כל עסק מסתמך על יכולתו לנהל זמן ולעבוד על מנת שיוכל להשיג את התוצאות הטובות ביותר. גידול, שינוי גודל, הרחבה, זה פשוט לא אפשרי מבלי ליישם מבנה יציב של זרימת עבודה ולנהל את אופן התפתחותו. אחרי הכל, אם אתה לא יכול לנהל את זה, אתה לא יכול למדוד את זה. אז מה זה ניהול עבודה בדיוק ואיך הוא מייעל צוותים? המשך לקרוא כדי ללמוד עוד.
מה זה ניהול עבודה?
במונחים הבסיסיים ביותר, ניהול עבודה מתייחס למקום בו תהליכי הצוות ותהליכי העסק נפגשים כדי ליצור לכידות בתהליכי העבודה ובתפוקה.
תוכנת ניהול עבודה מועילה במיוחד בתזמור זרימה ותיחום תהליכים המייצרים מידע. יחד עם פגישות מקוונות המשתמשות בתוכנת ועידות וידאו, גישה לניהול עבודה יוצרת קצב ונראות לכולם, מעובדים ללקוחות, ומייעלת תהליכים עבור ביצועים משופרים ותוצאות.
ניתן לקדוח את ניהול העבודה כדי לנהל פרויקט או אדם מסוים. תהליך ניהול העבודה מתחיל בתחילת מחזור ניהול הפרויקט, כך שתוכלו לקבל הבנה ברורה יותר של ההיקף הכרוך בכדי לפרק טוב יותר כיצד פרויקט יחיד (או מרובה) יתפתח.
ניהול עבודה משפיע על אופן הטיפול בצוותים. זה כולל:
- ניהול יחידים
- פיקוח על זרימת העבודה
- הפניית עומס העבודה
- הקצאת משימה לצוותים
- להחליט מה עדיפות
- יצירת מועדים
- עדכון לקוחות ועובדים לגבי שינויים או חסימות
... ניתן לטפל בכולם באמצעות תוכנת ניהול עבודה ולהעצים אותם באמצעות פגישות מקוונות ושיחות וידאו.
ניהול פרויקטים נגד ניהול עבודה
ניהול פרויקטים הוא גישה הוליסטית לכלל, ואילו ניהול עבודה הוא גישה המשלבת ניהול פרויקטים, אוטומציה לעבודה ושיתוף פעולה בכדי להעצים את הצוותים לעבוד טוב יותר בכל הפרויקטים, המשימות, המשלוחים וכו '.
ניהול פרויקטים עוזר בניהול פרויקטים שיש להם התחלה וסיום ותפקידים ברורים לעובדים שונים. זה עשוי, עם זאת, להוזיל פרויקטים של חירום או אד-הוק, משימות ברורות אחרונות ברורות ועוד. בנוסף, בואו ניקח בחשבון את הזמן המושקע במיילים, משימות מנהל, השתתפות בפגישות ופריטים אחרים שאינם עובדים שהעובד הובא במיוחד לצוות לעשות.
מדוע ניהול עבודה כה קריטי?
במונחים בסיסיים: זה משפר ביצועים. בדיוק כמו בכל מערכת ניהולית או יחיד בתפקיד מנהל, ניהול עבודה הוא דרך נוספת להבטיח שהצוות שלך עובד בביצועי שיא בכדי לספק את האיכות הטובה ביותר במהירות המסירה היעילה ביותר מבלי למצות את הכספים. ניתן לקבוע צמצום יתירות, זיהוי צווארי בקבוק, קביעת זמן לעומת תקציב באמצעות תקשורת ואסטרטגיות מתאימות למערכת ניהול העבודה הטובה ביותר.
פירוק ניהול עבודה
הפרטים ישתנו מתעשייה לענף ובין ארגונים, עם זאת, ישנם מקבילים משותפים, וגם אתגרים נפוצים לניהול עבודה:
- צוותי משימות
כשעולה פרויקט חדש, הארגון והמשלחת במקום הראשון. באחריותו של המנהל להקצות ולהקצות משאבים ובמקביל להבטיח שיש להם את האדם הנכון לתפקיד או למשימה בנוסף לוודא שהוא נעשה בזמן, ואיכותי. כדאי לעקוב אחר מי שעושה מה עם כלים דיגיטליים ותוכנות ניהול, תוך הקפדה על תכופות פגישה וירטואלית לוח זמנים לעדכוני סטטוס, צ'ק-אין ותדרוכים - קביעת הגבול בין משימות דחופות לעדיפות גבוהה
במיוחד אם משהו צץ משום מקום, יכול להיות איזה בלבול לגבי מה שצריך לעשות בקרוב. להיות מודע למועדים הקרובים ולראות את מה שנמצא בצינור יוצר הבנה טובה יותר ונקודת תצפית לדעת אם לומר כן או לא למסירה. - יצירת מועדים למשימות
מנהל שיש לו ידע וניסיון יהיה מיומן בקביעת מועדים מתאימים למשימות. הבעיות מתעוררות כשמועדים משתנים או שאין מספיק זמן חיץ. תאריכי הסיום צריכים להיות מתווים בבירור וגלויים לעיני כל. - נשאר שקוף עם לקוחות
כלל האצבע הוא להתפשר ולהעביר יתר על המידה, לא להפך. שיחות ברורות ותמציתיות עם לקוחות וצוותים עוזרות לנהל ציפיות ולקבוע סדרי עדיפויות כדי שאנשים יהיו באותו דף. כאשר שינויים והפניות מחדש לפרויקט, מועד אחרון והקצאת משאבים אינם מובהרים, ניתן לפרוק את הפרויקט או להפוך למאתגר יותר.
עם זרימת ניהול עבודה נכונה המאפשרת פגישות מקוונות ועדכונים באינטרנט, הפרויקטים יכולים להתגבש בצורה מדויקת יותר ולהישאר בתקציב ובזמן.
שיטות העבודה הטובות ביותר לניהול עבודה
בין אם יש לך תוכנה ספציפית לניהול עבודה ובין אם יש לך מערכת אחרת כמו פגישות מקוונות שגרתיות, רק דע שאתה לא צריך לכתוב אותה באבן. ניהול העבודה היעיל ביותר הוא חיים ונשימה ויש לבחון אותו לעתים קרובות. הנה כמה עשה ואל תעשה:
- האם לתרגל תקשורת מצוינת
בנה סביבות צוות שיתופיות עם תקשורת ברורה ומתוזמנת. קבעו מידע ומסמכים מרוכזים, פגישות תכופות ברשת, וכינוסי צוות. להנחיל תרבות תקשורת של החברה על ידי הסכמה על כללי ההתקשרות: מתי הכי טוב לשלוח דוא"ל או לקיים פגישה? מי אחראי על מה ואיך ניתן ליצור איתם קשר? כיצד עובדים עובדים חדשים? לאן יכולים העובדים ללכת לשאול שאלות? - אל תמנע משקיפות
תן לחברי הצוות לדעת מה קורה ברגע שזה קורה או ברגע שזה מתאים. האם קוצץ בתקציב? שינוי בהנהגה? פיתוח עסקי חדש? שמור על האנשים וציין את הסיבות מאחורי השינוי מתי שהוא מתאים. כמו כן, נסו להימנע מטשטוש מידע חשוב. שמועות מבזבזות זמן וקורעות את המורל. - האם עודד לולאת משוב רציפה
לקבלת התוצאות הטובות ביותר, הערכה ומשוב הזדמנויות אוכפים הקשבה טובה יותר ומעודדים תוצאות. לא רק שהוא בונה אמון, הוא שומר על עובדים וגורם לאנשים להרגיש מוערכים. תן למשוב להיות חלק מתהליך ניהול העבודה להשגת פרודוקטיביות טובה יותר ופחות זמן מבוזבז. - אל תעשה מיקרו-ניהול
חברי הקבוצה נשכרו לביצוע העבודה. לאחר שקיבלו את הכלים ואת הזמן הדרוש להם, אין צורך לצפות בהם כמו נץ. לתת להם גישה לתוכנות ולפלטפורמות שיש להם את המידע הדרוש להם ואז לסמוך עליהם שישיגו את מה שהם התכוונו לעשות. במילים אחרות, תדרך אותם והגדיר אותם להצלחה, כך שיוכלו לעבוד במלוא הפוטנציאל שלהם ללא הפרעה.
תן לפלטפורמת ועידת הווידאו המתוחכמת של Callbridge ליצור קשרים להעצמת אנשים ומשימות ניהול העבודה העומדות בפניהם. עם גישה ממוקדת וידאו המשתלבת בצורה חלקה עם כלים אחרים לניהול פרויקטים וכלי תקשורת עסקיים, תוכלו לבצע אופטימיזציה לתפקוד הצוות שלכם באופן מיידי.
