כשכל המחלקות והסוכנויות פועלות במקביל לחזית מאוחדת, אז גוף ממשל מתפקד לחלוטין הוא סך כל חלקיו. אך כיצד כל החלקים מחליפים באופן הרמוני רעיונות על בסיס קבוע או מתעדכנים במצבי חירום ושינויים פתאומיים במדיניות? אופן תיעוד ותקשורת מסורתיים בוודאי לעולם לא ייצא מהאופנה, אך כאשר ועידת וידיאו הופכת להיות אמצעי התקשורת המועדף, ערימות ניירת וקבצים אנלוגיים מתחלפים אט אט.
שקול את היתרונות הבאים של ועידות וידאו לסוכנויות ממשלתיות:
10. איכות חיים טובה יותר
חיבור עם צוותים ועמיתים לעבודה בין מחלקות ומגזרים אחרים דורש זמן נסיעה ונוכחות. או שמא? בעזרת ועידות וידאו, פשוט קבע פגישה מקוונת ויצא מהצורך לנסוע, לחנות ולהופיע כאשר כל קבלת החלטות או פתרון בעיות ניתן לעשות באמצעות וידאו. סיוע בין סוכנויות מקבל משמעות חדשה לחלוטין בכל הנוגע לקידום הקריירה של העובדים. חשוב על כל ההכשרה, הגיוס וההעסקה למשרות ממשלתיות מיוחדות. טכנולוגיית ועידות וידאו פועלת לייעול המאמצים באמצעות הקלטה הדרכות להוראה; סרטוני גיוס לקמפיינים לגיוס ותוכננו חבילות שכירה למועדים.
9. שיפורי סביבת העבודה
9. שיפורי סביבת העבודהתקשורת בין משרדים משפיעה מאוד על איכות העבודה שמבוצעת בין המחלקות והן במחלקה אחת. שיתוף הפעולה משתפר במידה ניכרת כאשר התקשורת היא במהירות הטכנולוגית, במיוחד במצב קריטי, או יחסי ציבור. בנימה פחות דרמטית, גם לעובדים שהם הורים טריים או שמגיעים מתרבות או ממדינה אחרת יש כעת אפשרות להשתלב בכוח העבודה בצורה חלקה יותר.
8. שעות האדם משמשות בצורה יעילה יותר
צמצום עלויות פירושו חיסכון בזמן, וחיסכון בזמן פירושו שניתן להשתמש בשעות עבודה בצורה יעילה יותר במקום אחר. ועידת וידאו מבססת את התפוקה ומחזיר יותר שעות עבודה שהוא משאב יקר בממשלה. תארו לעצמכם את הדולרים שנחסכו כאשר דמי נסיעות גבוהים של עורך דין בפרופיל אינם קיימים. צמצום זמן הנסיעה חוסך שקט נפשי ודולרי משלם המסים לאורך זמן.
7. קיצוץ בהוצאות הליכים משפטיים
ניתן להשתמש בכספי משלם המסים במקום אחר כאשר ועידת וידאו נמצאת בתמונה. המלצות, דיונים, תצהירים, ניתן לעשות זאת ללא צורך בעגלת אסירים לבית הסוהר וממנו; עורכי דין אינם נדרשים לעזוב את המשרד בתדירות כה גבוהה ועדים יכולים לספק חשבונות מפורטים מהפרטיות והבטיחות של ביתם שלהם. יתר על כן, ניתן לקיים את מרבית התרחישים האחרונים הקשורים לבתי משפט ללא נסיעות ונסיעה. עם הגדרה פשוטה וחיבור אינטרנט ברור, ניתן לבצע הרבה תהליכים שיפוטיים על המסך בצורה חלקה.
6. אינטראקציה עם הציבור
כאשר קווי התקשורת בין הממשלה לציבור הופכים פתוחים ושקופים יותר, יש תחושה טובה יותר של אמון והבנה. שימוש בטכנולוגיה פונה קדימה כמו ועידת וידיאו ליחסי ציבור, מוציא את הדובר בגלוי. יש פחות עשן ומראות ונציגי המגזר הציבורי יכולים להתייחס באומץ לתלונות ושאלות, על ידי דיבור אישי לציבור.
5. לתקשר עם האזרחים
מעורבות אזרחים בקהילה חשובה אם צריך לשמוע או לקבל מודע לנושא. בעוד שבתי העירייה ואירועים ציבוריים ידועים לשמצה לא מאוד משתתפים, ועידות וידאו יכולות להעלות את המספרים הללו. אזרחים יכולים לחייג לחיוג (מכל מקום, באמצעות מספר חיוג בינלאומי ללא תשלום) ולראות מה קורה. הם יכולים להשתתף על ידי שאלת שאלות באמצעות צ'אט, השתקה והרמת יד או דובר אורח, תלוי בגודל ההתכנסות. ועידת וידאו עוזרת לתת קול לאנשים שרוצים לדבר, ללא קשר למיקומם הגיאוגרפי.
4. שיתוף הפעולה נעשה קל
4. שיתוף הפעולה נעשה קלבין אם אתה סיעור מוחות לרעיונות להצעות ותוכניות קהילתיות או לעבוד יחד כצוות המציע תוכנית מגירה, שיתוף פעולה בזמן אמת הוא חובה לעיתים. מערכת תקשורת יעילה כמו פלטפורמת שיחות ועידה בווידאו קלה לשימוש, הופכת את כוחות האיחוד לפשוטים ומועשרים יותר. כל עוד קיים חיבור לאינטרנט, משתתפים מאזורים, מדינות ומשרדים שונים יכולים לגעת בבסיס "באופן מקומי" חדר ישיבות מקוון שמפגיש את כולם.
3. פגישות בדרכים
לא צריך לעכב או לתזמן פגישות חשובות בגלל זמן נסיעה או שינויים פתאומיים ברגע האחרון בלוח הזמנים של ראש מחלקה. ועידת וידאו מאפשרת יותר ניידות וגמישות עבור הממשלה בכל הנוגע למרחק גיאוגרפי או לוחות זמנים סותרים. ואם נגן מפתח לא יכול לערוך את ועידת הווידיאו? הקלטה וצפייה אחר כך היא האופציה השנייה הטובה ביותר.
2. תקשורת בטיחות ציבורית לפי דרישה
תקשורת וידאו פותחת קו קשר ישיר במצב חירום. צוותים יכולים לשפר את זמני התגובה לשעת חירום ולהעריך מה צריך לקחת בחשבון את ניהול החירום במקרה של משבר בו אזרחים נמצאים בסכנה. זוהי אמצעי תקשורת יעיל למטרות אימונים ובמידה ומתרחש מצב חירום במקום מרוחק.
1. הרמוניה בין-מחלקתית
קבלת החלטות מהירה יותר בשימוש בפחות משאבים עוזרת להפוך את מקום העבודה לרוץ בצורה חלקה יותר. שיתוף פעולה טוב יותר התאפשר רק הודות לשיחות ועידה בווידיאו, מה שהופך כל פרויקט לגלוי יותר או להיות מועבר טוב יותר בקרב עובדים ושותפים.
לתת פלטפורמת ועידת הווידאו דו כיוונית של Callbridge לחזק את זרימת העבודה בין משרדי הממשלה תוך הפחתת עלויות התפעול הכוללות. התוכנה מבוססת הדפדפן הקלה לשימוש, אפס להורדה שלה, מהירה, אמינה ומחברת אותך ברחבי העולם - או רק בין משרדים. עם תכונות שיתוף פעולה כמו שיתוף מסמכים, ו- שיתוף מסך, העבודה יכולה להסתיים בצורה מהירה יותר.
