פגישות מרוחקות הפכו לחלק מהותי מהאופן שבו העבודה נעשית ברחבי העולם. גם אם אתה גר בעיר גדולה, זה עוזר לגשר על הפער אם אתה ממוקם בחלק אחד של העיר והמשרד שלך נמצא בחלק השני. שיחות ועידה ו שיחת ועידה בוידאו לגרום לזה להיראות כאילו אין ממש מרחק בין השולח למקבל, מה שמשנה את הדרך שבה אנו מתקשרים. זה באמת מדהים שאנחנו חיים בעידן שבו אנחנו יכולים להחזיק משרדים בסינגפור, לונדון, ניו יורק ואמהות שנשארות בבית המתגוררות בפרברים - הכל באותו עמוד בעבודה משותפת.
אז עכשיו, כשהחברה שלך צברה כישרונות מובילים וביססתם קצב פגישות יעיל, יש את הסטיגמה שמנהלים מעדיפים פגישות אישיות ולא מרוחקות. אמנם זה נכון באופן מסורתי, אבל גם היכולת להסתגל ולהקים עובדים מרוחקים עם הכלים הטובים ביותר של המקצוע ליצירתיות ומעורבות יותר (ואבטחת סייבר!) פגישות שמובילות לפגיעה במספרים ולריסוק יעדים.
מכיוון שחוקים שונים חלים כשאתה לא בפגישה פנים אל פנים, שיחה על "כללי הזהב" מערבת את כולם כך שכל סנכרון יכול להיות מועבר ולקבל באופן שמביא תוצאות. להלן כללי מפתח שכדאי לזכור ביחסי עבודה מרחוק:
לפני הפגישה
הכירו את הטכנולוגיה שלכם
הפעלה של מצלמת הווידאו ושליחת קוד לשיחת הוועידה שלך היא קלה. אבל היכרות טובה יותר עם האופן בו התוכנה והחומרה פועלות עשויות להעמיד אותך במצב טוב אם חלילה יש קושי טכנולוגי במהלך שיחת הוועידה. הימנע שיהוקים על ידי כניסה מקוונת 5 דקות לפני לוח הזמנים, כך שתוכל להגדיר מוקדם; או שתהיה תוכנית ב מוכנה לקפוץ לפעולה. אפילו ביצוע חזרה להקלטת וידיאו הוא צעד חכם!
הוסף שכבות למרחב משותף
שטח משותף אינו חדר ישיבות. למעשה, זהו חדר הישיבות שמחזיק את החללים המשותפים כמו flipcharts, לוח לבן מקוון, מסכים משותפים ועוד. עובדים מרחוק יכולים להרגיש את הדבר השני הכי טוב להיות שם פיזית על ידי שהושפעו משילוב של חללים אלה במהלך שיחת הוועידה.
קבע סדר יום, שתף אותו לפני הזמן
שיחת ועידה מרחוק כוללת מאמץ ותכנון כדי להבטיח שכולם יוכלו להשתתף. על ידי הדגשת הנושאים המקובלים ושיתוף סדר היום מראש, תוכלו לחסוך רגעים יקרים על ידי הקפדה על תוכנית. בדרך זו, המשתתפים יודעים מה קורה והם יכולים להקשיב באופן פעיל ולהגיע מוכנים עם חלקם מהמפגש.
הזמן כמה נבחרים
ככל שמספר המשתתפים בשיחת הוועידה גבוה יותר, כך הציפייה לתרום לדיון נמוכה יותר. 1-10 משתתפים זה אידיאלי.
במהלך הפגישה
שמור על מטרת הפגישה בחזית ובמרכז
במילים פשוטות, הזכר לכולם מה צריך להשיג בסוף שיחת הוועידה. רשמו אותו על הלוח המקוון, למשל, כדי שכולם יוכלו לראות את זה בבירור, והשתמשו בו כדי לקרקע את המשתתפים אם הם יסטו מדי ממהלך הדיון.
תפקידי שיחת ועידה של Gamify
ניתן לתת תפקידים למשתתפים שונים כמו מנחה, שומר זמן וסופר כדי לשים לב לכל נקודות הפעולה וההחלטות שהתקבלו. לפגישות חוזרות, צייר שמות ושינוי התפקידים כך שיוחלט בתחילת הפגישה - והפתעה! זה יכול להיות אתה! זֶה משחקיות תבטיח שאנשים יישארו מעורבים.
כולם מקבלים הקדמה
המשתתפים מוכנים יותר להשתתף ב שיחת ועידה כאשר הם מבינים טוב יותר מי נמצא איתם בשיחה. היכרות מהירה של כולם בפגישה, (גם אם יש סמל או תמונה) מוסיף נופך של אנושיות וגורם לעובדים מרוחקים להרגיש שנשמעים ונשמעים!
עודד שיחת חולין קטנה
חיבור עם עמיתים מרוחקים גורם לנוכחותם להרגיש בפגישה. התעדכנות מהירה ביומם, במזג האוויר, בתוכניות לסוף השבוע - גורם להם להרגיש שהם ידועים בעולם האמיתי כמו גם בתחום הדיגיטלי.
אחרי הפגישה
להרכיב מעקב
סכם את עיקרי פריצות הדרך של הפגישה שתישלח. החלק שהופך אותו למרתק? הוסף אלמנט של כיף ואחווה. סרטון gif, וידאו או תמונה מצחיק עוזר להפוך את הודעת הדואר האלקטרוני או הצ'אט לבלתי נשכחת, אשר בתורם, כולם יציפו לדוא"ל המשך לאחר פגישות עתידיות.
אזכור מספרים
הבריאות והפרודוקטיביות של יחסי עבודה מרחוק מסתמכים על השגת יעדים, פגיעה במספרים והשגת יעדי ביצועים. הקדישו זמן לדיון בהם בפגישה, או שלח אימייל המשך המפרט שינויים, הישגים, שיפורים וכו'.
תן לתוכנת שיחות הועידה בעלת הביצועים הגבוהים של Callbridge להפיח חיים בשיחות ועידה עסקיות. פלטפורמת חדר הישיבות מהמדרגה הראשונה שלה מגשרת על הפער לפגישות וירטואליות ומציאותיות. עם תכונות שיתוף פעולה יוצאות דופן הכוללים שיתוף מסך, שיתוף קבצים, הצגת מסמכים וצ'אט קבוצתי, הטכנולוגיה האודיו-ויזואלית יוצאת הדופן של Callbridge מטפחת קשרי עבודה מרחוק.
