Untuk menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dengan lebih cepat, sepertinya selalu ada tren baru yang bermunculan. Ruang ngerumpi untuk diskusi terfokus; kerja fleksibel untuk meningkatkan kebahagiaan karyawan; bilik telepon untuk privasi - dan ini hanya sekedar menggores permukaan. Jika itu berarti mempercepat kualitas kerja yang sama atau lebih baik dengan cara yang dioptimalkan, tentu saja, bisnis harus ikut serta dan melihat apa yang berhasil.
Beberapa kendala yang dihadapi semua jenis tim, baik start-up atau perusahaan, termasuk mengumpulkan anggota tim untuk sinkronisasi cepat atau rapat virtual. Bukan hal yang aneh untuk merencanakan pertemuan terlebih dahulu dalam hal sesi curah pendapat dan evaluasi besar, tetapi pertemuan yang lebih kecil cenderung gagal. Dan mereka sama bermanfaatnya! Sinkronisasi yang lebih kecil untuk berbagi kemajuan, menghilangkan penghalang pandang dan untuk tetap selaras membutuhkan bandwidth mental dan kehadiran fisik (atau virtual!) Juga. Membiarkan mereka jatuh melalui celah dapat lebih merusak kesehatan bisnis Anda daripada yang Anda sadari.
Masuk, berdiri pertemuan virtual. Rasakan denyut nadi perusahaan Anda dengan mengadakan pertemuan yang jarang, lebih kecil, dan santai dengan rekan kerja sambil berdiri tegak. Terkadang, tidak perlu formalitas. Saat dalam stand-up meeting, nadanya lebih cair, tidak terlalu mengganggu dan bisa jauh lebih mencerahkan tanpa harus duduk dan membuatnya terasa pengap. Berikut adalah beberapa hal yang boleh dan tidak boleh diterapkan saat Anda mengadakan rapat stand-up di lain waktu.
Lakukan Nyalakan Kamera
Biasanya, setidaknya ada satu orang yang hadir dengan laptop atau desktop di dekatnya. Selalu ikuti karyawan jarak jauh dengan mengundang mereka ke stand-up dan menjadikannya rapat virtual. Dengan konferensi video dan kemampuan berbagi layar, mudah untuk bergabung melalui tautan rapat dan membuat mereka merasa hadir.
Tetap Berdiri
Baiklah, ini mungkin sudah jelas, tetapi tetap setia pada aturan ini membuat semua yang lain lebih mudah diikuti. Berdiri selama rapat virtual membuat pembicara tetap fokus dan mencegah mereka mengoceh. Singkirkan kursi atau dorong ke sisi ruangan atau atur sinkronisasi Anda dalam suasana yang lebih santai.
Jangan Biarkan Anggota Tim Mengoceh
Sangat mudah bagi sebuah pikiran untuk menjadi kereta pelarian, tetapi dengan pertemuan stand-up, buatlah tetap ringkas. Jika itu tidak berharga bagi semua orang yang hadir, jangan mengatakannya. Atau pertahankan batas waktu untuk setiap pembicara.
Lakukan Keep-Ups Jarang
Ini intim pertemuan virtual seharusnya hanya terjadi bila perlu, oleh karena itu aliran teratur yang mengharuskan semua orang untuk bertemu pada waktu yang sama di hari yang sama tidak diperlukan, kecuali alur kerja Anda memerlukannya.
Lakukan Singkat Dan Manis
Orang-orang berdiri, oleh karena itu pertemuan virtual semacam ini sifatnya singkat. Pembaruan penting harus dibagikan tanpa detailnya. Anggap saja sebagai reel sorotan sejak stand-up terakhir - tidak lebih dari 15 menit dan lebih banyak detail dapat disertakan dalam email tindak lanjut.
Jangan Tunggu Tim Anda
Mulailah tepat waktu. Siapapun yang melewatkannya atau datang terlambat akan mencoba yang terbaik untuk membuatnya di lain waktu. Ini membantu menjaga jadwal semua orang berjalan lancar.
Pertahankan Integritas Struktural
Informal, cepat, tetapi terfokus pada laser, rapat virtual stand-up tidak boleh terlalu jauh dari anggota tim yang membagikan pembaruan kemajuan, status pekerjaan saat ini, dan di mana mereka terjebak.
Siapkan Alat Manajemen Proyek Anda
Tarik Papan Tulis Online atau bagikan file secara instan sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama dengan alur proyek. Meninjau apa yang sedang dalam perjalanan, menunggu keputusan, atau perlu memulai membantu tim untuk melihat gambaran yang lebih besar.
Tetap Berorientasi pada Tujuan Dengan 3 Pertanyaan
Tidak yakin bagaimana rapat virtual stand-up harus mengalir? Mintalah setiap anggota tim untuk menjawab pertanyaan berikut untuk menjaga produktivitas:
1) Apa yang Anda capai sejak stand-up meeting terakhir?
2) Apa yang Anda miliki saat dalam perjalanan hingga stand-up meeting berikutnya?
3) Apakah ada rintangan atau tantangan yang menghalangi Anda untuk mencapai apa yang telah Anda rencanakan?
Jangan Mencoba Memperkenalkan Ide Segar
Tetap berpegang pada 3 pertanyaan sebagai gantinya. Mengemukakan ide baru akan mengalihkan ritme rapat virtual stand-up dan membuatnya lebih lama untuk semua orang. Jika inspirasi muncul, sebutkan di email tindak lanjut.
Dorong Bentuk Komunikasi Tim Lainnya
Stand-up menguntungkan untuk komunikasi lini atas, tetapi seharusnya tidak menjadi satu-satunya cara tim menyentuh basis, terutama untuk pekerja jarak jauh. Buat semua orang tetap terhubung melalui sesi yang lebih mendetail, atau melalui obrolan teks sepanjang minggu kerja.
Biarkan Callbridge memfasilitasi sarana bagi tim Anda untuk memaksimalkan waktu mereka. Rapat virtual stand-up menggunakan kemampuan audio dan video berkualitas tinggi, fitur berbagi yang lebih baik, dan koneksi yang nyaman dengan nol unduhan menyatukan tim secara keseluruhan. Dapatkan tampilan proyek atau alur kerja yang lebih baik dengan perangkat lunak konferensi video yang sesuai dengan Anda.
