הקלטת פגישות וירטואליות יכולה להוביל לגילוי משפטי בקנה מידה מלא

כשמשהו גדול כמו מגפה משפיע על העולם, זה בהכרח משנה את האופן שבו העולם עובד. צעד אחר צעד, חוצה דרך שטח לא ידוע, כל ענף וכל עסק לומדים כיצד להסתגל ולהצליח במצב הנורמלי החדש הזה - במיוחד חוקי.

המערכת המשפטית עברה מגבלות ומגבלות מרובות, וכתוצאה מכך השפיעה על תדירות הזמינות של בקשות, קדם משפטים, משפטים ומכלול הליך ההתדיינות בכללותו.

כאיש מקצוע משפטי, בוודאי חווית ממקור ראשון את ההשלכות של הצורך לעבוד מהבית. פגישות וירטואליות הפכו למטבע כאשר תהליכים ומערכות קודמות עברו להפוך למרחב מקוון. עם נוף משפטי המשתנה באופן ברור, ועידות וידאו הופכות להיות הפיתרון להליכים משפטיים רבים, החל בבדיקות לגילוי.

ועידת וידאו מאפשרת לשני הצדדים של היועץ לרכוש עובדות, ראיות, תמיכה, טענות, הוכחות והגנות נחוצות וביקורתיות בתביעה מבלי שתצטרך לדרוך רגל בבית המשפט.

בהנחה שמשרד עורכי הדין שלך ביצע את המעבר באופן מקוון - הגדלת מספר הפגישות מרחוק, חיזוק מחלקת ה- IT, לימוד השימוש שיתוף מסך ורקעים וירטואליים, מה שהופך את ההסתגלות לפגישות מקוונות ותמציתיות מקוונות ותמציתיות יותר - כעת תוכלו לראות כיצד הטכנולוגיה מספקת את האפשרות לתקשר מרחוק בקלות.

בואו נצלול לעומק איך זה מתעצב על פני השלכות משפטיות שונות.

אחת התכונות הכי נוחות וקדימה של ועידות וידאו כוללת הקלטה. להכות שיא ברגע שפגישה מקוונת מתנהלת, מספק למשתתפים הקלטה מתחילתו ועד הסוף של כל מה שהתרחש בסינכרון.

עם זאת, זה יכול להיות שינוי פרוצדורלי עבור חברות ועסקים רבים. האם לפני המעבר לאינטרנט ורוב האנשים העובדים מהבית, האם הוקלטו שיחות צוות? מי לקח הערות פגישה? כמה זמן הושקע בכינוס? הפוך את המהלך לחלק יותר על ידי שילוב טכנולוגיה שעושה את ההרמה הכבדה כמו לכידת שמע, וידאו, screengrabs, קישורים נשלחים ומסמכים עבורך.

לצד היתרון של הקלטה בדרך כלל מגיעים תמלול וסיכומים חכמים, שתי תכונות המשפרות את תהליך גילוי הבדיקה. לא רק ניואנסים ושפת גוף נלכדים באמצעות וידאו, אלא גם ניתן להבחין בגוון הקול, דפוסי החשיבה ואוצר המילים באמצעות תגי הרמקולים של הטכנולוגיה, האלגוריתמים המתקדמים וקישורי הנושא הנפוצים.

בצד השני של המטבע, לעומת זאת, טמונה כמה אתגרים שיש להתמודד עם התדיינות עתידית וחקירה. הקלטה המונית מעלה שלוש נקודות דאגה מנקודת מבט של אחסון נתונים:

כפל הנתונים
כאשר מתועדות יותר ויותר חילופי רשת מקוונים, קבצים נוספים נערמים וכך גם גודל קבצי הווידאו. ככל שכמות הנתונים מטפסת בגודלה, היכולת לאחסן ולאחזר בבטחה תגדל במקביל.

ניהול רשומות
אחסון נתונים בטוח ומאובטח הוא הכרחי מכיוון שהמידע המשותף ונדון יכול להיות רגיש מאוד ולא מיועד לראות אף אחד אחר. שקול כיצד ואיפה מאוחסנים קבצים אלה. מי או מהו המגן? למי יש גישה וכיצד הם מוגנים?

גילוי פערים
בעבר, ייתכן שהפגישות הוקלטו באודיו, או נרשמו במסמך עיבוד תמלילים, ולכן הגבילו את הדיוק והיקף המידע שנמסר.

אולי הנתונים נאספו במצגת או בסדר יום. כעת, הפוטנציאל לקבצים ותמלולים אלקטרוניים מפורטים יותר הוא יתרון מתמיד. לפגישות מקוונות מוקלטות יש יכולת לצלם אודיו ווידאו לצד כל תוכן הפגישה הכולל כל עסקה והחלפה לאורך הפגישה.

יש לזכור את ערך הבעות הפנים, ההריון וכל מה שיש התקשר בלי לדבר.

משהו לזכור:

גישה לפגישות מוקלטות יכולה להוכיח שתיהן א חיובי ושלילי כ"טביעת רגל דיגיטלית "יכולה להיות סיבה לשימוש מאוחר יותר. ודא כי אמצעי הפרטיות והאבטחה שלך עדכניים ושקופים, שכן בקשות לגילוי תביעה יכולות לכלול פגישות וידאו באותה שכיחות כמו מיילים ומסמכים.

כדי להבטיח דיוק ושקיפות כללי, קבעו מדיניות שיוצרת לכידות בכל מה שקשור לוועידות וידאו. ארגון נתונים, החלטה על הנחיות ובדרך כלל קביעת זרימה או נוהל בכל הנוגע לפגישות מקוונות יבטיחו כי סיכוני האבטחה מוגבלים, הנתונים ממוקשים והמידע זמין:

• החלט על מתן שמות למוסכמות לפגישות ומי אחראי על ניהול ההקלטות. היכן יתגוררו ההקלטות ומהם הכללים הניהוליים לאחסון, נגישות, מחיקה, גילוי וכו '?
• תלוי בגודל הפגישה, האציל את האחריות להקלטה למשתתף אחד או כמה. בחר משתתף מכל מחלקה, מפקח או מנהל שיהיה אחראי על הקלטת פגישות מסוגים שונים. מי יהיה המנחה ואילו מדיניות, כללים ונהלים צריך לקבוע לפגישות וירטואליות שונות?
• איזו "תצוגה" אתה רוצה לשמור? לאחר שהחלטת מיהו המנחה (או אולי יש כמה) בחר איזו מבין אפשרויות הפגישה השונות עונה על צרכי משרדך ומי יבצע את ההקלטה מאיזה מחשב - או נקודת תצפית.
• לפקוח עין על הסוף סיכומים ודוחות שמספקים פלטפורמת ועידת הווידיאו וקובעים מי אחראי להם. מי יקבל אותם ואיך ניתן לגשת אליהם?
• הימנע מהגילוי השוטף באמצעות תצהירים של ועידות וידאו ש:
  קבע את המיקום הפיזי של הצייר וכיצד הוא יוגדר באופן לוגיסטי כדי להתחבר לפגישה הווירטואלית
  בואו עם אפשרות אחרת אם כתב בית המשפט והמחליף אינם יכולים להופיע באותו מקום
  קבל תערוכות לדפינט בדואר מראש או באופן אלקטרוני במהלך התצהיר
  הפעל בצורה חלקה - בדוק את הטכנולוגיה לפני יום התצהיר הווירטואלי
  חבר מספר עורכי דין ומשתתפים ממקומות גיאוגרפיים שונים
  מוסכמים על כולם אם זה יוקלט או לא - קבל הסכמה
• קבעו מדיניות שמירה שתפרק כיצד יאוחסנו ועידות וידאו, ויהושמדו אחר כך לאחר זמן מסוים.

לאחר סיום פגישה מקוונת, ההקלטות נשמרות בענן ונותרות נגישות דרך פורטל המשרד או על ידי המנחה. מתן גישה למשתתפים מסוימים הוא אמצעי פרטיות ואבטחה. יש לקבוע ניהול רשומות כללי, פרוטוקולי הפעלה וגישה באמצעות דיון ופיתוח מדיניות ופרוצדורה.

למנוע הפרות אבטחה והאזנת וידיאו עם טכנולוגיה ההופכת כל חילופי רשת באינטרנט לבטוחים ופרטיים. להורות על שימוש בקוד גישה חד פעמי או אדם אחד שמרשם שיא במהלך הפגישה. חפש תכונות כגון:

• קוד גישה חד פעמי: כל שיחה מוצפנת בקוד ייחודי ופרטי שתקף רק למוגדר ומתוזמן שיחת ועידה.
• נעילת פגישה: מיד לאחר שהמשתתפים הופיעו, הפעל תכונה זו בכדי למנוע התערבות של משתתפים לא רצויים. מי שמופיע באיחור יידרש לבקש אישור מהמנחה.
• קוד אבטחה: אם סדר היום של הפגישות המקוונות כרוך בדיון במידע רגיש ביותר, הוסף שכבת אבטחה נוספת עם קוד נוסף הנדרש עם כניסה לכנס.

טכנולוגיה שזמינה ומספקת את היסודות לגילוי קיימת מוכיחה את עצמה נפוצה יותר. ובהמשך, אין זה סביר שהליכים אישיים יקדימו. אם גילוי משפטי ותהליכים אחרים יכולים להתבצע באופן מקוון, ייתכן שהם ימשיכו להתקיים באופן מקוון.

כשזה מגיע לנקוט ב תוכנת ועידת וידאו במקום להופיע באופן אישי,
היתרונות - כולל חיסכון בעלויות, פחות נסיעות, יותר זמן, שיתוף פעולה מרחוק, עלייה בפריון, פחות עיכובים - בוודאי עולים על האתגרים:

אתגר מס '1:
באופן מסורתי, בדרך כלל כל צד נמצא בנוכחות פיזית של היועץ המשפטי שלהם אשר נדרש לספק, לסייע ולהסביר מסמכים ומוצגים במהלך הבדיקה.

פתרון:
במקום זאת, עם ועידות וידאו זו הזדמנות לתכנן מראש. על עורכי דין ויועץ משפטי למיין מראש כל ראיה, תערוכה, מסמך והוכחה. זה צריך להיות ברור, מתויג, מאורגן, כותרתו ונשלח בדואר או מוכן לפיטורים אלקטרוניים. ודא שכתובות מעודכנות, מאויתות נכון וכל מי שזקוק לנתונים נכלל בעסקה הדיגיטלית או בדואר בדואר.

אתגר מס '2:
הערכת התנהגותם של עדים ושלוותם עלולה להיות עכורה באמצעות קישור וידאו במקום להיות נוכח באותו מקום פיזי.

פתרון:
בדיקת טכנולוגיה שנעשתה בימים שקדמו לפגישה הווירטואלית תבטיח כי המשתתף נראה בצורה ברורה ומלאה. צור מדריך הפניה לשיחות ועידה בווידאו ללקוחות, קולגות ואנשי מקצוע משפטיים אחרים במשרדך הכולל שיטות חובה להקרנה קולית, תאורה, יציבה, רקע מקובל וכל מידע אחר שהופך גילוי וידאו בנקודה, מלוטש ומקצועי.

אתגר מס '3:
הגדרה שאינה מוסדית או נראית לא נייטרלית או מתאימה עלולה להטריד, להטעות או להוביל לבדיקה לא מספקת.

פתרון:
ספק סרטונים לדוגמא והדרכות מקוונות כיצד להתפתח בתצהיר ועידת הווידיאו, שיחת הגילוי, קדם המשפט או הליך הניסיון. התארו מה מקובל, ואילו מערכים ורקעים יובילו לבחינה מוצלחת. תן דוגמאות לסרטונים גרועים וגם מה לא לעשות.

אתגר מס '4:
אי היותו באותו מרחב פיזי פותח את הבדיקה בפני התעללות פוטנציאלית או רשלנות.

פתרון:
שקיפות מלאה של הדיון נדרשת החל מהסיום. הסכמה עם הנחיה מורגשת בתחילת הפגישה מבטיחה שכולם מצייתים. יתר על כן, מתן השכלה והדרכה בנוגע לשיטות עבודה מומלצות במהלך הבדיקה מגבשים תהליכים כדי לוודא שהם יעילים ועדכניים.

בנוגע לאיכות התקשורת בפועל לאורך כל הבדיקות לגילוי באמצעות ועידות וידאו הנה כמה שיטות עבודה מומלצות:

• הגדירו את הזמן - לפני, בזמן ואחרי
צ'ק-אין, ראיונות, עדויות, פגישות, תצהירים - וודאו שיש זמן מה לפני ההכנה, מספיק זמן לעבור וכמה זמן שמים לאחר מכן כדי לשקף ולעבור את ההקלטה או הסיכומים.

• ודא שכל הטכנולוגיה פועלת
כאשר הזמן הוא המהותי, אל תתפסו לנסות לתקן ולפתור בעיות טכניות בזמן שכולם מחכים. התייצב בפני ועידת הווידאו מעט מוקדם יותר ובדוק את המיקרופון, הרמקול והחיבור שלך.

בדוק אם הכל טעון, חוטים נוספים זמינים, WiFi חזק וכו '. נצל את בדיקות האודיו והווידאו המוצעות על ידי פלטפורמות ועידות ברמה ארגונית.

• בדוק את הנקודה
בחר מקום שקט, סטרילי וללא הסחות דעת. קיר לבן או חדר סגור עם רקע רגיל ולא מפריע עובד הכי טוב.

• היצמד לתזמון
תקשר את משך הפגישה מבעוד מועד כך שכולם יוכלו לתכנן בהתאם. בדיוק כמו פגישה אישית, צרו סדר יום, עמדו בו והגן על הזמן של כולם.

• בדוק חיבור שמע ווידאו
השתמש באוזניות כדי למזער את המשוב ולמקסם את השמיעה וההקרנה שלך. השתמש בוועידת וידיאו עם יכולות שמע / וידאו באיכות גבוהה.

תן לקאלברידג 'לספק למשרד עורכי הדין שלך את טכנולוגיית ועידות הווידאו שגורמת להליכי קדם משפט לפעול בצורה חלקה במסגרת וירטואלית. עם פוטנציאל מדהים להביא הליכים פנים-אל-פנים רבים ברשת, ההזדמנות לקצץ בעלויות, לעבוד יותר מהבית, לזרז תהליכים שיפוטיים ולקבל מידע נוסף בקצב מהיר יותר נמצאת בהישג ידך.

בכוחו של פלטפורמת התקשורת הדו-כיוונית של קלברידג 'להעמיק יותר ולתת מימד לדרך בה משרדי עורכי הדין מנהלים את עסקיהם. מפגשים מקוונים מוקלטים מעניקים לכל הצדדים את התחושה שהם פנים אל פנים אך ממרחק בטוח ובריא. בנוסף, הוא מספק נוכחות גמישה יותר ועם מחשבה מוקדמת, תכנון ומוכנות מהווים תחליף מתאים לפגישות אישיות.