אם אתה עורך דין או עובד בתעשייה המשפטית, אין לזלזל בכוחה של תקשורת תמציתית. בין בין עמיתים ובין אם מנהלים יחסי לקוח ועורך דין; דיון בפתרונות או ניהול קונפליקטים - הדרך בה אתה מציג באופן די פשוט את הצד שלך בסיפור יכולה להיות ההבדל בין הצלחה לכישלון.
הגדרת הטון מתחילה בשליחה וקבלה של הודעות צלולות. לא מזמן, משרדי עורכי הדין הסתמכו רבות על שיחות ועידה כדרך התקשורת המועדפת. עם זאת, מאחר ועידת וידיאו מציגה יתרונות רבים המובילים לפרודוקטיביות טובה יותר, לחיסכון מוגבר בעלויות, לאושר העובדים ולבטיחותם ושימור לקוחות טוב יותר, חברות מסתמכות על טכנולוגיית תקשורת דו-כיוונית כדי לעסוק בעסקים.
היתרונות של ועידות וידאו הם רבים. מה שבעבר נחשב עתידני ויכול לעלות עד עשרות אלפי דולרים, בימינו הטכנולוגיה הזו נדרשת לנהל עסק - ולא עולה כמעט כל כך הרבה. בנוסף, התוכנה שופצה משמעותית ומתוחכמת. זה אינטואיטיבי לשימוש, יישום ושיתוף.
אם אתה משרד עורכי דין המעוניין:
- להיות מיידי יותר עם העברת מידע, נתונים ותמיכה ללקוח
- לחזק את התרבות הארגונית ואת התקשורת הפנימית
- שפר וייעול משימות חיוב וניהול מסובכות
- התמקד והתמקד בפגישות לקוח ללא שיחות סטטיות, ביטלו או הסחת דעת
- נהל את הרבגוניות של שיחה מקומית או מעבר לים
ואז בדוק ועידות וידאו כחלק מהאסטרטגיה העסקית שלך. זכור את השאלות הבאות שיעזרו לך להחליט איזו פלטפורמה מתאימה ביותר לצרכי משרדך.
קודם כל. אין שום דבר לא פרודוקטיבי בשיחות ועידה. למעשה, הם יעילים ביותר למגוון שימושים. פוסט זה אינו עוסק בהחלפת שיחות ועידה עם ועידת וידאו. זה רק כדי להראות כי על ידי שימוש בשניהם, אתה יכול לספק ערך רב יותר להעמיק עם הלקוחות.
שיחות ועידה מצוינות ל:
- קיום דיונים מאולתרים או מתוזמנים בנוגע להתפתחות בתיק
- קיצוץ שרשורי דוא"ל ארוכים כדי להגיע ישר לנקודה
- התמחות ושיתוף מידע על נושאים ספציפיים
- קבלת מקבלי החלטות באותו מרחב
- הפעלת תמלול והקלטת ועידה לפירוט מידע נוסף
הוסף את המימד הבא שמספק ועידת וידאו, ותראה עד כמה ההיצע שלך מעוגל יותר לא רק עבור הלקוחות שלך, אלא גם עם עמיתים במשרד והממונים עליו. מחלקות משאבי אנוש, IT ומחלקות אחרות מרוויחות מאוד גם כן.
מה מספק ועידות וידאו?
תקשורת הלקוחות היא בחזית ההצלחה של כל משרד עורכי דין.
בסופו של יום, זה מסתכם ב:
1) בניית אמון בלקוח ו-
2) ואז לשמור עליו.
שני השלבים הקריטיים הללו הם הבסיס למתן תקשורת מצוינת עם לקוחות כי:
- נותן מענה לצרכים שלהם ומספק חוויות לקוחות חיוביות בכך שהוא גורם להם להרגיש כעדיפות, ומציב אותך כסנגור למען מטרתם.
- בונה את המוניטין שלך. בענף שבו מפה לאוזן שווה זהב, המוניטין של משרד עורכי הדין שלך הוא כרטיס הביקור שלך. רוב משרדי עורכי הדין מתמודדים על עסק על סמך ניסיונם.
- רוצים להתבלט? גשו לאסטרטגיית התקשורת של הלקוחות שלכם בעזרת כלים ושיטות חדישים שמביאים לכם את התובנות המרכזיות הדרושות לכם בכדי להבין זה את זה.
- יוצר הרמוניה בינך לבין הלקוח שלך. תקשורת מתמשכת בכל נקודת מגע של התהליך עובדת כדי להימנע משום דבר שנסחף מתחת לשטיח או לא מעלה אותו.
במיוחד בהתחלה כאשר הלקוח רק מנסה להבין אם הוא אוהב אותך כעורך דין ורוצה להעסיק אותך, ובמקביל, אתה מנסה להעריך אם יש להם בעיה משפטית שתוכל לעזור להם לפתור.
כל כך קריטי להניח בסיס לתקשורת נכונה מהדרך. אל תתנו לשיטות תקשורת קטנות, לניהול מערכות יחסים לקוי ושימוש לא נכון בזמן להשפיע על אופן הטיפול בלקוחות שלכם.
במקום זאת, הוסף לתערובת ועידות וידאו שמגיעות עם אלה 3 יתרונות עיקריים:
היתרון העיקרי מספר 1
תקני אבטחה גבוהים לאורך כל השיחה.
שמירה על אבטחת המידע של לקוחכם היא בראש סדר העדיפויות של כל עורכי דין. פגישות מקוונות בין אם קצר או מורחב צריך להיות מצויד בכל הצעדים הטובים ביותר בפועל לקראת אמצעי אבטחה נאותים:
- חובה לספק גישה לא שיחת ועידה מאובטחת
- חייבת להיות מסוגלת לשלוט במשתתפים בשיחה
- הוסף שכבות אבטחה נוספות במידת הצורך (נעילת פגישות, קוד גישה חד פעמי וכו ')
- להבטיח כי המשתתפים בשיחה הם המשתתפים היחידים בשיחה
- פורטל שיחות ועידה
היתרון העיקרי מספר 2
העברה קלה של שליחת וקבלת מידע.
כאשר אתה מתמודד עם לקוחות, חשוב לספק טכנולוגיית תקשורת מעוצבת ואינטואיטיבית קלה לשימוש המסייעת יותר ממעכבת. פלטפורמה ידידותית למשתמש וניתנת להתאמה אישית כך שתשקף את המותג שלך מוכיחה שהיא חוויה נעימה יותר.
יתר על כן, בחר בפלטפורמה עמוסה בתכונות התומכות בשיחה שלך כמו:
- שיתוף מסך לסקור מסמכים וקבצים בזמן אמת באינטרנט. על ידי שיתוף שולחן העבודה שלך, אתה יכול לכלול משתתפים אחרים כדי לראות ולראות בדיוק מה שאתה רואה. כל דרך פעולה נעשית "ניתנת לצפייה" לשיתוף פעולה משופר יותר, תקשורת מוגברת והשתתפות מואצת. שיתוף המסך הופך כל צ'אט לדינמי יותר וקל יותר להקל עליו.
- הקלטות מפגש לסיפור מדויק של אירועי עבר, פרטים והיסטוריה. משמש במהלך א ועידת וידאו (או שיחת ועידה), הקלטה מספקת תמונה גדולה יותר של המתרחש. במיוחד כששואלים כמה שאלות קשות, הקלטה של פגישה עשויה להתברר כמועילה בהמשך הדרך כאשר בודקים פרטים נוספים כשפת הגוף, הניואנסים וטון הקול של האדם עוברים בצורה ברורה יותר באמצעות וידאו.
- הקלטות וידאו ושמע גם עובדות טוב מאוד אם מישהו לא יכול להשתתף או לצפות כעת מכיוון שיוכל לראות זאת מאוחר יותר, במקום זאת.
- תמלול AI עזור לך ולצוות שלך להיות נוכחים ולהחזיק מקום במקום לחלק את תשומת הלב שלך בין רישום להאזנה. עם תמלולים מפורטים שנעשו עבורך כדי לכלול תגי רמקולים, וחותמות זמן ותאריך, תוכל להמשיך בעדות או בתקשורת מבוססת וידאו אחרת מבלי לדאוג אם מידע נתפס או לא. תאריכים, שמות, מקומות ונושאים ונושאים משותפים מסוננים ומתועדים כולם לצורך זיכרון קל ונתונים מעמיקים יותר לאחר הוועידה.
המידע המפורט המופיע עם תגי רמקולים, חותמות תאריך ודיבור קל לקריאה להערות טקסט חוסך לך זמן. זה מועיל במיוחד עבור המלצות, או תהליכים משפטיים אחרים כולל צווי וכו '.
היתרון העיקרי מספר 3
גישה לכל המידע שנרכש לאחר סיום השיחה.
זה חשוב ומועיל במיוחד עבור טכנולוגיית ועידות וידאו סיכומי שיחות ותמלולים מאורגן בסוף הסנכרון. נתונים שלאחר הוועידה שמתויגים וקלים לחיפוש כמו שהדוא"ל שלך הופך את העבודה שלך לקלה ויעילה יותר. בנוסף, כל המידע כולל קישורים שנשלחו, מדיה, קטעי וידאו והקלטות, וכן קבצים ומסמכים נשמר בענן בשביל נתיב ניווט מרכזי ונוח יותר אליו אתה וכל אחד מהצוות שלך או במשרדך יכול לגשת.
סיכום שיחת הווידאו שיש בו הכל במקום אחד הופך את שיתוף המידע לחלק יותר וחלק יותר. שום דבר לא נופל בין הסדקים כשהכל מונח לפניך.
כעת, כשהיתרונות ברורים מעט יותר, ברור יותר כיצד יישום ועידת וידיאו ליומיום יכול להשפיע רבות על איכות התקשורת שלך. צפו כיצד זרם הדברים הופך ליעיל יותר כאשר כולם מחוברים. הלקוחות רוצים לדעת שאתה דואג לצרכים שלהם והעובדים רוצים להרגיש שההנהלה העליונה שלהם אמונה בהם.
כאשר אתה שוקל פתרונות ועידת וידאו למשרד עורכי הדין שלך, להלן 6 שאלות שאתה צריך לשאול תחילה:
6. איך תשלב ועידות וידאו בתרגול שלך?
איפה משרדך ביחס לתחנות משטרה, בתי חולים, בתי משפט, בתי מעצר וכו '? האם מקומות אלה מאפשרים הגשת וידאו וצורות תקשורת אחרות להליכים משפטיים? עד כמה קהל הלקוחות שלך מתמצא בטכנולוגיה?
5. באיזו תדירות אתם מתכננים לתזמן ועידות וידאו?
שים לב לגודל המשרד שלך ומה צפוי לעתיד לצמיחה. יתר על כן, האם גם מחלקות אחרות יקפצו על העגלה? זוהי הזדמנות מצוינת עבור משאבי אנוש לשמור על קשר עם חברות אחרות ולהעסיק בינלאומית.
4. האם תשתמש בכנסים ווידאו לצורך הכשרה נוספת וסמינרים ברשת?
עבור עורכי דין שרוצים לשפר את מערך המיומנויות שלהם; לחיבור שותפים ומשרדי עורכי דין אחים; להיות מנטור או להכשיר IT - שימוש בכנסים לווידיאו הוא דרך יעילה וחסכונית לשימוש בטכנולוגיה כדי להעצים אנשים בתפקידם.
משאבי אנוש יכולים להשתמש שיחת ועידה בוידאו פתרונות לזרז ולשפר את הגיוס ואת תהליך הגיוס על ידי פתיחת מאגר הכישרונות מעבר לים. ה- IT מסוגל לטפל במהירות בכל בעיות טכנולוגיות ולהציע תמיכה באמצעות צ'ט טקסטים בנוסף בעזרת שיתוף מסך ושיחות וידאו, מציעים הדרכה מסובכת, ניווט והגדרה - בכל מקום ובכל זמן.
3. כמה עורכי דין ולקוחות מוכנים להשתמש בטכנולוגיה זו?
שקול כיצד פועל הצוות שלך על ידי דיון בתכונות וביתרונות של אסטרטגיית תקשורת יותר ממוקדת וידאו. האם זה יעצים איזון בין עבודה לחיים? האם עורכי דין יכולים לעבוד מהבית כמה ימים? זה חל גם על לקוחות. האם הם מגיבים לזמן פנים וירטואלי יותר? האם יישום גישה מקוונת יותר לפגישות ולקשרי עורך דין ולקוח יחסוך זמן נסיעה וישפר את הפרודוקטיביות?
2. לאיזה ROI אתה יכול לצפות?
צלול מה תהיה מידת השימוש המשוערת. בעזרת חישוב מהיר, השווה והבדל בין משך הזמן הנוכחי המושקע במקרים מסוימים בין זמן נסיעה ומשאבים. הוסף אותו בכדי להבין את שעות הזמן בחודש, וראה כיצד יישום ועידות וידאו עשוי לחולל שינוי.
1. עד כמה הטכנולוגיה שאתה מסתכל יעילה?
בדקו כיצד תוכנות תקשורת דו כיווניות יכולות להשתלב בתשתית הקיימת שלכם ואיך זה יכול להשפיע על זרימת העבודה שלך. חפש משהו שמפשט תהליכים; קל לשימוש לכולם; מתחבר לכוח העבודה הווירטואלי המרוחק ומציע יישומים ותכונות המספקים אינטראקציות ערכיות ומשמעותיות יותר.
עקוב אחר שאלות כדי להרהר:
• אילו תכונות אבטחה כלולות?
• כמה משתתפים מאוחסנים?
• האם יש תמיכה בלקוחות?
• אילו תכונות כלולות? האם יש הקלטה? שיתוף מסך? סיכומים?
• איך חוויית המובייל? האם יש אפליקציה?
על ידי שילוב של שיחות ועידה וגם שיחת ועידה בוידאו לתוך כל יום שלך: מפגישות פנימיות, לעליית עובדים והמשך למידה, ועד תצהירים וירטואליים ועוד, ברור מאליו שכדי להתקדם עם הזמן, משרדי עורכי הדין צריכים לאמץ את הדיגיטל.
הצעות מקוונות פותחות את הדלתות לעוד עסקים, פרודוקטיביות ואמון ונגישות משופרים עם לקוחות. תקשורת מוגברת הופכת את התפקיד של כולם - נפרד או בכללותו - ליעיל יותר.
תן לקלברידג 'לספק למשרד עורכי הדין ועידות מתוחכמות מהשורה הראשונה, הבונה תרבות תקשורת מועצמת בצוות ובמשרד המיידי שלך, תוך שהיא מאירה כיצד לנהל ולטפח את קשרי הלקוחות.
מתן פלטפורמת תקשורת דו כיוונית לעידוד תקשורת ברורה ותמציתית באולם בית המשפט ומחוצה לו מתחילה בטכנולוגיה שנועדה לגשר על הפער בין פגישות שנערכו באופן אישי למקוון.
חליפת השירותים הדיגיטליים של Callbridge עובדת:
- עדכן את העובדים והלקוחות באמצעות העברה והנגשת מידע קלים
- שמור על קשר פרטי ומאובטח בכל עת
- לפשט ולהתחבר לתכונות כמו תעתיק AI, הקלטת מפגש ו שיתוף מסך המשפרים את התפוקה, היעילות וההשתתפות
- עודד זמן פנים רב יותר בזמן אמת עם ועידות וידאו ושמע באיכות גבוהה
- ועוד!
גלה כיצד פתרונות ועידת וידאו של Callbridge יכולים להעניק לחברה שלך יתרון תחרותי על ידי מינוף העבודה המתבצעת וכיצד מטפלים בלקוחות.
