Come organizzare una riunione con teleconferenza
Se sei come la maggior parte dei proprietari di piccole imprese, hai dovuto ospitare una riunione in teleconferenza o due per pianificare o fare un brainstorming con la tua squadra. Probabilmente ti sei anche reso conto ormai che non tutte le riunioni sono così produttive come potrebbero essere.
A volte i dipendenti si presentano in ritardo. A volte sono troppo assonnati o distratti. Altre volte, non si presentano affatto. A volte è facile chiedersi se sia persino possibile organizzare una conferenza telefonica in cui nulla va storto.
Fortunatamente per te, è possibile una riunione con teleconferenza significativa e produttiva. A ponte di chiamata, abbiamo visto e facilitato un numero sufficiente di riunioni per sapere esattamente cosa dovresti fare per ospitare la migliore riunione possibile. Tutto quello che devi fare è seguire questi semplici e veloci passaggi:
Passaggio 1: avere in mente un obiettivo chiaro della riunione prima di fare qualsiasi altra cosa.
Passaggio 2: creare un'agenda della riunione della teleconferenza il più dettagliata possibile.
Passaggio 3: invia inviti a riunioni dettagliati e segui i tuoi ospiti.
Passaggio 4: salva gli argomenti non correlati per dopo in modo che la riunione non venga deragliata.
Passaggio 5: concordare i passaggi successivi per tutti i partecipanti alla riunione prima di terminarla.
Avere un obiettivo chiaro per la riunione
È facile girare in tondo quando tu ospitare una riunione per "ripassare il progetto X" o "esplorare argomenti relativi a Y", perché non hai fissato obiettivi chiari per l'incontro. Invece, che ne dici di stabilire un obiettivo come "stabilire una direzione per la campagna autunnale" o "stabilire e concordare un quadro di misurazione per i nostri annunci sui social media".
Cerca di essere il più specifico possibile con i tuoi obiettivi e non solo sarai in grado di dire se la tua riunione è un successo o meno, ma anche se ti stai allontanando o meno dalle tue discussioni.
Creare un'agenda della riunione con teleconferenza
Nessuno scrive un libro dedicando il 90% del proprio tempo alla prefazione. Avere un ordine del giorno e rispettarlo ti avvicinerà molto di più al raggiungimento dell'obiettivo della tua riunione in teleconferenza che hai stabilito in precedenza perché ci sarà un tempo assegnato per discutere tutti gli argomenti importanti della tua riunione.
È anche importante ricordare che siamo tutti solo umani, e talvolta i migliori di noi commettono errori, vanno in tangenti o semplicemente scherzano per divertimento. Dovresti mantenere la tua riunione in teleconferenza nei tempi previsti, ma per favore non essere militante al riguardo. C'è spazio per divertirsi in ogni riunione.
Invia inviti a riunioni dettagliati e seguili
Invio di inviti alle riunioni, la regola è "prima è, meglio è". In questo modo, hai il tempo di ricordare gentilmente alle persone se si sono dimenticate di rispondere alla tua riunione. Dare tempo ai partecipanti consente anche loro di prepararsi per la riunione e di aggiornarsi su ciò di cui hanno bisogno prima della riunione.
Perché la tua agenda deve essere dettagliata? Semplicemente perché quando i partecipanti sanno che verrà chiesto loro di un determinato argomento o lavoro, tenderanno a preparare una risposta in anticipo. Fondamentalmente, saranno più preparati per il loro incontro, anche se è solo per evitare di essere individuati come qualcuno che non era preparato.
Argomenti della riunione della chiamata in conferenza "Parcheggia" che non sono pertinenti
Cosa fai quando il tuo incontro inizia a scivolare in una tangente non correlata? Potresti semplicemente dire loro di smettere, ma potrebbe non essere la soluzione più delicata e ben accolta. Prova invece a “parcheggiare” queste tangenti da visitare alla fine dell'incontro o in un secondo momento. Alcune persone lo chiamano il "parcheggio".
Il parcheggio è ottimo anche se qualcuno solleva un punto valido che deve essere affrontato, ma non è ancora esplicitamente rilevante per l'incontro. In questo modo, è ancora possibile dare a argomenti importanti l'attenzione di cui hanno bisogno mentre la riunione continua, senza essere ostacolati da discussioni fuori tema.
Assicurati che i prossimi passi siano concordati
Questo passaggio è essenziale. Alla fine della riunione, ripetere tutti i passaggi successivi, nonché chi ne assumerà la proprietà. Una volta che tutte le parti hanno accettato i loro compiti, nessuno può trovare la scusa di essere confuso o di dire che qualcosa "gli è passato di mente".
Grazie al Stecca, puoi anche inviare una trascrizione della riunione generata dall'intelligenza artificiale a tutti i partecipanti in modo da non creare confusione su ciò che deve essere fatto.
Dopo aver accettato la data del prossimo incontro, puoi tornare al tuo parcheggio e indirizzare eventuali dettagli aggiuntivi o semplicemente chattare. Anche se a volte può sembrare inutile parlare di cose come eventi attuali e film quando si organizza una conferenza telefonica, è essenziale per un ecosistema lavorativo positivo e dipendenti felici.
