Quando pianifichi una riunione online, devi più che sperare che i partecipanti prestino attenzione! In effetti, vuoi ispirarli a essere coinvolti e presenti. Affinché ciò accada, la tua riunione online deve essere strutturata. Deve essere progettato e adatto al tuo pubblico.
Dopo tutto, qual è lo scopo altrimenti? Perché passare il tempo a radunare le truppe per esaminare i rapporti sui progressi o aprire le linee di comunicazione per raccogliere idee su un campo se l'unico suono sentito sono i grilli?
Con un approccio più interattivo alle riunioni online, puoi aspettarti un coinvolgimento elevato, un migliore assorbimento delle informazioni e una comprensione più approfondita dei tuoi contenuti. Forse anche un po 'divertente!
Passiamo al lavoro: incontri di lavoro, ecco!
Secondo un articolo dell'Harvard Business Review, i dirigenti, i dirigenti di livello C e altri responsabili delle decisioni trascorrono quasi i tre quarti del loro tempo a incontrarsi con gli altri per discutere lo stato di avanzamento del lavoro. È molto tempo passato nelle riunioni.
Non dimentichiamoci anche dei lavoratori a distanza. Grazie a una tecnologia sofisticata, sono possibili riunioni online con team e colleghi in luoghi diversi, ma ci sono ancora sfide con fusi orari, connettività e progetti di coordinamento. È qui che il tempo trascorso può perdersi o essere utilizzato in modo improprio.
Stai facendo tutto il possibile per assicurarti che le tue riunioni online siano produttive e un buon uso del tempo?
Se stai cercando di:
- Trova modi più semplici per coordinarti con colleghi e lavoratori remoti
- Rimani connesso indipendentemente dal tempo o dalla distanza
- Rinvigorire le interazioni
- Spingere per una maggiore partecipazione ed efficacia
Quindi ecco alcune idee per ravvivare le riunioni e renderle più interattive ed efficaci:
Per prima cosa, chiediti: questo incontro è imperativo? Hai davvero bisogno di tenere questa riunione?
Affinché i partecipanti possano interagire e collaborare, è necessario ascoltare le voci, le opinioni, i risultati e la condivisione delle informazioni. Nel caso di una riunione online, un dialogo è preferito a un monologo.
Se c'è un annuncio o un'informazione che non richiede ai partecipanti di aggiungere o lavorare e solo di ascoltare, considera come il tuo messaggio potrebbe essere più adatto in un'e-mail. Per le riunioni interattive e coinvolgenti, chiedere ai partecipanti di ascoltare solo potrebbe far perdere o fingere interesse.
Una volta che il contenuto e lo scopo di una riunione online sono stati stabiliti come "necessari", ecco cosa fare dopo:
12. Gestire le aspettative
Coltiva la giusta mentalità tra i colleghi facendo loro sapere in anticipo che è richiesta la loro partecipazione. Nell'agenda inviata prima della riunione online, presentare un layout semplice di ciò che tutti possono aspettarsi.
Mostra il problema e fai sapere ai partecipanti che le loro idee e il loro contributo sono richiesti. Ciò fornisce loro il tempo per pensare e risolvere i problemi, stabilendo anche alcune regole di base.
Inoltre, fagli conoscere alcune regole di base previste, come:
- Premi "muto" quando non parli
- Astenersi dal mangiare o dal bere
- Metti via i telefoni e altre distrazioni in pausa
11. Check-in con i colleghi
Alla luce di una recente pandemia con milioni di persone che lavorano da casa, il lavoro a distanza può sembrare un isolamento. Pianificando semplicemente una riunione di lunedì e iniziando con la semplice domanda: "Che cosa hai fatto questo fine settimana?" puoi suscitare la partecipazione e incoraggiare i colleghi ad aprirsi.
Meglio ancora, a seconda delle dimensioni della riunione, usa questo tempo introduttivo per convincere tutti a contattare e ringraziare un collega per qualcosa che hanno fatto. Grande o piccolo, mostrando apprezzamento con una semplice chiamata per nome e un grido di attività, la gratitudine lavora per rendere tutti sentirsi più connessi. Questo è un modo piccolo ma potente per incoraggiare il legame sociale su una piattaforma virtuale.
Il tuo team è composto da molti lavoratori remoti? Instilla più un senso di legame sociale iniettando un po 'di divertimento per aiutare a rompere il ghiaccio e far sentire le persone meno sole con le distanze sociali o il lavoro da casa:
- Spice Up Presentazioni:
Sala riunioni online piena di sconosciuti? Invita i partecipanti a presentare se stessi e un po 'di informazioni stravaganti:
-
- La loro canzone karaoke preferita
- Il loro piatto cucinato in casa
- Il miglior concerto a cui siano mai andati
Sala riunioni online con gli stessi colleghi? Invita volti familiari a:
-
- Discuti brevemente di un bel film che hanno visto di recente
- Condividi come sta il loro animale domestico
- Apri un hobby o un progetto personale che hanno intrapreso
- Usa il tuo cervello:
Gli esercizi di team building non dovrebbero cadere nel dimenticatoio solo perché i membri del team sono più dispersi. Fornire i criteri in anticipo in modo che i partecipanti possano presentarsi pronti. Prova una breve versione online di Charades o Balderdash per un modo più interessante di aprire la riunione. - Gioca a un gioco d'ipotesi:
Un altro modo per coinvolgere maggiormente le persone è chiedere a ogni partecipante di riprodurre una versione semplice di ISpy descrivendo un elemento nella propria area di lavoro remota.
10. Crea la tua agenda della riunione in anticipo
Se la tua agenda della riunione è chiara e articolata, puoi aspettarti lo stesso ROI con la tua riunione online! Senza un piano o una premeditazione, una sincronizzazione vaga e disinformata porterà a confusione e farà perdere tempo.
Preparare un'agenda strutturata che delinea le questioni chiave e menzionare ciò che è richiesto e previsto dai partecipanti. Invia almeno un giorno prima e non dimenticare di utilizzare le impostazioni di inviti e promemoria per diffondere rapidamente le informazioni.
9. Prepara la tua tecnologia
Per quanto meravigliosa sia la tecnologia, ci sono ancora occasioni in cui può diventare un po 'traballante. Assicurati che tutto funzioni senza intoppi testando la tua tecnologia e controllando che tutti i dispositivi siano carichi. Scopri dove sono le tue prese elettriche e tieni i caricabatterie nelle vicinanze. Metti alla prova la tua fotocamera, il microfono, la connessione Internet e considera qualsiasi altra cosa di cui potresti aver bisogno:
- La tua illuminazione è troppo intensa o troppo debole?
- Sei circondato da un sacco di disordine?
- Ti trovi in una zona ad alto traffico dove le persone vanno e vengono?
- Quando è stata l'ultima volta che hai spento / ripristinato il tuo dispositivo?
Considera l'idea di includere questi punti nell'e-mail dell'agenda pre-riunione in modo che tutti siano al corrente.
8. Respira la vita nella tua consegna
Sicuramente puoi svolgere la tua riunione online in modo efficace eliminando gli elementi chiave, ma puoi anche aggiungere un po 'di pizzazz per mantenere le persone incuriosite:
- Invita il movimento
Sappiamo tutti quanto sia facile farsi investire nel lavoro. Alzarsi dalla scrivania è un'ottima idea, ma può essere dimenticato quando si è in procinto di spegnere un incendio o di scrivere una lunga e-mail. Ad un certo punto della tua riunione online, scuoti un po 'chiedendo ai partecipanti di muovere il sangue. Movimenti semplici come allungare le braccia sopra la testa o alzarsi e sedersi un paio di volte o fare qualche allungamento alla scrivania possono aumentare l'ossigeno al cervello e lavorare per spezzare la sensazione di stanchezza e letargia. - Aggiungi immagini
Incoraggia l'interazione e diffondi i tuoi contenuti al tuo pubblico
utilizzando colori vivaci, video, foto e chiamate scattanti. Rendi i tuoi contenuti digeribili e indimenticabili con una presentazione semplice da capire che sia accattivante con l'uso di immagini e forse un meme appropriato e ben posizionato! - Ricevi feedback in tempo reale
Scopri come le persone assorbono i tuoi contenuti conducendo un sondaggio sul posto. Non solo sono divertenti, interrompono effettivamente il programma e forniscono informazioni in tempo reale utili. Serve uno strumento decisionale istantaneo, mantiene alto il coinvolgimento e aiuta a strutturare i passaggi successivi.
7. Delegare attività
Quando le persone hanno la responsabilità di contribuire con qualcosa alla riunione online come moderare, svolgere un'attività rompighiaccio o prendere appunti, più ogni persona sarà impegnata. Inoltre, questo aiuta a mantenere piccole le riunioni. Mantieni i ruoli evidenti includendo solo coloro che devono essere presenti come un decisore, un consulente, uno stagista, ecc.
- Selezione di un moderatore
Un moderatore garantisce che la riunione non venga deragliata. Il suo lavoro è mantenere un occhio sulla tecnologia, guidare con autorità, dare il permesso di parlare a chi ne ha bisogno, essere responsabile della registrazione e controllare che la qualità audio e video sia curata.
6. Attenersi al lasso di tempo
Quando sei consapevole del tempo limitato che hai, la produttività tende ad aumentare. Lavorare con un limite di tempo "inquadra" la riunione e gli dà fuoco. Assegna una quantità di tempo specifica per ogni punto chiave con un buffer di 10 minuti. In questo modo tutti possono finire in tempo o appena prima del tempo!
5. Rimuovere le distrazioni
È facile (e molto comune) voler controllare la posta elettronica o dare un'occhiata al telefono durante una riunione online. Rispetta i tempi ed evita la tentazione rimuovendo le distrazioni dall'inizio: spegni le schede del laptop, metti il telefono in modalità silenziosa (o aereo!), Chiudi la finestra per escludere i rumori di fondo (o usa le cuffie) e salva la merenda per il dopo!
(alt-tag: Donna seduta alla scrivania con il lavoro su laptop aperto seduta vicino alla finestra la mattina presto)
4. Promuovere la collaborazione
Utilizzare una riunione in linea per generare idee dai partecipanti. Metti da parte del tempo per assumere le caratteristiche di un think tank o di una sessione di brainstorming. Consentire alle persone di inventare le proprie idee o portarsi dietro le idee degli altri; Prova una funzione come la lavagna in linea per far scorrere i succhi creativi.
3. Incorporare giochi
Attraverso gamification, puoi aspettarti che i livelli di interattività della tua riunione online aumentino alle stelle! Includere una piccola domanda all'inizio e convincere i partecipanti a seguire. Anche questi possono essere incentivati: pranzo prolungato, gadget aziendali, congedi anticipati, ecc. Ad esempio:
- Seleziona un'immagine o un personaggio da incorporare nelle diapositive e chiedi ai partecipanti di rispondere quante volte è stato visto durante la presentazione.
- Alla fine, lancia un semplice quiz per testare la comprensione del contenuto da parte dei partecipanti.
- Raccogli le citazioni dai colleghi e fagli indovinare chi ha detto cosa.
2. Termina con elementi d'azione ben articolati
Lo scopo di una riunione online è riunire i partecipanti e riunirsi per fare progressi verso il passaggio successivo. Questo può essere fatto solo con elementi di azione chiari. Quando tutti sono consapevoli di ciò che devono fare, solo allora le cose possono essere fatte. Prima che la riunione sia finita, controlla che i partecipanti abbiano chiaro il loro ruolo. Dedica alcuni momenti a esaminare ciò che è stato discusso e ad assegnare la persona per il lavoro.
1. Condividi il riepilogo
Molto può accadere in una riunione online. Vengono lanciate molte idee, suggerimenti e opinioni, motivo per cui note ben riassunte sono efficaci nel mantenere l'integrità della sincronizzazione.
Scegli un software di videoconferenza che viene fornito con una funzione di registrazione o capacità di intelligenza artificiale per catturare tutto ciò che è andato giù. Prendere appunti manualmente è sempre una buona idea, ma quando hai la tecnologia che lavora in background per te, puoi esibirti durante la riunione sapendo che ci pensa il resto.
Ecco alcuni altri trucchi per far risaltare la tua prossima riunione online:
- Metti in risalto il tuo marchio in tutti i punti di contatto della riunione
Pitching ai potenziali clienti? Registra il tuo messaggio che introduce il nome della tua azienda, lo slogan e annunci importanti mentre i partecipanti si presentano al sala riunioni online personalizzabile. Fai un'ottima prima impressione, elegante e professionale con il tuo logo e i colori del tuo marchio nell'interfaccia utente. - Usa l'intelligenza artificiale per fare il lavoro di gamba
In una riunione online, stai svolgendo il lavoro rivolto al futuro. Scegli un videoconferenza soluzione che funziona in background per fornire trascrizioni, tag del relatore e timbri della data per una facile ricerca in seguito. - Premi Condivisione schermo per "Mostra" invece di "Racconta"
Grazie alla condivisione dello schermo opzione, navigare in dimostrazioni difficili da spiegare e caratteristiche del prodotto durante una riunione online è diventato più semplice. Tutti possono capire quello che dici quando sono in grado di vederlo davanti ai loro occhi. Porta i partecipanti sulla stessa pagina quando ogni linea d'azione può essere mostrata in tempo reale.
Lascia che Callbridge rinvigorisca le tue riunioni online. Con una tecnologia sofisticata, funzionalità personalizzabili e un'interfaccia utente dal design intuitivo, le tue riunioni sono diventate più interessanti e produttive.
