Dengan awal tahun 2020 yang menderu, dapat dikatakan bahwa sekarang, pertengahan tahun, pengalaman Anda dengan konferensi video telah meningkat sepuluh kali lipat. Kantor Anda kemungkinan besar telah dikonversi ke pendekatan yang lebih online, bekerja dari rumah, membuka pintu untuk komunikasi online menggunakan konferensi video dengan klien, dalam pengarahan tim, panggilan konferensi manajemen tingkat atas, sesi curah pendapat, rapat status… di.
Terlebih lagi, karena kami terus beradaptasi dengan perubahan zaman yang dihadapi semua orang saat ini, tenaga kerja menjadi terbagi dalam cara mereka secara fisik (atau secara virtual!) muncul untuk bekerja. Apakah Anda memiliki rekan kerja yang bekerja dari rumah penuh waktu? Apakah manajemen memasukkan 2 hari seminggu di kantor dan kemudian bekerja dari jarak jauh? Apakah Anda bolak-balik antara klien yang harus tinggal di kantor 5 hari seminggu?
Ketika kolega dan anggota tim telah tersebar di seluruh lanskap digital dan fisik, menyatukan semua orang terbukti menjadi tugas yang sulit meskipun bukan hal yang mustahil! Meskipun ada kendala waktu, hambatan bahasa, perbedaan hierarki, dan tantangan umum dengan manajemen waktu, semua orang benar-benar ingin membuat kerja sama seefektif dan seproduktif mungkin.
Berikut cara efektif mempertahankan lingkungan kerja kolaboratif jika tim Anda terpecah di rumah, di kantor, atau di lapangan.
9 Cara Mengelola Kolaborasi Lintas Kantor:
9. Hindari Kekacauan Email
Email adalah kunci untuk berkomunikasi dengan cepat dan efektif sambil memastikan ada "jejak". Tetapi ketika sebuah pertanyaan kecil menggelembung menjadi percakapan raksasa yang menjadi panjang dan rumit, keefektifan pertukaran yang sebenarnya menjadi berbelit-belit.
Beralih ke alat komunikasi bisnis yang menyediakan saluran di mana pekerjaan, status, dan pembaruan ditampilkan secara visual dan grafis, memberikan pandangan yang lebih mudah dikelola kepada semua orang yang terlibat tentang apa yang sedang terjadi. Alat kolaborasi seperti Slack menciptakan kohesi semacam ini, begitu pula perangkat lunak konferensi video yang dilengkapi dengan opsi integrasi . Dengan cara ini, Anda dapat menggabungkan dua platform untuk kinerja kolaborasi yang optimal.
8. Awasi Beban Kerja
Melihat apa yang dikerjakan semua orang melalui alat manajemen proyek membantu membedakan status proyek dan siapa yang mengerjakannya. Dengan begitu, baik Anda di rumah atau sedang bepergian untuk bekerja, Anda dapat melompat dan melihat apa yang ada di dalam pipa.
Manfaatkan pengkodean warna, dan penggunaan baris dan kolom untuk mengatur file, lokasi, dan pelacakan waktu. Sebaliknya, mengadakan rapat daring menggunakan konferensi video untuk membahas proyek secara real-time memberi rekan kerja kesempatan untuk terbuka tentang di mana mereka berada dan bagaimana perasaan mereka di tengah kesibukan. Membangun rutinitas rapat daring di mana status dan pembaruan dibahas akan membantu mengidentifikasi item prioritas, hambatan, dan mengurangi keterlambatan tenggat waktu.
(alt-tag: Wanita bergaya berjalan di jalan sambil memegang ponsel sambil melihatnya dan membolak-baliknya.)
7. Perhatikan Zona Waktu
Tidaklah ideal untuk mengikuti rapat "mata merah" atau rapat sebelum tidur, tetapi saat menjadwalkan proyek atau sinkronisasi, zona waktu berperan dalam memutuskan kapan akan mengadakan pertemuan lintas kantor.
Memiliki jadwal semua orang berguna dan tersedia memungkinkan tuan rumah atau penyelenggara memiliki visibilitas waktu terbaik untuk mengadakan rapat online. Cari perangkat lunak konferensi video yang dilengkapi dengan penjadwal zona waktu atau terbuka bagi beberapa peserta yang diundang untuk merekam rapat sekarang untuk ditonton nanti.
6. Check-In Secara Teratur
Saat tim Anda tersebar di seluruh kantor, rumah, dan lapangan, Anda akan mudah kehilangan beberapa perilaku khas yang diperoleh saat Anda bekerja bersama-sama dan hanya beberapa meter dari satu sama lain – seperti melirik untuk mengajukan pertanyaan atau lewat satu sama lain di aula atau ruang istirahat.
Untuk memastikan semua orang berada di halaman yang sama, terapkan kebiasaan sering menyentuh dasar. Jangan ragu untuk membuat koneksi beberapa kali seminggu baik melalui email, sinkronisasi, panggilan konferensi, konferensi video, atau obrolan teks!
5. Andalkan Otomasi Untuk Mengikuti
Mengelola tenggat waktu, status, dan kemajuan pekerjaan tidaklah semudah jika Anda tidak dapat melakukannya secara langsung. Tetapi ketika Anda dapat melepaskan pekerjaan berulang yang memakan waktu, Anda melonggarkan waktu untuk dihabiskan pada tugas-tugas yang lebih penting. Plus, menghilangkan elemen manusia menghasilkan hasil yang lebih baik dan lebih akurat. Biarkan otomatisasi melakukan tugas berat untuk Anda:
- Jadwalkan undangan dan pengingat untuk konferensi video mendatang
- Integrasikan Google Kalender dengan perangkat lunak konferensi video Anda untuk jadwal dan pemberitahuan yang lancar
- Bagikan informasi waktu nyata dengan Google Dokumen dan dapatkan pengeditan instan serta perubahan yang dikirim ke email Anda
- Manajemen proyek dan alat video yang mengotomatiskan spreadsheet, info pelanggan, rekaman, transkripsi, dan lainnya.
4. Gunakan Aplikasi Seluler
Jika ada rapat online, aplikasi seluler memberi kolega pilihan yang cepat dan mudah untuk dapat melakukan panggilan dari mana pun mereka berada - di jalan, di halaman belakang, atau di ruang makan.
Memulai rapat saat dalam perjalanan dari genggaman tangan Anda akan memberi Anda rapat berkualitas tinggi yang sama bagusnya dengan jika dilakukan di desktop Anda. Anda masih bisa menjadwalkan pertemuan sebelumnya atau di tempat; Anda dapat mengakses dan menyinkronkan ke Kalender dan Buku Alamat Anda; dan tentu saja, di mana Anda berada adalah tempat pertemuan Anda. Aplikasi seluler memberi Anda kebebasan untuk melakukan rapat atau menelepon di mana pun ada koneksi internet.
Selain itu, Anda masih mendapatkan akses ke riwayat panggilan, transkrip, dan rekaman Anda, di lingkungan rapat yang aman dan terjamin.
3. Buat Hub Penyimpanan Kerja "Standar"
Jadikan semua file penting, tautan, dokumen, dan media mudah diakses dan disimpan di satu lokasi. Ketika terpusat di satu tempat, mencapainya tidak harus tampak seperti tugas. Saat item dikatalogkan, diatur, dan tersedia secara real-time, semua orang dapat memiliki akses ke file terbaru, rapat terdokumentasi terbaru, dan keputusan penting.
Beberapa saran lain:
Jika Anda memiliki kantor di lokasi berbeda, mungkin ada lebih dari satu bahasa yang digunakan. Cobalah untuk tetap menggunakan bahasa yang paling banyak digunakan dan jika Anda memang perlu berkomunikasi dalam bahasa lain, lakukan percakapan secara pribadi melalui obrolan teks atau di saluran terpisah.
Hindari membuat duplikat dokumen dengan memberi label dengan benar, jelas dan memperjelas bahwa ada prosedur untuk mengerjakannya. Tidak ada yang lebih buruk daripada menghabiskan waktu berjam-jam untuk dokumen yang sudah selesai, memiliki versi yang lebih baru, atau hilang.
Pahami mode komunikasi mana yang paling cocok untuk tujuan Anda. Jika Anda memerlukan klarifikasi tentang detail atau pertanyaan ya atau tidak, kirim pesan kepada kolega Anda dalam obrolan teks. Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang permintaan cuti yang akan datang, kirim email. Jika ada masalah dengan kolega dan itu memengaruhi kemampuan Anda untuk melakukan dan menghasilkan pekerjaan yang baik, jadwalkan konferensi video empat mata.
2. Mengadopsi Pendekatan “Video-First”
Terutama mengingat pandemi yang telah melanda dunia, pendekatan berbasis video yang menghargai interaksi tatap muka efektif untuk membuat rekan kerja merasa seperti sedang bekerja dengan orang sungguhan, bukan hanya sekadar bayangan. Menunjukkan wajah, berbagi suara, menggerakkan tubuh – semua ini merupakan bagian dari menciptakan versi diri Anda yang lebih realistis dalam lingkungan virtual. Konferensi video berfungsi untuk menciptakan lingkungan kantor normal ke dalam lanskap digital.
Plus, mengapa "memberi tahu" ketika Anda bisa "menunjukkan?" Beberapa presentasi – terutama yang melibatkan konsep, dan ide abstrak atau navigasi seluk beluk melalui desain situs web – lebih baik dengan demonstrasi menggunakan berbagi layar. Kolega benar-benar bisa berada di halaman yang sama dari sesi konferensi video Anda dengan kursi barisan depan untuk ide-ide Anda.
1. Bereksperimen Dan Dapatkan Umpan Balik
Seperti kebanyakan pengaturan, ada sedikit transisi dan eksperimen yang terlibat. Kolaborasi lintas-kantor yang bekerja lebih seperti mesin yang diminyaki dengan baik daripada yang berkarat, perlu menerapkan strategi, mode komunikasi, dan alat yang berbeda untuk melihat tindakan terbaik yang berhasil bagi tim.
Salah satu faktor terpenting yang akan menentukan keberhasilan tim atau keluaran proyek adalah kesediaan setiap orang untuk saling percaya. Apakah anggota tim dapat memperlakukan satu sama lain dengan hormat? Apakah pekerja jarak jauh menarik beban mereka alih-alih hanya bersantai? Apakah pekerja kantoran mengambil terlalu banyak, bersemangat untuk mengesankan dan memimpin?
Dengan fokus pada perencanaan, penggunaan alat pembangunan tim, dan sedikit persahabatan di sana-sini, bahkan jika tim Anda tersebar, mencoba hal-hal baru untuk menjembatani kesenjangan tidak harus menakutkan. Penting untuk mencoba strategi dan alat baru dan melihat mana yang memberikan hasil terbaik untuk tim dan tujuan Anda.
Kolaborasi lintas kantor akan selalu disertai dengan serangkaian konflik dan tantangan. Hasil kerja rekan kerja yang bekerja di dalam dan di luar kantor, dekat dan jauh, serta beroperasi dengan jadwal yang berbeda seperti jam kerja fleksibel , paruh waktu, atau penuh waktu, semuanya memengaruhi hasil dan alur kerja. Namun, bahkan dalam kondisi dunia saat ini, ini adalah kesempatan untuk beradaptasi dengan keseimbangan kehidupan kerja yang berpotensi lebih terintegrasi yang bergerak dan berubah seiring dengan teknologi yang kita gunakan.
Biarkan rangkaian unik perangkat lunak konferensi video dua arah Callbridge menciptakan kohesi di antara tim. Teknologinya dirancang untuk menghubungkan orang, sehingga bisnis Anda dapat berkembang terlepas dari seberapa tersebar tenaga kerja Anda.
Callbridge melayani bisnis menengah yang mencari solusi canggih yang mempersempit perbedaan secara internal antara kolega dan secara eksternal dengan klien, vendor, pemangku kepentingan, dan bagian penting lainnya yang bergerak dari bisnis Anda yang sedang berkembang. Menawarkan berbagai fitur kolaboratif untuk mendorong keterlibatan dan produktivitas, platform konferensi audio, video, dan web Callbridge yang ahli membuat Anda tetap terhubung dengan aman di mana pun Anda berada dan ke mana pun Anda pergi.
Apa yang membuat Callbridge berbeda?
Transkripsi rapat melalui AI – Asisten pribadi berbasis kecerdasan buatan Anda, Cue™, akan mengurus perekaman rapat Anda dan mengidentifikasi pembicara, topik, dan tema.
Integrasi dengan Slack dan Google Calendar – Jangan pernah ketinggalan informasi penting karena Anda dapat berintegrasi dengan Google Suite, Outlook, dan Slack.
Fitur Unggulan – Nikmati fitur kelas dunia seperti Perekaman Rapat , Berbagi Layar , Berbagi Dokumen , Papan Tulis Online , dan banyak lagi!
Keamanan Tingkat Tinggi – Yakinlah bahwa informasi Anda aman dan terlindungi dengan Kode Akses Sekali Pakai, Kunci Rapat, dan Kode Keamanan.
Branding Kustom – Buat ruang rapat online Anda bermerek dan unik milik Anda sendiri menggunakan logo dan standar merek Anda sendiri.
Tidak Perlu Mengunduh – Tidak ada kabel dan peralatan berat, hanya solusi konferensi video berbasis browser tanpa perlu mengunduh.
