Hvernig á að hýsa símafund
Ef þú ert eins og flestir eigendur lítilla fyrirtækja, hefur þú þurft að hýsa símafund eða tvö til að skipuleggja eða hugleiða með liðinu þínu. Þú hefur líka líklega áttað þig á því núna að ekki eru allir fundir eins gefandi og þeir gætu verið.
Stundum mæta starfsmenn seint. Stundum eru þeir of syfjaðir eða annars hugar. Í annan tíma mæta þeir alls ekki. Það er auðvelt að velta því stundum fyrir sér hvort það sé jafnvel hægt að hýsa ráðstefnufund þar sem ekkert fer úrskeiðis.
Sem betur fer fyrir þig er marktækur og afkastamikill ráðstefnufundur mögulegur. Kl Callbridge, við höfum séð og auðveldað næga fundi til að vita nákvæmlega hvað þú ættir að gera til að hýsa sem besta fund. Allt sem þú þarft að gera er að fylgja þessum skjótu og einföldu skrefum:
Skref 1: Hafðu skýrt fundarmarkmið í huga áður en þú gerir eitthvað annað.
Skref 2: Búðu til dagskrá ráðstefnufundar sem er eins nákvæm og mögulegt er.
Skref 3: Sendu út ítarleg fundarboð og fylgdu gestum þínum eftir.
Skref 4: Vistaðu óskyld efni til seinna svo fundur þinn verði ekki af sporinu.
Skref 5: Samþykkja næstu skref fyrir alla á fundinum áður en honum lýkur.
Hafðu skýran fundarmarkmið
Það er auðvelt að snúast í hringi þegar þú hýsa fund að „fara yfir verkefni X“ eða „kanna efni sem tengjast Y“, vegna þess að þú hefur ekki sett skýr markmið fyrir fundinn. Í staðinn, hvernig væri að setja sér markmið eins og „koma að stefnu fyrir haustherferðina“ eða „koma á og koma sér saman um mælingaramma fyrir samfélagsmiðlaauglýsingar okkar“.
Reyndu að vera eins nákvæm og mögulegt er með markmiðum þínum og þú munt ekki aðeins geta sagt til um hvort fundur þinn er árangursríkur eða ekki, heldur einnig hvort þú farir utan brautar í umræðum þínum.
Búðu til dagskrá ráðstefnufunda
Enginn skrifar bók með því að verja 90% tíma sínum í formála. Að hafa dagskrá og halda sig við hana mun setja þig svo miklu nær því að ná raunverulega markmiðinu fyrir ráðstefnufundinn þinn sem þú settir fram áðan vegna þess að það verður gefinn tími til að ræða öll mikilvæg efni á fundinum.
Það er líka mikilvægt að muna að við erum öll aðeins mannleg og stundum gerum við það besta af okkur að gera mistök, fara í snertingu eða bara fíflast til skemmtunar. Þú ættir að halda símafundinn þinn samkvæmt áætlun, en vinsamlegast vertu ekki herskáur varðandi hann. Það er pláss fyrir smá skemmtun á hverjum fundi.
Sendu út ítarleg fundarboð og fylgdu þeim eftir
Með því að senda fundarboð er reglan „því fyrr, því betra“. Þannig hefur þú tíma til að minna fólk varlega á ef það hefur gleymt að svara á fund þinn. Með því að gefa þátttakendum þínum tíma gerir það þeim einnig kleift að undirbúa sig fyrir fundinn og koma sér á skrið sem þeir þurfa að vita fyrir fundinn.
Af hverju þarf dagskrá þín að vera ítarleg? Einfaldlega vegna þess að þegar þátttakendur vita að þeir verða spurðir um ákveðið efni eða starf, hafa þeir tilhneigingu til að undirbúa svar fyrirfram. Í grundvallaratriðum verða þeir tilbúnari fyrir fundinn, jafnvel þó að það sé bara til að forðast að vera teknir fram sem einhver sem var ekki tilbúinn.
Viðfangsefni „Park“ ráðstefnufunda sem ekki eiga við
Hvað gerir þú þegar fundur þinn byrjar að rekast út í ótengda snertingu? Þú gætir einfaldlega sagt þeim að hætta, en það er kannski ekki háttvísasta og vel móttekna lausnin. Reyndu í staðinn að „leggja“ þessa snertingu til að heimsækja í lok fundarins eða seinna. Sumir kalla þetta „bílastæðið“.
Bílastæðið er líka frábært ef einhver þarf að koma til móts við gildan punkt en er samt ekki sérstaklega viðeigandi fyrir fundinn. Þannig er enn hægt að veita mikilvægum viðfangsefnum þá athygli sem þau þurfa á meðan fundur þinn heldur áfram, óhindrað af umræðum utan umræðu.
Vertu viss um að samið sé um næstu skref
Þetta skref er nauðsynlegt. Í lok fundarins, endurtaktu öll næstu skref, sem og hverjir taka við eignarhaldi. Þegar allir aðilar hafa samþykkt verkefni sín getur enginn komið með afsökunina fyrir því að vera ruglaður eða sagt að eitthvað hafi „runnið þeim til hugar“.
Þökk sé Röð, þú getur líka sent afrit af fundarsmíði með gervigreindarflugi til allra þátttakenda svo það er ekki rugl um hvað þarf að gera.
Eftir að hafa samþykkt hvenær næsti fundur verður, geturðu hringað aftur að bílastæðinu þínu og tekið til viðbótarupplýsinga eða bara spjallað. Þó að það geti stundum virst tilgangslaust að tala um hluti eins og atburði líðandi stundar og kvikmyndir þegar þú hýsir símafund, þá er það nauðsynlegt fyrir jákvætt vistkerfi á vinnustað og ánægða starfsmenn.
