megbeszélések nagyszerű tulajdonsága, hogy rögtönzött munkamenetként vagy előre ütemezésként rendezhet egyet. Könnyű bekapcsolni az összes szükséges információt a kezdeti meghívóba, például az időpontot, a dátumot és más fontos információkat, mert ez automatikus. Állítsa be az emlékeztetőket a hívások összehangolásához, hogy emlékeztesse a résztvevőket a közelgő szinkronizálásra. Sürgősebb megbeszélések esetén, amelyeknek a helyszínen kell megtörténniük, SMS-értesítésekkel indíthatják el az értekezlet részleteit egyenesen a résztvevők eszközeire. Nincs több idő elvesztegetve a későn érkezők vagy a nem résztvevők várakozásával.
Használja a szolgáltatásokat a hatékonyabb virtuális találkozókhoz
A virtuális megbeszéléshez megfelelő videokonferencia-szoftver számos praktikus és kényelmes funkcióval bővíti az online élményt. A legjobb eredmény elérése érdekében győződjön meg arról, hogy a választott technológia tele van:
- Képernyő megosztása: Azonnal ossza meg képernyőjét a résztvevőkkel prezentáció vezetése vagy informatikai probléma megoldása érdekében.
- Felvétel: Sláger most, hogy később megnézhesse. Tökéletes azoknak a résztvevőknek, akik nem tudnak részt venni egy hívásban.
- átirat: Az összes rögzített értekezlet automatikus átírása biztosítja, hogy ötlet ne maradjon le.
- Online tábla: Kreatív módszer a fogalmak és grafikák kifejezésére képek, színek és formák segítségével.
Tartalmazza a Take Away-t
A virtuális találkozó végén mit akarsz a résztvevőktől távozni? Mi volt a cél és mi a következő lépés? Győződjön meg róla, hogy mindenki elmegy a célkitűzés és a következő teendők ismeretében.
E-mail követése
Tartsa a lehető legrövidebb és kedvesebb formában, de a következőket írja be a következő e-mailbe: Az értekezlet jegyzőkönyvének összefoglalója, a következő lépések, az értekezlet legfontosabb eredményei (ennek meg kell egyeznie az értekezlet célkitűzésével) és a felvétel (ha rögzítette) ).
Virtuális értekezlet legjobb gyakorlatai
Most, hogy jobban megértette, hogyan erősítheti a virtuális megbeszélés a feladó és a vevő közötti kommunikációt, van néhány etikett követni. Néhány szem előtt tartandó dolog:
Technológia: Az értekezlet előtti ellenőrzéssel ellenőrizze, hogy a technológiája frissül és működik-e. Győződjön meg róla, hogy a mikrofon, a hangszórók és a kamera készen áll a használatra. Ellenőrizze a beállításokat, és ha moderál, indítson egy várótermet, és győződjön meg arról, hogy mindenki automatikusan némításra van állítva.
Részvétel: Tekintse át az értekezlet vázlatát, és nézze át a folyamatot, mielőtt a dolgok elindulnak. Így felkészülhet a szünetek és a szünetek helyére, és megtervezheti a résztvevőknek feltett kérdéseket. Próbáljon meg egy tevékenységet bekapcsolni az online tábla és a képernyőmegosztás funkció segítségével a „show” helyett a „tell” kifejezésbe.
Eljegyzés: A résztvevők nagyobb valószínűséggel veszik fel az információkat, ha érdekessé teszik a kézbesítést. A statisztikák és a száraz mérőszámok közlése helyett meséljen el egy elejét, közepét és végét. Beágyazza a szükséges adatokat és információkat a képek, videók, élénk színek és a fontos szavak kiemelésével.
Érezd jól magad: Ne felejtsük el, hogy egy virtuális találkozót társasági jellegűvé tegyünk! Nyissa meg a virtuális találkozót jégtörő kérdésekkel. A kissé személyesebb kérdések jól működnek kis csoportokban, például: „Mire gondoltál ezen a hétvégén?” vagy "Mondja el, mit néz a Netflixen."
Nagyobb csoportok esetén homályosabb és szórakoztatóbb lehet: "Mi a személyes ürügy, amelyet állandóan használ?" vagy "Melyik gyerek filmje vagy könyvszereplője emlékeztet önmagára?"
És egy találkozón fontolja meg egy releváns kérdés feltevését, például: "Mikor beszélt utoljára egy csoportban?" vagy valami kicsit egyedibb, mint például: "Ha lenne állatfarkad, mi lenne az?"
Az ötlet az, hogy szakmai környezetben, de hétköznapibb hangnemben ismerkedjünk meg egymással. A jégtörő megfelelő érzelmeket gerjeszt, serkenti a tanulást és ösztönzi a kötődést. Minden kiváló képesség, hogy a virtuális asztalra kerüljön!
Válassza ki a Callbridge-t csoportos kommunikációs platformjául, és figyelje meg a termelékenység és az elkötelezettség növekedését, miután megtanulta, hogyan állítson be egy virtuális értekezletet. A képernyőmegosztást, az AI-alapú átírásokat és az összefoglalókat, valamint a fokozott biztonsági intézkedéseket, a nulla letöltést és a testreszabást magában foglaló prémium funkciókkal bármelyik virtuális értekezlet hazatérhet a résztvevőkkel.
