Berapa banyak rapat kerja yang telah Anda ikuti? Setidaknya beberapa bulan ini. Tentunya Anda pernah menemukan diri Anda dalam pertemuan online pagi hari yang membahas status atau perkembangan suatu proyek. Jika belum, mungkin Anda pernah mengikuti webinar, presentasi, workshop, atau kelas online. Mungkin Anda pernah mengikuti sesi brainstorming atau Anda sedang memimpin presentasi penjualan virtual. Apa pun cara Anda muncul, rapat online biasanya terdiri dari bagian bergerak yang sama: Muncul, dan tuan rumah, dipresentasikan, dan berpadu.
Ini formula yang sama, tetapi tidak harus pengalaman yang sama. Jika Anda menemukan bahwa orang-orang tidak terlibat seperti yang Anda inginkan atau jika kehadiran menurun, inilah saatnya untuk kembali ke papan gambar dan melihat di mana Anda dapat meningkatkan alur rapat.
Namun jangan khawatir, ini bukan tugas sebesar yang Anda kira! Berikut adalah beberapa cara Anda dapat membangun rapat agar lebih bermanfaat dan konstruktif.
Hal pertama yang pertama – apa yang membuat pertemuan tidak berguna? Pertemuan yang tidak membantu yang dapat menghambat lebih dari bantuan adalah apa yang terjadi ketika tidak ada yang memimpin, agenda terasa sporadis, diskusi keluar jalur atau terlalu lama dan tidak ada target yang harus dicapai (keputusan untuk dibuat, topik untuk didiskusikan, masalah untuk memecahkan, solusi untuk menemukan, orang untuk menyewa, tanggal untuk menyepakati, dll).
Pertemuan yang konstruktif? Alat luar biasa plus fitur dan praktik luar biasa dijalankan. Ini adalah 5 kualitas yang membangun kekuatan dan menambah integritas rapat online Anda:
1. Memiliki Maksud dan Tujuan yang Ditetapkan
Sebelum menyiapkan rapat online, tanyakan pada diri Anda, “Haruskah saya memutus alur kerja dengan rapat?” Mengetahui dengan tepat apa yang Anda butuhkan akan menentukan sifat permintaan Anda dan akhirnya pertemuan itu.
Dari sana, Anda dapat membedakan apakah yang Anda perlukan hanyalah menyiapkan dokumen yang dapat dibaca oleh peserta dan memberi Anda umpan balik pada waktu mereka sendiri, atau jika Anda hanya membutuhkan satu atau dua orang untuk muncul alih-alih seluruh tim.
2. Peran yang Didelegasikan dengan Jelas
Untuk pertemuan efektif yang benar-benar membawa Anda ke suatu tempat, daftar peran berikut: dan individunya masing-masing:
Pengemudi: Pemimpin pertemuan yang telah menyatukan semua orang sejak awal.
The Approver: Pemilik atau pemangku kepentingan yang dapat membuat keputusan akhir.
Kontributor: Mereka yang memiliki info dan data dan dapat mencapai tujuan pertemuan.
Orang-orang yang Diinformasikan: Mereka yang mengetahui sebelum dan sesudah pertemuan, tetapi tidak diharuskan untuk hadir.
Pro-tip: Perangkat lunak konferensi video yang terintegrasi dengan alat manajemen proyek dan kalender lebih disukai daripada solusi yang tidak kompatibel.
3. Struktur yang Mengakomodasi
Sementara semua pertemuan harus memungkinkan beberapa kebebasan dan ruang menjadi dadakan, menciptakan wadah yang menghargai waktu dan energi orang adalah dasar untuk pertemuan yang menginspirasi ide-ide daripada memerasnya. Buat agenda yang menguraikan topik diskusi dan gunakan pengatur waktu agar tetap pada jalurnya.
Tunjukkan bahwa individu memiliki waktu yang ditentukan untuk merespons. Perkenalkan ide Tempat Parkir di mana ide-ide pergi untuk "diparkir" jika ada potensi tetapi mereka tidak ke mana-mana sekarang.
4. Hapus Poin Aksi
Jadi, setiap orang telah mengatakan bagian mereka dan tujuan yang perlu didiskusikan sekarang memiliki poin aksi dan orientasi. Pro-tip: Jangan akhiri rapat tanpa ajakan bertindak – apakah akan ada rapat lanjutan? Siapa yang bertanggung jawab untuk apa selanjutnya? Apakah setiap orang tahu apa yang menjadi tanggung jawabnya? Apa batas waktunya? Pastikan catatan yang tepat diambil, rekaman dibuat dan alat manajemen proyek telah diperbarui.
Oke, sekarang untuk bagian yang menyenangkan
5. Menyuntikkan Kesenangan
Tentu, setiap tim memiliki pendekatannya sendiri dalam hal menciptakan budaya perusahaan atau menambahkan sedikit kegembiraan, tetapi mempertahankan elemen kesenangan dan kejutan itulah yang membutuhkan sedikit usaha ekstra.
Cobalah memecahkan kebekuan dengan pertanyaan yang diposting di papan tulis online atau atur aktivitas profesional namun ringan seperti Virtual Show and Tell. Ada banyak latihan membangun tim untuk memilih dari.
Setelah Anda menguasai 5 kualitas yang memperkuat apa yang membuat rapat menjadi baik, Anda siap untuk menjelajahi fitur konferensi video dari Calbridge yang membentuk tekstur dan aliran sinkronisasi Anda. Serahkan pada teknologi untuk membuat rapat konstruktif dengan fitur dan alat yang meningkatkan kehadiran, dan keterlibatan.
Kiat Pro: Oh, dan jika Anda benar-benar ingin mendapatkannya hasil maksimal dari pertemuan Anda (termasuk kesenangan) – selalu gunakan video dan ingatkan peserta juga.
Inilah cara untuk menjauh dari perasaan lelah menuju perasaan lebih bersemangat:
Transkripsi Otomatis
Dengan fitur tanda tangan Callbridge Cue™, tidak ada yang perlu khawatir tentang apakah mereka menulis "itu". Peserta tidak perlu khawatir atau melewatkan kalimat berikutnya ketika Cue™ secara otomatis menyalin rekaman.
Plus, Cue™ menyediakan tag speaker, dan stempel waktu dan tanggal, secara otomatis. Buat catatan jika Anda mau, tapi yakinlah itu semua diurus untuk Anda!
Dapatkan Pemahaman Lebih Dalam Tentang Emosi
Ukur suhu emosional pertemuan online Anda dengan Analisis Sentimen; Fitur canggih yang mengeluarkan emosi positif dan negatif untuk memberi Anda pemahaman yang lebih menyeluruh tentang nuansa dan makna yang dimainkan.
Bonus: Lihat Bilah Wawasan untuk mendapatkan indikasi yang lebih baik tentang di mana dan jenis pertanyaan apa yang diajukan selama rapat
Tarik Latar Belakang Virtual
Biarkan rangkaian latar belakang virtual Callbridge mengatur pemandangan untuk kedatangan dan kehadiran Anda. Pilih pengaturan dunia nyata, warna abstrak, dan bentuk, atau unggah desain khusus dan bermerek Anda sendiri.
Dorong Koneksi yang Lebih Kencang
Melayani grup yang lebih kecil yang ingin terhubung di ruang yang terisolasi dari rapat utama dengan Ruang Kerja Kelompok. Gunakan ruang ini untuk memfasilitasi diskusi lanjutan, mengerjakan tugas terpisah, atau dukungan 1:1.
Berkolaborasi secara Kreatif
Biarkan peserta mengekspresikan apa yang mereka miliki untuk dibagikan menggunakan warna, bentuk, suara, video, dan gambar dengan bantuan Papan Tulis Online. Setiap orang dapat menambahkan dan berbagi secara real-time. Anda dapat mengerjakannya sekarang, atau menyimpannya dan mengunjunginya kembali nanti.
Bekerja dengan Callbridge dan Anda akan segera mendapatkan daya tarik dalam cara rapat online Anda dijalankan dan dihadiri, terutama dengan integrasi pihak ketiga termasuk Kendur dan Google Calendar. Menggunakan fitur-fitur canggih seperti Analisis Sentimen, Turunan, Berbagi layar, dan lebih banyak lagi, Anda sudah diuntungkan dibandingkan dengan perangkat lunak konferensi video lain yang ada di pasaran.
