Dengan pendekatan yang lebih berpusat pada digital tentang bagaimana bisnis dijalankan, tidak mengherankan bahwa perangkat lunak komunikasi mengintegrasikan solusi visual yang lebih baik. Tidak hanya hubungan pelanggan yang diperdalam, tetapi juga keterlibatan karyawan, partisipasi, dan kolaborasi ketika Anda dapat menunjukkan apa yang Anda maksud daripada hanya mengatakannya.
Jangan lupa betapa banyak nuansa dan makna yang hilang saat berkomunikasi melalui pesan. Instruksi bertele-tele, utas email, dan obrolan teks adalah bentuk komunikasi yang sangat baik untuk tugas-tugas tertentu, tetapi ketika datang ke presentasi atau membuat kesan pertama yang fantastis, ada cara lain untuk meningkatkan taruhan.
Di situlah berbagi layar dan berbagi dokumen berperan. Kedua fitur utama ini menambah dimensi pada pertemuan dan interaksi online Anda dengan menyediakan semua yang mereka butuhkan di ruang online secara real-time kepada peserta yang dekat dan jauh.
Di sinilah menerapkan berbagi layar dan dorongan berbagi dokumen rapat agar lebih produktif:
Untuk Apa Platform Komunikasi Grup Dua Arah?
Sebelum membahas secara spesifik, mari kita uraikan apa sebenarnya perangkat lunak komunikasi dua arah itu dan bagaimana cara kerjanya untuk meningkatkan alur kerja Anda dengan semua orang di seluruh papan termasuk karyawan, klien, vendor, pemasok, teman, keluarga, dan banyak lagi.
Daripada mengandalkan email dan panggilan terjadwal untuk bertukar pikiran atau membuat keputusan eksekutif, jadwalkan rapat sebelumnya atau di tempat dengan konferensi video /perangkat lunak panggilan konferensi. Teknologi zero-download berbasis browser memungkinkan penyiapan yang cepat dan sederhana yang membuat 1 hingga 1,000 orang aktif dan berjalan online. Berkumpul dengan percaya diri menggunakan ruang rapat online dengan peserta dari seluruh dunia untuk mendiskusikan masalah besar atau kecil dan berkolaborasi dalam presentasi, promosi, dan proyek jarak jauh.
Dengan teknologi canggih tersebut, hadir fitur yang dirancang untuk meningkatkan cara komunikasi tingkat tinggi dicapai.
Apa Itu Berbagi Dokumen?
Juga dikenal sebagai berbagi file, fitur ini memberi Anda akses super efisien untuk berbagi file digital apa pun melalui platform konferensi web. Anda dapat dengan mudah mengirimkan tautan bolak-balik, media, video, file audio, dan lainnya, atau bekerja secara bersamaan dan berkolaborasi dengan orang lain pada kata yang sama, dokumen, presentasi, dll.
Gunakan Berbagi Dokumen untuk:
Pastikan setiap orang memiliki "hard copy" dari dokumen tersebut
Sangat mudah untuk menyeret dan melepaskan atau memilih dan mengunggah file apa pun yang perlu disebarluaskan. Bagikan salinan presentasi setelah pengiriman. Kirimkan file foto yang sudah di-zip. Rekam video promosi, tautan ke resep favorit Anda, atau PDF yang perlu dibagikan ke grup.
Bagikan file yang diperlukan untuk proyek dan atau rapat
Sebagai bagian dari agenda yang ditetapkan, siapkan file Anda untuk dikirim sebelum rapat online Anda dimulai. Setiap orang dapat memiliki salinan digitalnya sendiri untuk menambahkan catatan, membuat koreksi, atau membuka nanti untuk melihatnya.
Kirimkan pekerjaan Anda selama konferensi web
Baik untuk bisnis atau pembelajaran, proyek dapat dikirimkan melalui konferensi web untuk dilihat oleh pimpinan atau pendidik nanti. Ini berfungsi dengan baik untuk upaya kolaboratif atau tugas kelompok yang memiliki banyak anggota tim atau banyak bagian yang bergerak.
Kirimkan apa yang perlu dilihat jika koneksi internet buruk
Jika Anda berada di komunitas pedesaan atau wifi Anda lemah, pertimbangkan untuk mengirim dokumen sebagai opsi kedua untuk berbagi layar. Tidak perlu khawatir karena file penting Anda berhasil diselesaikan dengan aman tanpa gangguan atau penundaan.
Manfaat Berbagi Dokumen:
Dengan menyerahkan dokumen langsung ke tangan peserta yang diperlukan, Anda dapat yakin mengetahui bahwa info penting Anda tepat berada di tempatnya. Mempercepat gerakan lintas proyek dan perkembangan dengan berbagi dokumen saat ini:
Capai indikator kinerja utama Anda dengan memperoleh lebih banyak klien, meningkatkan penjualan, dan mengambil sasaran ekstra saat Anda dapat terus memberi informasi yang relevan kepada tim atau berkolaborasi dalam file dari jauh.
Nikmati penyimpanan dan akses mudah ke semua dokumen Anda di cloud. Betul sekali! Semua item penting Anda seperti spreadsheet, grafik, file audio, gambar, dan lainnya - bahkan berukuran besar atau resolusi tinggi - disimpan di awan dan dapat diturunkan kapan pun Anda mau. File Anda aman meskipun terjadi sesuatu pada laptop atau desktop Anda.
Kurangi biaya dengan mengirim salinan digital alih-alih cetakan berat dan mahal melalui kurir. Plus, Anda tahu penerima memilikinya tanpa ada kemungkinan tersesat di sepanjang jalan.
Berbagi dokumen itu mudah, sederhana, dan lebih cepat untuk dilacak, diakses, dan dikirim daripada melalui email. Gunakan Ringkasan Cerdas pasca rapat untuk menemukan dokumen yang Anda terima atau melihat dokumen yang Anda kirimkan.
Apa Itu Berbagi Layar?
Berbagi layar memberi Anda cara untuk membagikan dengan tepat apa yang telah Anda tarik di layar. Persis apa yang Anda lihat adalah apa yang mereka lihat. Tekan tombol berbagi layar dan lihat presentasi Anda, video, dokumen - apa pun yang Anda ingin orang lain dapatkan!
Gunakan Berbagi Layar Untuk:
Hidupkan presentasi online
Berbagi laporan kemajuan? Punya beberapa metrik menarik untuk didiskusikan? Perlu memberi tahu pemegang saham tentang rencana masa depan? Sangat mudah untuk membagikan presentasi apa pun dan melakukannya dengan menunjukkan dengan tepat apa yang ingin Anda tunjukkan atau serahkan.
Sederhanakan demonstrasi langsung
Arahkan rekan kerja melalui hambatan pengalaman pengguna yang sulit dijelaskan atau tampilkan fitur perangkat lunak yang baru dan lebih baik menggunakan berbagi layar yang membuatnya lebih mudah untuk ditampilkan dan diberi tahu.
Selenggarakan tutorial web
Ciptakan lingkungan belajar online yang lebih baik (yang mengubah!) Ketika Anda dapat melakukan siaran langsung dan pada saat itu menjawab pertanyaan, menerima telepon, dan memberikan dukungan waktu nyata.
Hancurkan masalah dan atasi masalah
Tingkatkan solusi TI Anda dengan berbagi layar yang memberi Anda opsi untuk melihat apa yang dilihat pelanggan atau kolega Anda. Tidak perlu "angka perkiraan" dan Anda bisa melihat gambaran lengkap tentang apa yang Anda kerjakan, terlepas dari di mana lokasi geografis, atau zona waktu Anda.
Manfaat Berbagi Layar:
Berbagi layar menguntungkan karena berbagai alasan. Rasakan bagaimana masalah menjadi lebih mudah untuk disampaikan, komunikasi tidak terlalu menakutkan, dan dampak visual meningkat secara keseluruhan:
Khusus untuk layanan pelanggan dan penjualan, pertanyaan kompleks dapat ditangani dan ditelusuri, ditambah perwakilan dapat menawarkan panduan pribadi langsung di tempat!
Berbagi layar memupuk pemahaman yang lebih dalam dan berdampak ketika klien dan atau perwakilan dapat mengarahkan kursor ke area halaman tertentu untuk mendiskusikan masalah, peluang, dan poin percakapan lainnya.
Saat berada dalam mode berbagi layar, privasi masih menjadi yang terdepan. Desktop mungkin terlihat, tetapi hanya dapat dilihat dan tidak diakses. Tidak ada cara untuk mengklik atau halaman, membuka tab, atau mengakses aplikasi.
Berbagi layar tidak perlu mengunduh atau menginstal perangkat lunak tambahan.
Sebelum menekan Berbagi Layar, pastikan untuk:
Periksa kembali apa yang Anda miliki di desktop Anda:
Sadarilah dengan siapa Anda berbicara atau siapa yang akan hadir dalam rapat online Anda. Dengan mengetahui audiens Anda, Anda dapat secara efektif menggunakan wallpaper desktop Anda, misalnya, untuk memberi kesan. Tetapi pertama-tama, hindari sesuatu yang terlihat terlalu sibuk atau menyinggung, dan dari sana, pertimbangkan untuk menarik merek perusahaan Anda atau merek klien yang Anda ajak.
Juga, pertimbangkan tab dan halaman apa yang telah Anda buka. Apakah ini pribadi? Pastikan untuk menutupnya.
Bersihkan desktop Anda:
Lakukan pembersihan cepat berbagai folder, gambar yang diunduh, dan kekacauan umum yang menumpuk secara organik setiap hari. Jaga agar desktop Anda tetap rapi dan rapi sehingga Anda dapat dengan mudah menavigasi dan menemukan apa yang Anda cari tanpa harus membuang waktu untuk mencari atau berpotensi menarik dokumen yang salah.
Matikan program dan jendela browser:
Komputer Anda akan berjalan lebih lambat dengan program yang berjalan di latar belakang. Pastikan Anda mempercepat dengan menutup semua yang tidak Anda butuhkan saat terlibat dalam rapat online.
Keluar dari perpesanan dan obrolan:
Hindari potensi pesan memalukan yang muncul dengan keluar dari aplikasi obrolan atau perpesanan apa pun. Hal terakhir yang Anda inginkan adalah disela atau disela dengan pesan pribadi langsung!
Periksa koneksi internet Anda:
Siapkan kata sandi ethernet atau wifi Anda dan siap digunakan. Cobalah beralih ke koneksi sebelum waktunya bermain untuk memastikan semuanya sudah siap untuk pengalaman yang lancar.
Menggunakan fitur berbagi layar menghidupkan kembali setiap interaksi online yang melibatkan komunikasi. Selain presentasi dan pertemuan virtual, cobalah untuk meningkatkan:
Pelatihan karyawan - Melatih pekerja menjadi jauh lebih efisien saat Anda dapat menargetkan banyak pelajar sekaligus, dari kenyamanan desktop Anda. Ajak mereka dalam tur menggunakan webcam Anda atau bawa mereka melalui dek orientasi tempat mereka dapat mengajukan pertanyaan dan mendapatkan jawaban secara real-time.
Sesi curah pendapat - Setelah semua orang berkumpul di ruang rapat online, tekan berbagi layar dan kemudian buka papan tulis online untuk mencatat ide dan konsep. Gunakan warna, bentuk, dan gambar untuk menyusun peta pikiran, atau papan suasana hati yang Anda selenggarakan dan pimpin, tetapi semua orang dapat melihatnya.
Wawancara dengan bakat baru - Ini bekerja dengan sempurna bagi calon karyawan untuk memamerkan keterampilan teknis komputer mereka. Jika seorang kandidat dalam wawancara, mereka cukup menekan berbagi layar dan memandu perwakilan SDM melalui portofolionya atau memberikan solusi pengkodean dengan cepat.
Pembaruan proyek - Bawa eksekutif tingkat C melalui status proyek terjadwal dengan membagikannya kepada karyawan dan mendapatkan umpan balik dari mereka secara waktu nyata. Ulangi pemangku kepentingan, investor, dan manajer untuk melihat spreadsheet, metrik, dan dokumen digital.
Dan masih banyak lagi. Tidak peduli bagaimana Anda melibatkan berbagi layar sebagai bagian dari presentasi, promosi, atau pertemuan virtual Anda, kemudahan tersebut menawarkan setiap industri dan kelompok orang rasa kolaborasi dan kohesi yang lebih tinggi. Tiba-tiba, setiap orang dapat menjadi bagian dari proses pengambilan keputusan dan merasa seperti berada di tempat kejadian ketika mereka mungkin tidak berada di bagian kota yang sama!
Apa Perbedaan Layar dan Berbagi Dokumen?
Berbagi layar sempurna untuk ditampilkan dalam waktu nyata. Peserta dapat melihat dan menjadi bagian dari presentasi Anda atau tutorial pada saat ini. Ini adalah alat yang sangat berguna untuk membawa rekan kerja untuk mengalami apa yang Anda alami.
Di sisi lain, berbagi dokumen lebih seperti "takeaway". Peserta mendapatkan tautan, video, dokumen, media, dan file yang dapat diakses pada waktu mereka sendiri. Mereka dapat memperoleh file penting sekarang untuk dilihat dan dibuka sekarang atau disimpan untuk nanti. Selain itu, fitur ini sangat berguna dalam situasi di mana koneksi internet di bawah standar.
Mengapa Anda Membutuhkan Keduanya?
Kedua fitur tersebut penting dan sangat cocok satu sama lain untuk secara kuat meningkatkan tempat kerja online, ruang kelas, atau ruang dukungan bagi komunitas atau bisnis mana pun untuk berkumpul dan membuat kemajuan dalam suatu proyek. Pertimbangkan bagaimana faktor-faktor ini menjadi perawatan kesehatan, pekerjaan amal, panti jompo, pertemuan virtual, proses pengadilan, Dan banyak lagi.
Ditambah lagi dengan fitur pendukung lainnya seperti papan tulis online, konferensi video, undangan dan pengingat, rekaman rapat, ringkasan cerdas dan lebih banyak lagi, kemungkinan untuk bergabung dan menjalin kemitraan tidak terbatas. Selalu ada peluang untuk komunikasi yang lebih baik dan lebih efektif yang memberi Anda hasil yang Anda inginkan.
Bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras dengan dua fitur ini yang berfungsi untuk memperkuat konferensi web dan membuat rapat online lebih produktif, kolaboratif, dan menarik.
Biarkan platform kuat Callbridge meningkatkan cara Anda bekerja dengan tim Anda atau berkomunikasi dengan teman dan keluarga. Mungkin dua fitur paling populer, berbagi layar dan berbagi dokumen akan merevolusi cara komunikasi Anda terungkap.
Saksikan percakapan menjadi lebih ringkas, produksi dipercepat, umpan balik lebih dalam dan peserta ingin memberi lebih banyak.
Cobalah konferensi web yang mengutamakan kualitas komunikasi.
