כאשר אתה מתכנן פגישה מקוונת, אתה צריך יותר מקווה שהמשתתפים שמים לב! למעשה, אתה רוצה לעורר אותם להיות מאורסים ונוכחים. כדי שזה יקרה, הפגישה המקוונת שלך צריכה להיות מובנית. זה צריך להיות מתוכנן ו פונה לקהל שלך.
אחרי הכל, מה המטרה אחרת? מדוע להקדיש זמן לאיסוף הכוחות כדי לעבור על דוחות התקדמות או לפתוח את קווי התקשורת כדי לסיעור מוחות על המגרש אם הצליל היחיד שנשמע הוא צרצרים?
עם גישה אינטראקטיבית יותר לפגישות המקוונות שלך, אתה יכול לצפות למעורבות גבוהה, לקליטת מידע טובה יותר ולהבנה מעמיקה יותר של התוכן שלך. אולי אפילו קצת כיף!
בואו ניגש לעניינים - פגישות עסקיות, כלומר!
על פי מאמר של הרווארד ביזנס סקוור, ההנהלה העליונה, אנשי רמה C ומקבלי החלטות אחרים מבלים כמעט שלושה רבעים מזמנם בפגישה עם אחרים כדי לדון בהתקדמות העבודה. זה הרבה זמן שהושקע בפגישות.
בל נשכח גם מעובדים מרוחקים. הודות לטכנולוגיה מתוחכמת, פגישות מקוונות עם צוותים ועמיתים במקומות שונים אפשריות אך עדיין ישנם אתגרים עם אזורי זמן, קישוריות ותיאום פרויקטים. זה המקום בו ניתן לבלות זמן לאיבוד או שימוש לרעה.
האם אתה עושה כל שביכולתך כדי להבטיח שהפגישות המקוונות שלך יהיו פרודוקטיביות ושימוש טוב בזמן
אם אתה מחפש:
- מצא דרכים פשוטות יותר לתאום עם עמיתים ועובדים מרוחקים
- הישאר מחובר ללא קשר לזמן או למרחק
- להחזיר את האינטראקציות
- דחף ליותר השתתפות ויעילות
הנה כמה רעיונות להעלאת הפגישות כדי להפוך אותם לאינטראקטיביים ויעילים יותר:
ראשית, שאל את עצמך: האם פגישה זו היא הכרחית? האם אתה באמת צריך לקיים את הפגישה הזו?
על מנת שהמשתתפים יוכלו לקיים אינטראקציה ולשתף פעולה, יש לשמוע קולות, דעות, ממצאים ושיתוף מידע. במקרה של פגישה מקוונת, עדיף דיאלוג על פני מונולוג.
אם יש הודעה או מידע שאינו מחייב את המשתתפים להוסיף או לעבוד ולהקשיב רק, שקול כיצד ההודעה שלך מתאימה יותר בדוא"ל. לפגישות אינטראקטיביות ומרתקות, בקשת המשתתפים להקשיב רק עלולה לגרום להם לאבד או להתעוות.
לאחר שהתוכן והמטרה של פגישה מקוונת נקבעו כ"הכרחיים ", הנה מה לעשות הלאה:
12. נהל ציפיות
טיפח את הלך הרוח הנכון בקרב עמיתים על ידי הודעתם מראש כי נדרשת השתתפותם. בסדר היום שנשלח לפני הפגישה המקוונת, הציגו פריסה פשוטה למה שכולם יכולים לצפות.
הציגו את הבעיה והודיעו למשתתפים כי מתבקשים רעיונות וקלט. זה מספק להם את הזמן לחשוב ולפתור בעיות, תוך קביעת כמה כללי יסוד.
בנוסף, יידעו אותם כללי נימוס בסיסיים צפויים, כמו:
- הכה "אילם" כשאתה לא מדבר
- הימנע מאכילה או שתייה
- הרחק טלפונים והסחות דעת אחרות בהפסקה
11. צ'ק-אין עם עמיתים
לאור מגיפה לאחרונה עם מיליוני אנשים העובדים מהבית כתוצאה מכך, עבודה מרחוק יכולה להרגיש מבודדת. פשוט על ידי תכנון פגישה ביום שני והתחלה בשאלה הפשוטה "מה עשית בסוף השבוע?" אתה יכול לעורר השתתפות ולעודד עמיתים להיפתח.
יתרה מכך, תלוי בגודל הפגישה שלך, השתמש בזמן ההקדמה הזה כדי לגרום לכולם להושיט יד ולהודות לקולגה על דבר שעשו. גדול או קטן, על ידי גילוי הערכה עם קריאת שם פשוטה וצעקת משימות, הכרת תודה עובדת על מנת לגרום לכולם להרגיש מחוברים יותר. זוהי דרך קטנה אך אדירה לעודד קשר חברתי בפלטפורמה וירטואלית.
האם הצוות שלך כולל עובדים מרוחקים רבים? השרה יותר תחושה של קשר חברתי על ידי הזרקת קצת כיף כדי לעזור לשבור את הקרח ולגרום לאנשים להרגיש פחות בודדים עם התרחקות חברתית או עבודה מהבית:
- ספייס אפ היכרות:
חדר ישיבות מקוון מלא זרים? הזמן את המשתתפים להציג את עצמם וקצת מידע משונה:
-
- שיר הקריוקי האהוב עליהם
- המנה הביתית החתימה שלהם
- הקונצרט הכי טוב שאליו הלכו אי פעם
חדר ישיבות מקוון עם אותם עמיתים? הזמן פרצופים מוכרים ל:
-
- דון בקצרה בסרט טוב שראו לאחרונה
- שתף איך חיית המחמד שלהם מסתדרת
- פתח אודות תחביב או פרויקט אישי שהם לקחו על עצמם
- השתמש במוח שלך:
תרגילי בניית צוות לא צריכים ליפול על הדרך רק בגלל שחברי הצוות מפוזרים יותר. ספק את הקריטריונים מבעוד מועד כדי שהמשתתפים יוכלו להופיע מוכנים. נסה ביצוע מקוון קצר של Charades, או Balderdash לקבלת דרך מעניינת יותר לפתוח את הפגישה. - שחק משחק ניחוש:
דרך נוספת לגרום לאנשים להיות מעורבים יותר היא לבקש מכל משתתף לנגן גרסה פשוטה של ISpy על ידי תיאור פריט באזור העבודה המרוחק שלהם.
10. צור את סדר היום שלך לפגישות לפני הזמן
אם סדר היום של הפגישה שלך ברור ומנוסח, אתה יכול לצפות לאותו החזר השקעה עם הפגישה המקוונת שלך! ללא שום תוכנית או מחשבה מוקדמת, סנכרון מעורפל ומודעה שגוי יוביל לבלבול ולבזבוז זמן.
הכן סדר יום מובנה המתאר נושאים מרכזיים והזכר מה נדרש ומצופה מהמשתתפים. שלח לפחות יום מראש ואל תשכח להשתמש בהגדרת ההזמנות והתזכורות שלך כדי להפיץ מידע במהירות.
9. הכינו את הטכנולוגיה שלכם
עד כמה שהטכנולוגיה נפלאה, יש עדיין מקרים שהיא יכולה להשתבש מעט. תרגיש בטוח שהכל פועל בצורה חלקה על ידי בדיקת הטכנולוגיה שלך ובדיקה שכל המכשירים טעונים. הכירו היכן שקעי החשמל שלכם והמטענים שלכם קרובים. בדוק את המצלמה, המיקרופון, חיבור האינטרנט ושקול כל דבר אחר שתצטרך:
- התאורה שלך בהירה מדי או עמומה מדי?
- האם אתה מוקף בבלאגן רב?
- האם אתה נמצא באזור עתיר תנועה שאנשים באים והולכים?
- מתי בפעם האחרונה כיבית / איפסת את המכשיר שלך?
שקול לכלול את הנקודות הללו בהודעת האג'נדה שלפני הפגישה, כך שכולם ידעו.
8. נשמו חיים במשלוח
בטח שתוכל לעבור את הפגישה המקוונת שלך ביעילות על ידי חרטה על פריטי מפתח, אך תוכל גם להוסיף קצת פיצאז כדי לשמור על אנשים מסקרנים:
- הזמן תנועה
כולנו יודעים כמה קל להשקיע בעבודה. לקום מהשולחן שלך זה רעיון נהדר, אך יכול להישכח כשאתה נמצא בעיצומו של כיבוי שריפה או כתיבת דוא"ל ארוך. בשלב כלשהו בפגישה המקוונת שלך, טלטל את זה קצת על ידי כך שהמשתתפים יזיזו את דמם. תנועות פשוטות כמו מתיחת זרועות מעל ראשך או לקום ולשבת כמה פעמים או לבצע כמה מתיחות שולחן יכולות להגביר את החמצן למוח ולעבוד לפרוץ תחושות של עייפות ועייפות. - הוסף תמונות חזותיות
עודד אינטראקציה והעביר את התוכן שלך לקהל שלך על ידי
באמצעות צבעים עזים, סרטונים, תמונות וקריאות קריאה נמרצות. הפוך את התוכן שלך לעיכול ובלתי נשכח עם מצגת פשוטה להבנה שמושכת את השימוש בוויזואליות ואולי מם מתאים ומתאים! - קבל משוב בזמן אמת
ראה כיצד אנשים קולטים את התוכן שלך על ידי עריכת סקר במקום. לא רק אלה מהנים, אלא הם קוטעים את התוכנית ומספקים לך מידע בזמן אמת, שימושי. הוא משמש כלי לקבלת החלטות מיידיות, שומר על מעורבות גבוהה ועוזר במבנה השלבים הבאים.
7. משימות נציגות
כשאנשים אחראים לתרום משהו לפגישה המקוונת כמו לנהל, לנהל פעילות של מפסק קרח או לרשום הערות, כל אדם יהיה מעורב יותר. בנוסף, זה עוזר לשמור על פגישות קטנות. שמור על תפקידים ברורים על ידי הכללת רק מי שצריך להיות שם כמו מקבל החלטות, יועץ, מתמחה וכו '.
- בחירת מנחה
מנחה מבטיח שהפגישה לא תיפטר מהדרך. תפקידו הוא לשמור על הטכנולוגיה, להוביל בסמכות, לתת אישור דיבור למי שזקוק לה, להיות אחראי על ההקלטה ולראות כיצד איכות השמע והווידאו מטופלים.
6. היצמד למסגרת הזמן
כשאתה מודע לזמן המוגבל שיש לך, התפוקה נוטה להתלקח. עבודה עם תקרת זמן "ממסגרת" את הפגישה ומעניקה לה מיקוד. הקצה זמן ספציפי לכל נקודת מפתח עם חיץ של 10 דקות. כך כולם יכולים להסתיים בזמן או רק לפני הזמן!
5. הסר הסחות דעת
קל (ונפוץ מאוד) לרצות לבדוק את הדוא"ל שלך או להציץ בטלפון בזמן פגישה מקוונת. היצמד לתזמון והימנע מהפיתוי על ידי הסרת הסחות דעת מההתחלה: סגור את הלשוניות במחשב הנייד, הכניס את הטלפון למצב שקט (או במצב טיסה!), סגור את החלון כדי לכבות רעשי רקע (או השתמש באוזניות) ושמור החטיף לאחריו!
(תג תג: אישה יושבת ליד שולחן העבודה עם עבודה על מחשב נייד פתוח יושבת ליד חלון מוקדם בבוקר)
4. לקדם שיתוף פעולה
השתמש בפגישה מקוונת כדי ליצור רעיונות מהמשתתפים. הקדישו זמן בכדי לקבל מאפיינים של צוות חשיבה או סיעור מוחות. אפשרו לאנשים להמציא רעיונות משלהם או לחזור על עצמם מרעיונותיהם של אחרים; נסה תכונה כמו הלוח המקוון כדי לזרום מיצים יצירתיים.
3. לשלב משחקים
דרך gamification, אתה יכול לצפות שרמות האינטראקטיביות בפגישה המקוונת שלך יצלחו דרך הגג! כלול בקשה קטנה בהתחלה ותביא למשתתפים לבצע. ניתן לתמרץ גם את אלה - ארוחת צהריים ממושכת, החלפת חברות, חופשה מוקדמת וכו '. לדוגמא:
- בחר תמונה או דמות שיש לשבץ לאורך השקופיות ותביא למשתתפים לענות כמה פעמים זה נראה לאורך המצגת.
- זרוק בסוף חידון פשוט לבדיקת הבנת המשתתפים בתוכן.
- אספו הצעות מחיר מעמיתים ותגרמו להם לנחש מי אמר מה.
2. הסתיים בפריטי פעולה מנוסחים היטב
המטרה בפגישה מקוונת היא לאסוף משתתפים ולהגיע יחד בכדי להתקדם לקראת השלב הבא. ניתן לעשות זאת רק עם פריטי פעולה ברורים. כשכולם מודעים למה שעליהם לעשות רק אז הדברים יכולים להיעשות. לפני סיום הפגישה, בדקו כי המשתתפים ברורים לגבי תפקידם. הקדיש כמה רגעים לעבר מה שנדון והקצה את האדם לתפקיד.
1. שתף את הסיכום
הרבה יכול להתרחש בפגישה מקוונת. שפע של רעיונות, הצעות ודעות נזרקים, ולכן הערות מסוכמות היטב יעילות לשמירה על שלמות הסנכרון.
בחר תוכנת ועידת וידאו שמגיעה עם תכונת הקלטה או או יכולות AI כדי ללכוד את כל מה שירד. לרשום הערות באופן ידני זה תמיד רעיון טוב, אך כשיש ברקע טכנולוגיה שעובדת עבורך, תוכל להופיע במהלך הפגישה בידיעה שהשאר מטופלים.
להלן מספר טריקים נוספים כדי להבהיר את הפגישה המקוונת הבאה שלך:
- שפר את המותג שלך בכל נקודות המגע של הפגישה שלך
להתמקד בפני לקוחות פוטנציאליים? הקלט את המסר שלך שמציג את שם החברה שלך, הסיסמה וההכרזות החשובות בזמן שהמשתתפים מופיעים בפני חדר פגישות מקוון הניתן להתאמה אישית. עשה רושם ראשוני מעולה שמלוטש ומקצועי עם הלוגו וצבעי המותג שלך בממשק המשתמש. - השתמש ב- AI כדי לעשות את עבודת הרגליים
בפגישה מקוונת אתה מבצע את העבודה קדימה. תבחר שיחת ועידה בוידאו פתרון שעובד ברקע כדי לספק תמלולים, תגי רמקולים וחותמות תאריך לחיפוש קל אחר כך. - לחץ על שתף מסך כדי "להראות" במקום "לספר"
עם שיתוף מסך אפשרות, ניווט בהדגמות שקשה להסביר אותם ובתכונות המוצר במהלך פגישה מקוונת פשוט נעשה קל יותר. כל אחד יכול להבין את מה שאתה אומר כאשר הוא מסוגל לראות את זה לנגד עיניו. הביאו את המשתתפים לאותו עמוד כאשר ניתן להציג כל דרך פעולה בזמן אמת.
תן לקלברידג 'להמריץ את הפגישות המקוונות שלך. עם טכנולוגיה מתוחכמת, תכונות הניתנות להתאמה אישית וממשק משתמש מעוצב באופן אינטואיטיבי, הפגישות שלך פשוט נעשו מעניינות ויצרניות יותר.
