Amikor egy akkora dolog, mint egy járvány, érinti a világot, az óhatatlanul megváltoztatja a világ működését. Lépésről lépésre, ismeretlen területeken haladva minden iparág és vállalkozás megtanulja, hogyan kell alkalmazkodni és sikeres lenni ebben az új - különösen jogi - normális helyzetben.
A jogrendszer többféle korlátozáson ment keresztül, és ennek következtében befolyásolta az indítványok, az előzetes tárgyalások, a tárgyalások gyakoriságát és elérhetőségét, valamint a peres eljárások egészének egészét.
Jogi szakemberként bizonyára saját kezűleg tapasztalta az otthoni munkavégzés következményeit. A virtuális megbeszélések pénznévké váltak, mivel a korábbi folyamatok és rendszerek átalakultak az online térré való átalakuláshoz. A nyilvánvalóan változó jogi háttér mellett a videokonferenciák számos jogi eljárás számára válnak megoldási lehetőségként, kezdve a felfedezéssel kapcsolatos vizsgálatokkal.
A videokonferencia lehetővé teszi az ügyvéd mindkét fél számára, hogy a perben szükséges és kritikus tényeket, bizonyítékokat, támogatást, követeléseket, bizonyítékokat és védekezéseket szerezzen anélkül, hogy valaha is a bíróság elé kellene lépnie.
Feltéve, hogy az ügyvédi irodája online váltott át - a távoli értekezletek számának növelése, az informatikai részleg megerősítése, a használat megtanulása képernyőmegosztás virtuális háttérrel, igazodva a rövidebb, tömörebb online találkozókhoz és prezentációkhoz - most láthatja, hogy a technológia hogyan nyújt lehetőséget a távoli kommunikáció könnyedségére.
Merüljünk el mélyebben abban, hogyan alakul ez a különféle jogi vonatkozásokban.
A videokonferencia egyik legkézenfekvőbb és legelőnyösebb tulajdonsága a felvétel. Az online találkozó megkezdése után a rekordok elnyerése biztosítja a résztvevők számára az elejétől a végéig tartó, teljesen rögzített felvételt mindarról, ami a szinkronban megtörtént.
Ez azonban sok cég és vállalkozás számára eljárási váltást jelenthet. Az online költözés és a legtöbb otthon dolgozó ember előtt rögzítették-e valaha a csoportos hívásokat? Ki készített jegyzeteket az értekezletről? Mennyi időt töltöttek az összejövetelekkel? Tegye zökkenőmentesebbé a lépést az olyan technológiák beépítésével, amelyek nehéz feladatokat végeznek, például hang-, videó-, kép-, elküldött linkek és dokumentumok rögzítését az Ön számára.
A felvétel előnye mellett jellemzően a transzkripció és az intelligens összefoglalók jelentenek két olyan funkciót, amelyek fokozzák a vizsga felfedezési folyamatát. Nemcsak az árnyalatok és a testbeszéd rögzítése történik videofelvétel útján, hanem a hangszín, a gondolatminták és a szókincs is megkülönböztethető a technológia hangszórócímkéivel, fejlett algoritmusaival és általános témalinkekkel.
Az érem másik oldalán azonban rejlik néhány kihívás, amelyet a jövőbeni perek és vizsgálatok során figyelembe kell venni. A tömeges felvétel három aggodalomra ad okot adattárolási szempontból:
Az adatok sokszorozása
Ha egyre több online cserét rögzítenek, akkor több fájl halmozódik fel, és így a videofájlok mérete is megnő. Amint az adatok nagysága felmászik, a biztonságos tárolás és visszakeresés képessége tandemben növekszik.
Iratok kezelése
A biztonságos és biztonságos adattárolás elengedhetetlen, mivel a megosztott és megvitatott információk nagyon érzékenyek lehetnek, és senki másnak nem láthatók. Fontolja meg, hogyan és hol tárolják ezeket a fájlokat. Ki vagy mi a biztosíték? Kinek van hozzáférése, és hogyan védik őket?
Felfedezés
Korábban elképzelhető, hogy az értekezleteket hangfelvételen rögzítették vagy szövegszerkesztő dokumentumba írták, így korlátozva a megadott információk pontosságát és terjedelmét.
Talán az adatokat prezentációban vagy napirendben gyűjtötték össze. A részletesebb elektronikus fájlok és átírások lehetősége sokkal előnyösebb, mint valaha. A rögzített online értekezletek képesek audio és video rögzítésére az értekezlet összes tartalma mellett, amely minden tranzakciót és cserét tartalmaz az értekezlet során.
Ne feledje az arckifejezések, a gesztikulációk és minden egyéb értékét beszéd nélkül kommunikált.
Valami, amire emlékezni kell:
A felvett értekezletekhez való hozzáférés egyaránt bizonyulhat a pozitív és negatív mint „digitális lábnyom” alapot jelenthet a későbbi felhasználásra. Gondoskodjon arról, hogy az adatvédelmi és biztonsági intézkedései naprakészek és átláthatók legyenek, mivel a perkeresési kérelmek ugyanolyan gyakran tartalmazhatnak videotalálkozókat, mint az e-mailek és dokumentumok.
Az általános pontosság és átláthatóság biztosítása érdekében olyan irányelveket kell meghatározni, amelyek kohéziót teremtenek a videokonferenciák terén. Az adatok szervezése, az iránymutatásokról való döntés, valamint az online megbeszélések folyamata vagy eljárásának meghatározása biztosítja a biztonsági kockázatok korlátozását, az adatok bányászatát és az információk rendelkezésre állását:
- Döntse el az ülések elnevezési szokásait és azt, hogy ki felelős a felvételek kezeléséért. Hol fognak megjelenni a felvételek, és mik az adminisztratív szabályok a tároláshoz, az akadálymentességhez, a törléshez, a felfedezéshez stb.
- Az értekezlet nagyságától függően delegálja a felvételi feladatokat egy vagy néhány résztvevőre. Válasszon egy résztvevőt az egyes részlegekről, felügyelőkről vagy menedzserekről, akik felelősek lesznek a különböző típusú ülések rögzítéséért. Ki lesz a moderátor, és milyen irányelveket, szabályokat és eljárásokat kell bevezetni a különböző virtuális találkozókra?
- Milyen „nézetet” szeretne menteni? Miután eldöntötte, hogy ki a moderátor (vagy lehet, hogy van néhány), válassza ki, hogy a különféle találkozási lehetőségek közül melyik felel meg a cég igényeinek, és ki melyik számítógépről vagy nézőpontról készíti el a felvételt.
- Tartsa szemmel a végét összefoglalók és a videokonferencia-platform által készített jelentéseket, és meghatározza, hogy ki felelős ezekért. Ki fogadja őket és hogyan fogják elérni őket?
- Kerülje el a kisiklást a videokonferencia-letétbe helyezéstől, amely:
Adja meg a deponens fizikai helyét és logisztikai beállításait, hogy csatlakozzon a virtuális megbeszéléshez
Válasszon másik lehetőséget, ha a bírósági riporter és a deponens nem tud megjelenni ugyanazon a helyen
A kiállítási tárgyakat előzetesen, vagy elektronikus úton juttassa el a deponenshez postai úton
Zökkenőmentes futtatás - tesztelje a technológiát a virtuális lerakás napja előtt
Csatlakoztasson több ügyvédet és résztvevőt különböző földrajzi helyekről
Mindenki megállapodik abban, hogy rögzítik-e vagy sem - kérjen hozzájárulást - Rendeljen megőrzési házirendet, amely részletezi a videokonferenciák tárolását és későbbi megsemmisítését bizonyos idő után.
Miután lezárult egy online megbeszélés, a felvételeket a felhőbe menti, és a cég portálján keresztül vagy a moderátor továbbra is hozzáférhető marad. Bizonyos résztvevők hozzáférésének engedélyezése adatvédelmi és biztonsági intézkedés. Az általános iratkezelést, a működési protokollokat és a hozzáférést a házirend és az eljárás megvitatásával és fejlesztésével kell kialakítani.
Megakadályozhatja a biztonsági megsértéseket és a videók lehallgatását olyan technológiával, amely minden online cserét biztonságossá és priváttá tesz. Engedélyezzen egyszeri belépési kód vagy egy rekordot elütő személy használatát az értekezlet során. Keressen olyan szolgáltatásokat, mint:
- Egyszeri belépőkód: Minden hívás egyedi és privát kóddal van titkosítva, amely csak a megadott és ütemezettre érvényes konferencia hívás.
- Találkozó zár: A résztvevők megjelenése után azonnal aktiválja ezt a funkciót, hogy megakadályozza a nem kívánt résztvevők beavatkozását. Aki későn jelenik meg, engedélyt kell kérnie a moderátortól.
- Biztonsági kód: Ha az online értekezlet menetrendje rendkívül érzékeny információk megbeszélését vonja maga után, adjon hozzá egy másik biztonsági réteget egy további kóddal, amelyet a konferenciába való belépéskor szükséges.
A könnyen elérhető és a felfedezés alapjául szolgáló technológia egyre inkább elterjedtnek bizonyul. És előre haladva nem valószínű, hogy a személyes eljárások élveznek elsőbbséget. Ha a jogi felfedezés és más folyamatok online megvalósíthatók, akkor lehetséges, hogy továbbra is online lesznek.
Ha igénybe kell venni videokonferencia szoftver ahelyett, hogy személyesen megjelenne,
az előnyök - beleértve a költségmegtakarításokat, kevesebb utazást, több időt, távoli együttműködést, a termelékenység növekedését, kevesebb késést - biztosan felülmúlják a kihívásokat:
1. kihívás:
Hagyományosan mindkét fél jellemzően jogi tanácsadójának fizikai jelenlétében van, akinek a vizsga során dokumentumok és kiállítások átadására, segítésére és magyarázatára van szükség.
Megoldás:
Ehelyett a videokonferencia segítségével ez lehetőséget kínál az előre tervezésre. Az ügyvédeknek és a jogi tanácsadóknak minden bizonyítékot, kiállítást, dokumentumot és bizonyítékot előre össze kell választaniuk. Világosnak, címkézettnek, rendszerezettnek, címmel ellátottnak és postai úton elküldöttnek vagy elektronikusan lőhetőnek kell lennie. Győződjön meg arról, hogy a címek naprakészek, helyesen vannak megírva, és mindenki, akinek szüksége van az adatokra, szerepel a digitális tranzakcióban vagy postai úton.
2. kihívás:
A tanúk viselkedésének és nyugalmának értékelése inkább egy video linken keresztül lehet zavaros, mintsem hogy ugyanazon a fizikai helyen legyenek.
Megoldás:
A virtuális találkozót megelőző napokban elvégzett technológiai teszt biztosítja, hogy a résztvevő világosan és teljes mértékben látható legyen. Hozzon létre egy videokonferencia-útmutatót az ügyfelek, kollégák és más jogi szakemberek számára a cégén belül, amely tartalmaz kötelező gyakorlatokat a hangvetítés, a világítás, a testtartás, az elfogadható háttér és minden egyéb információ számára, amely a videofelfedezést pontossá, csiszoltá és professzionálisvá teszi.
3. kihívás:
Ha egy intézmény nem intézményi jellegű, vagy nem tűnik semlegesnek vagy megfelelőnek, akkor az félrevezető, félrevezető vagy elégtelen vizsgálathoz vezethet.
Megoldás:
Adjon meg példavideókat és online oktatóanyagokat arról, hogy miként alakuljon a videokonferencia depozíciója, a felfedező hívás, az előzetes vagy a tárgyalási folyamat. Vázolja fel, mi az elfogadható, és mely felépítések és hátterek vezetnek sikeres vizsgálathoz. Mondjon példákat a rossz videókra és arra, hogy mit ne tegyen.
4. kihívás:
Ha nem ugyanabban a fizikai térben tartózkodunk, akkor a vizsgálat felmerülhet az esetleges visszaélések vagy helytelen gyakorlatok előtt.
Megoldás:
A vita kezdetétől a befejezéséig teljes átláthatóságra van szükség. A találkozó elején észrevehető felszólítással történő beleegyezés biztosítja, hogy mindenki megfeleljen. Ezenkívül a vizsga során a bevált gyakorlatokkal kapcsolatos oktatás és képzés megszilárdítja a folyamatokat annak érdekében, hogy azok korszerűsödjenek és színvonalasak legyenek.
Ami a kommunikáció tényleges minőségét illeti, a videokonferenciákon keresztül történő felfedezés során az alábbiakban bemutatjuk a legjobb gyakorlatokat:
• Állítsa félre az időt - előtte, közben és utána
Bejelentkezések, interjúk, tanúvallomások, megbeszélések, letétbe helyezés - biztosítják, hogy van egy kis idő a felkészülés előtt, elegendő idő van a továbbjutásra, és van némi idő, amelyet utána kell gondolni, és át kell nézni a felvételt vagy az összefoglalókat.
• Ellenőrizze, hogy minden technika működik-e
Ha az idő a lényeg, ne ragadjon le technikai problémák megoldásával, miközben mindenki vár. Jelentkezzen meg valamivel korábban a videokonferencián, és tesztelje mikrofonját, hangszóróját és csatlakozását.
Ellenőrizze, hogy minden fel van-e töltve, vannak-e extra vezetékek, erős a wifi stb. Használja ki a vállalati szintű konferencia-platformok által kínált audio- és videoteszt előnyeit.
• Ellenőrizze kétszer a helyet
Válasszon egy helyet, amely csendes, steril és zavaró. A legjobban fehér fal vagy zárt szoba, sima, nem zavaró háttérrel.
• Tartsa be az időzítést
Idő előtt közölje a találkozó hosszát, hogy mindenki ennek megfelelően tudjon tervezni. Akárcsak egy személyes találkozó, készítsen napirendet, tartsa be azt, és védje mindenki idejét.
• Ellenőrizze az audio és video csatlakozást
Használjon fejhallgatót a visszacsatolás minimalizálásához, valamint a hallás és a vetítés maximalizálásához. Használjon olyan videokonferenciákat, amelyek kiváló minőségű audio / video képességekkel rendelkeznek.
Hagyja, hogy a Callbridge biztosítsa az ügyvédi irodának azt a videokonferencia-technológiát, amely az előzetes eljárásokat zökkenőmentesen futtatja virtuális környezetben. Hihetetlen lehetősége van számos személyes eljárás online meghozatalára, kéznél van a lehetőség a költségek csökkentésére, több otthoni munkavégzésre, a bírósági eljárások felgyorsítására és a gyorsabb információhoz jutásra.
A Callbridge kétirányú kommunikációs platformja képes arra, hogy elmélyültebbé váljon, és dimenziót adjon az ügyvédi irodák üzleti tevékenységének módjáról. A rögzített online megbeszélések minden fél számára azt az érzetet keltik, hogy szemtől szembe, de biztonságos és egészséges távolságból legyenek. Ráadásul rugalmasabb részvételt biztosít, és megfelelő elgondolással a tervezés és a felkészültség megfelelő helyettesíti a személyes találkozókat.
