Le riunioni a distanza sono diventate una parte essenziale del modo in cui il lavoro viene svolto in tutto il mondo. Anche se vivi in una grande città, aiuta a colmare il divario se ti trovi in una parte della città e il tuo ufficio è nell'altra. Teleconferenze e videoconferenza far sembrare che non ci sia letteralmente distanza tra mittente e destinatario, cambiando il modo in cui comunichiamo. È davvero incredibile che viviamo in un'era in cui possiamo mantenere uffici a Singapore, Londra, New York e mamme casalinghe che vivono nei sobborghi, tutto sulla stessa pagina lavorando insieme.
Quindi, ora che la tua azienda ha inserito i migliori talenti e hai stabilito un ritmo di riunione efficace, c'è lo stigma che i manager preferiscono le riunioni di persona piuttosto che quelle a distanza. Mentre questo è tradizionalmente vero, lo è anche la capacità di adattare e configurare i lavoratori remoti con i migliori strumenti del mestiere per più produttivi, coinvolgenti (e cybersecure!) incontri che portano a centrare numeri e traguardi schiaccianti.
Poiché si applicano regole diverse quando non sei in una riunione faccia a faccia, avere una conversazione sulle "regole d'oro" coinvolge tutti in modo che ogni sincronizzazione possa essere consegnata e ricevuta in un modo che ottenga risultati. Ecco alcune regole chiave da tenere a mente in un rapporto di lavoro a distanza:
PRIMA DELL'INCONTRO
Acquisisci familiarità con la tua tecnologia
Accendere la videocamera e inviare un codice per la teleconferenza è facile. Ma conoscere un po 'meglio come funzionano il software e l'hardware potrebbe metterti in una buona posizione se - il cielo non voglia - c'è una difficoltà tecnologica durante la teleconferenza. Prevenire qualsiasi inconveniente andando online 5 minuti prima del previsto in modo da poterlo configurare in anticipo; o avere un piano b pronto per entrare in azione. Anche condurre una prova di registrazione video è una mossa intelligente!
Aggiungi livelli a uno spazio condiviso
Uno spazio condiviso non è una sala riunioni. In effetti, è la sala riunioni che contiene gli spazi condivisi come lavagne a fogli mobili, an lavagna in linea, schermate condivise e altro ancora. I lavoratori remoti possono sentire la seconda cosa migliore dell'essere fisicamente lì essendo influenzati da una combinazione di questi spazi durante la teleconferenza.
Stabilisci un'agenda, condividila in anticipo
Una teleconferenza remota richiede impegno e pianificazione per garantire che tutti possano partecipare. Evidenziando gli argomenti trattati e condividendo l'agenda in anticipo, puoi salvare momenti preziosi attenendoti a un piano. In questo modo, i partecipanti sanno cosa sta per succedere e possono ascoltare attivamente oltre ad essere preparati con la loro parte della riunione.
Invita una selezione di pochi
Maggiore è il numero di partecipanti alla teleconferenza, minore è l'aspettativa di contribuire alla discussione. 1-10 partecipanti è l'ideale.
DURANTE LA RIUNIONE
Mantieni l'obiettivo della riunione in primo piano e al centro
In parole semplici, ricorda a tutti cosa è necessario ottenere entro la fine della teleconferenza. Annotalo sulla lavagna online, ad esempio, in modo che tutti possano vederlo chiaramente e usalo per mettere a terra i partecipanti se durante la discussione deviano troppo fuori rotta.
Ruoli di Gamify Conference Call
I ruoli possono essere assegnati a diversi partecipanti come facilitatore, cronometrista e scriba per prendere nota di tutti i punti di azione e le decisioni prese. Per gli incontri ricorrenti, disegna i nomi e cambia i ruoli in modo che sia deciso all'inizio della riunione e - sorpresa! - potresti essere tu! Questo la ludicizzazione garantirà alle persone di rimanere coinvolte.
Tutti ricevono un'introduzione
I partecipanti sono più disposti a partecipare al chiamata in conferenza quando hanno una migliore comprensione di chi è in chiamata con loro. Una rapida presentazione di tutti i partecipanti alla riunione, (anche se è presente un'icona o un'immagine) aggiunge un tocco di umanità e fa sentire i lavoratori remoti visti e ascoltati!
Incoraggia una piccola chiacchierata
Il collegamento con colleghi remoti fa sentire la loro presenza nella riunione. Un rapido riepilogo della loro giornata, del tempo, dei programmi per il fine settimana - li fa sentire come se fossero conosciuti nel mondo reale e nel regno digitale.
DOPO L'INCONTRO
Metti insieme un seguito
Riassumere i punti principali e le scoperte della riunione da inviare. La parte che lo rende coinvolgente? Aggiungi un elemento di divertimento e cameratismo. Una gif, un video o un'immagine divertente aiuta a rendere memorabile l'e-mail o il messaggio di chat, il che a sua volta farà sì che tutti non vedano l'ora di ricevere l'e-mail di follow-up dopo le riunioni future.
Menzione di numeri
La salute e la produttività di un rapporto di lavoro a distanza dipendono dal raggiungimento degli obiettivi, dal raggiungimento dei numeri e dal raggiungimento degli obiettivi di performance. Dedica del tempo per discuterne durante la riunione o invia un'e-mail di follow-up che descriva modifiche, risultati, miglioramenti, ecc.
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