Bisnis di seluruh dunia membuat perubahan dari secara langsung ke online. Semuanya mulai dari bagaimana rapat diselenggarakan dan dilakukan, hingga bagaimana karyawan baru dibina dan dipekerjakan. Dinamika tempat kerja bergeser untuk mengakomodasi perubahan dalam cara kita berkomunikasi karena cara lama di mana hal-hal telah dicapai diganti dengan pendekatan yang lebih berpusat pada digital.
Penggunaan panggilan konferensi dan rapat online melonjak di semua industri. Mengapa? Mereka produktif, nyaman, tidak tergantung pada lokasi geografis, hemat biaya dan inklusif.
Rapat online memperluas jaringan global dan jangkauan tim Anda serta klien dan sumber daya Anda. Pertimbangkan bagaimana tim jarak jauh berkembang untuk terdiri dari individu-individu dari penjuru planet yang lebih jauh. Dari pada mempekerjakan berdasarkan kedekatan, pekerja dipilih untuk pekerjaan tersebut berdasarkan pengalaman, keterampilan, dan keahlian mereka. Sumber Daya Manusia mendapatkan keuntungan dari jaringan yang lebih besar yang dapat mereka berikan untuk mendapatkan bakat global yang sesuai dengan peran tersebut, bukan perjalanan.
Tim penjualan masih bisa menyelesaikan kesepakatan dengan pekerja keras, presentasi penjualan jarak jauh yang sangat efektif - di luar negeri. Departemen TI dapat memberikan dukungan pemecahan masalah yang berpengetahuan luas dari mana saja untuk produk apa pun hanya dengan koneksi internet dan beberapa klik. Dan bagaimana dengan daftar panjang industri lain yang melakukan transisi online?
Media, pendidikan, lembaga nonprofit, hukum, real estat, dan waralaba mengoptimalkan strategi komunikasi mereka menjadi lebih virtual, dengan fokus pada kehadiran online dan jangkauan virtual mereka.
Di zaman sekarang ini, tanpa rapat online, sulit membayangkan bagaimana bisnis atau industri apa pun dapat terus berkembang. Kekuatan bisnis adalah kemampuannya untuk beradaptasi dan menetapkan standar untuk masyarakat yang terus berubah. Meskipun sepertinya membuat file transisi online menggigit lebih dari yang dapat dikunyah oleh industri Anda, pada kenyataannya, itulah satu-satunya cara untuk bertahan hidup.
Berikut adalah gambaran gambaran yang lebih besar tentang masa depan dalam mendorong bisnis Anda ke depan.
Rapat Online Vs. Panggilan Konferensi
Sederhananya dan sederhana, backend bisnis Anda perlu dipertahankan secara online. Bagaimana proyek dikelola dan dikejar, disebarluaskan dan didiskusikan, didelegasikan, dan dikerjakan - semuanya dapat dilakukan dengan konferensi web yang terdiri dari panggilan konferensi dan rapat online.
Rapat online (atau konferensi web) adalah istilah umum ketika orang bertemu secara online melalui koneksi perangkat atau browser internet. Ini adalah hal terbaik berikutnya untuk bertemu langsung karena orang-orang mendapatkan "waktu tatap muka" secara digital, menggunakan layar, kamera, dan mikrofon. Sebaliknya, Anda dapat memilih untuk tidak mendapatkan "waktu tatap muka" dan memilih untuk menggunakan audio saja. Apakah Anda hanya memilih audio atau ingin memulai video, pilihan ada di tangan Anda.
Selain itu, Anda dapat memperluas nilai rapat online Anda dengan memilih perangkat lunak konferensi web yang dilengkapi dengan fitur kolaboratif. Rapat online yang imersif dapat mencakup Berbagi layar, konferensi video, rekaman rapat, file sharing, ringkasan rapat dan masih banyak lagi.
Bayangkan pertemuan di kehidupan nyata tetapi di depan komputer atau ponsel cerdas Anda dan tanpa biaya perjalanan yang mahal, perjalanan yang lambat, pencatatan yang terganggu, utas email yang panjang setelah rapat, dan banyak lagi.
Jadi, opsi rapat online mana yang terbaik untuk Anda? Ingatlah bahwa ketika datang ke pertemuan online, tidak ada aturan yang tegas dan cepat, namun, beberapa opsi lebih baik dalam menyediakan struktur untuk kebutuhan spesifik Anda:
- Jika Anda mengadakan presentasi non-interaktif atau demonstrasi di mana Anda adalah pembicara utama yang menangani audiens besar atau kecil, webcast mungkin persis seperti yang Anda butuhkan.
- Jika itu acara online yang terdiri dari perkumpulan kecil pembicara menyampaikan presentasi atau demonstrasi kepada banyak orang yang mengajukan pertanyaan, membuat komentar, dan berkolaborasi, webinar adalah cara yang tepat.
- Jika Anda mencari sinkronisasi online yang dapat berupa audio saja dan atau video Di antara grup kecil atau besar yang dijadwalkan sebelumnya atau di tempat, panggilan konferensi adalah pilihan untuk Anda.
Panggilan konferensi pada umumnya adalah panggilan audio yang memiliki banyak peserta. Secara tradisional, itu adalah ketika orang melakukan panggilan dengan menggunakan nomor panggilan konferensi berbagi di telepon mereka. Ini masih umum, namun diubah menjadi lebih hadir secara online. Teknologi audio berbasis komputer memungkinkan peserta untuk menelepon secara online menggunakan perangkat lunak unduhan nol berbasis browser. Peserta dapat memilih untuk tetap menggunakan audio atau menggunakan konferensi video waktu nyata.
Apa pun yang Anda pilih, Anda dapat mengharapkan komunikasi yang efisien antara peserta yang memperketat bagaimana proyek dikelola, dikerjakan, dan dieksplorasi. Menjangkau klien saat ini dan calon klien, vendor yang mungkin, eksekutif tingkat tinggi dan bakat internasional baru semuanya dapat dicapai dengan pertemuan online yang membuka diskusi yang lebih besar.
3 Strategi Komunikasi Yang Mendorong Bisnis Yang Menguntungkan
Anda hanya sesukses kemampuan Anda untuk berkomunikasi dan dipahami, jadi jenis pesan apa yang Anda kirim? Cara Anda mengirim dan menerima pesan; memahami dan memecah konsep, menyampaikan dan menerapkan informasi dan data, menarik ide-ide abstrak dan mengubahnya menjadi produk dan layanan yang dapat dipasarkan, dimulai dengan meletakkan dasar untuk komunikasi yang tajam:
1. Internal: Berkomunikasi Dengan Karyawan
Mempekerjakan karyawan untuk menyelesaikan pekerjaan menyiratkan bahwa mereka ada di sana untuk melakukan pekerjaan. Meskipun ini akurat sampai tingkat tertentu, ini mungkin tidak selalu menjadi pendekatan terbaik. Dengan menyediakan lingkungan kerja yang membina dan fleksibel (dengan kebijakan pintu terbuka, misalnya) yang berfokus pada penciptaan tempat kerja yang mendukung sambil menumbuhkan budaya komunikasi, Anda dapat melihat bagaimana hal itu mendorong putaran umpan balik.
Mendengarkan karyawan yang ada di lapangan akan memberi Anda informasi tentang apa yang sebenarnya terjadi. Dalam rapat online mengenai kemajuan atau status proyek, undang karyawan untuk berbicara tentang apa yang sedang mereka kerjakan. Apa saja peluang untuk berkembang? Tantangan apa yang mereka hadapi saat ini? Kemacetan apa yang bisa mereka lihat akan datang? Seluruh pertemuan online dapat direkam untuk pemeriksaan lebih lanjut. Anda tidak akan melewatkan satu pun komentar, pemikiran, atau tugas. Selain itu, jika seorang karyawan ketinggalan dan tidak dapat hadir, mereka dapat menonton rekamannya nanti.
2. Segera: Berkomunikasi dengan Para Eksekutif Tingkat Tinggi
Mempertahankan tim eksekutif yang ketat dapat dicapai dengan rapat rutin. Toh, sudah menjadi tugas mereka untuk menjaga integritas perusahaan dengan cara menanamkan pesan, nilai dan visinya kepada karyawan lain dan melalui pengembangan bisnis baru.
Ketika misi Anda, tidak peduli seberapa besar atau kecil, diartikulasikan dengan cermat kepada tim direktur Anda, Anda dapat merasa telah melakukan yang terbaik. Capai komunikasi menyeluruh dengan menetapkan rutinitas yang melibatkan panggilan konferensi terjadwal di mana peserta terlibat dan mendengarkan kepemimpinan Anda. Lakukan pendekatan seperti "meja bundar" di mana tujuannya adalah untuk mencapai keputusan kelompok. Kadang-kadang, pasti beberapa orang akan bertengkar, tetapi ketidaksepakatan yang membangun sebagai hasil dari dialog yang adil dan menggugah pikiran terbukti bermanfaat, atau setidaknya memulai roda berputar.
Ambil langkah awal pertama untuk mengenal tim Anda lebih baik dengan mengadakan konferensi video. Facetime membantu Anda mengenali siapa dan akan membantu Anda belajar mengetahui siapa melakukan apa. Ini adalah kesempatan untuk berinteraksi dalam waktu nyata dan memberikan setiap anggota tim waktu mereka untuk mengutarakan pendapat, berbagi ide, dan ikut serta sebelum Anda membuat keputusan eksekutif.
Pimpin dan buktikan maksud Anda dengan menunjukkan kepada anggota kelompok alih-alih memberi tahu. Dalam panggilan konferensi, gunakan berbagi layar untuk secara visual menunjukkan dengan tepat apa yang Anda peragakan atau tambahkan dampak visual dengan mempresentasikan temuan Anda dalam presentasi.
3. Eksternal: Berkomunikasi Dengan Klien
Membuat klien merasa nyaman dimulai dengan gaya dan pendekatan komunikasi Anda. Manajer yang ahli dalam berkomunikasi dengan karyawan secara alami akan efektif melakukan hal yang sama dengan klien. Kebiasaan dan keterampilan seperti mendengarkan secara aktif, komunikasi non-verbal, keramahan, kepercayaan diri, dan kemampuan untuk menjaga pikiran terbuka berfungsi untuk membuat arus dan klien potensial merasa seperti Anda mudah didekati.
Perilaku ini sangat penting saat terlibat dalam rapat online. Nada, proyeksi, pemilihan kata - ini penting jika Anda ingin menyampaikan bahwa Anda memiliki apa yang diinginkan klien. Dengan menjalin hubungan kerja yang kuat dan transparan dengan klien, Anda dapat membuat mereka merasa nyaman di setiap langkah. Gunakan rapat online untuk berkomunikasi secara teratur, terus ikuti perkembangan baru, bagikan kabar baik dan buruk, dll.
Dengan melibatkan klien, mereka akan memiliki rasa kemitraan, yang pada akhirnya, itulah bisnis yang sebenarnya. Bekerja bersama-sama (sampai tingkat tertentu) akan memberikan cara bagi klien untuk membalas budi dengan dukungan dan mungkin dengan kesempatan untuk mengerjakan lebih banyak proyek di masa mendatang.
Masa Depan Adalah Digital
Inti dari setiap usaha bisnis terletak pada pendekatan komunikasi. Baik itu internal maupun eksternal, cara mengirim dan menerima pesan dengan cara yang produktif, langsung, menarik, dan berorientasi pada hasil adalah cara perusahaan mana pun dapat tetap bertahan.
Mengganti rapat "kehidupan nyata" untuk mendukung rapat online yang berbentuk panggilan konferensi dan konferensi video mungkin terlihat dan terasa berbeda. Jangan khawatir. Alih-alih, fokuslah pada manfaat yang datang dengan mengambil pendekatan yang lebih digital untuk komunikasi online:
1. Produktivitas Melalui Atap
Ketika pertemuan online menjadi bagian dari Anda strategi bisnis, tingkat produktivitas akan meningkat. Konferensi video di awal hubungan kerja dimulai dengan “mengenal Anda ” sebelum secara alami beralih ke fase "menyelesaikan sesuatu". Ini karena waktu yang dihabiskan untuk bertatap muka yang menciptakan kepercayaan dan mendukung membangun hubungan.
Bayangkan saja bolak-balik yang terjadi dalam utas email saat Anda dapat menghentikannya sejak awal dengan obrolan video atau panggilan konferensi. Kolaborasi meningkat, keterlibatan meningkat, dan peningkatan partisipasi.
2. Kualitas dan Nilai Tertinggi
Kemajuan modern telah memperbaiki kualitas koneksi yang buruk. Dengan canggih, teknologi berbasis browser hadir dengan pengaturan audio dan video yang berfungsi tinggi dan mudah digunakan yang memberikan rapat Anda dengan jelas, terdengar, dan utuh secara visual.
3. Visual Yang Mengemas Pukulan
Teknologi panggilan konferensi yang canggih dilengkapi dengan fitur tambahan yang memungkinkan Anda tidak hanya memberi tahu, tetapi juga menunjukkan. Ini menguntungkan untuk berbagi desktop Anda, mempresentasikan dari jarak jauh, merekam rapat, dan mengirim file dan dokumen dengan mulus. Plus, dengan penggunaan papan tulis peragaan slide, Anda dapat meningkatkan ante rapat Anda lebih banyak lagi dengan menambahkan elemen visual dinamis yang benar-benar menghidupkan sinkronisasi Anda.
4. Jejak Kertas = Lebih Sedikit Ruang Untuk Kesalahan
Hilangkan miskomunikasi dengan sesi video yang merekam semua yang dikatakan dan dilakukan, atau panggilan audio yang datang dengan ringkasan mendetail setelah rapat. Saat Anda memiliki semua data yang tersedia sesuai permintaan di ujung jari Anda, tidak ada banyak ruang untuk kesalahpahaman, kehilangan ide, dan tugas yang tidak pernah terlihat jelas.
5. Komunikasi Dengan Kekuatan 10
Rapat online yang memungkinkan video menangkap isyarat visual. Kontak mata, bahasa tubuh, nada suara - semuanya dapat dilihat dan dibedakan. Emosi dan sentimen terungkap sehingga Anda dapat membaca lebih jauh ke dalam percakapan dan menyesuaikannya.
Apa pun cara yang Anda pilih untuk berkomunikasi, rapat online Anda memiliki kapasitas untuk mendorong pekerjaan yang menarik, memenangkan hati klien, dan membuat karyawan merasa didengarkan. Tidak ada keraguan bahwa ini adalah cara masa depan mengingat betapa ekspansif bisnis dengan tim jarak jauh, pasar yang berkembang, dan outsourcing internasional.
Biarkan Callbridge menjadi platform komunikasi dua arah yang menempa kebiasaan baik. Gunakan kemampuan audio saja atau audio-video untuk menjelajahi dan mengembangkan bisnis Anda. Satukan tim Anda dengan rapat online menggunakan fitur kolaboratif. Jadwalkan pertemuan rutin dengan para eksekutif untuk berbagi kemajuan dan mencari peluang baru. Buat klien merasa dihargai dengan panggilan konferensi yang memenuhi kebutuhan mereka.
Semua yang Anda butuhkan untuk mengedepankan komunikasi dapat dilakukan Perangkat lunak konferensi web Callbridge yang unggul.
