Semua orang, apa pun industrinya, pasti pernah mengikuti konferensi telepon atau rapat daring setidaknya sekali seminggu. Mungkin aman untuk berasumsi bahwa sebagian besar dari kita sudah mahir dalam rapat virtual ini, bukan? Sayangnya, tidak. Kita semua pernah berada dalam rapat pukul 9 pagi dengan orang-orang yang panik meminta PIN akses mereka, terpaksa mendengarkan musik tunggu orang lain, dan tentu saja harus menanggung 5 menit yang terasa sangat lama di mana satu-satunya kata yang diucapkan adalah "Halo, apakah Anda bisa mendengar saya?"
Berikut adalah 10 Aturan Emas untuk panggilan konferensi yang dapat Anda gunakan untuk menyelamatkan pertemuan hari Senin, dan kewarasan Anda.
10. Tenang saja dan aktifkan perekaman otomatis.
Insinyur menyukai fitur dan widget tambahan dalam aplikasi. Namun, salah satu penghemat waktu terbaik adalah fitur perekaman yang kemudian diubah menjadi transkripsi oleh Cue. Melewatkan sesuatu dalam panggilan? Dengarkan rekamannya atau periksa transkripnya nanti. Callbridge dilengkapi dengan perekaman otomatis. Nyalakan, dan rekaman panggilan Anda akan dimulai segera setelah Anda tersambung.
9. Dial-in setidaknya 10 menit sebelum panggilan.
Cobalah untuk tidak mempersingkat waktu untuk menerima telepon Anda. 10 menit seharusnya lebih dari cukup bagi Anda untuk mengunggah dokumen, menjawab pertanyaan, dan mendiskusikan hal-hal yang tidak terkait dengan rekan Anda. Dan jika Anda menemukan diri Anda dalam masalah, 10 menit sudah cukup bagi Anda untuk menghubungi penyedia layanan Anda (kami!) Untuk membantu Anda.
8. Lakukan uji tuntas yang tepat.
Berapa kali seseorang mengundang Anda ke panggilan konferensi menggunakan penyedia layanan baru tanpa setidaknya melakukan panggilan konferensi praktik untuk mengetahui cara kerjanya? Sebagian besar sistem konferensi cukup mudah dipahami, tetapi tidak semua memiliki kode kunci, konvensi antarmuka pengguna, atau fitur yang sama. Beri kesan yang baik pada pelanggan Anda - jika itu adalah sistem konferensi baru, cobalah dulu.
7. Luangkan waktu sebentar untuk memperkenalkan diri Anda dan peserta Anda
Beberapa layanan konferensi video seperti Callbridge memiliki kemampuan untuk mengidentifikasi dan menampilkan penelepon individual. Lebih baik lagi – biasakan diri Anda dengan suara setiap peserta. Hal itu akan memungkinkan Anda untuk melacak poin-poin penting, tindak lanjut, dan notulen dengan lebih baik.
6. Jangan memotong biaya jika menyangkut pelanggan.
Web memiliki banyak metode dial-in gratis untuk dipilih. Berhati-hatilah karena banyak dari teknologi ini tampaknya menawarkan manfaat besar tetapi memang "sedang dalam proses". Lebih baik menginvestasikan sedikit uang daripada mengambil risiko kehilangan penjualan atau menciptakan kesan buruk pada pertemuan penting. Itu bahkan tidak membutuhkan biaya sebanyak itu.
5. Bicaralah dengan jelas dan ucapkan dengan benar.
Kita hidup di dunia yang mengglobal. Meskipun bisnis Anda terbatas di Amerika Utara, perlu diingat bahwa Anda mungkin memiliki banyak peserta yang bahasa utamanya bukan bahasa Inggris. Berbicara dengan gaya yang serba cepat tidak hanya akan menggambarkan Anda sebagai pembicara yang jelas, tetapi juga akan memberikan waktu kepada orang lain untuk mencatat.
4. Jangan terlibat dalam percakapan sampingan.
Setiap orang menjalani setidaknya 12 tahun sekolah di mana mereka belajar untuk tetap diam dan membiarkan guru yang berbicara. Mengapa begitu kita mengenakan pakaian kita pada pelajaran ini terbang keluar jendela? Percakapan sampingan menghasilkan kebingungan, kebisingan sekitar, dan belum lagi, tidak sopan. Callbridge memudahkan untuk mengelola seluruh percakapan - Anda dapat mengangkat tangan untuk berbicara atau menuliskan catatan di jendela obrolan.
3. Beri orang kesempatan untuk berbicara.
Rapat adalah tentang percakapan aktif. Terlepas dari senioritas Anda di perusahaan, penelitian telah menunjukkan bahwa manajemen diktator menghasilkan kepemimpinan yang buruk dan kondusif untuk miskomunikasi. Biarkan rekan kerja Anda berbicara. Anda tidak hanya dapat mempelajari sesuatu yang baru, tetapi Anda akan membuat mereka merasa bahwa kontribusi mereka dicari.
2. Dial-in menggunakan nomor telepon dan PIN yang benar.
Maaf berulang-ulang… hanya saja kami mendapat banyak email di menit-menit terakhir yang menanyakan nomor telepon. Selain itu, beberapa panggilan menggunakan kode akses unik untuk keamanan. Untungnya, Anda dapat menemukan PIN Anda di email atau SMS undangan yang Anda terima!
1. Jika tidak ada yang ingin Anda katakan, harap nonaktifkan suara Anda.
Pernah bertanya-tanya mengapa suara bising mulai menumpuk dalam panggilan konferensi yang besar? Pernahkah Anda bertanya pada diri sendiri dari mana asal mengetik yang putus asa itu? Jika Anda mengobrol dengan teman di Facebook, harap nonaktifkan suara Anda sendiri. Semua orang bisa mendengar ketikan Anda! Tekan * 6, atau tombol mute pada antarmuka pengguna Callbridge, dan Anda akan dapat mendengarkan (dan melakukan sedikit pekerjaan sampingan) tanpa diketahui orang lain.
Dan sekarang, lakukan beberapa panggilan konferensi yang produktif dan menyenangkan!
