Se vuoi il tuo incontri virtuali per iniziare bene, preparati al successo eseguendo una sessione di preparazione per assicurarti che tutto funzioni correttamente. Scopri come testare il tuo microfono in modo da poter avere una riunione online cristallina.
Ma prima, esaminiamo alcune altre cose.
Essere in grado di utilizzare la tecnologia per partecipare a riunioni al di fuori dell'ufficio, visitare una nuova sede in un paese diverso, unirsi ai nostri colleghi all'estero e altro comporta vantaggi e, a volte, svantaggi.
Può diventare frustrante quando la tecnologia decide di diventare glitch o non funzionare quando dovrebbe. Una connessione scadente, l'uso improprio del software e la mancata pratica prima di andare in diretta possono essere problematici. Invece, conduci una riunione senza frustrazione quando vai attraverso alcune basi di preparazione (incluso come testare il microfono) prima di andare in diretta:
1. Invia inviti a tutti i partecipanti
Sarebbe un peccato se tu avessi organizzato la tua presentazione e la tua riunione, ma non si fosse presentato nessuno, o le persone che avevano bisogno di presentarsi non potevano perché non hanno ricevuto le informazioni necessarie per partecipare. Assicurati che tutti i partecipanti abbiano di cosa hanno bisogno per essere presenti: l'ora, la data e i dettagli della riunione sono le basi, ma pensa a qualsiasi altra cosa che potrebbe essere utile come l'agenda della riunione, una carrellata di chi è chi a seconda delle dimensioni della riunione online, ecc.
2. Fai una corsa di prova
Soprattutto con un cliente importante o una nuova opportunità di sviluppo aziendale, guarda come scorre la tua presentazione virtuale scorrendola in anticipo. Invia il link a un collega e chiedigli di partecipare e prendere appunti. In questo modo, puoi vedere dove le tue diapositive devono essere migliorate o lavorate e puoi avere un'idea della piattaforma di videoconferenza per la navigazione e il ritmo.
3. Apparecchiatura di prova
Una delle attività pre-riunione più importanti che puoi svolgere è testare la tua attrezzatura. Provalo giorni prima del tuo incontro e (o) provalo solo pochi istanti prima che tu sia in diretta. In effetti, ricorda ai partecipanti in un'e-mail di controllare la loro attrezzatura per assicurarsi che tutto funzioni correttamente anche dalla loro parte. I ritardi di latenza e il video che si interrompe solo a causa di una connessione Internet scadente rendono una riunione online improduttiva, inoltre è frustrante quando l'audio e il video non sono all'altezza! Controlla il tuo larghezza di banda e chiedi che anche gli altri controllino il loro per l'esperienza più fluida possibile.
Quando scegli una piattaforma di videoconferenza per le tue esigenze, tieni d'occhio un test di diagnostica delle chiamate che ti mostri come testare il microfono e altre funzioni. Questa piccola ma potente funzione è particolarmente utile quando si controlla l'audio e il video e di solito si trova in Impostazioni quando la funzione di videoconferenza è aperta.
Dopo aver selezionato la modalità riunione, (modalità conversazione/collaborazione, modalità aula domande e risposte o modalità presentazione/webinar), verrà visualizzato lo strumento di test diagnostico chiamata ed eseguirà alcuni test diagnostici per te:
- Microfono
Questo ti chiederà di controllare il tuo microfono parlandoci mentre guardi per vedere se le barre si muovono. - Riproduzione audio
C'è un prompt di riproduzione audio in cui verrà riprodotto un brano musicale e ti verrà chiesto se puoi ascoltare l'audio dagli altoparlanti. - Ingresso audio
Determina se l'audio entra ed esce dal microfono. Se parli nel microfono, riesci a sentire la tua voce in riproduzione? Se si sente un'eco durante una riunione, il volume degli altoparlanti di un altro partecipante potrebbe essere troppo alto. - Velocità di connessione
Questa funzione controllerà la velocità della tua connessione in tempo reale per le conferenze audio e video per determinare quanti Mbps sei in grado di scaricare e caricare. 
Video
Riesci a vedere il tuo feed video? Questo testerà la tua fotocamera per vedere se sei in grado di visualizzare un'immagine in movimento.
In qualsiasi momento durante una riunione online, puoi accedere alle Impostazioni e testare il microfono. Non è necessario eseguire ogni volta un test diagnostico, anche se, per tranquillità e sicurezza, non fa male farlo all'inizio prima dell'inizio della riunione. Se in qualsiasi momento durante la riunione virtuale non sei sicuro di cosa stia succedendo con il tuo microfono o se un partecipante ha problemi con il suo, di solito è una soluzione rapida e un semplice clic per tornare in pista.
Ecco come testare il microfono:
- Seleziona l'ingranaggio Impostazioni sulla barra degli strumenti a destra.
- Seleziona la scheda Audio/Video.
- Fai clic sul menu a discesa sotto Impostazioni audio.
- Seleziona uno dei seguenti:
- Predefinito – Microfono esterno (integrato)
- Microfono esterno (integrato)
- ZoomAudioDevice (virtuale)
- Fai clic su Riproduci suono di prova per vedere se il tuo microfono lo sta rilevando
Un altro consiglio da professionista: prendi in considerazione l'idea di aprire la sala riunioni prima di qualsiasi video chat o chiamata in conferenza per consentire ai partecipanti di presentarsi e sistemarsi. Non si sa mai chi può o meno avere esperienza con la tecnologia, quindi questo consente alle persone di stabilirsi in pochi istanti e testare la loro connessione. Se incontrano difficoltà tecniche, possono eseguire un test diagnostico di chiamata o provare da soli un po' di risoluzione dei problemi.
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