כיצד לארח פגישה לשיחת ועידה
אם אתה כמו רוב בעלי העסקים הקטנים, היית צריך לארח פגישת שיחת ועידה או שניים כדי לתכנן או לעשות סיעור מוחות עם הצוות שלך. בטח גם הבנתם עד עכשיו שלא כל הפגישות פרודוקטיביות כפי שהן יכולות להיות.
לפעמים עובדים מופיעים באיחור. לפעמים הם מנומנמים מדי או מוסחים. בפעמים אחרות הם כלל לא מופיעים. קל לתהות לפעמים אם בכלל ניתן לארח פגישת שיחת ועידה שבה שום דבר לא משתבש.
למרבה המזל עבורך, אפשרי פגישת שיחת ועידה משמעותית ופורה. בְּ קלברידג ', ראינו ואפשרנו מספיק פגישות כדי לדעת בדיוק מה עליכם לעשות בכדי לארח את הפגישה הטובה ביותר האפשרית. כל שעליך לעשות הוא לבצע את השלבים המהירים והקלים הבאים:
שלב 1: יש לזכור מטרת פגישה ברורה לפני שתעשה משהו אחר.
שלב 2: צור סדר יום של פגישת שיחת ועידה כמפורט ככל האפשר.
שלב 3: שלח הזמנות מפורטות לפגישה ומעקב אחר האורחים שלך.
שלב 4: שמור נושאים שאינם קשורים למועד מאוחר יותר כדי שהפגישה שלך לא תיפסל מהפסיקה.
שלב 5: הסכים עם הצעדים הבאים עבור כולם בפגישה לפני שתסיים אותה.
יש מטרת פגישה ברורה
קל להסתובב במעגלים כשאתה לארח פגישה "לעבור על פרויקט X" או "לחקור נושאים הקשורים ל-Y", כי לא הגדרתם יעדים ברורים לפגישה. במקום זאת, מה דעתך להגדיר יעד כמו "להסתפק בכיוון לקמפיין הסתיו", או "להקים ולהסכים על מסגרת מדידה עבור המודעות שלנו במדיה החברתית".
נסה להיות ספציפי ככל האפשר עם המטרות שלך, ולא רק תוכל לדעת אם הפגישה שלך היא הצלחה או לא, אלא גם אם אתה יוצא מחוץ למסלול בדיונים שלך או לא.
צור סדר יום לשיחת ועידה
אף אחד לא כותב ספר בכך שהוא מבלה 90% מזמנו בהקדמה. קיום סדר יום ודבקות בו יקרבו אתכם הרבה יותר להשגת היעד לפגישת שיחת ועידה שקבעתם קודם לכן מכיוון שיהיה זמן קצוב לדון בכל הנושאים החשובים בפגישה שלכם.
חשוב לזכור שכולנו אנושיים בלבד, ולפעמים הטובים מאיתנו עושים טעויות, עוברים משיקים או סתם מתחלפים בכיף. עליך לשמור על פגישת שיחת הוועידה שלך על פי לוח הזמנים, אך אל תהיה מיליטנטי בנושא. יש מקום לכיף בכל פגישה.
שלח הזמנות מפורטות לפגישה ומעקב אחריהם
שליחת הזמנות לפגישות, הכלל הוא "כמה שיותר מוקדם, יותר טוב". בדרך זו, יש לך זמן להזכיר לאנשים בעדינות אם הם שכחו לתת מענה לפגישה שלך. מתן זמן למשתתפיכם מאפשר להם גם להתכונן לפגישה שלכם ולהביא את עצמם למהירות שהם צריכים לדעת לפני הפגישה.
מדוע יש לפרט את סדר היום שלך? פשוט מכיוון שכאשר המשתתפים יודעים שישאלו אותם על נושא או עבודה מסוימים, הם נוטים להכין תשובה מראש. ביסודו של דבר, הם יהיו מוכנים יותר לפגישה שלהם, גם אם זה רק כדי להימנע מלהיבחר כמי שלא היה מוכן.
נושאי פגישות לשיחת ועידה "פארק" שאינם רלוונטיים
מה אתה עושה כשהפגישה שלך מתחילה להיסחף למשיק לא קשור? אתה יכול פשוט להגיד להם להפסיק, אבל זה לא יכול להיות הפיתרון הכי טקטי והתקבל ביותר. במקום זאת, נסה "לחנות" את המשיקים הללו לביקור בסוף הפגישה, או במועד מאוחר יותר. יש אנשים שקוראים לזה "מגרש החניה".
מגרש החניה הוא נהדר גם אם מישהו מעלה נקודה תקפה צריך להתייחס, אך עדיין אינו רלוונטי במפורש לפגישה. בדרך זו, נושאים חשובים עדיין יכולים להינתן תשומת הלב שהם זקוקים להם בזמן שהפגישה שלך נמשכת, ללא הפרעה מדיונים מחוץ לנושא.
ודא כי הצעדים הבאים מוסכמים
שלב זה חיוני. בסוף הפגישה, חזור על כל הצעדים הבאים, כמו גם מי ייקח על עצמו בעלות. ברגע שכל הצדדים הסכימו למשימות שלהם, אף אחד לא יכול לתרץ את הבלבול, או לומר שמשהו "החליק את דעתם".
תודה קיו, אתה יכול גם לשלוח תעתיק פגישות שנוצר על ידי AI לכל המשתתפים, כך שאין שום בלבול לגבי מה שצריך לעשות.
לאחר שתסכים מתי תהיה הפגישה הבאה, תוכל לחזור חזרה למגרש החניה שלך ולטפל בכל הפרטים הנוספים, או פשוט לשוחח. למרות שלפעמים זה נראה חסר טעם לדבר על דברים כמו אירועים אקטואליים וסרטים כשאתם מארחים פגישת שיחת ועידה, זה חיוני למערכת אקולוגית חיובית במקום העבודה ולעובדים מאושרים.
