Saat Anda merencanakan rapat online, Anda harus lebih dari berharap peserta memperhatikan! Bahkan, Anda ingin menginspirasi mereka untuk terlibat dan hadir. Untuk mewujudkannya, rapat online Anda perlu terstruktur. Ini perlu dirancang dan melayani audiens Anda.
Lagipula, apa tujuannya sebaliknya? Mengapa menghabiskan waktu mengumpulkan pasukan untuk membahas laporan kemajuan atau membuka jalur komunikasi untuk bertukar pikiran jika satu-satunya suara yang terdengar adalah jangkrik?
Dengan pendekatan yang lebih interaktif untuk rapat online Anda, Anda dapat mengharapkan keterlibatan tinggi, penyerapan informasi yang lebih baik, dan pemahaman yang lebih menyeluruh tentang konten Anda. Bahkan mungkin sedikit menyenangkan!
Mari kita mulai bisnis - pertemuan bisnis, begitulah!
Menurut artikel Harvard Business Review, manajemen atas, eksekutif tingkat C, dan pembuat keputusan lainnya menghabiskan hampir tiga perempat waktu mereka untuk bertemu dengan orang lain untuk membahas kemajuan pekerjaan. Itu banyak waktu yang dihabiskan untuk rapat.
Jangan lupakan pekerja jarak jauh juga. Berkat teknologi canggih, rapat online dengan tim dan kolega di lokasi berbeda dimungkinkan, tetapi masih ada tantangan dengan zona waktu, konektivitas, dan koordinasi proyek. Di sinilah waktu yang dihabiskan bisa hilang atau disalahgunakan.
Apakah Anda melakukan semua yang Anda bisa untuk memastikan rapat online Anda produktif dan menggunakan waktu dengan baik?
Jika Anda ingin:
- Temukan cara yang lebih sederhana untuk berkoordinasi dengan kolega dan pekerja jarak jauh
- Tetap terhubung terlepas dari waktu atau jarak
- Segarkan kembali interaksi
- Dorong lebih banyak partisipasi dan efektivitas
Berikut beberapa ide untuk menghidupkan rapat agar lebih interaktif dan efektif:
Pertama, tanyakan pada diri Anda: Apakah pertemuan ini penting? Apakah Anda benar-benar perlu mengadakan pertemuan ini?
Agar peserta dapat berinteraksi dan berkolaborasi, suara, pendapat, temuan, dan berbagi informasi harus didengar. Dalam contoh rapat online, dialog lebih disukai daripada monolog.
Jika ada pengumuman atau informasi yang tidak mengharuskan peserta untuk menambahkan atau mengerjakan dan hanya mendengarkan, pertimbangkan bagaimana pesan Anda mungkin lebih cocok dalam email. Untuk pertemuan yang interaktif dan menarik, meminta peserta untuk hanya mendengarkan dapat menyebabkan mereka kehilangan atau berpura-pura tertarik.
Setelah konten dan tujuan rapat online ditetapkan sebagai "perlu", inilah yang harus dilakukan selanjutnya:
12. Kelola Harapan
Kembangkan pola pikir yang benar di antara rekan kerja dengan memberi tahu mereka sebelumnya bahwa partisipasi mereka diperlukan. Dalam agenda yang dikirim sebelum rapat online, sajikan tata letak sederhana tentang apa yang dapat diharapkan semua orang.
Pamerkan masalahnya dan beri tahu peserta bahwa ide dan masukan mereka diminta. Ini memberi mereka waktu untuk berpikir dan memecahkan masalah, sementara juga menetapkan beberapa aturan dasar.
Selain itu, beri tahu mereka beberapa etiket dasar yang diharapkan, seperti:
- Tekan "bisu" saat Anda tidak sedang berbicara
- Menahan diri dari makan atau minum
- Singkirkan telepon dan gangguan lainnya saat jeda
11. Check-in Dengan Kolega
Mengingat pandemi baru-baru ini dengan jutaan orang yang bekerja dari rumah, pekerjaan jarak jauh dapat terasa mengisolasi. Dengan hanya merencanakan rapat pada hari Senin dan dimulai dengan pertanyaan sederhana, "Apa yang Anda lakukan akhir pekan ini?" Anda dapat memperoleh partisipasi dan mendorong rekan kerja untuk terbuka.
Lebih baik lagi, bergantung pada ukuran rapat Anda, gunakan waktu perkenalan ini untuk membuat semua orang menghubungi dan berterima kasih kepada rekan kerja atas sesuatu yang mereka lakukan. Besar atau kecil, dengan menunjukkan penghargaan dengan sapaan nama dan tugas sederhana, rasa syukur berhasil membuat semua orang merasa lebih terhubung. Ini adalah cara kecil namun kuat untuk mendorong ikatan sosial di platform virtual.
Apakah tim Anda terdiri dari banyak pekerja jarak jauh? Tanamkan lebih banyak rasa ikatan sosial dengan menyuntikkan sedikit kesenangan untuk membantu mencairkan suasana dan membuat orang merasa tidak terlalu kesepian dengan jarak sosial atau bekerja dari rumah:
- Perkenalan Spice Up:
Ruang pertemuan online penuh dengan orang asing? Undang peserta untuk memperkenalkan diri dan sedikit informasi unik:
-
- Lagu karaoke favorit mereka
- Masakan rumahan khas mereka
- Konser terbaik yang pernah mereka datangi
Ruang pertemuan online dengan rekan kerja yang sama? Undang wajah yang dikenali ke:
-
- Diskusikan secara singkat film bagus yang baru-baru ini mereka tonton
- Bagikan kabar hewan peliharaan mereka
- Terbuka tentang hobi atau proyek pribadi yang telah mereka lakukan
- Gunakan Otak Anda:
Latihan membangun tim tidak boleh diabaikan hanya karena anggota tim lebih tersebar. Berikan kriteria sebelumnya sehingga peserta dapat muncul dengan siap. Cobalah membawakan lagu Charades online singkat, atau Balderdash untuk cara yang lebih menarik untuk membuka rapat. - Mainkan Game Tebak:
Cara lain untuk membuat orang lebih terlibat adalah dengan meminta setiap peserta untuk memainkan versi sederhana ISpy dengan mendeskripsikan item di area kerja jarak jauh mereka.
10. Buat Agenda Rapat Anda Sebelumnya
Jika agenda rapat Anda jelas dan diartikulasikan, Anda dapat mengharapkan ROI yang sama dengan rapat online Anda! Tanpa rencana atau pemikiran sebelumnya, sinkronisasi yang tidak jelas dan salah informasi akan menyebabkan kebingungan dan membuang waktu.
Siapkan agenda terstruktur yang menguraikan masalah utama, dan sebutkan apa yang dibutuhkan dan diharapkan dari peserta. Kirim setidaknya satu hari sebelumnya dan jangan lupa untuk menggunakan undangan dan pengaturan pengingat Anda untuk menyebarkan info dengan cepat.
9. Siapkan Teknologi Anda
Betapapun hebatnya teknologi, masih ada kesempatan yang bisa sedikit miring. Yakinlah bahwa semuanya berjalan lancar dengan menguji teknologi Anda, dan memeriksa apakah semua perangkat telah terisi daya. Cari tahu di mana outlet listrik Anda berada dan dekatkan pengisi daya Anda. Uji kamera, mikrofon, koneksi internet Anda dan pertimbangkan hal lain yang mungkin Anda perlukan:
- Apakah pencahayaan Anda terlalu terang atau terlalu redup?
- Apakah Anda dikelilingi oleh banyak kekacauan?
- Apakah Anda berada di area dengan lalu lintas padat di mana orang-orang datang dan pergi?
- Kapan terakhir kali Anda mematikan / mengatur ulang perangkat?
Pertimbangkan untuk memasukkan poin-poin ini dalam email agenda pra-rapat sehingga semua orang tahu.
8. Bernapaslah Kehidupan Dalam Pengiriman Anda
Tentu Anda dapat menjalankan rapat online Anda secara efektif dengan membongkar item-item utama, tetapi Anda juga dapat menambahkan beberapa pizzazz untuk membuat orang tertarik:
- Undang Gerakan
Kita semua tahu betapa mudahnya berinvestasi dalam pekerjaan. Bangun dari meja Anda adalah ide yang bagus tetapi bisa terlupakan ketika Anda sedang dalam kesulitan untuk memadamkan api atau menulis email yang panjang. Di beberapa titik dalam rapat online Anda, goyangkan sedikit dengan meminta peserta untuk menggerakkan darah mereka. Gerakan sederhana seperti meregangkan lengan di atas kepala atau berdiri dan duduk beberapa kali atau melakukan beberapa peregangan meja dapat meningkatkan oksigen ke otak dan bekerja untuk mengatasi perasaan lelah dan lesu. - Tambahkan Visual
Dorong interaksi dan sampaikan konten Anda kepada audiens Anda pada
menggunakan warna-warna cerah, video, foto, dan seruan tajam. Jadikan konten Anda mudah dicerna dan tak terlupakan dengan presentasi yang mudah dipahami dan menarik dengan penggunaan visual dan mungkin meme yang ditempatkan dengan baik dan sesuai! - Dapatkan Umpan Balik Secara Real-Time
Lihat bagaimana orang-orang menyerap konten Anda dengan melakukan jajak pendapat di tempat. Tidak hanya menyenangkan ini, mereka benar-benar mengganggu program dan memberi Anda info waktu nyata yang berguna. Ini berfungsi sebagai alat pengambilan keputusan instan, menjaga keterlibatan tetap tinggi, dan membantu menyusun langkah selanjutnya.
7. Mendelegasikan Tugas
Ketika orang-orang bertanggung jawab untuk menyumbangkan sesuatu ke pertemuan online seperti memoderasi, menjalankan aktivitas pemecah kebekuan, atau membuat catatan, semakin terlibat setiap orang. Selain itu, ini membantu menjaga rapat tetap kecil. Jaga agar peran tetap jelas dengan hanya menyertakan mereka yang perlu berada di sana seperti pembuat keputusan, penasihat, magang, dll.
- Memilih Moderator
Moderator memastikan rapat tidak tergelincir. Tugasnya adalah mengawasi teknologi, memimpin dengan otoritas, memberikan izin berbicara kepada mereka yang membutuhkan, bertanggung jawab untuk merekam, dan mengawasi kualitas audio dan video yang dijaga.
6. Tetap Pada Kerangka Waktu
Ketika Anda menyadari keterbatasan waktu yang Anda miliki, produktivitas cenderung meningkat. Bekerja dengan "kerangka" waktu terbatas untuk rapat dan memberinya fokus. Tetapkan jumlah waktu tertentu untuk setiap titik kunci dengan buffer 10 menit. Dengan cara itu, setiap orang dapat mengakhiri tepat waktu atau lebih awal!
5. Hapus Gangguan
Sangat mudah (dan sangat umum) ingin memeriksa email Anda atau melihat ponsel Anda saat rapat online. Tetap berpegang pada waktu dan hindari godaan dengan menghilangkan gangguan dari awal: matikan tab di laptop Anda, letakkan ponsel Anda dalam mode senyap (atau mode pesawat!), Tutup jendela untuk mematikan kebisingan latar belakang (atau gunakan headphone) dan simpan ngemil untuk setelah!
(alt-tag: Wanita yang duduk di meja dengan mengerjakan laptop terbuka duduk dekat jendela di pagi hari)
4. Mempromosikan Kolaborasi
Gunakan rapat online untuk menghasilkan ide dari peserta. Luangkan waktu untuk membahas karakteristik dari sebuah wadah pemikir atau sesi curah pendapat. Izinkan orang untuk mengemukakan ide mereka sendiri atau mendukung ide orang lain; Cobalah fitur seperti papan tulis online untuk membuat ide kreatif mengalir.
3. Gabungkan Game
Melalui gamifikasi, Anda dapat mengharapkan tingkat interaktivitas dalam rapat online Anda meningkat pesat! Sertakan sedikit pertanyaan di awal dan minta peserta untuk menindaklanjutinya. Ini juga dapat diberi insentif - makan siang yang diperpanjang, barang curian perusahaan, cuti lebih awal, dll. Misalnya:
- Pilih gambar atau karakter untuk disematkan di seluruh slide dan minta peserta untuk menjawab berapa kali itu terlihat selama presentasi.
- Letakkan kuis sederhana di bagian akhir untuk menguji pemahaman peserta tentang konten.
- Kumpulkan kutipan dari rekan kerja dan buat mereka menebak siapa yang mengatakan apa.
2. Akhiri Dengan Item Tindakan yang Diartikulasikan dengan Baik
Inti dari rapat online adalah untuk mengumpulkan peserta dan bersama-sama membuat kemajuan menuju langkah berikutnya. Ini hanya dapat dilakukan dengan item tindakan yang jelas. Ketika semua orang menyadari apa yang harus mereka lakukan, barulah semuanya dapat diselesaikan. Sebelum rapat selesai, pastikan peserta memahami peran mereka dengan jelas. Luangkan beberapa saat untuk membahas apa yang telah didiskusikan dan menugaskan orang tersebut untuk pekerjaan itu.
1. Bagikan Ringkasan
Banyak yang bisa terjadi dalam rapat online. Banyak ide, saran, dan opini yang dilontarkan, itulah sebabnya catatan yang dirangkum dengan baik efektif dalam menjaga integritas sinkronisasi.
Pilih perangkat lunak konferensi video yang dilengkapi dengan fitur perekaman dan atau kemampuan AI untuk menangkap semua yang terjadi. Membuat catatan secara manual selalu merupakan ide yang bagus, tetapi jika Anda memiliki teknologi yang bekerja di latar belakang untuk Anda, Anda dapat melakukan selama rapat dengan mengetahui bahwa sisanya sudah diurus.
Berikut adalah beberapa trik lagi agar rapat online Anda berikutnya bersinar:
- Lambang Merek Anda di Semua Titik Kontak Pertemuan Anda
Mempromosikan ke prospek? Rekam pesan Anda sendiri yang memperkenalkan nama perusahaan, slogan, dan pengumuman penting Anda saat peserta datang ke ruang pertemuan online yang dapat disesuaikan. Buat kesan pertama yang luar biasa yang dipoles dan profesional dengan logo dan warna merek Anda di seluruh antarmuka pengguna. - Gunakan AI Untuk Melakukan Pekerjaan Kaki
Dalam rapat online, Anda melakukan pekerjaan menghadap ke depan. Pilih konferensi video solusi yang berfungsi di latar belakang untuk menyediakan transkripsi, tag speaker, dan stempel tanggal agar mudah dicari nanti. - Tekan Berbagi Layar Untuk "Tampilkan" Bukan "Memberi Tahu"
Dengan Berbagi layar opsi, menavigasi demonstrasi yang sulit dijelaskan dan fitur produk selama rapat online menjadi lebih mudah. Setiap orang dapat memahami apa yang Anda katakan ketika mereka dapat melihatnya di depan mata mereka. Bawa peserta ke halaman yang sama ketika setiap tindakan dapat ditampilkan dalam waktu nyata.
Biarkan Callbridge menyegarkan rapat online Anda. Dengan teknologi canggih, fitur yang dapat disesuaikan, dan antarmuka pengguna yang dirancang secara intuitif, rapat Anda menjadi lebih menarik dan produktif.
