Minden vállalkozás támaszkodik arra, hogy képes időt és munkát kezelni a legjobb eredmények elérése érdekében. Növekvő, méretezhető, bővülő Iit egyszerűen nem lehetséges szilárd munkafolyamat-struktúra megvalósítása és a kibontakozásának kezelése nélkül. Végül, ha nem tudja kezelni, akkor nem tudja megmérni. Mi tehát pontosan a munka menedzsmentje és hogyan optimalizálja a csapatokat? Olvasson tovább, ha többet szeretne megtudni.
Mi a munka menedzsment?
A legalapvetőbb fogalmak szerint a munkairányítás arra utal, hogy a csapat és az üzleti folyamatok hol találkoznak, és így kohézió alakul ki a munkafolyamatokban és a kimenetben.
A munkafelügyeleti szoftver különösen hasznos az áramlási folyamatok és az információkat generáló folyamatok körvonalazásában. A videokonferencia-szoftvert használó online megbeszélésekkel párosítva a munkairányítási megközelítés ritmust és láthatóságot teremt mindenki számára, az alkalmazottaktól az ügyfelekig, és egyszerűsíti a folyamatokat fokozott teljesítmény és eredmények.
A munkairányítás elmélyülhet egy adott projekt vagy egyén kezelésében. A munka menedzsment folyamata a projektmenedzsment ciklus elején kezdődik, így világosabb megismerést kaphat az érintett hatókörről, hogy jobban meg lehessen bontani az egyetlen (vagy több) projekt kibontakozását.
A munka irányítása befolyásolja a csapatok kezelését. Ebbe beletartozik:
- Egyének kezelése
- Munkafolyamat felügyelete
- A munkaterhelés irányítása
- Feladat kiosztása a csapatoknak
- Elsőbbség eldöntése
- Határidők megalkotása
- Ügyfelek és alkalmazottak frissítése a változásokról vagy blokkokról
… Mindezek kezelhetők a munkafelügyeleti szoftveren keresztül, és tovább erősíthetők online találkozókon és videocsevegéseken keresztül.
Projektmenedzsment vs. Munka menedzsment
A projektmenedzsment az egész holisztikus megközelítése, míg a munkairányítás olyan megközelítés, amely ötvözi a projektmenedzsmentet, a munka automatizálását és az együttműködést, hogy felhatalmazza a csapatokat az összes projekt, feladat, teljesítés stb.
A projektmenedzsment segít olyan projektek kezelésében, amelyeknek kezdete és vége van, valamint világos szerepkörök vannak a különböző alkalmazottak számára. Kedvezményes lehet azonban a sürgősségi vagy eseti projektek, az utolsó pillanatban egyértelmű feladatok és még sok minden más. Ráadásul vegyük figyelembe az e-mailekre, az adminisztrátori feladatokra, az értekezleteken való részvételre és más olyan dolgokra fordított időt, amelyek nem működnek, és amelyeket egy alkalmazott kifejezetten a csapatba vitt.
Miért kritikus a munkairányítás?
Alapvetően: javítja a teljesítményt. Csakúgy, mint bármely vezetői rendszernél, ill vezető pozícióban lévő egyén, a munkairányítás egy másik módja annak, hogy csapata csúcsteljesítményen dolgozzon, hogy a legjobb minőséget és a leghatékonyabb szállítási sebességet biztosítsa anélkül, hogy kimerítené a pénzügyeket. Az elbocsátások csökkentése, a szűk keresztmetszetek azonosítása, az idő és a költségvetés meghatározása mind megfelelő kommunikációval és a legjobb munkamenedzsment-rendszer stratégiáival hozható létre.
A munkairányítás lebontása
A részletek iparáganként és szervezetek között változnak, azonban vannak bizonyos közös vonások és közös munkairányítási kihívások is:
- Feladatcsapatok
Amikor egy új projekt előkerül, a szervezés és a delegálás az első. A menedzser felelőssége az erőforrások kiosztása és kiosztása, egyúttal annak biztosítása, hogy megfelelő személy legyen a munkához vagy feladathoz, ráadásul gondoskodjon arról, hogy az időben elkészüljön és jó minőségű legyen. Hasznos nyomon követni, hogy ki mit csinál a digitális eszközökkel és a kezelőszoftverekkel, miközben ragaszkodik a gyakoriakhoz is virtuális találkozó az állapotfrissítések, bejelentkezések és eligazítások ütemezése - A határ megteremtése a sürgős és kiemelt feladatok között
Különösen, ha valami felbukkan a semmiből, némi zavart okozhat, hogy mit kell hamarosan elvégezni. A közelgő határidők ismerete és a folyamatban lévő dolgok áttekinthetősége jobb megértést és előnyt nyújt annak megismeréséhez, hogy igent vagy nemet kell-e mondani a teljesítésekre. - Határidők létrehozása a feladatokhoz
A tudással és tapasztalattal rendelkező vezető ügyesen állítja be a feladatok megfelelő határidejét. A problémák akkor jelentkeznek, amikor a határidők megváltoznak, vagy nincs elegendő pufferidő. A befejezési dátumokat világosan körvonalazni kell, és mindenki számára láthatóaknak kell lenniük. - Átlátható marad az ügyfelekkel
Az általános ökölszabály az alulcsábítás és a túlteljesítés, nem pedig fordítva. Az ügyfelekkel és a csapatokkal folytatott világos és tömör beszélgetések segítenek az elvárások kezelésében és a prioritások kialakításában, így az emberek ugyanazon az oldalon vannak. Amikor a projekt változásai és átirányításai, a határidő és az erőforrások elosztása nem tisztázott, akkor a projekt kisiklhat, vagy nagyobb kihívást jelenthet.
Megfelelő munkairányítási folyamat mellett, amely következetes online megbeszéléseket és frissítéseket tesz lehetővé, a projektek pontosabban formálódhatnak, a költségvetésen és időben maradhatnak.
A legjobb munkavezetési gyakorlatok
Akár rendelkezik speciális munkafelügyeleti szoftverrel, vagy más rendszere van, például rutinszerű online találkozók, csak tudja, hogy azt nem kőbe kell írni. A leghatékonyabb munkamenedzsment az élet és a légzés, amelyet gyakran felül kell vizsgálni. Íme néhány mit és mit nem:
- Gyakorold a kiváló kommunikációt
Építsen együttműködő csapatkörnyezeteket világos és időszerű kommunikációval. Hozzon létre központosított információkat és dokumentumokat, gyakori online találkozókat és csoporttalálkozókat. Telepítse a vállalati kommunikációs kultúrát az elkötelezettség szabályainak megegyezésével: Mikor a legjobb e-mailt küldeni vagy megbeszélést tartani? Kinek mi a feladata, és hogyan lehet velük kapcsolatba lépni? Hogyan kerülnek be az új alkalmazottak? Hová mehetnek az alkalmazottak kérdezni? - Ne kerülje az átlátszóságot
Közölje a csapattagokkal, hogy mi történik, amint ez megtörténik, vagy amint ez megfelelő. Költségvetés csökkent? Változás a vezetésben? Új üzletfejlesztés? Tartsa az embereket hurkában, és említse meg a változás okait, amikor ez megfelelő. Ne felejtse el eltakarni a fontos információkat sem. A pletykák pazarolják az időt és lebontják a morált. - Ösztönözze a folyamatos visszacsatolási kört
A lehető legjobb eredmények elérése érdekében az elismerés és a visszajelzések a jobb hallgatásra és az eredmények ösztönzésére irányulnak. Nem csak bizalmat épít, hanem megtartja az alkalmazottakat, és úgy érzi, hogy az emberek megbecsülik őket. Legyen a visszajelzés a munka menedzsment folyamatának része a jobb termelékenység és kevesebb időpazarlás érdekében. - Ne Micromanage
A csapat tagjait felvették a munka elvégzésére. Miután megkapta a szükséges eszközöket és időt, nem kell őket úgy figyelni, mint egy sólyom. Engedje meg, hogy hozzáférjenek azokhoz a szoftverekhez és platformokhoz, amelyek rendelkeznek a szükséges információkkal, majd bízzanak bennük abban, hogy megvalósítsák azt, amit kitűztek. Más szavakkal, röviden tájékoztassa őket, és állítsa be őket a sikerre, hogy megszakítás nélkül teljes potenciáljukat kihasználhassák.
Hagyja, hogy a Callbridge kifinomult videokonferencia-platformja kapcsolatokat teremtsen az egyének felhatalmazása és az előttük álló munkairányítási feladatok ellátása érdekében. Videoközpontú megközelítéssel, amely zökkenőmentesen integrálódik a többi projektmenedzsment és üzleti kommunikációs eszközzel, optimalizálhatja a csapat működésének azonnali működését.
