Tutti, a prescindere dal settore, partecipano ad almeno una teleconferenza o a una riunione online almeno una volta alla settimana. Probabilmente si potrebbe pensare che ormai la maggior parte di noi sia diventata esperta in queste riunioni virtuali, giusto? Purtroppo no. Ci siamo trovati tutti in quella riunione delle 9 del mattino con persone che chiedevano freneticamente i loro codici di accesso, costretti ad ascoltare la musica d'attesa di qualcun altro e, naturalmente, abbiamo sopportato quegli interminabili 5 minuti in cui le uniche parole pronunciate sono "Pronto, mi senti?".
Ecco 10 regole d'oro per le teleconferenze che puoi utilizzare per salvare le tue riunioni del lunedì e la tua sanità mentale.
10. Vacci piano con te stesso e abilita la registrazione automatica.
Gli ingegneri adorano funzionalità e widget extra nelle applicazioni. Uno dei migliori risparmi di tempo, tuttavia, è la funzione di registrazione che viene successivamente trasformata in una trascrizione da Cue. Hai perso qualcosa in una chiamata? Ascolta la registrazione o controlla la trascrizione più tardi. Callbridge viene fornito con la registrazione automatica. Accendilo e la registrazione della chiamata inizierà immediatamente quando sarai in linea.
9. Effettuare l'accesso almeno 10 minuti prima della chiamata.
Cerca di non ridurre i tempi di attesa per la tua chiamata. 10 minuti dovrebbero essere più che sufficienti per caricare documenti, rispondere a domande e discutere questioni non correlate con i tuoi colleghi. E se ti trovi in difficoltà, 10 minuti dovrebbero essere sufficienti per contattare il tuo fornitore di servizi (noi!) Per aiutarti.
8. Fare la dovuta diligenza.
Quante volte qualcuno ti ha invitato a una teleconferenza utilizzando un nuovo fornitore di servizi senza avere almeno una teleconferenza pratica per vedere come funzionano le cose? La maggior parte dei sistemi di conferenza è abbastanza facile da capire, ma non tutti hanno gli stessi codici chiave, convenzioni dell'interfaccia utente o funzionalità. Fai una buona impressione sul tuo cliente: se si tratta di un nuovo sistema di conferenza, provalo prima.
7. Prenditi un minuto per presentare te stesso e i tuoi partecipanti
Alcuni servizi di teleconferenza, come Callbridge, offrono la possibilità di identificare e visualizzare i singoli partecipanti. Ancora meglio: familiarizzatevi con la voce di ciascun partecipante. Questo vi permetterà di tenere traccia in modo più efficace delle attività da svolgere, dei follow-up e della durata delle riunioni.
6. Non tagliare i costi quando si tratta di clienti.
Il Web ha molti metodi di chiamata gratuiti tra cui scegliere. Attenzione che molte di queste tecnologie sembrano offrire grandi vantaggi ma in realtà sono "lavori in corso". È meglio investire un po 'di soldi che rischiare di perdere una vendita o di creare una brutta impressione in una riunione importante. Non costa nemmeno così tanto.
5. Parla chiaramente ed enuncia in modo appropriato.
Viviamo in un mondo globalizzato. Anche se la tua attività è limitata al Nord America, tieni presente che potresti avere molti partecipanti per i quali l'inglese non è la loro prima lingua. Parlare a ritmo sostenuto non solo ti rappresenterà come un chiaro oratore, ma darà anche agli altri il tempo di prendere appunti.
4. Non impegnarsi in conversazioni collaterali.
Tutti hanno frequentato almeno 12 anni di scuola dove hanno imparato a tacere e lasciare che fosse l'insegnante a parlare. Perché non appena indossiamo i nostri vestiti in questa lezione vola fuori dalla finestra? Le conversazioni secondarie provocano confusione, rumore ambientale e, per non parlare, sono semplicemente scortesi. Callbridge semplifica la gestione dell'intera conversazione: puoi alzare la mano per parlare o prendere appunti nella finestra della chat.
3. Dai alle persone la possibilità di parlare.
Le riunioni riguardano le conversazioni attive. Indipendentemente dalla tua anzianità in azienda, gli studi hanno dimostrato che una gestione dittatoriale si traduce in una cattiva leadership e favorisce problemi di comunicazione. Lascia parlare i tuoi colleghi. Non solo potresti imparare qualcosa di nuovo, ma farai sentire loro che il loro contributo è ricercato.
2. Effettuare una chiamata utilizzando il numero di telefono e il PIN corretti.
Mi dispiace essere ripetitivo ... è solo che riceviamo molte e-mail dell'ultimo minuto che chiedono il numero di accesso. Inoltre, alcune chiamate utilizzano codici di accesso univoci per motivi di sicurezza. Fortunatamente, puoi trovare il tuo PIN nell'e-mail o nell'SMS di invito che hai ricevuto!
1. Se non hai niente da dire, per favore silenzia te stesso.
Ti sei mai chiesto perché il rumore inizia a crescere durante le chiamate in conferenza di grandi dimensioni? Ti sei chiesto da dove viene quella digitazione disperata? Se stai chattando con i tuoi amici su Facebook, silenzia te stesso. Tutti possono sentire la tua digitazione! Premi * 6 o il pulsante mute sull'interfaccia utente di Callbridge e sarai in grado di ascoltare (e fare un po 'di lavoro a parte) senza che nessun altro lo sappia.
E ora, fai qualche teleconferenza produttiva e divertente!
