Jika Anda menginginkannya pertemuan virtual untuk memulai dengan baik, siapkan diri Anda untuk sukses dengan menjalankan sesi persiapan untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik. Pelajari cara menguji mikrofon Anda sehingga Anda dapat mengadakan rapat online yang jernih.
Tapi pertama-tama, mari kita lihat beberapa hal lainnya.
Untuk dapat menggunakan teknologi untuk menghadiri pertemuan di luar kantor, tur lokasi baru di negara yang berbeda, bersatu dengan rekan-rekan kita di luar negeri dan lebih banyak lagi yang datang dengan kelebihannya, dan terkadang, kekurangannya.
Ini bisa membuat frustasi ketika teknologi memutuskan untuk menjadi glitchy atau tidak berfungsi saat seharusnya. Koneksi yang buruk, penggunaan perangkat lunak yang tidak tepat, dan tidak berlatih sebelum Anda melakukan siaran langsung dapat menjadi masalah. Alih-alih, pimpin rapat yang bebas dari frustrasi saat Anda pergi melalui beberapa dasar persiapan (termasuk cara menguji mikrofon Anda) sebelum Anda melakukan siaran langsung:
1. Kirim Undangan Ke Semua Peserta
Akan sangat disayangkan jika presentasi dan rapat Anda sudah siap, tetapi tidak ada yang muncul, atau orang yang perlu hadir tidak dapat hadir karena mereka tidak menerima informasi yang diperlukan untuk bergabung. Pastikan semua peserta memiliki apa yang mereka butuhkan untuk hadir: Waktu, tanggal, dan detail rapat adalah dasar-dasarnya, tetapi pikirkan hal lain yang mungkin berguna seperti agenda rapat, daftar siapa yang bergantung pada ukuran rapat online, dll.
2. Lakukan Uji Coba
Terutama dengan klien penting atau peluang pengembangan bisnis baru, lihat bagaimana presentasi virtual Anda mengalir dengan menjalankannya terlebih dahulu. Kirimkan tautan ke kolega dan minta mereka untuk bergabung dan membuat catatan. Dengan cara ini, Anda dapat melihat di mana slide Anda perlu ditingkatkan atau dikerjakan dan Anda bisa merasakan platform konferensi video untuk navigasi dan kecepatan.
3. Alat Uji
Salah satu tugas pra-pertemuan terpenting yang dapat Anda lakukan adalah menguji peralatan Anda. Cobalah beberapa hari sebelum rapat Anda dan (atau) coba beberapa saat sebelum Anda live. Bahkan, ingatkan peserta dalam email untuk memeriksa peralatan mereka untuk memastikan semuanya berjalan dengan baik di pihak mereka juga. Penundaan latensi dan video yang terputus hanya karena koneksi internet yang buruk membuat rapat online tidak produktif – ditambah lagi, ini membuat frustrasi ketika audio dan video Anda tidak sesuai standar! Periksa Anda Bandwidth dan minta agar orang lain memeriksanya juga untuk pengalaman yang semulus mungkin.
Saat memilih platform konferensi video untuk kebutuhan Anda, tetap perhatikan Tes Diagnostik Panggilan yang menunjukkan cara Anda menguji mikrofon dan fungsi lainnya. Fitur kecil namun hebat ini sangat membantu saat memeriksa audio dan video Anda dan biasanya dapat ditemukan di Pengaturan saat fitur konferensi video Anda terbuka.
Setelah memilih Mode Rapat Anda, (Mode Percakapan/Kolaborasi, Mode Kelas Tanya Jawab, atau Mode Presentasi/Webinar), alat Pengujian Diagnostik Panggilan akan muncul dan menjalankan beberapa diagnostik untuk Anda:
- Mikropon
Ini akan meminta Anda untuk memeriksa mikrofon Anda dengan berbicara ke dalamnya sambil menonton untuk melihat apakah bilahnya bergerak. - Pemutaran Audio
Ada prompt pemutaran audio di mana sepotong musik akan diputar dan menanyakan apakah Anda dapat mendengar audio dari speaker Anda. - Audio input
Tentukan apakah audio masuk dan keluar dari mikrofon. Jika Anda berbicara ke mikrofon, dapatkah Anda mendengar suara Anda diputar ulang? Jika Anda mendengar gema selama rapat, speaker peserta lain mungkin terlalu keras. - Kecepatan koneksi
Fungsi ini akan memeriksa kecepatan koneksi Anda secara real time untuk konferensi audio dan video guna menentukan berapa Mbps yang dapat Anda unduh dan unggah. 
Video
Bisakah Anda melihat umpan video Anda? Ini akan menguji kamera Anda untuk melihat apakah Anda dapat melihat gambar bergerak atau tidak.
Kapan saja selama rapat online, Anda dapat mengakses Pengaturan dan menguji mikrofon Anda. Tidak perlu menjalankan tes diagnostik setiap saat, meskipun, untuk ketenangan pikiran dan kepastian, tidak ada salahnya untuk melakukannya di awal sebelum rapat dimulai. Jika pada suatu saat selama rapat virtual Anda tidak yakin apa yang terjadi dengan mikrofon Anda atau peserta mengalami masalah dengan mikrofon mereka, biasanya ini adalah perbaikan cepat dan satu klik mudah untuk kembali ke jalur semula.
Berikut cara menguji mikrofon Anda:
- Pilih roda Pengaturan di bilah alat kanan.
- Pilih tab Audio/Video.
- Klik menu tarik-turun di bawah Pengaturan Audio.
- Pilih salah satu dari berikut ini:
- Default – Mikrofon Eksternal (Built-in)
- Mikrofon Eksternal (Built-in)
- ZoomAudioDevice (Virtual)
- Klik Putar Suara Uji untuk melihat apakah mikrofon Anda menangkapnya
Satu lagi tip pro: Pertimbangkan untuk membuka ruang rapat Anda lebih awal sebelum obrolan video atau panggilan konferensi apa pun untuk memungkinkan peserta muncul dan menyelesaikan masalah. Anda tidak pernah tahu siapa yang mungkin atau mungkin tidak memiliki pengalaman dengan teknologi, jadi ini memungkinkan beberapa saat bagi orang untuk menetap dan menguji koneksi mereka. Jika mereka mengalami kesulitan teknis, mereka dapat menjalankan Tes Diagnostik Panggilan atau mencoba sedikit pemecahan masalah sendiri.
Dengan Callbridge, Anda dapat memaksimalkan rapat online Anda dengan teknologi konferensi video yang mendukung cara Anda terhubung dengan pelanggan, klien, dan karyawan. Dalam kapasitas atau industri apa pun Anda menggunakan konferensi video, rasakan bagaimana Callbridge membuat perbedaan dengan kemampuan audio dan video berkualitas tinggi.
