מהי פגישה וירטואלית וכיצד אוכל להתחיל?

מתלבטים כיצד לקבוע פגישה וירטואלית? עדיף, עדיין תוהה מהי פגישה וירטואלית? הנה החדשות הטובות; בנקודת זמן זו, לא יכול להיות קל יותר לקבוע פגישה וירטואלית ואם אתה עדיין לא ברור מה זה, אתה נמצא במקום הנכון.

מוכנים לבחון מקרוב?

פגישה וירטואלית היא ...

אחרת ידוע בשם פגישה מקוונת, או שיחת ועידה בווידאו, ועידת שמע תחת הגג של ועידת רשת, הגדרת הפגישה הווירטואלית על פי חינוך הוא: "פגישות וירטואליות הן אינטראקציות בזמן אמת המתקיימות באינטרנט באמצעות אודיו ווידאו משולבים, כלי צ'אט ושיתוף יישומים." בדיוק כמו פגישה אישית, פגישה וירטואלית אוספת את המשתתפים כדי לשתף רעיונות, לשוחח ולשתף פעולה במסגרת דינמית בין שתי נקודות קצה או יותר, למעט במקום להיות בפועל פיזית, במקום זאת משתמשים במכשיר.

פגישה וירטואלית היא קריטית לבריאותו של עסק צומח. כל אחד מעובד ועד מנהל פרויקט, מנהל ברמה ג 'ו HR מקצועי צריך להסתמך על טכנולוגיית תקשורת קבוצתית כדי להצליח לבצע את עבודתם ולגשר על הפער בין בני אדם אחרים בזמן ובמרחב. חברות תרופות ו- IT, משרדי עורכי דין, עסקים קטנים ועסקים ועוד, כולם נהנים מהמידיות והרלוונטיות של גישה תקשורתית ממוקדת בווידיאו.

זהו פגישה וירטואלית:

בדרך של אפשרות לתקשר עם כל אחד, בכל מקום ובכל זמן, פגישות וירטואליות מאפשרות לעסקים לפרוח ללא קשר למיקום. חסמים מרחביים שבדרך כלל חוסמים יחסי עבודה, המשכיות ושיתופי פעולה יצרניים כבר לא קיימים בפגישות וירטואליות המעודדות חיבור. חלק מהיתרונות הכוללים כוללים:

• זמן מופחת בנסיעה
• קיצוץ בעלויות התחבורה, הנסיעות והלינה
• הגדל את התפוקה = פחות יתירות
• שימור עובדים טוב יותר
• יתרון תחרותי

וכשמדובר בעסקים, שקול כיצד שילוב גישה ממוקדת-וידאו באסטרטגיית התקשורת שלך תומך:

• כוח עבודה מופעל ומחובר יותר דיגיטלית
• גישה לניהול
• גלובלית משופרת תרבות תקשורת
• אמינות טובה יותר השווה לתוצאות מהירות יותר
• הפחתות מופחתות ומידע עדכני ורגעים
• ערך טוב יותר
• עדיין קצת לא ברור כיצד להתחיל עם ועידות וידאו? כך מגדירים פגישה וירטואלית:

בחר את התוכנה הנכונה

שקול כמה לוגיסטיקה לפני שתקפוץ להתחייבות עם נותן שירות.
באיזו תדירות אתה חושב שתצטרך להשתמש בתוכנה? אם אתם מחפשים ועידות וידאו מוכנות לארגון, חשבו היכן ימצאו המשתתפים; בבית או בחדר הישיבות? אם זה הראשון, ועידות מבוססות אינטרנט מתאימות יותר, קלות ונוחות יותר לשימוש.

בדוק אילו תכונות מסופקות. האם זה מגיע עם שיתוף מסך (מושלם עבור שירות לקוחות IT ומצגות); לוח לבן מקוון (מועיל למטרות חינוכיות או סיעור מוחות בעבודה יצירתית); או שיתוף מסמכים (הופך את חלוקת העיתונים, המסמכים החשובים והעלאת כישרונות חדשים ליעילים יותר) וכו '

קבל ברור מדוע אתה זקוק לפגישה וירטואלית

מדוע מלכתחילה אתם מזמנים פגישה? האם זה פנימי (הכרזות, עלייה למים, פגישות טישו, פגישת ניהול) או חיצוני (מכירות, פיתוח עסקי חדש)? חשוב על המבנה וההיגיון ואז באופן טבעי, חלקים אחרים ייפלו למקומם כמו נוכחות.

להחליט מי צריך להשתתף

פגישות וירטואליות יעילות במיוחד עבור התאמת אנשים במקביל, במקום אחר. כך שאם יש לכם משתתפים מעבר לים, בבית או במסדרון, תוכלו להתחבר בקלות וביעילות ללא קשר למיקום. כל עוד כולם מודעים להבדל זמן פוטנציאלי או משתמשים במתזמן אזור הזמן, קל להגיע אליו. זכור עם זאת שיש להזמין רק אנשים נחוצים. חסוך זמן וכסף על ידי שילוב רק המשתתפים החיוניים. עבור כל אחד אחר, הקליט את הפגישה שתשלח בהמשך.

צור מתאר

קביעת סדר יום תארגן את מחשבותיך כך שתוכל לקיים פגישה וירטואלית מתונה, צלולה ומרתקת. בנוסף, זה יעזור למשתתפים לדעת מה מצופה מהם. מה הם צריכים לתרום? האם יש חומר שהם צריכים להבריש לפני הסינכרון? כמה זמן תימשך הפגישה? הכללת פריסה קצרה תמנע בלבול ותסייע למשתתפים להרגיש מוכנים.

שלח הזמנות ותזכורות

מה שמדהים בפגישות וירטואליות הוא שאתה יכול לארח פגישה עכשיו בתור הפעלה מאולתרת או לתזמן מראש. קל לחבר את כל המידע הדרוש להזמנה הראשונית כמו זמן, תאריך ומידע חשוב אחר מכיוון שהוא אוטומטי. הגדר את התזכורות שיעזרו בתיאום השיחות שלך כדי להזכיר למשתתפים את הסינכרון הקרוב. לפגישות דחופות יותר שצריכות להתקיים במקום, השתמש בהתראות SMS כדי להפעיל את פרטי הפגישה היישר למכשירי המשתתפים. אין זמן מבוזבז יותר בהמתנה להגעות מאוחרות או שאינם משתתפים.

השתמש בתכונות לפגישות וירטואליות יעילות יותר

התוכנה המתאימה לוועידת וידאו לפגישה הווירטואלית שלך תגיע עם שלל תכונות מעשיות ונוחות לשיפור החוויה המקוונת שלך. לקבלת התוצאות הטובות ביותר, ודא שהטכנולוגיה שבחרת טעונה:

• שיתוף מסך: שתף באופן מיידי את המסך שלך עם המשתתפים כדי להוביל מצגת או לפתור בעיית IT.
• הקלטה: היכה שיא עכשיו לצפייה מאוחר יותר. מושלם עבור משתתפים שאינם יכולים להשתתף בשיחה.
• תמליל: תמלולים אוטומטיים של כל הפגישות שהוקלטו מבטיחים שאף רעיון לא יישאר מאחור.
• לוח לבן מקוון: דרך יצירתית לבטא מושגים וגרפיקה באמצעות תמונות, צבעים וצורות.

כלול טייק אוויי

בסוף הפגישה הווירטואלית שלך, עם מה אתה רוצה שהמשתתפים יעזבו איתם? מה הייתה המטרה ומה השלבים הבאים? ודא שכולם מתרחקים בידיעה מה המטרה ומה צריך לעשות אחר כך.

עקוב אחר דוא"ל

שמור את זה קצר ומתוק ככל האפשר, אבל הנה מה לכלול בהודעת דוא"ל המשך: סיכום דקות הפגישה, השלבים הבאים, הישג המפתח של הפגישה (זה אמור להתאים למטרת הפגישה שלך) וההקלטה (אם הקלטת ).

שיטות עבודה מומלצות לפגישות וירטואליות

עכשיו שיש לך הבנה טובה יותר של האופן שבו פגישה וירטואלית יכולה לחזק את התקשורת בין השולח למקבל, יש כאלה כללי התנהגות לעקוב. הנה כמה דברים שכדאי לזכור:

טכנולוגיה: בצע בדיקה לפני הפגישה כדי לוודא שהטכנולוגיה שלך מעודכנת ומתפקדת. ודא שהמיקרופון, הרמקולים והמצלמה שלך מוכנים לשימוש. אמת את ההגדרות שלך, ואם אתה מתווך, הפעל חדר המתנה וודא שכולם מוגדרים להשתקה אוטומטית.

הִשׁתַתְפוּת: עיין במתווה הפגישות שלך ועבר על התהליך לפני שהדברים יוצאים לדרך. בדרך זו תוכלו להתכונן היכן שההפסקות וההפסקות הן, ולתכנן שאלות לשאול את המשתתפים. נסה לכלול פעילות באמצעות הלוח המקוון ולהשתמש בתכונת שיתוף המסך כדי "להראות" במקום "לספר".

אירוסין: משתתפים נוטים יותר לספוג את המידע שלך כאשר אתה הופך את המשלוח שלך למעניין. במקום להעביר רק סטטיסטיקה ומדדים יבשים, ספר סיפור עם התחלה, אמצע וסוף. הטמע את הנתונים והמידע הדרושים לאורך כל הדרך באמצעות תמונות, קטעי וידאו, צבעים בהירים והדגשת מילים חשובות.

תעשה חיים: אל לנו לשכוח לעשות פגישה וירטואלית חברתית! פתח את הפגישה הווירטואלית עם שאלות על פורץ קרח. שאלות שקצת יותר אישיות עובדות טוב בקבוצות קטנות, כמו, "למה הגעת בסוף השבוע הזה?" או "ספר לנו מה אתה צופה בנטפליקס."

בקבוצות גדולות יותר אתה יכול להיות מעורפל ומהנה יותר, "מה התירוץ האישי שאתה משתמש בו כל הזמן?" או "איזה סרט ילדים או דמות ספר מזכירים לך את עצמך?"

ובפגישה שקול לשאול שאלה רלוונטית כמו: "מתי בפעם האחרונה דיברת בקבוצה?" או משהו קצת יותר ייחודי כמו: "אם יכול להיות לך זנב כלשהו של בעלי חיים, מה זה יהיה?"

הרעיון הוא להכיר אחד את השני בסביבה מקצועית אך עם נימה יותר נינוחה. שובר קרח מעורר רגש מתאים, ממריץ למידה ומעודד קשר. כל הכישורים המעולים להביא לשולחן הווירטואלי!

בחר בקאלברידג 'כפלטפורמת התקשורת הקבוצתית שלך וצפה בתפוקת הפרודוקטיביות והמעורבות לאחר שלמדת כיצד להגדיר פגישה וירטואלית. עם תכונות פרימיום הכוללות שיתוף מסך, תמלול וסיכומים המופעלים על ידי AI, בתוספת אמצעי אבטחה מוגברים, אפס הורדות והתאמה אישית, אתה יכול לגרום לכל פגישה וירטואלית להגיע למשתתפים.