Panduan Untuk Konferensi Video Untuk Profesional HR

Kekuatan, pertumbuhan, dan kesehatan perusahaan secara keseluruhan ditentukan oleh tenaga kerja yang menghasilkan momentumnya. Kekuasaan ada pada orang-orang oleh karena itu, tim Sumber Daya Manusia yang kokoh sangat penting untuk keberhasilan operasi bisnis - terutama karena konferensi video adalah mengubah game kerja jarak jauh.

Tugas departemen HR adalah mencari potensi karyawan, merekrut talenta terbaik; mengembangkan, mempertahankan, dan mendukung karyawan serta menjadi corong bagi perusahaan dengan selalu memberi tahu semua orang tentang perubahan struktural dan bisnis.

Dengan solusi konferensi web untuk menyelaraskan ekosistem kantor, profesional HR dapat menentang ruang, waktu, dan lokasi dengan berbicara kepada siapa pun, di mana pun. Apakah Anda memiliki pengalaman dengan komunikasi video atau Anda baru saja membuat kaki Anda basah, baca terus untuk beberapa tip dan trik agar peran HR berjalan lebih lancar.

Secara keseluruhan, konferensi video:

• Mempromosikan pekerjaan jarak jauh
• Menempa kolaborasi
• Memberi cara untuk keterlibatan yang lebih baik
• Menghemat uang dan waktu perusahaan
• Menghemat uang dan waktu karyawan
• Meningkatkan produktivitas
• Membantu menumbuhkan bisnis kecil

Jadi bagaimana hal ini secara positif mempengaruhi profesional HR?

8 Manfaat Konferensi Video Untuk Profesional HR

1. Pangkalan Bakat yang Lebih Besar Secara Eksponensial
   Pekerjaan jarak jauh sangat banyak, dan model bisnis tradisional sedang dikembangkan untuk mengakomodasi itu. Jika orang terbaik untuk posisi penjualan tidak tinggal di negara itu, dengan strategi komunikasi konferensi video, itu tidak terlalu penting. Pekerjakan bakat yang Anda butuhkan dari mana saja alih-alih harus memilih secara lokal.
2. Komunikasi Internal yang Disederhanakan
   

   

   penggunaan perangkat lunak konferensi video untuk membuat webinar singkat dan ringkas jika karyawan mengalami hambatan atau jika Anda perlu menyebarkan komunikasi perusahaan dengan cepat. Selain itu, email itu penting, tetapi pesan instan dan obrolan teks yang disediakan selama panggilan video sama efektifnya - dan dapat direkam untuk digunakan nanti.

3. Karyawan Terbaik Memiliki Kesempatan Lebih Baik untuk Tetap
   Komunikasi online harus cepat, mudah, kolaboratif, dan dapat diakses. Transparansi adalah kuncinya. Memanfaatkan sistem kolaboratif yang menyatukan pekerja, menghidupkan kembali budaya perusahaan dan meningkatkan produktivitas dengan merampingkan dukungan, manajemen proyek, dan lainnya menciptakan lingkungan kerja online yang positif yang tidak hanya memelihara hasil kerja yang baik tetapi juga persahabatan, menempa pengalaman yang lebih "utuh" bagi pekerja untuk merasa puas.
4. Biaya Perjalanan Dikurangi Secara Signifikan
   Menghemat uang perusahaan ketika harus bertemu dengan orang baru atau calon karyawan secara langsung. Perjalanan karyawan, paket perekrutan, hotel, mobil, dan uang saku semuanya dapat dikurangi secara signifikan dengan perangkat lunak konferensi video yang menawarkan pertemuan tatap muka instan tanpa embel-embel tambahan.
5. Peningkatan Efisiensi Secara Keseluruhan
   Diskusikan proyek lebih cepat dan kurangi utas email yang panjang. Terkadang peragaan singkat bisa lebih mudah daripada mengetik paragraf. Gunakan presentasi dan Berbagi layar untuk menunjukkan alih-alih memberi tahu dan membuat semua orang di halaman yang sama dalam separuh waktu.
6. Berbagi Layar Untuk Kemenangan
   Jika seorang kandidat memiliki portofolio atau perlu membagikan presentasi sebagai bagian dari proses perekrutan, cukup mudah untuk melakukannya secara online. Dengan berbagi layar, kandidat dapat mengklik untuk membagikan dan memandu Anda melalui presentasi yang dilihat di layar mereka. Pertimbangkan bagaimana ini dapat dilihat di ruang ngerumpi, diproyeksikan pada layar besar untuk banyak orang atau dilihat di perangkat seluler! Ini adalah hal terbaik kedua untuk melihatnya dalam kehidupan nyata seolah-olah kandidat berdiri di sana.
7. Konsistensi Antara Office Dan Online
   Konferensi video menggunakan berbagi layar berfungsi untuk mendorong rasa konsistensi dan urgensi. Dalam obrolan video, materi dibagikan secara real time dan dikerjakan secara real time, yang artinya secara otomatis diperbarui dan disimpan di cloud. File tidak bisa tiba-tiba menghilang atau dihapus, dan file itu sendiri berfungsi daripada mencoba memilah-milah versi lama.
8. Hubungan yang Diperkuat
   Ini sesederhana menunjukkan wajah Anda menggunakan kamera selama panggilan video. Melihat bahasa tubuh seseorang, wajah dan tingkah lakunya terbukti sangat berharga. Inilah cara kita belajar tentang seseorang dan membangun hubungan kerja yang lebih baik - atau mendapatkan pekerjaan!

Mengoptimalkan Konferensi Video Untuk Profesional HR

Video conferencing menawarkan komunikasi SDM yang tak tertandingi tidak hanya untuk pekerja dan talenta di luar negeri atau di luar kantor, tetapi juga di ujung aula. Menerapkan panggilan video dan konferensi di banyak fungsi HR merampingkan tugas seperti perekrutan, orientasi, pelatihan, dan mempertahankan calon karyawan.

Cara Mempekerjakan Bakat Baru

Keindahan menggunakan platform komunikasi grup dua arah untuk bertemu dan mempekerjakan karyawan adalah Anda ditempatkan di depan satu sama lain secara tatap muka. Selain itu, Anda dapat merekrut berdasarkan bakat dan pengalaman aktual daripada menemukan yang terbaik di sekitar Anda. Selain itu, meskipun Anda merekrut untuk keterampilan, konferensi video membantu menerobos dan mengungkapkan kepribadian, memberikan profesional HR pemahaman yang lebih baik tentang siapa yang merupakan pemain tim dan siapa yang cocok secara budaya - dua poin penting saat merekrut jangka panjang.

1. Perkuat Merek Online Anda
   Bakat lokal kemungkinan besar akan mengetahui merek Anda dan apa yang Anda perjuangkan. Bakat di luar negeri, bagaimanapun, mungkin tidak begitu familiar. Jika Anda ingin organisasi Anda menarik calon karyawan dari berbagai pangkalan bakat di seluruh dunia, pastikan merek Anda menghadap ke depan. Anda pasti ingin menampilkan diri Anda sebagai orang yang inovatif, dapat dipercaya, dan kredibel. Seperti apa akun media sosial Anda? Kapan terakhir kali Anda memperbarui situs web?
2. Jadikan Aplikasi Online A Breeze
   Untuk memastikan pengalaman yang paling lancar, permudah kandidat untuk melamar. Situs web pencarian kerja pihak ketiga sangat membantu, tetapi periksa kembali apakah pesan Anda konsisten di berbagai saluran. Pro-tip: Telusuri aplikasi untuk mencari kata kunci seperti "mandiri", "komunikasi yang sangat baik", "manajemen waktu yang baik", dan lain-lain jika Anda ingin pekerja jarak jauh yang efektif yang dapat mengelola sendiri.
3. Gunakan Konferensi Video Untuk Wawancara
   Setelah Anda menemukan individu yang menjanjikan, mudah untuk melanjutkan proses bersama dengan wawancara yang dilakukan secara online:
   1. Anda dapat melakukan wawancara konferensi video awal dan umum dengan kandidat untuk mengetahui siapa mereka dan bagaimana mereka beroperasi. Terbuka tentang peran, tanggung jawab mereka, dan pengalaman masa lalu.
   2. Jika fase ini berjalan dengan baik, atur wawancara sekunder dengan tim potensial kandidat dan pemimpin kunci. Pastikan video semua orang aktif dan rekam jika pembuat keputusan tidak dapat hadir.
   3. Jika kandidat berhasil melewati babak ini, ambil surat penawaran dan jadwalkan obrolan video ketiga untuk membahas tunjangan, gaji, akomodasi, penjadwalan, dll.

Bagaimana Membawa Bakat Baru

Onboarding biasanya membutuhkan dokumen, pertemuan dan salam, mengajukan dan menjawab pertanyaan, dan umumnya membangun titik awal dengan karyawan baru. Kemudian siapkan kesuksesan sejak awal dengan teknologi konferensi video yang merampingkan komunikasi dan pekerjaan.

1. Pertemuan Online Dengan IT
   Baik secara fisik di kantor atau bekerja dari rumah, kemungkinan besar komunikasi dengan IT akan sering terjadi. Siapkan karyawan baru untuk sukses dengan menyediakan alat dan teknologi digital yang dibutuhkan untuk mulai bekerja. Apakah mereka memerlukan akses ke jaringan dan perangkat lunak perusahaan atau mereka diharapkan untuk menyediakannya sendiri? Apakah mereka akan menggunakan perangkat lunak berbagi online seperti Google Dokumen? Info login apa yang diperlukan? Apakah mereka membutuhkan VPN? Aplikasi apa yang perlu mereka unduh untuk perpesanan, otentikasi, manajemen proyek, dll?
2. Pertemuan Online Dengan HR
   Setelah karyawan baru bersimpati dengan teknologi dan jaringan perusahaan, koordinasikan panggilan video untuk mengatasi masalah luar apa pun. Jika ada dokumen, misalnya, Anda dapat menawarkan petunjuk atau pertanyaan alamat. Anda juga dapat check-in untuk melihat bagaimana mereka menyesuaikan diri!
3. Pertemuan Online Dengan Tim
   Jadwalkan konferensi video perkenalan dengan tim karyawan baru, terutama manajer lini dan atasan mereka dalam minggu pertama. Ini sangat penting dan akan mengatur nada. Tim disarankan untuk bertemu langsung, tetapi jika ada waktu lama di antara panggilan video, setidaknya obrolan video perkenalan akan memberikan dasar yang kuat dan memungkinkan karyawan baru untuk memperkenalkan nama tersebut.

Cara Melatih Bakat Jarak Jauh

1. Memimpin Dengan Harapan
   Tetapkan ekspektasi yang jelas tentang bagaimana karyawan baru itu berkomunikasi, bekerja, dan menjadi produktif. Selaraskan dengan apa yang berhasil untuk mereka dan untuk kebaikan perusahaan yang lebih besar. Ini paling baik dicapai melalui panggilan video.

2. 

   Berikan Pelatihan yang Dipersonalisasi
   Pekerja jarak jauh dan freelancer umumnya beroperasi sesuai dengan kapan mereka dapat menemukan waktu untuk bekerja dengan kecepatan mereka sendiri (terutama jika ada perbedaan waktu). Tingkatkan kecepatan bisnis Anda dengan memberi mereka akses ke webinar singkat (dibuat menggunakan perangkat lunak konferensi video) yang semakin memecah budaya perusahaan, proses, sistem, dll. Tayangan slide online, dokumen, presentasi, dan lainnya juga akan berfungsi untuk mendapatkan mereka berorientasi.

3. Sering Check-In
   Karyawan baru akan selalu bertanya. Pelatihan sedang berlangsung dan terus-menerus diperlukan untuk tetap diperbarui dan menjadi yang terdepan dalam tren. Dorong umpan balik rutin sehingga karyawan baru dapat tetap memantau beban kerja mereka.

Beberapa Tips Pro untuk Konferensi Video:

1. Penampilan Adalah Segalanya
   Dengan transisi dari kantor ke online, tidak mengherankan jika orang mungkin tidak mengetahui kode berpakaian yang sesuai atau di mana harus mengatur. Mengingat pandemi saat ini, sebagian besar perusahaan telah melonggarkan pakaian bisnis mereka agar lebih mengakomodasi pekerja jarak jauh. Namun, jika Anda membuat kesan pertama dengan orang-orang di luar perusahaan Anda, disarankan agar Anda terlihat rapi. Dalam survei yang dilakukan di Inggris, 1 dari 6 pekerja mengaku hanya berpakaian sebagian saat melakukan panggilan video. Artinya, tidak boleh ada perlengkapan olahraga, kaos oblong, atau rambut yang berantakan - setidaknya dari pinggang ke atas!
2. Lawan Dorongan Untuk Mematikan Webcam
   Sangat penting untuk menjaga webcam tetap aktif dan terlibat dalam panggilan video karena ini adalah cara Anda benar-benar mengenal seseorang dan sebaliknya. Menjadi wajah organisasi membangun persahabatan dan kepercayaan.
3. Jadwalkan Obrolan "Catch Up"
   Menginspirasi pekerja jarak jauh untuk sedikit terbuka tentang kehidupan pribadi mereka. Ini tidak harus penuh, tetapi coba diskusikan secara singkat akhir pekan lalu, tanyakan tentang hobi atau mengundang hewan peliharaan untuk muncul di layar. Ini memecah kebekuan dan menyatu dengan baik ke dalam obrolan kerja dan karena percakapan ini secara organik terjadi di kantor, mengapa tidak online?
4. Tidak Berbicara? Tekan Bisu
   Etiket konferensi video 101: Suara latar, umpan balik, atau percakapan yang tidak sengaja terdengar menghilangkan tugas yang ada. Membungkam diri sendiri saat Anda tidak sedang berbicara memastikan pertemuan online yang menyenangkan bagi semua orang yang terlibat.
5. Berikan Info yang Diperlukan
   Gunakan opsi Undangan dan Pengingat untuk menyertakan info masuk atau instruksi khusus sebelumnya. Atau sertakan info dalam email atau obrolan. Melakukannya sebelumnya membantu menghindari sakit kepala dan gangguan teknis!

Biarkan Calbridge memenuhi kebutuhan Anda sebagai HR profesional. Dengan perangkat lunak tercanggih yang terintegrasi secara mulus dengan manajemen proyek dan alat streaming langsung, plus dilengkapi dengan fitur dan menawarkan ketenangan pikiran dengan keamanan kelas atas, Anda dapat melakukan yang terbaik. Menggunakan fitur berbagi layar, serta audio dan video definisi tinggi untuk membuat perusahaan Anda terlihat keren saat menghadapi calon karyawan.