עם שנת 2020 התחלה שואגת, אפשר לומר שעד עכשיו, באמצע השנה, החוויה שלך עם ועידות וידאו הושגה פי עשרה. ככל הנראה המשרד שלך עבר גישה מקוונת יותר, עבודה מהבית, ופותח את הדלתות לתקשורת מקוונת באמצעות ועידת וידאו עם לקוחות, בתדריכי צוות, שיחות ועידה בהנהלה העליונה, סיעור מוחות, פגישות סטטוס ... והרשימה הולכת עַל.
יתרה מכך, ככל שאנו ממשיכים להסתגל לזמנים המשתנים שכולם מתמודדים עימם כעת, כוח העבודה מתחלק באופן שבו הם אמורים להופיע פיזית (או וירטואלית!) יש לך קולגות שעובדים מהבית במשרה מלאה? האם ההנהלה משקיעה יומיים בשבוע במשרד ואז עובדת מרחוק? האם אתה הולך הלוך ושוב בין לקוחות שצריכים להישאר במשרד 2 ימים בשבוע?
כאשר עמיתים וחברי צוות התפשטו על פני נופים דיגיטליים ופיזיים, שמירת כולם יחד יכולה להתגלות כמשימה קשה אם כי לא בלתי אפשרית! למרות שיש מגבלות זמן, מחסומי שפה, הבדלים בהיררכיה ואתגרים כלליים בניהול זמן, כולם באמת רוצים להפוך את העבודה המשותפת ליעילה ויעילה ככל האפשר.
להלן הוראות כיצד לשמור על סביבת עבודה משותפת אם הצוות שלך מפוצל בבית, במשרד או בשטח.
9 דרכים לניהול שיתוף פעולה בין-משרדי:
9. הימנע מבלאגן בדוא"ל
אימיילים הם המפתח לתקשורת מהירה ויעילה תוך הקפדה על "שביל". אך כאשר שאלה קטנה פורחת לשיחה ענקית שהולכת ומתארכת ומסובכת, האפקטיביות בפועל של חילופי הדברים נעשית מפותלת.
המעבר לכלי תקשורת עסקי המספק ערוץ שבו עבודה, סטטוסים ועדכונים הופכים גלויים וגרפיים, נותן לכל מי שנמצא בצוות תמונה נוחה יותר של מה שקורה. כלי שיתוף פעולה כמו Slack יוצר סוג כזה של לכידות, וכך גם תוכנת שיחות וידאו שמגיעה עם אפשרויות אינטגרציה רבות . בדרך זו ניתן לאחד שתי פלטפורמות לביצועים שיתופיים אולטימטיביים.
8. עקוב אחר עומסי העבודה
לראות על מה כולם עובדים באמצעות כלי ניהול פרויקטים מסייע להבחין בסטטוס הפרויקט ומי נמצא בו. כך בין אם אתה בבית או נוסע לעבודה, אתה יכול לקפוץ הלאה ולראות מה נמצא בצינור.
נצלו את קידוד הצבעים ואת השימוש בשורות ובעמודות כדי לארגן קבצים, מיקומים ומעקב אחר זמן. לעומת זאת, קיום פגישה מקוונת באמצעות שיחת וידאו כדי לדון בפרויקט בזמן אמת מציע לעמיתים הזדמנות להיפתח לגבי היכן הם נמצאים ואיך הם מרגישים בעיצומו של העניינים. טיפוח שגרה של פגישות מקוונות בהן דנים במצב ובעדכונים יסייע בזיהוי פריטים בעלי עדיפות, צווארי בקבוק וצמצום לוחות זמנים שהוחמצו.
(תג תג: אישה מסוגננת הולכת ברחוב אוחזת בטלפון נייד כשהיא מסתכלת עליו ומצנפת.)
7. שימו לב לאזורי הזמן
לא אידיאלי להצטרף לפגישה עם "עין אדומה" או לפגישה ממש לפני השינה, אך בעת תזמון פרויקטים או סנכרון, אזורי הזמן ממלאים תפקיד בהחלטה מתי להתקיים מפגש בין-משרדי.
לוח הזמנים של כולם יהיה זמין וזמין מאפשר למארח או למארגן לראות את הזמן הטוב ביותר לקיים פגישה מקוונת. חפש תוכנת ועידת וידאו המגיעה עם מתזמן אזור זמן או תהיה פתוח למשתתפים מוזמנים שצריכים להקליט את הפגישה כעת כדי לצפות בה מאוחר יותר.
6. ביצוע צ'ק-אין באופן קבוע
כאשר הצוות שלך פרוס על פני משרד, בית ושדה, קל לאבד כמה מהתנהגויות אופייניות יותר שנרכשו כשאתה עובד במקביל ורק מטרים ספורים אחד מהשני - כמו להציץ לשאול או לעבור במקום אחד את השני באולם או בחדר ההפסקות.
כדי להבטיח שכולם נמצאים באותו דף, נקט הרגל לגעת בתדירות גבוהה לעיתים קרובות. אל תהססו ליצור חיבור מספר פעמים בשבוע בין באמצעות דוא"ל, סנכרון, שיחת ועידה, ועידת וידאו או צ'אט טקסט!
5. הסתמך על אוטומציה כדי לעקוב אחר המעקב
ניהול מועדים, סטטוסים והתקדמות העבודה אינם קלים כאשר אינך יכול לעשות זאת באופן אישי. אך כאשר אתה יכול להוריד עבודה שחוזרת על עצמה זמן רב, אתה משחרר זמן לבזבז על משימות חשובות יותר. בנוסף, הסרת היסוד האנושי מניבה תוצאות טובות ומדויקות יותר. תן לאוטומציה לעשות את הכבדים בשבילך:
- קבעו הזמנות ותזכורות לכנסי וידיאו הקרובים
- שלב את יומן Google עם תוכנת ועידת הווידאו שלך לקבלת לוח זמנים והודעות חלקים
- שתף מידע בזמן אמת עם Google Doc וקבל הודעות דוא"ל שלך עריכות ושינויים מיידיים
- ניהול פרויקטים וכלי וידיאו הממכונים גיליונות אלקטרוניים, פרטי לקוח, הקלטות, תמלילים ועוד.
4. השתמש באפליקציה לנייד
במקרה של פגישה מקוונת, אפליקציה לנייד מעניקה לעמיתים אפשרות מהירה וקלה ליכולת לקפוץ לשיחה מכל מקום שהם נמצאים - ברחוב, בחצר האחורית או בחדר האוכל.
התחלת פגישה בדרכים מכף היד שלך מעניקה לך פגישות איכותיות וטובות כאילו היו על שולחן העבודה שלך. אתה עדיין יכול לקבוע פגישות מראש או במקום; אתה יכול לגשת לסנכרון עד היומן ופנקס הכתובות שלך; וכמובן, בדיוק איפה שאתה נמצא שם הישיבה שלך. אפליקציה לנייד מעניקה לכם את החופש לקיים פגישה או שיחה בכל מקום שיש חיבור לאינטרנט.
בנוסף, אתה עדיין מקבל גישה להיסטוריית השיחות שלך, תמלילי ההקלטות שלך, בסביבת פגישות בטוחה ומאובטחת.
3. צור רכזת אחסון עבודה "סטנדרטית"
הפוך את כל הקבצים, הקישורים, המסמכים והמדיה החשובים לנגישים ומאוחסנים במיקום אחד. כאשר הוא מרוכז במקום אחד, ההגעה אליו לא חייבת להיראות כמשימה כזו. כאשר הפריטים מקוטלגים, מאורגנים וזמינים בזמן אמת, לכולם תהיה גישה לקבצים האחרונים, לפגישות המתועדות האחרונות ולהחלטות חשובות.
כמה הצעות אחרות:
אם יש לך משרדים במיקומים שונים, ייתכן שמדובר ביותר משפה אחת. נסה להישאר עם השפה המדוברת ביותר ואם אתה צריך לתקשר בשפה אחרת, נהל את השיחה באופן פרטי באמצעות צ'אט טקסט או בערוץ נפרד.
הימנע מביצוע כפילויות של מסמכים על ידי תיוגם כראוי, ברור והבהיר שיש נוהל לעבודה עליהם. אין דבר גרוע יותר מאשר לבזבז שעות על מסמך שכבר נעשה, יש לו גרסה עדכנית יותר או שהלך לאיבוד.
הבחין באיזה אופן תקשורת מתאים ביותר למטרה שלך. אם אתה זקוק לבירור על פרט או שאלה כן או לא, שלח לעמית שלך הודעה בצ'ט טקסט. אם יש לך חשש לבקשת פסק זמן קרובה, צלם דוא"ל. אם יש בעיה עם עמית והיא משפיעה על היכולת שלך לבצע ולהפיק עבודה טובה, קבע ועידת וידיאו אחד על אחד.
2. אמצו גישה "סרטון ראשון"
במיוחד לאור המגפה ששפגעה בעולם, גישה מבוססת וידאו המעריכה אינטראקציות פנים אל פנים, פועלת כדי לגרום לעמיתים להרגיש כאילו הם עובדים עם אדם אמיתי במקום הרעיון של אדם כזה. הצגת הפנים שלך, שיתוף הקול שלך, הזזת הגוף שלך - כל זה חלק מיצירת גרסה מציאותית יותר שלך בסביבה וירטואלית. שיחת וידאו פועלת ליצירת סביבת משרד רגילה לנוף דיגיטלי.
בנוסף, למה "לספר" מתי אתה יכול "להראות?" מצגות מסוימות - במיוחד כאלה הכוללות מושגים, ורעיונות מופשטים או ניווט מחוספס בעיצוב אתרים - נוחתות טוב יותר עם הדגמה באמצעות שיתוף מסך. עמיתים ממש זוכים להיות באותו דף של שיחת ועידת הווידיאו שלך עם מושב בשורה הראשונה לרעיונות שלך.
1. התנסו וקבלו משוב
כמו רוב הסדרים, יש כאן מעבר וניסויים. שיתוף פעולה בין-משרדי שעובד יותר כמו מכונה משומנת במקום חלודה, צריך ליישם אסטרטגיות, דרכי תקשורת וכלים שונים כדי לראות את דרך הפעולה הטובה ביותר שעובדת עבור הצוות.
אחד הגורמים החשובים ביותר שיקבעו את הצלחת הצוות או את תפוקת הפרויקט הוא הנכונות של כולם לסמוך זה על זה. האם חברי הצוות מסוגלים להתייחס זה לזה בכבוד? האם עובדים מרוחקים מושכים את משקלם במקום רק להתרווח? האם עובדי המשרד לוקחים על עצמם יותר מדי, להוטים להרשים ולקחת את ההובלה?
עם דגש על תכנון, שימוש בכלי בניית צוות וקצת חברות פה ושם, גם אם הצוות שלך פרוס, ניסיון דברים חדשים כדי לגשר על הפער לא צריך להיות מרתיע. חשוב לנסות אסטרטגיות וכלים חדשים ולראות אילו מביאים את התוצאות הטובות ביותר עבור הצוות שלך והמטרה.
שיתוף פעולה בין-משרדי תמיד יביא עמו שורה של קונפליקטים ואתגרים. התוצאות של עמיתים העובדים בתוך ומחוץ למשרד, קרוב ומרחוק, ופועלים בלוחות זמנים שונים כמו שעות גמישות , משרה חלקית או משרה מלאה, משפיעות על התפוקה וזרימת העבודה. עם זאת, אפילו במצב העניינים הנוכחי של העולם, זוהי הזדמנות להסתגל לאיזון משולב יותר בין עבודה לחיים, אשר נע ומתגמש עם הטכנולוגיה בה אנו משתמשים.
תנו לחבילה הייחודית של Callbridge של תוכנת ועידת וידאו דו כיוונית ליצור לכידות בין הצוותים. הטכנולוגיה שלה נועדה לחבר אנשים, כך שהעסק שלך יכול לפרוח בלי קשר לפיזור כוח האדם שלך.
Callbridge פונה לעסקים בינוניים המחפשים פתרונות מתוחכמים שמצמצמים את ההבדלים בין עמיתים ומבחינה חיצונית מול לקוחות, ספקים, בעלי אינטרסים וחלקים נעים חשובים אחרים בעסק הגדל שלך. פלטפורמת האודיו, הווידיאו והווידאו המקוונת של Callbridge, המציעה מגוון רחב של תכונות שיתופיות לקידום מעורבות ופרודוקטיביות, ושומרת על קשר מחובר בבטחה ובבטחה היכן שאתה נמצא ולאן שאתה הולך.
מה עושה את Callbridge שונה?
תמלול פגישות באמצעות בינה מלאכותית – העוזר האישי שלכם, Cue™, מטפל בהקלטת הפגישות שלכם ובזיהוי דוברים, נושאים ותמהילים.
אינטגרציות עם Slack ויומן גוגל – לעולם אל תפספסו פעימה כשתוכלו לשלב אותן לצד Google Suite, Outlook ו-Slack.
תכונות יוצאות דופן - תיהנו מתכונות ברמה עולמית כמו הקלטת פגישות , שיתוף מסך , שיתוף מסמכים , לוח לבן מקוון ועוד!
אבטחה ברמה גבוהה – היו בטוחים שהמידע שלכם בטוח ומאובטח בעזרת קוד גישה חד פעמי, נעילת פגישה וקוד אבטחה.
מיתוג מותאם אישית – הפכו את חדר הישיבות המקוון שלכם לממותג וייחודי באמצעות הלוגו ותקני המותג שלכם.
אין צורך בהורדות – אין צורך בכבלים וציוד כבד, רק פתרונות שיחות וידאו מבוססי דפדפן ללא צורך בהורדות.
