Ti stai chiedendo come organizzare una riunione virtuale? Meglio ancora, ti stai ancora chiedendo cosa sia un incontro virtuale? Ecco la buona notizia; A questo punto, non potrebbe essere più semplice organizzare una riunione virtuale e se non hai ancora chiaro di cosa si tratta, sei nel posto giusto.
Pronto a dare un'occhiata più da vicino?
Un incontro virtuale è ...
Altrimenti noto come riunione online o videoconferenza e conferenza audio sotto l'ombrello della conferenza web, la definizione di riunione virtuale secondo educare è: "Le riunioni virtuali sono interazioni in tempo reale che avvengono su Internet utilizzando audio e video integrati, strumenti di chat e condivisione di applicazioni". Proprio come una riunione di persona, una riunione virtuale riunisce i partecipanti per condividere idee, conversare e collaborare in un ambiente dinamico tra due o più endpoint, tranne che invece di essere fisicamente presenti, viene invece utilizzato un dispositivo.
Una riunione virtuale è fondamentale per la salute di un'azienda in crescita. Chiunque, da un dipendente a un project manager, un dirigente di livello C e Professionista delle risorse umane deve fare affidamento sulla tecnologia di comunicazione di gruppo per poter svolgere il proprio lavoro e colmare il divario tra gli altri esseri umani nel tempo e nello spazio. Aziende farmaceutiche e IT, studi legali, piccole e grandi imprese e altro ancora, traggono vantaggio dall'immediatezza e dalla pertinenza di un approccio di comunicazione incentrato sul video.
Questa è una riunione virtuale:
Essendo in grado di comunicare con chiunque, ovunque e in qualsiasi momento, le riunioni virtuali consentono alle aziende di prosperare indipendentemente dalla posizione. Le barriere spaziali che normalmente bloccherebbero i rapporti di lavoro, la continuità e le collaborazioni produttive non ci sono più con gli incontri virtuali che favoriscono la connessione. Alcuni dei vantaggi generali includono:
- Tempo di pendolarismo ridotto
- Tagliare i costi di trasporto, viaggio e alloggio
- Aumentare la produttività = Meno ridondanza
- Migliore fidelizzazione dei dipendenti
- Il vantaggio competitivo
E quando si tratta di affari, considera come l'integrazione di un approccio incentrato sul video nella tua strategia di comunicazione funziona per supportare:
- Una forza lavoro più abilitata al digitale e connessa
- Accesso alla gestione
- Un globale potenziato cultura della comunicazione
- Migliore affidabilità che equivale a risultati più rapidi
- Ridondanze ridotte e dati e informazioni aggiornati
- Migliore valore
- Ancora un po 'poco chiaro su come iniziare con le videoconferenze? Ecco come impostare una riunione virtuale:
Scegli il software giusto
Considera alcuni aspetti logistici prima di impegnarti con un fornitore di servizi.
Quante volte pensi di dover utilizzare il software? Se stai cercando videoconferenze pronte per l'azienda, pensa a dove si troveranno i partecipanti; a casa o in sala riunioni? Se è il primo, le conferenze basate sul Web sono più adatte, più facili e convenienti da usare.
Dai un'occhiata alle funzionalità fornite. Viene fornito con la condivisione dello schermo (perfetto per il servizio clienti IT e le presentazioni); una lavagna in linea (utile per scopi educativi o per il lavoro creativo di brainstorming); o condivisione di documenti (rende la condivisione di dispense, documenti importanti e l'inserimento di nuovi talenti molto più semplificati), ecc.
Chiarisci perché hai bisogno di una riunione virtuale
Perché stai convocando una riunione in primo luogo? È interno (annunci, onboarding, sessioni sui tessuti, riunione di gestione) o esterno (presentazione delle vendite, sviluppo di nuovi affari)? Pensa alla struttura e alla ragione e poi, naturalmente, altri pezzi andranno a posto come la presenza.
Decidi chi deve partecipare
Le riunioni virtuali sono particolarmente efficaci per rinchiudere le persone contemporaneamente, in un luogo diverso. Quindi, se hai partecipanti all'estero, a casa o in corridoio, puoi connetterti facilmente ed efficacemente indipendentemente dalla posizione. Finché tutti sono consapevoli di una potenziale differenza di fuso orario o utilizzano lo strumento di pianificazione del fuso orario, è facile partecipare. Tieni presente, tuttavia, che dovrebbero essere invitate solo le persone necessarie. Risparmia tempo e denaro includendo solo i partecipanti essenziali. Per chiunque altro, registra la riunione da inviare in seguito.
Crea una struttura
Stabilire un'agenda organizzerà i tuoi pensieri in modo da poter avere un incontro virtuale tempestivo, cristallino e coinvolgente. Inoltre, aiuterà i partecipanti a sapere cosa ci si aspetta da loro. Di cosa hanno bisogno per contribuire? C'è del materiale di cui hanno bisogno per rispolverare prima della sincronizzazione? Quanto durerà la riunione? Includere un breve layout eviterà confusione e aiuterà i partecipanti a sentirsi preparati.
Invia inviti e promemoria
La cosa fantastica delle riunioni virtuali è che puoi ospitarne una adesso come sessione improvvisata o pianificarle in anticipo. È facile inserire tutte le informazioni necessarie nell'invito iniziale come ora, data e altre informazioni importanti perché è automatico. Imposta i promemoria per coordinare le chiamate per ricordare ai partecipanti la sincronizzazione imminente. Per riunioni più urgenti che devono aver luogo sul posto, utilizza le notifiche SMS per attivare i dettagli della riunione direttamente sui dispositivi dei partecipanti. Niente più perdite di tempo in attesa di arrivi in ritardo o non partecipanti.
Utilizza le funzionalità per riunioni virtuali più efficaci
Il giusto software di videoconferenza per la tua riunione virtuale verrà fornito con una moltitudine di funzioni pratiche e convenienti per migliorare la tua esperienza online. Per i migliori risultati, assicurati che la tecnologia scelta sia dotata di:
- Condivisione dello schermo: Condividi istantaneamente lo schermo con i partecipanti per condurre una presentazione o risolvere un problema IT.
- Registrazione: Hit record ora per guardare più tardi. Perfetto per i partecipanti che non possono partecipare a una chiamata.
- Trascrizione: Le trascrizioni automatiche di tutte le riunioni registrate assicurano che nessuna idea venga lasciata indietro.
- Lavagna online: Un modo creativo per esprimere concetti e grafica utilizzando immagini, colori e forme.
Includere un take away
Alla fine del tuo incontro virtuale, con cosa vuoi che i partecipanti se ne vadano? Qual era lo scopo e quali sono i prossimi passi? Assicurati che tutti se ne vadano conoscendo l'obiettivo e cosa deve essere fatto dopo.
Follow-up con un'e-mail
Mantienilo il più breve e piacevole possibile, ma ecco cosa includere in un'e-mail di follow-up: riepilogo dei verbali della riunione, passaggi successivi, risultato chiave della riunione (questo dovrebbe corrispondere all'obiettivo della riunione) e la registrazione (se l'hai registrata ).
Best practice per riunioni virtuali
Ora che hai una migliore comprensione di come una riunione virtuale può rafforzare la comunicazione tra il mittente e il destinatario, ce ne sono alcuni etichetta da seguire. Ecco alcune cose da tenere a mente:
Tecnologia: Effettua un controllo pre-riunione per assicurarti che la tua tecnologia sia aggiornata e funzionante. Assicurati che il microfono, gli altoparlanti e la videocamera siano pronti per l'uso. Verifica le tue impostazioni e, se stai moderando, avvia una sala d'attesa e assicurati che tutti siano automaticamente impostati per disattivare l'audio.
Partecipazione: Rivedi lo schema della riunione e analizza il flusso prima che le cose inizino. In questo modo, puoi preparare dove sono le pause e le pause e pianificare le domande da porre ai partecipanti. Prova a includere un'attività utilizzando la lavagna online e la funzione di condivisione dello schermo per "mostrare" invece di "dire".
Engagement: È più probabile che i partecipanti assorbano le tue informazioni quando rendi interessante la tua consegna. Invece di trasmettere solo statistiche e metriche secche, racconta una storia con un inizio, una parte centrale e una fine. Incorpora i dati e le informazioni necessarie utilizzando immagini, video, colori vivaci ed evidenziando parole importanti.
Divertiti: Non dimentichiamoci di rendere social un incontro virtuale! Apri l'incontro virtuale con domande rompighiaccio. Domande un po 'più personali funzionano bene in piccoli gruppi, come "Cosa hai combinato questo fine settimana?" oppure "Dicci cosa stai guardando su Netflix".
Con gruppi più grandi, puoi essere più vago e divertente: "Qual è una scusa personale che usi sempre?" o "Quale personaggio di un film o di un libro ti ricorda te stesso?"
E in una riunione, prendi in considerazione la possibilità di porre una domanda pertinente come: "Quando è stata l'ultima volta che hai parlato in un gruppo?" o qualcosa di un po 'più unico come "Se potessi avere una coda di animale, quale sarebbe?"
L'idea è di conoscersi in un ambiente professionale ma con un tono più disinvolto. Un rompighiaccio ispira emozioni appropriate, stimola l'apprendimento e incoraggia il legame. Tutte ottime abilità da portare al tavolo virtuale!
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