業界を問わず、誰もが週に少なくとも00回は電話会議やオンライン会議に参加します。今やほとんどの人がこうしたバーチャル会議のプロになっていると考えるのは妥当でしょう。残念ながら、そうではありません。午前9時の会議で、アクセスPINを必死に尋ねる人、誰かの保留音を聞かされる人、そしてもちろん「もしもし、聞こえますか？」という言葉しか交わされない永遠の5分間を耐え忍ぶ人など、誰もが経験したことがあるはずです。
月曜日の会議と正気を救うために使用できる電話会議の10のゴールデンルールを次に示します。
10.気楽に、自動録音を有効にします。
エンジニアは、アプリケーションの追加機能とウィジェットが大好きです。 ただし、最も時間の節約になるのは、後でCueによって文字起こしに変換される録音機能です。 通話中に何かを逃しましたか？ 録音を聞くか、後でトランスクリプトを確認してください。 Callbridgeには自動録音が付属しています。 オンにすると、電話に出るとすぐに通話の録音が始まります。
9.通話の少なくとも10分前にダイヤルインします。
電話に出る時間を短くしないようにしてください。 10分は、ドキュメントをアップロードしたり、質問に答えたり、関係のない問題について同僚と話し合ったりするのに十分な時間です。 また、問題が発生した場合は、サービスプロバイダー（私たち！）に連絡して支援を求めるには10分で十分です。
8.適切なデューデリジェンスを行います。
誰かが新しいサービスプロバイダーを使用して電話会議に招待したことがありますが、少なくとも練習用の電話会議がなくても、どのように機能するかを確認できますか？ ほとんどの会議システムは非常に簡単に理解できますが、すべてが同じキーコード、ユーザーインターフェイスの規則、または機能を備えているわけではありません。 顧客に良い印象を与えましょう。新しい会議システムの場合は、最初に試してみてください。
7.少し時間を取って自分自身と参加者を紹介します
Callbridgeのような一部の電話会議サービスには、個々の参加者を識別して表示する機能があります。さらに良いのは、各参加者の声を覚えておくことです。そうすることで、アクションアイテム、フォローアップ、議事録などをより正確に把握できます。
6.顧客に関してはコストを削減しないでください。
Webには、選択できる無料のダイヤルイン方法が多数あります。 これらのテクノロジーの多くは大きなメリットをもたらすように見えますが、実際には「進行中の作業」であることに注意してください。 重要な会議で売り上げを失ったり、悪い印象を与えるリスクを冒すよりも、少しのお金を投資するほうがよいでしょう。 それほど費用はかかりません。
5.はっきりと話し、適切に発音します。
私たちはグローバル化した世界に住んでいます。 あなたのビジネスが北米に限定されている場合でも、英語が第一言語ではない参加者がたくさんいる可能性があることに注意してください。 ペースを合わせて話すことは、あなたを明確な話し手として描写するだけでなく、他の人にメモをとる時間を与えるでしょう。
4.副次的な会話をしないでください。
誰もが少なくとも12年間の学校を経験し、そこで彼らは静かに保ち、先生に話をさせることを学びました。 このレッスンにスーツを着るとすぐに窓から飛び出すのはなぜですか？ 副次的な会話は混乱を招き、周囲の騒音は言うまでもなく、明白な失礼です。 Callbridgeを使用すると、会話全体を簡単に管理できます。チャットウィンドウで手を挙げて、メモを話したり書き留めたりすることができます。
3.人々に話す機会を与えます。
ミーティングはすべて活発な会話に関するものです。 会社でのあなたの年長に関係なく、研究は独裁的な管理が貧弱なリーダーシップをもたらし、誤解を助長することを示しました。 同僚に話させてください。 あなたは何か新しいことを学ぶだけでなく、彼らに彼らの貢献が求められていると感じさせるでしょう。
2.正しい電話番号とPINを使用してダイヤルインします。
繰り返し申し訳ありませんが…ダイヤルイン番号を尋ねる直前のメールがたくさん届くだけです。 さらに、一部の通話では、セキュリティのために一意のアクセスコードが使用されます。 幸い、PINは、受信した電子メールまたはSMSの招待状に記載されています。
1.何も言うことがない場合は、ミュートしてください。
大規模な電話会議でなぜノイズが蓄積し始めるのか疑問に思ったことはありませんか？ その必死のタイピングはどこから来ているのか自問したことがありますか？ Facebookで友達とチャットしている場合は、ミュートしてください。 誰もがあなたのタイピングを聞くことができます！ * 6、またはCallbridgeユーザーインターフェイスのミュートボタンを押すと、他の人に知られることなく、聞くことができます（そして側で少し作業を行うことができます）。
そして今、いくつかの生産的で楽しい電話会議を行ってください！
