Bagaimana Mengadakan Rapat Melalui Panggilan Konferensi
Jika Anda seperti kebanyakan pemilik usaha kecil, Anda harus menjadi tuan rumah pertemuan panggilan konferensi atau dua dalam rangka merencanakan atau bertukar pikiran dengan tim Anda. Anda mungkin juga sekarang menyadari bahwa tidak semua rapat seproduktif mungkin.
Terkadang karyawan datang terlambat. Terkadang mereka terlalu mengantuk atau terganggu. Di lain waktu, mereka tidak muncul sama sekali. Kadang-kadang mudah untuk bertanya-tanya apakah mungkin mengadakan rapat melalui panggilan konferensi di mana tidak ada yang salah.
Untungnya bagi Anda, rapat melalui panggilan konferensi yang bermakna dan produktif dimungkinkan. Di jembatan panggilan, kami telah melihat dan memfasilitasi cukup banyak rapat untuk mengetahui dengan tepat apa yang harus Anda lakukan untuk menyelenggarakan rapat terbaik. Yang perlu Anda lakukan hanyalah mengikuti langkah-langkah cepat dan mudah berikut:
Langkah 1: Miliki tujuan rapat yang jelas sebelum Anda melakukan hal lain.
Langkah 2: Buat agenda rapat melalui panggilan konferensi sedetail mungkin.
Langkah 3: Kirim undangan rapat mendetail & tindak lanjuti dengan tamu Anda.
Langkah 4: Simpan subjek yang tidak terkait untuk nanti sehingga rapat Anda tidak tergelincir.
Langkah 5: Sepakati langkah selanjutnya untuk semua orang dalam rapat sebelum mengakhirinya.
Miliki Tujuan Rapat yang Jelas
Sangat mudah untuk berputar-putar saat Anda mengadakan pertemuan untuk "mengulas proyek X" atau "mengeksplorasi topik yang terkait dengan Y", karena Anda belum menetapkan tujuan yang jelas untuk rapat. Sebaliknya, bagaimana dengan menetapkan tujuan seperti "menetapkan arah untuk kampanye musim gugur", atau "menetapkan dan menyetujui kerangka pengukuran untuk iklan media sosial kami".
Cobalah untuk sespesifik mungkin dengan tujuan Anda, dan Anda tidak hanya akan dapat mengetahui apakah pertemuan Anda berhasil atau tidak, dan juga apakah Anda keluar jalur dalam diskusi Anda atau tidak.
Buat Agenda Rapat Panggilan Konferensi
Tidak ada yang menulis buku dengan menghabiskan 90% waktunya untuk kata pengantar. Memiliki agenda dan berpegang teguh pada agenda tersebut akan membuat Anda lebih dekat untuk benar-benar mencapai tujuan rapat melalui telepon konferensi yang Anda tetapkan sebelumnya karena akan ada waktu yang dialokasikan untuk membahas semua subjek penting dalam rapat Anda.
Penting juga untuk diingat bahwa kita semua hanya manusia, dan terkadang yang terbaik dari kita membuat kesalahan, bersinggungan, atau hanya bersenang-senang. Anda harus menjaga rapat telepon konferensi Anda sesuai jadwal, tapi tolong jangan militan tentang hal itu. Ada ruang untuk bersenang-senang di setiap pertemuan.
Kirimkan Undangan Rapat Terperinci & Tindak Lanjuti
Mengirim undangan rapat, aturannya adalah "lebih awal, lebih baik". Dengan begitu, Anda punya waktu untuk mengingatkan orang jika mereka lupa RSVP ke rapat Anda. Memberikan waktu kepada peserta Anda juga memungkinkan mereka untuk mempersiapkan rapat Anda, dan mempercepat mereka sendiri yang perlu mereka ketahui sebelum rapat.
Mengapa agenda Anda perlu dirinci? Hanya karena ketika peserta tahu bahwa mereka akan ditanyai tentang topik atau pekerjaan tertentu, mereka akan cenderung menyiapkan jawaban sebelumnya. Pada dasarnya, mereka akan lebih siap untuk pertemuan mereka, meskipun itu hanya untuk menghindari dikhususkan sebagai seseorang yang tidak siap.
Topik Pertemuan Panggilan Konferensi "Park" Yang Tidak Relevan
Apa yang Anda lakukan ketika rapat Anda mulai berubah menjadi garis singgung yang tidak terkait? Anda bisa saja menyuruh mereka berhenti, tetapi itu mungkin bukan solusi yang paling bijaksana dan diterima dengan baik. Sebaliknya, cobalah "memarkir" garis singgung ini untuk dikunjungi di akhir rapat, atau di lain waktu. Beberapa orang menyebutnya sebagai “tempat parkir”.
Tempat parkir juga bagus jika seseorang mengajukan poin yang valid perlu ditangani, tetapi masih tidak relevan secara eksplisit dengan rapat. Dengan cara ini, subjek penting tetap dapat diberi perhatian yang mereka butuhkan selama rapat Anda berlanjut, tanpa terhalang oleh diskusi di luar topik.
Pastikan Langkah Berikutnya Disetujui
Langkah ini penting. Di akhir rapat, ulangi semua langkah berikutnya, serta siapa yang akan mengambil alih kepemilikan. Setelah semua pihak menyetujui tugas mereka, tidak ada yang bisa membuat alasan untuk bingung, atau mengatakan bahwa sesuatu "menyelinap pikiran mereka".
Berkat Isyarat, Anda juga dapat mengirimkan transkripsi rapat yang dibuat AI ke semua peserta sehingga tidak ada kebingungan tentang apa yang perlu dilakukan.
Setelah menyetujui kapan pertemuan berikutnya akan diadakan, Anda kemudian dapat kembali ke tempat parkir dan membahas detail tambahan, atau sekadar mengobrol. Meskipun terkadang tidak ada gunanya membicarakan hal-hal seperti peristiwa dan film terkini saat Anda mengadakan rapat melalui panggilan konferensi, hal itu penting untuk ekosistem tempat kerja yang positif dan karyawan yang bahagia.
