Quando si tratta di svolgere più lavoro più velocemente, sembra che ci siano sempre nuove tendenze che spuntano. Sale riunioni per discussioni mirate; lavorare in modo flessibile per migliorare la felicità dei dipendenti; cabine telefoniche per la privacy - e questi stanno solo graffiando la superficie. Se significa accelerare la stessa qualità del lavoro o meglio in un modo ottimizzato, con tutti i mezzi il business dovrebbe saltare sul carro e vedere cosa funziona.
Alcuni degli ostacoli che qualsiasi tipo di team deve affrontare, sia che si tratti di una start-up o di un'impresa, includono la raccolta di membri del team per una sincronizzazione rapida o una riunione virtuale. Non è raro pianificare un incontro in anticipo quando si tratta di grandi sessioni di brainstorming e valutazioni, ma sono gli incontri più piccoli che tendono a cadere nel dimenticatoio. E sono altrettanto utili! Le sincronizzazioni più piccole per condividere i progressi, rimuovere i blocchi stradali e rimanere allineati richiedono larghezza di banda mentale e anche presenza fisica (o virtuale!). Lasciarli cadere attraverso le crepe può essere più dannoso per la salute della tua attività di quanto ti rendi conto.
Entra, alzati incontri virtuali. Fatti un'idea del polso della tua azienda organizzando incontri occasionali, piccoli e occasionali con i colleghi mentre ti alzi letteralmente in piedi. A volte, non sono necessarie formalità. Quando in una riunione in piedi, il tono è più fluido, meno invadente e può essere molto più illuminante senza doversi sedere e farlo sembrare soffocante. Ecco un paio di cose da fare e da non fare la prossima volta che hai una riunione in piedi.
Accendi la fotocamera
Di solito, c'è almeno una persona presente con il proprio laptop o desktop nelle vicinanze. Tieni aggiornati i dipendenti remoti invitandoli a stare in piedi e trasformandoli in una riunione virtuale. Con videoconferenza ed capacità di condivisione dello schermo, è facile partecipare tramite un collegamento alla riunione e farli sentire presenti.
Rimani in piedi
Va bene, questo potrebbe essere ovvio, ma rimanere fedeli a questa regola rende tutte le altre più facili da seguire. Stare in piedi durante una riunione virtuale mantiene gli oratori concentrati e impedisce loro di ronzare. Rimuovi le sedie o spingile a lato della stanza o sincronizza in un ambiente più informale.
Non lasciare che i membri del team divagino
È facile per un pensiero diventare un treno in fuga, ma con le riunioni in piedi, mantienilo succinto. Se non è utile per tutti i presenti, astenersi dal dirlo. Oppure mantieni un limite di tempo per ogni oratore.
Mantenere gli stand-up poco frequenti
Questi intimi incontri virtuali dovrebbe avvenire solo quando necessario, quindi non è necessario un flusso irreggimentato che richieda a tutti di incontrarsi alla stessa ora nello stesso giorno, a meno che il flusso di lavoro non lo richieda.
Vai per brevi e dolci
Le persone sono in piedi, quindi la natura stessa di questo tipo di incontro virtuale è breve. Gli aggiornamenti importanti dovrebbero essere condivisi senza i dettagli. Consideralo come il momento clou dall'ultimo stand-up: non più di 15 minuti e maggiori dettagli possono essere inclusi in un'e-mail di follow-up.
Non aspettare la tua squadra
Inizia in tempo. Chiunque lo perda o si presenti in ritardo farà del proprio meglio per farcela la prossima volta. Questo aiuta a mantenere il programma di tutti senza intoppi.
Mantenere l'integrità strutturale
Informale, veloce, ma mirato al laser, una riunione virtuale in piedi non dovrebbe allontanarsi troppo dal fatto che i membri del team condividano aggiornamenti sui progressi, lo stato attuale del lavoro e dove si bloccano.
Tieni a portata di mano il tuo strumento di gestione dei progetti
Apri la lavagna online o condividi i file all'istante in modo che tutti siano sulla stessa pagina con il flusso dei progetti. Riesaminare ciò che è in movimento, in sospeso o necessario per iniziare aiuta il team a vedere il quadro più ampio.
Rimani orientato agli obiettivi con 3 domande
Non sei sicuro di come dovrebbe fluire la riunione virtuale in piedi? Chiedi a ogni membro del team di rispondere alle seguenti domande per mantenere la produttività:
1) Cosa hai ottenuto dall'ultima riunione in piedi?
2) Cosa hai in viaggio fino al prossimo incontro in piedi?
3) Ci sono blocchi o sfide che ti impediscono di realizzare ciò che hai deciso di fare?
Non cercare di presentare nuove idee
Attenersi invece alle 3 domande. Presentare una nuova idea devierà il ritmo dell'incontro virtuale in piedi e lo renderà più lungo per tutti. Se l'ispirazione colpisce, menzionala in un'e-mail di follow-up.
Incoraggiare altre forme di comunicazione di squadra
Lo stand-up è vantaggioso per la comunicazione in alto, ma non dovrebbe essere l'unico modo in cui la squadra tocca la base, soprattutto per lavoratori remoti. Tieni tutti aggiornati con sessioni più dettagliate o tramite chat di testo durante la settimana lavorativa.
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