Rapat jarak jauh telah menjadi bagian penting dari cara menyelesaikan pekerjaan di seluruh dunia. Bahkan jika Anda tinggal di kota besar, ada baiknya menjembatani kesenjangan jika Anda berada di satu bagian kota dan kantor Anda di bagian lain. Panggilan konferensi dan konferensi video membuatnya tampak seperti tidak ada jarak antara pengirim dan penerima, mengubah cara kita berkomunikasi. Sungguh menakjubkan bahwa kita hidup di era di mana kita dapat mempertahankan kantor di Singapura, London, New York, dan ibu rumah tangga yang tinggal di pinggiran kota – semuanya bekerja bersama di halaman yang sama.
Jadi sekarang setelah perusahaan Anda memiliki talenta terbaik dan Anda telah menetapkan ritme rapat yang efektif, ada stigma bahwa manajer lebih suka rapat langsung daripada rapat jarak jauh. Meskipun ini secara tradisional benar, demikian juga kemampuan untuk beradaptasi dan mengatur pekerja jarak jauh dengan alat perdagangan terbaik untuk lebih produktif, menarik (dan keamanan siber!) pertemuan yang mengarah pada pencapaian angka dan tujuan yang menghancurkan.
Karena aturan yang berbeda berlaku saat Anda tidak sedang rapat tatap muka, percakapan tentang "aturan emas" melibatkan semua orang sehingga setiap sinkronisasi dapat dikirim dan diterima dengan cara yang membuahkan hasil. Berikut adalah aturan utama yang perlu diingat dalam hubungan kerja jarak jauh:
SEBELUM RAPAT
Kenali Teknologi Anda
Menghidupkan kamera video dan mengirim kode untuk panggilan konferensi Anda itu mudah. Tetapi dengan sedikit lebih mengenal bagaimana perangkat lunak dan perangkat keras berjalan dapat membuat Anda lebih baik jika - semoga tidak - ada kesulitan teknologi selama panggilan konferensi. Cegah segala cegukan dengan online 5 menit lebih cepat dari jadwal sehingga Anda dapat menyiapkan lebih awal; atau buatlah rencana b yang siap untuk bertindak. Bahkan melakukan latihan perekaman video adalah langkah yang cerdas!
Tambahkan Lapisan Ke Ruang Bersama
Ruang bersama bukanlah ruang pertemuan. Faktanya, ruang pertemuanlah yang menampung ruang bersama seperti flipchart, dan papan tulis online, layar bersama, dan lainnya. Pekerja jarak jauh dapat merasakan hal terbaik kedua untuk berada di sana secara fisik dengan dipengaruhi oleh kombinasi ruang-ruang ini selama panggilan konferensi.
Tetapkan Agenda, Bagikan Agenda Sebelumnya
Panggilan konferensi jarak jauh melibatkan upaya dan perencanaan untuk memastikan semua orang dapat hadir. Dengan menyoroti topik yang dibahas dan berbagi agenda sebelumnya, Anda dapat menyimpan momen berharga dengan tetap berpegang pada rencana. Dengan cara ini, para peserta tahu apa yang akan datang dan mereka dapat secara aktif mendengarkan serta siap dengan porsi pertemuan mereka.
Undang A Pilih Beberapa
Semakin tinggi jumlah peserta panggilan konferensi, semakin rendah harapan untuk berkontribusi dalam diskusi. Idealnya 1-10 peserta.
SELAMA RAPAT
Pertahankan Tujuan Rapat Di Depan dan Di Tengah
Dengan kata sederhana, ingatkan semua orang apa yang perlu dicapai di akhir panggilan konferensi. Tuliskan di papan tulis online, misalnya, sehingga semua orang dapat melihatnya dengan jelas, dan gunakan untuk membumikan peserta jika mereka terlalu menyimpang selama diskusi.
Peran Panggilan Konferensi Gamify
Peran dapat diberikan kepada peserta yang berbeda seperti fasilitator, pencatat waktu, dan juru tulis untuk mencatat semua poin tindakan dan keputusan yang dibuat. Untuk rapat rutin, gambar nama dan ubah peran sehingga diputuskan di awal rapat dan - kejutan! - bisa jadi Anda! Ini gamifikasi akan memastikan orang tetap terlibat.
Setiap Orang Mendapat Pengenalan
Peserta lebih bersedia untuk berpartisipasi dalam panggilan konferensi ketika mereka memiliki pemahaman yang lebih baik tentang siapa yang berbicara dengan mereka. Perkenalan singkat semua orang dalam rapat, (meskipun ada ikon atau gambar) menambahkan sentuhan kemanusiaan dan membuat pekerja jarak jauh merasa dilihat dan didengar!
Dorong Pembicaraan Kecil
Berhubungan dengan kolega jarak jauh membuat kehadiran mereka terasa dalam rapat. Informasi singkat tentang hari mereka, cuaca, rencana akhir pekan - membuat mereka merasa dikenal di dunia nyata serta dunia digital.
SETELAH RAPAT
Menyusun Tindak Lanjut
Rangkum poin-poin utama dan terobosan pertemuan yang akan dikirim. Bagian yang membuatnya menarik? Tambahkan elemen kesenangan dan persahabatan. GIF, video, atau gambar lucu membantu membuat email atau pesan obrolan mudah diingat, yang pada gilirannya, akan membuat semua orang menantikan email tindak lanjut setelah pertemuan di masa mendatang.
Sebutkan Angka
Kesehatan dan produktivitas hubungan kerja jarak jauh bergantung pada pencapaian tujuan, pencapaian angka, dan pencapaian tujuan kinerja. Sisihkan waktu untuk mendiskusikannya dalam rapat, atau kirim email tindak lanjut yang menguraikan perubahan, pencapaian, peningkatan, dll.
Biarkan perangkat lunak konferensi Callbridge yang berperforma tinggi menghidupkan panggilan konferensi bisnis. Platform ruang pertemuan kelas satu menjembatani kesenjangan untuk pertemuan virtual dan dunia nyata. Dengan fitur kolaborasi yang luar biasa Itu termasuk Berbagi layar, berbagi file, presentasi dokumen, dan obrolan grup, teknologi audio visual Callbridge yang luar biasa memelihara hubungan kerja jarak jauh.
