פגישות מרחוק הפכו לחלק בלתי נפרד מאופן ביצוע העבודה ברחבי העולם. גם אם אתם גרים בעיר גדולה, זה עוזר לגשר על הפער אם אתם נמצאים בחלק אחד של העיר והמשרד שלכם נמצא בחלק השני. שיחות ועידה ושיחות וידאו גורמות לכך שנראה כאילו אין ממש מרחק בין השולח למקבל, ומשנים את האופן שבו אנו מתקשרים. זה באמת מדהים שאנחנו חיים בעידן שבו אנחנו יכולים לשמור על משרדים בסינגפור, לונדון, ניו יורק ואמהות שנשארות בבית שחיות בפרברים - כולן באותו ראש ועובדות יחד.
אז עכשיו, כשהחברה שלכם גייסה כישרונות מובילים ויצרתם קצב פגישות יעיל, קיימת הסטיגמה שמנהלים מעדיפים פגישות פנים אל פנים על פני פגישות מרחוק. אמנם זה נכון באופן מסורתי, אך כך גם היכולת להסתגל ולספק לעובדים מרחוק את הכלים הטובים ביותר לפגישות פרודוקטיביות, מרתקות ( ובטוחות בסייבר! ) יותר, המובילות להשגת מספרים וליעדים מרשימים.
מכיוון שחוקים שונים חלים כשאתה לא בפגישה פנים אל פנים, שיחה על "כללי הזהב" מערבת את כולם כך שכל סנכרון יכול להיות מועבר ולקבל באופן שמביא תוצאות. להלן כללי מפתח שכדאי לזכור ביחסי עבודה מרחוק:
לפני הפגישה
הכירו את הטכנולוגיה שלכם
הפעלה של מצלמת הווידאו ושליחת קוד לשיחת הוועידה שלך היא קלה. אבל היכרות טובה יותר עם האופן בו התוכנה והחומרה פועלות עשויות להעמיד אותך במצב טוב אם חלילה יש קושי טכנולוגי במהלך שיחת הוועידה. הימנע שיהוקים על ידי כניסה מקוונת 5 דקות לפני לוח הזמנים, כך שתוכל להגדיר מוקדם; או שתהיה תוכנית ב מוכנה לקפוץ לפעולה. אפילו ביצוע חזרה להקלטת וידיאו הוא צעד חכם!
הוסף שכבות למרחב משותף
חלל משותף אינו חדר ישיבות. למעשה, זהו חדר הישיבות שמכיל את החללים המשותפים כמו פליפ צ'ארטים, לוח לבן מקוון, מסכים משותפים ועוד . עובדים מרחוק יכולים להרגיש את הדבר השני הכי טוב מאשר להיות שם פיזית על ידי כך שהם מושפעים משילוב של חללים אלה במהלך שיחת הוועידה.
קבע סדר יום, שתף אותו לפני הזמן
שיחת ועידה מרחוק כוללת מאמץ ותכנון כדי להבטיח שכולם יוכלו להשתתף. על ידי הדגשת הנושאים המקובלים ושיתוף סדר היום מראש, תוכלו לחסוך רגעים יקרים על ידי הקפדה על תוכנית. בדרך זו, המשתתפים יודעים מה קורה והם יכולים להקשיב באופן פעיל ולהגיע מוכנים עם חלקם מהמפגש.
הזמן כמה נבחרים
ככל שמספר המשתתפים בשיחת הוועידה גבוה יותר, כך הציפייה לתרום לדיון נמוכה יותר. 1-10 משתתפים זה אידיאלי.
במהלך הפגישה
שמור על מטרת הפגישה בחזית ובמרכז
במילים פשוטות , הזכירו לכולם מה צריך להשיג עד סוף שיחת הוועידה. רשמו זאת על הלוח הלבן המקוון, למשל, כדי שכולם יוכלו לראות זאת בבירור, והשתמשו בו כדי לרתום את המשתתפים אם הם סוטים מהמסלול במהלך הדיון.
תפקידי שיחת ועידה של Gamify
ניתן לחלק תפקידים למשתתפים שונים כמו מנחה, מנהל זמן וסופר כדי שיוכלו לרשום את כל נקודות הפעולה וההחלטות שהתקבלו. עבור פגישות חוזרות, ציירו שמות ושנו את התפקידים כך שיוחלט בתחילת הפגישה ו - הפתעה! - זה יכול להיות אתם! גיימיפיקציה זו תבטיח שאנשים יישארו מעורבים.
כולם מקבלים הקדמה
משתתפים מוכנים יותר להשתתף בשיחת הוועידה כאשר יש להם הבנה טובה יותר מי נמצא איתם בשיחה. הצגה מהירה של כל המשתתפים בפגישה ( גם אם יש סמל או תמונה ) מוסיפה נופך של אנושיות וגורמת לעובדים מרחוק להרגיש שהם נראים ונשמעים!
עודד שיחת חולין קטנה
חיבור עם עמיתים מרוחקים גורם לנוכחותם להרגיש בפגישה. התעדכנות מהירה ביומם, במזג האוויר, בתוכניות לסוף השבוע - גורם להם להרגיש שהם ידועים בעולם האמיתי כמו גם בתחום הדיגיטלי.
אחרי הפגישה
להרכיב מעקב
סכם את עיקרי פריצות הדרך של הפגישה שתישלח. החלק שהופך אותו למרתק? הוסף אלמנט של כיף ואחווה. סרטון gif, וידאו או תמונה מצחיק עוזר להפוך את הודעת הדואר האלקטרוני או הצ'אט לבלתי נשכחת, אשר בתורם, כולם יציפו לדוא"ל המשך לאחר פגישות עתידיות.
אזכור מספרים
הבריאות והפרודוקטיביות של יחסי עבודה מרחוק מסתמכים על השגת יעדים, פגיעה במספרים והשגת יעדי ביצועים. הקדישו זמן לדיון בהם בפגישה, או שלח אימייל המשך המפרט שינויים, הישגים, שיפורים וכו'.
תנו לתוכנת הוועידה המתקדמת של Callbridge להפיח חיים בשיחות ועידה עסקיות. פלטפורמת חדרי הישיבות המעולה שלה מגשרת על הפער בין פגישות וירטואליות ופגישות אמיתיות. עם תכונות שיתוף פעולה יוצאות דופן הכוללות שיתוף מסך , שיתוף קבצים, הצגת מסמכים וצ'אט קבוצתי, הטכנולוגיה האודיו-ויזואלית יוצאת הדופן של Callbridge מטפחת יחסי עבודה מרחוק.
