Ketika sesuatu sebesar pandemi mempengaruhi dunia, hal itu pasti mengubah cara dunia bekerja. Selangkah demi selangkah, melintasi wilayah yang tidak diketahui, setiap industri dan setiap bisnis belajar bagaimana beradaptasi dan menjadi sukses dalam normal baru ini - terutama legal.
Sistem hukum telah mengalami berbagai batasan dan batasan, dan akibatnya, berdampak pada frekuensi dan ketersediaan mosi, pra-persidangan, persidangan, dan keseluruhan proses litigasi secara keseluruhan.
Sebagai seorang profesional hukum, tentunya Anda pernah merasakan langsung implikasi harus bekerja dari rumah. Rapat virtual telah menjadi mata uang karena proses dan sistem sebelumnya telah bergeser menjadi ruang online. Dengan lanskap hukum yang jelas berubah, konferensi video menjadi solusi masuk untuk banyak proses hukum, dimulai dengan pemeriksaan untuk penemuan.
Video conferencing memungkinkan kedua belah pihak untuk memperoleh fakta yang diperlukan dan kritis, bukti, dukungan, klaim, bukti, dan pembelaan dalam gugatan tanpa harus melangkah ke pengadilan.
Dengan asumsi firma hukum Anda telah melakukan transisi online - meningkatkan jumlah rapat jarak jauh, memperkuat departemen TI, mempelajari cara menggunakan Berbagi layar dan latar belakang virtual, membuat penyesuaian untuk rapat dan presentasi online yang lebih singkat dan lebih ringkas - Anda sekarang dapat melihat bagaimana teknologi memberikan kesempatan untuk berkomunikasi dari jarak jauh dengan mudah.
Mari selami lebih dalam bagaimana hal ini terjadi di berbagai implikasi hukum.
Salah satu fitur konferensi video yang paling berguna dan maju termasuk perekaman. Mencapai rekor setelah rapat online berlangsung, memberikan peserta rekaman dari awal hingga akhir yang sepenuhnya diambil dari segala sesuatu yang terjadi dalam sinkronisasi.
Namun, ini bisa menjadi pergeseran prosedural bagi banyak perusahaan dan bisnis. Sebelum pindah online dan kebanyakan orang bekerja dari rumah, apakah panggilan tim pernah direkam? Siapa yang membuat catatan rapat? Berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk berkumpul? Buat pergerakan lebih mulus dengan menggabungkan teknologi yang melakukan pekerjaan berat seperti menangkap audio, video, screengrabs, tautan terkirim, dan dokumen untuk Anda.
Di samping manfaat pencatatan biasanya muncul transkripsi dan ringkasan cerdas, dua fitur yang meningkatkan proses penemuan pemeriksaan. Nuansa dan bahasa tubuh tidak hanya ditangkap melalui video, tetapi juga nada suara, pola pikir, dan kosa kata dapat dilihat melalui tag speaker teknologi, algoritme canggih, dan tautan topik umum.
Namun, di sisi lain, terdapat beberapa tantangan yang harus dipertimbangkan oleh litigasi dan investigasi di masa depan. Perekaman massal memunculkan tiga poin perhatian dari sudut pandang penyimpanan data:
Perkalian Data
Ketika semakin banyak pertukaran online yang direkam, semakin banyak file yang menumpuk dan begitu juga dengan ukuran file video. Seiring bertambahnya jumlah data, kemampuan untuk menyimpan dan mengambil dengan aman akan meningkat secara bersamaan.
Mengelola Catatan
Penyimpanan data yang aman dan terjamin sangat penting karena informasi yang dibagikan dan didiskusikan dapat menjadi sangat sensitif dan tidak dimaksudkan untuk dilihat orang lain. Pertimbangkan bagaimana dan di mana file-file ini disimpan. Siapa atau apa pengamanannya? Siapa yang memiliki akses, dan bagaimana mereka dilindungi?
penemuan
Sebelumnya, rapat mungkin saja direkam secara audio, atau ditulis dalam dokumen pengolah kata, oleh karena itu, membatasi keakuratan dan cakupan informasi yang diberikan.
Mungkin datanya dikumpulkan dalam presentasi atau agenda. Sekarang, potensi file elektronik dan transkripsi yang lebih detail jauh lebih menguntungkan daripada sebelumnya. Rapat online yang direkam memiliki kapasitas untuk merekam audio dan atau video di samping semua konten rapat yang mencakup setiap transaksi dan pertukaran selama rapat.
Ingatlah nilai ekspresi wajah, gerakan, dan segala sesuatu itu dikomunikasikan tanpa berbicara.
Sesuatu untuk diingat:
Akses ke pertemuan yang direkam bisa menjadi a positif dan negatif karena "jejak digital" bisa menjadi dasar untuk digunakan nanti. Pastikan privasi dan langkah-langkah keamanan Anda mutakhir dan transparan karena permintaan penemuan gugatan dapat mencakup rapat video sama lazimnya dengan email dan dokumen.
Untuk memastikan keakuratan dan transparansi secara keseluruhan, tetapkan kebijakan yang menciptakan keterpaduan dalam hal konferensi video. Mengorganisir data, memutuskan pedoman, dan secara umum menetapkan aliran atau prosedur ketika datang ke pertemuan online akan memastikan risiko keamanan terbatas, data ditambang dan informasi tersedia:
- Tentukan konvensi penamaan untuk rapat dan siapa yang bertanggung jawab mengelola rekaman. Di mana rekaman akan ditayangkan dan apa aturan administratif untuk penyimpanan, aksesibilitas, penghapusan, penemuan, dll?
- Bergantung pada ukuran rapat, delegasikan tanggung jawab pencatatan kepada satu atau beberapa peserta. Pilih peserta dari setiap departemen, supervisor atau manajer untuk bertanggung jawab merekam berbagai jenis pertemuan. Siapa yang akan menjadi moderator dan kebijakan, aturan, dan prosedur apa yang perlu diberlakukan untuk pertemuan virtual yang berbeda?
- "Tampilan" apa yang ingin Anda simpan? Setelah Anda memutuskan siapa moderatornya (atau mungkin ada beberapa) pilih yang mana dari berbagai pilihan rapat yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda dan siapa yang akan merekam dari komputer mana - atau dari sudut pandang mana.
- Perhatikan akhirnya ringkasan dan laporan yang disediakan oleh platform konferensi video dan menentukan siapa yang bertanggung jawab untuk itu. Siapa yang akan menerimanya dan bagaimana cara mengaksesnya?
- Hindari menggagalkan penemuan dengan deposisi konferensi video yang:
Tetapkan lokasi fisik deponen dan bagaimana dia akan diatur secara logistik untuk terhubung ke pertemuan virtual
Datang dengan opsi lain jika pelapor pengadilan dan deponen tidak dapat hadir di lokasi yang sama
Kirimkan pameran ke deponen melalui surat terlebih dahulu atau secara elektronik selama deposisi
Jalankan dengan lancar - uji teknologi sebelum hari deposisi virtual
Hubungkan beberapa pengacara dan peserta dari berbagai lokasi geografis
Disepakati oleh semua orang, apakah akan direkam atau tidak - dapatkan persetujuan - Memiliki kebijakan retensi yang menjelaskan bagaimana konferensi video akan disimpan, dan kemudian dihancurkan setelah jangka waktu tertentu.
Setelah rapat online selesai, rekaman disimpan di cloud dan tetap dapat diakses melalui portal perusahaan atau oleh moderator. Mengizinkan akses peserta tertentu adalah langkah privasi dan keamanan. Manajemen catatan umum, protokol operasi, dan akses harus ditetapkan melalui diskusi dan pengembangan kebijakan dan prosedur.
Cegah pelanggaran keamanan dan penyadapan video dengan teknologi yang membuat setiap pertukaran online aman dan pribadi. Mandat penggunaan kode akses satu kali atau satu orang yang mencetak rekor selama rapat. Cari fitur-fitur seperti:
- Kode Akses satu kali: Setiap panggilan dienkripsi dengan kode unik dan pribadi yang hanya berlaku untuk yang ditentukan dan dijadwalkan panggilan konferensi.
- Kunci Rapat: Segera setelah peserta muncul, aktifkan fitur ini untuk mencegah peserta yang tidak diinginkan ikut campur. Siapapun yang datang terlambat akan diminta untuk meminta izin dari moderator.
- Kode keamanan: Jika agenda rapat online memerlukan diskusi tentang informasi yang sangat sensitif, tambahkan lapisan keamanan lain dengan kode tambahan yang diperlukan saat memasuki konferensi.
Teknologi yang sudah tersedia dan menyediakan dasar untuk penemuan terbukti menjadi lebih lazim. Dan ke depannya, tidak mungkin proses tatap muka akan didahulukan. Jika penemuan hukum dan proses lainnya dapat diselesaikan secara online, kemungkinan besar akan terus dilakukan secara online.
Ketika datang ke resor perangkat lunak konferensi video alih-alih muncul secara langsung,
manfaatnya - termasuk penghematan biaya, lebih sedikit perjalanan, lebih banyak waktu, kolaborasi jarak jauh, peningkatan produktivitas, lebih sedikit penundaan - pasti lebih besar daripada tantangannya:
Tantangan # 1:
Biasanya, masing-masing pihak biasanya dihadiri oleh penasihat hukum mereka yang diminta untuk memberikan, membantu, dan menjelaskan dokumen dan pameran selama pemeriksaan.
Larutan:
Sebaliknya, dengan konferensi video, ini adalah kesempatan untuk membuat rencana ke depan. Pengacara dan penasihat hukum harus memilah setiap dan semua bukti, pameran, dokumen, dan bukti sebelumnya. Ini harus jelas, diberi label, diatur, diberi judul, dan dikirim melalui surat atau siap untuk dikirim secara elektronik. Pastikan alamat selalu mutakhir, dieja dengan benar dan setiap orang yang membutuhkan data disertakan dalam transaksi digital atau pos yang dikirimkan.
Tantangan # 2:
Menilai sikap dan ketenangan saksi dapat menjadi kabur melalui tautan video daripada hadir di lokasi fisik yang sama.
Larutan:
Tes teknologi yang dilakukan pada hari-hari menjelang pertemuan virtual akan memastikan bahwa peserta terlihat dengan jelas dan utuh. Buat panduan referensi konferensi video untuk klien, kolega, dan profesional hukum lainnya dalam perusahaan Anda yang mencakup praktik wajib untuk proyeksi vokal, pencahayaan, postur tubuh, latar belakang yang dapat diterima, dan informasi lain apa pun yang membuat video ditemukan secara tepat, halus, dan profesional.
Tantangan # 3:
Pengaturan yang tidak institusional atau tampak tidak netral atau sesuai dapat mengganggu, menyesatkan, atau menyebabkan pemeriksaan yang tidak memadai.
Larutan:
Berikan contoh video dan tutorial online tentang bagaimana deposisi konferensi video, panggilan penemuan, pra-uji coba, atau proses uji coba harus terungkap. Buat garis besar apa yang dapat diterima, dan pengaturan serta latar belakang mana yang akan menghasilkan pemeriksaan yang berhasil. Berikan contoh video yang buruk dan juga apa yang tidak boleh dilakukan.
Tantangan # 4:
Tidak berada di ruang fisik yang sama membuka pemeriksaan terhadap potensi pelecehan atau malpraktek.
Larutan:
Transparansi penuh dari diskusi diperlukan dari awal sampai akhir. Persetujuan dengan permintaan yang terlihat di awal rapat memastikan semua orang patuh. Selain itu, memberikan pendidikan dan pelatihan tentang praktik terbaik selama ujian memperkuat proses untuk memastikannya efisien dan sesuai standar.
Berkenaan dengan kualitas komunikasi yang sebenarnya selama ujian untuk penemuan melalui konferensi video, berikut adalah beberapa praktik terbaik:
• Atur Selain Waktu - Sebelum, Selama Dan Sesudah
Check-in, wawancara, kesaksian, pertemuan, deposisi - pastikan ada waktu sebelum mempersiapkan, cukup waktu untuk menyelesaikan dan beberapa waktu disisihkan setelahnya untuk merenung dan memeriksa rekaman atau ringkasan.
• Pastikan Semua Teknologi Berfungsi
Ketika waktu sangat penting, jangan terjebak untuk mencoba memperbaiki dan menyelesaikan masalah teknis sementara semua orang menunggu. Tampil ke konferensi video sedikit lebih awal dan uji mikrofon, speaker, dan koneksi Anda.
Periksa apakah semuanya sudah terisi, kabel tambahan tersedia, wifi kuat, dll. Manfaatkan pengujian audio dan video yang ditawarkan oleh platform konferensi tingkat perusahaan.
• Periksa Ulang Tempatnya
Pilih tempat yang tenang, steril, dan bebas gangguan. Dinding putih atau ruangan tertutup dengan latar belakang polos dan tidak mengganggu adalah pilihan terbaik.
• Tetap Pada Timing
Komunikasikan durasi rapat sebelumnya sehingga semua orang dapat membuat rencana yang sesuai. Sama seperti rapat tatap muka, buat agenda, patuhi, dan lindungi waktu semua orang.
• Periksa Koneksi Audio Dan Video
Gunakan headset untuk meminimalkan umpan balik dan memaksimalkan pendengaran dan proyeksi Anda. Gunakan konferensi video yang memiliki kemampuan audio / video berkualitas tinggi.
Izinkan Callbridge memberi firma hukum Anda teknologi konferensi video yang membuat prosedur pra-sidang berjalan lancar dalam pengaturan virtual. Dengan potensi luar biasa untuk menghadirkan banyak proses tatap muka secara online, peluang untuk memangkas biaya, bekerja lebih banyak dari rumah, mempercepat proses peradilan, dan mendapatkan lebih banyak informasi dengan lebih cepat ada di ujung jari Anda.
Platform komunikasi dua arah Callbridge memiliki kekuatan untuk melangkah lebih dalam dan memberikan dimensi pada cara firma hukum menjalankan bisnis mereka. Pertemuan online yang direkam memberikan semua pihak perasaan bertatap muka tetapi dari jarak yang aman dan sehat. Plus, ini memberikan kehadiran yang lebih fleksibel dan dengan pemikiran yang tepat, perencanaan dan kesiapan adalah pengganti yang cocok untuk pertemuan tatap muka.
