Quando qualcosa di grande come una pandemia colpisce il mondo, inevitabilmente cambia il modo in cui funziona il mondo. Passo dopo passo, attraversando un territorio sconosciuto, ogni settore e ogni azienda sta imparando come adattarsi e avere successo in questa nuova normalità, soprattutto legale.
Il sistema legale ha subito molteplici restrizioni e limitazioni e, di conseguenza, ha influenzato la frequenza e la disponibilità di mozioni, prove preliminari, processi e l'intero processo contenzioso nel suo complesso.
Come professionista legale, sicuramente hai sperimentato in prima persona le implicazioni di dover lavorare da casa. Le riunioni virtuali sono diventate la valuta in quanto i processi e i sistemi precedenti si sono spostati per trasformarsi in uno spazio online. Con un panorama legale in evidente cambiamento, la videoconferenza sta diventando la soluzione ideale per molti procedimenti legali, a partire dagli esami per la scoperta.
La videoconferenza consente a entrambe le parti dell'avvocato di acquisire fatti, prove, supporto, reclami, prove e difese necessari e critici nella causa senza dover mai mettere piede in tribunale.
Supponendo che il tuo studio legale abbia effettuato la transizione online - aumento del numero di riunioni remote, rafforzamento del reparto IT, apprendimento dell'utilizzo condivisione dello schermo e sfondi virtuali, adattandosi a riunioni e presentazioni online più brevi e concise: ora puoi vedere come la tecnologia offre l'opportunità di comunicare a distanza con facilità.
Approfondiamo il modo in cui questo prende forma attraverso le diverse implicazioni legali.
Una delle funzionalità più pratiche e avanzate della videoconferenza include la registrazione. Il record di registrazione una volta che una riunione online è in corso, fornisce ai partecipanti una registrazione completa dall'inizio alla fine di tutto ciò che è emerso durante la sincronizzazione.
Questo, tuttavia, può essere un cambiamento procedurale per molte aziende e imprese. Prima di trasferirsi online e la maggior parte delle persone che lavoravano da casa, le chiamate del team sono state mai registrate? Chi ha preso appunti sulla riunione? Quanto tempo è stato speso per la convocazione? Rendi il passaggio più fluido incorporando la tecnologia che fa il lavoro pesante come l'acquisizione di audio, video, screengrabs, collegamenti inviati e documenti per te.
Oltre al vantaggio della registrazione, in genere vengono fornite trascrizioni e riepiloghi intelligenti, due funzionalità che migliorano il processo di scoperta degli esami. Non solo le sfumature e il linguaggio del corpo vengono catturati tramite video, ma anche il tono della voce, i modelli di pensiero e il vocabolario possono essere individuati tramite i tag degli altoparlanti della tecnologia, algoritmi avanzati e collegamenti ad argomenti comuni.
Dall'altro lato della medaglia, tuttavia, ci sono alcune sfide che le future controversie e indagini dovrebbero prendere in considerazione. La registrazione di massa solleva tre punti di preoccupazione dal punto di vista dell'archiviazione dei dati:
La moltiplicazione dei dati
Quando vengono registrati sempre più scambi online, più file si accumulano e così anche la dimensione dei file video. Man mano che la quantità di dati aumenta, la capacità di archiviare e recuperare in modo sicuro aumenterà in tandem.
Gestione dei record
L'archiviazione sicura e protetta dei dati è fondamentale in quanto le informazioni condivise e discusse possono essere altamente sensibili e non destinate a nessun altro. Considera come e dove vengono archiviati questi file. Chi o cosa è la salvaguardia? Chi ha accesso e come vengono protetti?
Ricerca e Sviluppo
In precedenza, è possibile che le riunioni fossero registrate audio o scritte in un documento di elaborazione testi, limitando quindi l'accuratezza e la portata delle informazioni fornite.
Forse i dati sono stati raccolti in una presentazione o in un ordine del giorno. Ora, il potenziale per trascrizioni e file elettronici più dettagliati è molto più vantaggioso che mai. Le riunioni online registrate hanno la capacità di acquisire audio e / o video insieme a tutto il contenuto della riunione che include ogni transazione e scambio durante la riunione.
Tieni presente il valore delle espressioni facciali, dei gesti e di tutto ciò che è comunicato senza parlare.
Qualcosa da ricordare:
L'accesso alle riunioni registrate può rivelarsi sia a positivo e negativo come "impronta digitale" potrebbe essere motivo per un uso successivo. Assicurati che la tua privacy e le misure di sicurezza siano aggiornate e trasparenti poiché le richieste di scoperta di cause legali possono includere riunioni video altrettanto comunemente come e-mail e documenti.
Per garantire l'accuratezza e la trasparenza complessive, impostare politiche che creino coesione quando si tratta di videoconferenze. Organizzare i dati, decidere le linee guida e in generale stabilire un flusso o una procedura quando si tratta di riunioni online garantirà che i rischi per la sicurezza siano limitati, i dati vengano estratti e le informazioni siano prontamente disponibili:
- Decidi le convenzioni di denominazione per le riunioni e chi è responsabile della gestione delle registrazioni. Dove risiederanno le registrazioni e quali sono le regole amministrative per l'archiviazione, l'accessibilità, l'eliminazione, la scoperta, ecc.?
- A seconda delle dimensioni della riunione, delegare le responsabilità di registrazione a uno o pochi partecipanti. Seleziona un partecipante da ogni dipartimento, supervisore o manager che si occupi della registrazione di diversi tipi di riunioni. Chi sarà il moderatore e quali politiche, regole e procedure devono essere messe in atto per le diverse riunioni virtuali?
- Quale "visualizzazione" vuoi salvare? Una volta deciso chi è il moderatore (o forse ce ne sono alcuni), scegli quale delle varie opzioni di riunione soddisfa le esigenze della tua azienda e chi effettuerà la registrazione da quale computer o punto di osservazione.
- Tieni d'occhio la fine sommari rapporti forniti dalla piattaforma di videoconferenza e determinare chi ne è responsabile. Chi li riceverà e come sarà possibile accedervi?
- Evita di far deragliare la scoperta con deposizioni in videoconferenza che:
Stabilire la posizione fisica del dipendente e come sarà configurato logisticamente per connettersi alla riunione virtuale
Vieni con un'altra opzione se il reporter del tribunale e il deponente non sono in grado di presentarsi nello stesso luogo
Ottieni le mostre al dipendente via posta in anticipo o elettronicamente durante la deposizione
Corri senza intoppi: prova la tecnologia prima del giorno della deposizione virtuale
Connetti più avvocati e partecipanti da varie località geografiche
Tutti concordano sull'eventuale registrazione o meno - ottenere il consenso - Avere una politica di conservazione che analizzi il modo in cui le videoconferenze verranno archiviate e successivamente distrutte dopo un certo periodo di tempo.
Al termine di una riunione online, le registrazioni vengono salvate nel cloud e rimangono accessibili tramite il portale dell'azienda o dal moderatore. Consentire l'accesso a determinati partecipanti è una misura di privacy e sicurezza. La gestione generale dei record, i protocolli operativi e l'accesso dovrebbero essere stabiliti attraverso la discussione e lo sviluppo di politiche e procedure.
Previeni le violazioni della sicurezza e le intercettazioni video con una tecnologia che rende ogni scambio online sicuro e privato. Obbligare l'uso di un codice di accesso monouso o di una persona che colpisce il record durante la riunione. Cerca caratteristiche come:
- Codice di accesso una tantum: Ogni chiamata viene crittografata con un codice univoco e privato valido solo per il periodo specificato e pianificato chiamata in conferenza.
- Blocco riunione: Subito dopo che i partecipanti si sono presentati, attivare questa funzione per evitare che i partecipanti indesiderati intervengano. Chiunque si presenti in ritardo dovrà chiedere il permesso al moderatore.
- Codice di Sicurezza: Se l'agenda della riunione in linea prevede la discussione di informazioni altamente sensibili, aggiungere un altro livello di sicurezza con un codice aggiuntivo richiesto quando si accede a una conferenza.
La tecnologia che è prontamente disponibile e fornisce le basi per l'esistenza della scoperta si sta dimostrando sempre più diffusa. E in futuro, è improbabile che i procedimenti di persona abbiano la precedenza. Se la scoperta legale e altri processi possono essere eseguiti online, è possibile che continuino a essere tenuti online.
Quando si tratta di ricorrere a software per videoconferenza invece di presentarti di persona,
i vantaggi - inclusi risparmi sui costi, meno viaggi, più tempo, collaborazione remota, aumento della produttività, meno ritardi - superano sicuramente le sfide:
Sfida #1:
Tradizionalmente, ogni parte è tipicamente in presenza fisica del proprio consulente legale che è tenuto a fornire, assistere e spiegare documenti e reperti durante l'esame.
Soluzione:
Invece, con la videoconferenza, questa è un'opportunità per pianificare in anticipo. Gli avvocati e i consulenti legali devono risolvere in anticipo qualsiasi prova, esposizione, documento e prova. Dovrebbe essere chiaro, etichettato, organizzato, intitolato e inviato per posta o pronto per essere licenziato elettronicamente. Assicurati che gli indirizzi siano aggiornati, scritti correttamente e che tutti coloro che necessitano dei dati siano inclusi nella transazione digitale o nella posta inviata.
Sfida #2:
Valutare il comportamento e la compostezza di un testimone potrebbe essere oscuro attraverso un collegamento video piuttosto che essere presenti nello stesso luogo fisico.
Soluzione:
Un test tecnologico effettuato nei giorni precedenti l'incontro virtuale garantirà che il partecipante sia visto chiaramente e completamente. Crea una guida di riferimento per le videoconferenze per clienti, colleghi e altri professionisti legali all'interno della tua azienda che includa pratiche obbligatorie per proiezione vocale, illuminazione, postura, sfondi accettabili e qualsiasi altra informazione che renda la scoperta video puntuale, raffinata e professionale.
Sfida #3:
Un contesto che non è istituzionale o appare non così neutro o appropriato potrebbe essere sconcertante, fuorviante o portare a un esame insufficiente.
Soluzione:
Fornisci video di esempio ed esercitazioni online su come dovrebbe svolgersi il processo di deposizione in videoconferenza, chiamata di scoperta, pre-prova o prova. Descrivi cosa è accettabile e quali impostazioni e background porteranno a un esame di successo. Fornisci esempi di video scadenti e anche cosa non fare.
Sfida #4:
Non trovarsi nello stesso spazio fisico apre l'esame a potenziali abusi o negligenza.
Soluzione:
È richiesta la piena trasparenza della discussione dall'inizio alla fine. Il consenso con un evidente sollecito all'inizio della riunione garantisce che tutti siano conformi. Inoltre, fornire istruzione e formazione sulle migliori pratiche durante l'esame solidifica i processi per assicurarsi che siano razionalizzati e conformi agli standard.
Per quanto riguarda la qualità effettiva della comunicazione durante gli esami per la scoperta tramite videoconferenza, ecco alcune best practice:
• Impostare da parte l'ora: prima, durante e dopo
Check-in, interviste, testimonianze, riunioni, deposizioni: assicurati che ci sia un po 'di tempo prima per prepararti, abbastanza tempo per passare e un po' di tempo dopo per riflettere e passare attraverso la registrazione o le sintesi.
• Assicurarsi che tutta la tecnologia funzioni
Quando il tempo è essenziale, non farti prendere dal tentativo di risolvere e risolvere problemi tecnici mentre tutti aspettano. Presentati alla videoconferenza un po 'prima e prova il tuo microfono, altoparlante e connessione.
Controlla se tutto è carico, se sono disponibili cavi extra, il wifi è potente, ecc. Approfitta dei test audio e video offerti dalle piattaforme per conferenze di livello aziendale.
• Doppio controllo del punto
Scegli un luogo tranquillo, sterile e privo di distrazioni. Un muro bianco o una stanza chiusa con uno sfondo semplice e senza interruzioni funziona meglio.
• Attenersi al tempismo
Comunicare in anticipo la durata della riunione in modo che tutti possano pianificare di conseguenza. Proprio come una riunione di persona, crea un'agenda, rispettala e proteggi il tempo di tutti.
• Verificare la connessione audio e video
Usa un auricolare per ridurre al minimo il feedback e massimizzare l'udito e la proiezione. Utilizzare la videoconferenza che dispone di funzionalità audio / video di alta qualità.
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La piattaforma di comunicazione bidirezionale di Callbridge ha il potere di andare più in profondità e dare dimensione al modo in cui gli studi legali conducono la propria attività. Le riunioni online registrate danno a tutte le parti la sensazione di trovarsi faccia a faccia, ma da una distanza sana e sicura. Inoltre, fornisce una partecipazione più flessibile e con la giusta previdenza, pianificazione e preparazione è un sostituto adatto per le riunioni di persona.
