A quanti incontri di lavoro hai partecipato? Almeno una manciata questo mese. Sicuramente ti sei trovato in una riunione online di prima mattina a discutere dello stato o dello sviluppo di un progetto. In caso contrario, forse hai partecipato a un webinar, una presentazione, un workshop o un corso online. Forse sei stato in una sessione di brainstorming o stai conducendo un presentazione di vendita virtuale. Indipendentemente dal modo in cui ti sei presentato, una riunione online in genere comprende le stesse parti mobili: presentarsi e ospitare, essere presentati e intervenire.
È la stessa formula, ma non deve essere la stessa esperienza. Se ti accorgi che le persone non sono così coinvolte come vorresti o se la partecipazione sta diminuendo, è tempo di tornare al tavolo da disegno e vedere dove puoi migliorare il flusso della riunione.
Non preoccuparti però, non è un compito così grande come potresti pensare! Ecco alcuni modi in cui puoi creare riunioni per renderle più utili e costruttive.
Per prima cosa: cosa rende inutile un incontro? Un incontro inutile che potrebbe ostacolare più che aiutare è ciò che accade quando nessuno lo conduce, l'agenda sembra sporadica, la discussione va fuori pista o impiega troppo tempo e non ci sono obiettivi da raggiungere (una decisione da prendere, argomento da discutere, problema da risolvere, una soluzione da trovare, una persona da assumere, una data da concordare, ecc.).
Un incontro costruttivo? Strumenti eccezionali oltre a funzionalità e pratiche eccezionali messe in atto. Queste sono le 5 qualità che costruiscono la forza e aggiungono integrità alla tua riunione online:
1. Avere uno scopo e un obiettivo definiti
Prima di organizzare una riunione online, chiediti: "Devo interrompere il flusso di lavoro con una riunione?" Sapere esattamente di cosa hai bisogno determinerà la natura della tua richiesta e, in definitiva, l'incontro.
Da lì, puoi capire se tutto ciò di cui hai bisogno è preparare un documento che i partecipanti possono leggere e fornirti un feedback nel loro tempo libero, o se hai solo bisogno di una o due persone per presentarsi invece dell'intero team.
2. Ruoli chiaramente delegati
Per un incontro efficace che ti porti da qualche parte, arruolare i seguenti ruoli e le rispettive persone:
The Driver: Il leader della riunione che ha riunito tutti in primo luogo.
L'approvatore: il proprietario o la parte interessata che può prendere la decisione finale.
I Contribuenti: Coloro che hanno le informazioni ei dati e possono raggiungere l'obiettivo dell'incontro.
Le persone informate: coloro che sono al corrente prima e dopo la riunione, ma non sono tenuti a partecipare.
Pro-tip: Il software di videoconferenza che si integra con gli strumenti di gestione dei progetti e i calendari è di gran lunga preferito rispetto alle soluzioni non compatibili.
3. Una struttura ricettiva
Mentre tutti gli incontri dovrebbero consentire un po' di libertà e spazio per essere estemporanei, creare un contenitore che rispetti il tempo e l'energia delle persone è la base per incontri che ispirano idee invece di spremerle. Crea un'agenda che delinea gli argomenti di discussione e usa un timer per rimanere in pista.
Fai sapere che gli individui hanno un determinato periodo di tempo per rispondere. Introduci l'idea di un parcheggio dove le idee vanno "parcheggiate" se c'è del potenziale ma non stanno andando da nessuna parte in questo momento.
4. Cancella punti azione
Quindi, tutti hanno detto la loro parte e l'obiettivo che doveva essere discusso ora ha punti di azione e orientamento. Pro-tip: Non terminare la riunione senza un invito all'azione: ci sarà una riunione di follow-up? Chi è responsabile di ciò che verrà dopo? Ogni persona sa di cosa è responsabile? Qual è la scadenza? Assicurarsi che vengano prese le note corrette, che vengano effettuate registrazioni e che lo strumento di gestione del progetto sia stato aggiornato.
Ok, ora per la parte divertente
5. Iniettare divertimento
Certo, ogni team ha il proprio approccio quando si tratta di creare cultura aziendale o aggiungere una piccola dose di entusiasmo, ma mantenere quell'elemento di divertimento e sorpresa è ciò che richiede un piccolo sforzo in più.
Prova a rompere il ghiaccio con una domanda pubblicata sulla lavagna online o organizza un'attività professionale ma spensierata come Virtual Show and Tell. Ci sono un sacco di esercizi di team building tra cui scegliere.
Una volta che hai una presa salda sulle 5 qualità che consolidano ciò che rende una buona riunione, sei pronto per esplorare le funzionalità di videoconferenza di Calbridge che modellano la trama e il flusso delle tue sincronizzazioni. Lascia che sia la tecnologia a rendere le riunioni costruttive con funzionalità e strumenti che amplificano la presenza e il coinvolgimento.
Pro-Tip: Oh, e se davvero vuoi ottenere il massimo dai tuoi incontri (divertimento incluso) – usa sempre il video e ricorda anche ai partecipanti.
Ecco come passare dal sentirsi stanchi al sentirsi più eccitati:
Trascrizione automatica
Con la caratteristica caratteristica di Callbridge Cue™, nessuno deve preoccuparsi di aver scritto "quello". I partecipanti non devono preoccuparsi o perdere la frase successiva quando Cue™ trascrive automaticamente le registrazioni.
Inoltre, Cue™ fornisce automaticamente i tag dell'altoparlante e la data e l'ora. Prendi appunti se vuoi, ma stai certo che è tutto a posto per te!
Ottieni una comprensione più profonda delle emozioni
Misura la temperatura emotiva del tuo incontro online con la Sentiment Analysis; Una funzione sofisticata che tira fuori le emozioni positive e negative per darti una comprensione più approfondita delle sfumature e del significato in gioco.
Bonus: visualizza la barra di approfondimento per avere una migliore indicazione di dove e che tipo di domande sono state poste durante la riunione
Tira su uno sfondo virtuale
Lascia che la gamma di sfondi virtuali di Callbridge prepari la scena per il tuo arrivo e la tua presenza. Scegli le impostazioni del mondo reale, i colori e le forme astratte o carica il tuo design personalizzato e personalizzato.
Incoraggiare connessioni più strette
Rivolgiti a gruppi più piccoli che desiderano connettersi in uno spazio isolato dalla riunione principale con le Breakout Rooms. Usa questi spazi per facilitare discussioni spin-off, lavorare su attività separate o supporto 1:1.
Collabora in modo creativo
Consenti ai partecipanti di esprimere ciò che devono condividere utilizzando colori, forme, suoni, video e immagini con l'aiuto della lavagna online. Tutti possono aggiungere e condividere in tempo reale. Puoi lavorarci ora o salvarlo e rivederlo in seguito.
Lavora con Callbridge e otterrai rapidamente trazione nel modo in cui le tue riunioni online vengono gestite e partecipate, in particolare con integrazioni di terze parti, tra cui Slack ed Google Calendar. Utilizzo di funzionalità all'avanguardia come Analisi del sentimento, Trascrizione, Condivisione schermoe altro ancora, sei già avvantaggiato rispetto ad altri software di videoconferenza sul mercato.
