Jika Anda seorang pengacara atau bekerja di industri hukum, tidak ada yang meremehkan kekuatan komunikasi yang ringkas. Apakah antara rekan kerja atau mengelola hubungan klien-pengacara; mendiskusikan solusi atau mengelola konflik - cara Anda menampilkan sisi cerita secara harfiah dapat menjadi pembeda antara kesuksesan dan kegagalan.
Pengaturan nada dimulai dengan mengirim dan menerima pesan yang sangat jelas. Belum lama ini, firma hukum sangat bergantung pada panggilan konferensi sebagai mode komunikasi yang disukai. Namun, karena konferensi video menghadirkan lebih banyak manfaat yang mengarah pada produktivitas yang lebih baik, penghematan biaya yang meningkat, kebahagiaan dan keselamatan karyawan, dan retensi klien yang lebih baik, perusahaan mengandalkan teknologi komunikasi dua arah untuk menjalankan bisnis.
Manfaat konferensi video banyak. Apa yang dulunya dianggap futuristik dan dapat menghabiskan biaya hingga puluhan ribu dolar, saat ini, teknologi ini diperlukan untuk menjalankan bisnis - dan tidak memerlukan biaya sebanyak itu. Plus, perangkat lunaknya telah disempurnakan secara signifikan dan canggih. Ini intuitif untuk digunakan, diterapkan, dan dibagikan.
Jika Anda adalah firma hukum yang ingin:
- Lebih cepat dengan transmisi informasi, data, dan dukungan untuk klien
- Memperkuat budaya perusahaan dan komunikasi internal
- Tingkatkan dan sederhanakan tugas penagihan dan administrasi yang rumit
- Zona dan fokus pada pertemuan klien tanpa panggilan statis, terputus, atau gangguan
- Kelola keserbagunaan panggilan lokal atau luar negeri
Kemudian lihat konferensi video sebagai bagian dari strategi bisnis Anda. Ingatlah pertanyaan-pertanyaan berikut yang akan membantu Anda memutuskan platform mana yang terbaik untuk kebutuhan perusahaan Anda.
Hal pertama yang pertama. Tidak ada yang tidak produktif tentang panggilan konferensi. Faktanya, mereka sangat efektif untuk berbagai kegunaan. Posting ini bukan tentang mengganti panggilan konferensi dengan konferensi video. Ini hanya untuk menunjukkan bahwa dengan memanfaatkan keduanya, Anda dapat memberikan nilai lebih untuk mendalami klien.
Panggilan konferensi sangat baik untuk:
- Melakukan diskusi dadakan atau terjadwal mengenai perkembangan kasus
- Kurangi utas email yang panjang untuk langsung ke intinya
- Spesialisasi dan berbagi informasi tentang topik tertentu
- Mendapatkan pembuat keputusan di ruang yang sama
- Mengaktifkan transkripsi dan perekaman konferensi untuk informasi pengelompokan lebih lanjut
Tambahkan dimensi berikutnya yang disediakan konferensi video, dan Anda akan melihat betapa lebih lengkapnya penawaran Anda tidak hanya untuk klien Anda, tetapi juga dengan kolega di kantor, dan atasan. HR, IT, dan departemen lain juga mendapatkan keuntungan yang besar.
Apa yang disediakan konferensi video?
Komunikasi klien berada di garis depan kesuksesan setiap firma hukum.
Pada akhirnya, itu tergantung pada:
1) membangun kepercayaan pada klien dan
2) kemudian memeliharanya.
Dua langkah penting ini adalah landasan untuk menyediakan komunikasi yang baik dengan klien bahwa:
- Memenuhi kebutuhan mereka dan memberikan pengalaman klien yang positif dengan membuat mereka merasa sebagai prioritas, memposisikan Anda sebagai pembela tujuan mereka.
- Bangun reputasi Anda. Dalam industri di mana kabar dari mulut ke mulut sama nilainya dengan emas, reputasi firma hukum Anda adalah kartu panggil Anda. Sebagian besar firma hukum bersaing untuk bisnis berdasarkan pengalaman mereka.
- Ingin menonjol? Dekati strategi komunikasi klien Anda dengan alat dan metode canggih yang memberi Anda wawasan penting yang Anda butuhkan untuk memahami satu sama lain.
- Menciptakan harmoni antara Anda dan klien Anda. Komunikasi berkelanjutan di setiap titik kontak proses berfungsi untuk menghindari apa pun agar tidak tersapu atau tidak diangkat.
Terutama di awal ketika klien hanya mencoba mencari tahu apakah mereka menyukai Anda sebagai pengacara dan ingin mempekerjakan Anda, sementara pada saat yang sama, Anda mencoba menilai apakah mereka memiliki masalah hukum yang dapat Anda bantu selesaikan.
Sangat penting untuk meletakkan dasar komunikasi yang benar sejak awal. Jangan biarkan metode komunikasi yang di bawah standar, manajemen hubungan yang buruk, dan penggunaan waktu yang tidak tepat memengaruhi cara penanganan klien Anda.
Sebagai gantinya, tambahkan konferensi video campuran yang disertakan dengan ini 3 manfaat utama:
Manfaat Utama # 1
Standar keamanan tinggi selama panggilan berlangsung.
Menjaga informasi klien Anda aman dan terjamin adalah prioritas utama bagi setiap praktisi hukum. Rapat online apakah pendek atau diperpanjang harus dilengkapi dengan semua langkah praktik terbaik yang diperlukan menuju langkah-langkah keamanan yang tepat:
- Wajib memberikan akses ke a panggilan konferensi aman
- Harus dapat mengontrol peserta dalam panggilan
- Tambahkan lapisan keamanan ekstra jika perlu (Kunci Rapat, Kode Akses Satu Kali, Dll)
- Menjamin bahwa peserta panggilan adalah HANYA peserta panggilan tersebut
- Portal panggilan konferensi
Manfaat Utama # 2
Transmisi yang mudah untuk mengirim dan menerima informasi.
Saat berurusan dengan klien, penting untuk menyediakan teknologi komunikasi yang mudah digunakan dan dirancang secara intuitif yang membantu lebih dari sekadar penghalang. Platform yang ramah pengguna dan dapat disesuaikan untuk mencerminkan merek Anda terbukti menjadi pengalaman yang lebih menyenangkan.
Selanjutnya, pilih platform yang sarat dengan fitur yang mendukung percakapan Anda seperti:
- Berbagi layar untuk mempelajari dokumen dan file secara online waktu nyata. Dengan berbagi desktop Anda, Anda dapat menyertakan peserta lain untuk melihat dan melihat dengan tepat apa yang Anda lihat. Setiap tindakan dibuat "terlihat" untuk kolaborasi yang lebih ditingkatkan, komunikasi yang lebih tinggi, dan partisipasi yang dipercepat. Berbagi layar membuat obrolan menjadi lebih dinamis dan lebih mudah untuk difasilitasi.
- Rekaman rapat untuk menceritakan kejadian, detail, dan sejarah masa lalu secara akurat. Digunakan selama a konferensi video (atau panggilan konferensi), rekaman memberikan gambaran yang lebih besar tentang apa yang sedang terjadi. Terutama saat mengajukan beberapa pertanyaan sulit, merekam rapat mungkin terbukti bermanfaat saat meninjau detail lebih lanjut karena bahasa tubuh, nuansa, dan nada suara seseorang muncul dengan lebih jelas melalui video.
- Rekaman video dan audio juga berfungsi dengan baik jika seseorang tidak dapat hadir atau menonton sekarang karena mereka dapat melihatnya nanti.
- Transkripsi AI membantu Anda dan tim Anda untuk hadir dan menahan ruang daripada membagi perhatian Anda antara mencatat dan mendengarkan. Dengan transkripsi terperinci yang dilakukan agar Anda menyertakan tag speaker, serta stempel waktu dan tanggal, Anda dapat melanjutkan dengan kesaksian atau komunikasi berbasis video lainnya tanpa khawatir apakah informasi telah tertangkap atau tidak. Tanggal, nama, tempat, dan tema serta topik umum semuanya difilter dan direkam agar mudah diingat dan data pasca konferensi yang lebih mendalam.
Info mendetail yang ditata dengan tag speaker, stempel tanggal, dan catatan pidato ke teks yang mudah dibaca menghemat waktu Anda. Ini sangat membantu untuk testimonial, atau proses peradilan lainnya termasuk surat perintah, dll.
Manfaat Utama # 3
Akses ke semua informasi yang diperoleh setelah panggilan selesai.
Ini sangat penting dan bermanfaat untuk disediakan oleh teknologi konferensi video panggilan ringkasan dan transkripsi diatur di akhir sinkronisasi. Data pasca-konferensi yang diberi tag dan mudah dicari karena email Anda membuat pekerjaan Anda lebih mudah dan lebih efisien. Selain itu, semua informasi termasuk tautan terkirim, media, video dan rekaman, serta file dan dokumen disimpan ke cloud untuk jalur navigasi akses yang lebih terpusat dan mudah yang dapat diakses oleh Anda dan siapa pun di tim Anda atau di perusahaan Anda.
Ringkasan video call yang memiliki segalanya di satu tempat membuat berbagi informasi lebih lancar dan lancar. Tidak ada yang jatuh di antara celah ketika semuanya sudah diletakkan di depan Anda.
Sekarang setelah manfaatnya sedikit lebih jelas, semakin jelas bagaimana menerapkan konferensi video dalam keseharian Anda dapat sangat memengaruhi kualitas komunikasi Anda. Saksikan bagaimana aliran hal-hal menjadi lebih ramping saat semua orang terhubung. Klien ingin tahu bahwa Anda mengurus kebutuhan mereka dan karyawan ingin merasa bahwa manajemen puncak mempercayai mereka.
Saat Anda mempertimbangkan solusi konferensi video untuk firma hukum Anda, berikut adalah 6 pertanyaan yang perlu Anda tanyakan terlebih dahulu:
6. Bagaimana Anda akan memasukkan konferensi video ke dalam praktik Anda?
Di mana perusahaan Anda berhubungan dengan kantor polisi, rumah sakit, gedung pengadilan, pusat penahanan, dll? Apakah tempat-tempat ini memungkinkan pengiriman video dan bentuk komunikasi lain untuk prosedur hukum? Seberapa paham teknologi klien Anda?
5. Seberapa sering Anda berencana untuk menjadwalkan konferensi video?
Perhatikan ukuran perusahaan Anda dan apa yang menanti masa depan untuk pertumbuhan. Selanjutnya, akankah departemen lain ikut serta juga? Ini adalah kesempatan bagus bagi HR untuk tetap berhubungan dengan perusahaan lain dan merekrut secara internasional.
4. Apakah Anda akan menggunakan konferensi video untuk pelatihan dan webinar tambahan?
Untuk praktisi hukum yang ingin meningkatkan keahliannya; Untuk menghubungkan mitra dan firma hukum saudara; menjadi mentor atau melatih TI - memanfaatkan konferensi video adalah cara yang efisien dan hemat biaya dalam menggunakan teknologi untuk memberdayakan orang dalam peran mereka.
HR dapat digunakan konferensi video solusi untuk mempercepat dan meningkatkan perekrutan dan proses perekrutan dengan membuka kumpulan bakat di luar negeri. TI dapat dengan cepat mengatasi masalah teknologi apa pun dan menawarkan dukungan melalui obrolan teks plus dengan bantuan Berbagi layar dan obrolan video, menawarkan panduan, navigasi, dan penyiapan yang rumit - di mana saja, kapan saja.
3. Berapa banyak pengacara dan klien yang bersedia menggunakan teknologi ini?
Pertimbangkan bagaimana tim Anda beroperasi dengan mendiskusikan fitur dan manfaat dari strategi komunikasi yang lebih berpusat pada video. Akankah ini memberdayakan keseimbangan kehidupan kerja? Bisakah pengacara bekerja dari rumah beberapa hari? Ini juga berlaku untuk klien. Apakah mereka responsif terhadap kemungkinan facetime yang lebih virtual? Akankah menerapkan pendekatan yang lebih online untuk pertemuan dan hubungan pengacara-klien menghemat waktu perjalanan dan meningkatkan produktivitas?
2. ROI apa yang dapat Anda harapkan?
Selami perkiraan tingkat penggunaan nantinya. Dengan penghitungan cepat, bandingkan dan kontraskan jumlah waktu saat ini yang dihabiskan untuk kejadian tertentu antara waktu perjalanan dan sumber daya. Tambahkan untuk mengetahui jam waktu per bulan, dan lihat bagaimana penerapan konferensi video dapat membuat perbedaan.
1. Seberapa efisien teknologi yang Anda lihat?
Selidiki bagaimana perangkat lunak komunikasi dua arah dapat berintegrasi dengan infrastruktur Anda yang ada dan bagaimana itu bisa memengaruhi alur kerja Anda. Carilah sesuatu yang menyederhanakan proses; mudah digunakan semua orang; terhubung ke tenaga kerja virtual jarak jauh dan menawarkan aplikasi dan fitur yang memberikan nilai dan interaksi yang lebih bermakna.
Pertanyaan tindak lanjut untuk direnungkan:
• Fitur keamanan apa yang disertakan?
• Berapa banyak peserta yang ditampung?
• Apakah ada dukungan pelanggan?
• Fitur apa yang disertakan? Apakah ada rekaman? Berbagi layar? Ringkasan?
• Seperti apa pengalaman selulernya? Apakah ada aplikasi?
Dengan menggabungkan panggilan konferensi dan konferensi video ke dalam setiap hari Anda: dari rapat internal, hingga orientasi karyawan dan pembelajaran berkelanjutan, hingga deposisi virtual dan lebih lagi, menjadi jelas bahwa untuk mengikuti perkembangan zaman, firma hukum harus merangkul go digital.
Penawaran online membuka pintu untuk lebih banyak bisnis, produktivitas, serta meningkatkan kepercayaan dan aksesibilitas dengan klien. Komunikasi yang ditingkatkan membuat peran setiap orang - terpisah atau secara keseluruhan - lebih efektif.
Izinkan Callbridge memberi firma hukum Anda konferensi canggih terbaik di kelasnya yang membangun budaya komunikasi yang diberdayakan dalam tim langsung dan kantor Anda sambil menyoroti cara mengelola dan memelihara hubungan klien.
Menyediakan platform komunikasi dua arah untuk mendorong komunikasi yang jelas dan ringkas di dalam dan di luar ruang sidang dimulai dengan teknologi yang dirancang untuk menjembatani kesenjangan antara pertemuan yang diadakan secara langsung dan online.
Setelan layanan digital Callbridge berfungsi untuk:
- Berikan informasi kepada karyawan dan klien dengan transmisi mudah dan aksesibilitas informasi
- Pertahankan koneksi pribadi dan aman setiap saat
- Sederhanakan dan hubungkan dengan fitur-fitur seperti Transkripsi AI, Rekaman Rapat dan Berbagi layar yang meningkatkan produktivitas, efisiensi dan partisipasi
- Dorong lebih banyak waktu tatap muka secara real time dengan konferensi video dan audio berkualitas tinggi
- Dan banyak lagi!
Cari tahu bagaimana solusi konferensi video Callbridge dapat memberi perusahaan Anda keunggulan kompetitif dengan memanfaatkan pekerjaan yang diselesaikan dan bagaimana klien dijaga.
