オンライン会議を計画しているときは、参加者が注意を払っていることを期待する以上のことをしなければなりません！ 実際、あなたは彼らが関与し、存在するように刺激したいと思っています。 そのためには、オンライン会議を構成する必要があります。 設計する必要があり、 あなたの聴衆に仕出し料理.
結局のところ、それ以外の目的は何ですか？ 聞こえる音がコオロギだけである場合、なぜ軍隊を集めて進捗レポートを調べたり、コミュニケーションの線を開いてピッチをブレインストーミングするのに時間を費やすのですか？
オンライン会議へのよりインタラクティブなアプローチにより、高いエンゲージメント、情報のより良い吸収、およびコンテンツのより完全な理解を期待できます。 たぶん少しでも楽しいです！
ビジネスに取り掛かりましょう–ビジネスミーティング、つまり！
ハーバードビジネスレビューの記事によると、上級管理職、経営幹部、およびその他の意思決定者は、作業の進捗状況について話し合うために、時間のXNUMX分のXNUMX近くを他の人との会議に費やしています。 それは会議に費やされる多くの時間です。
リモートワーカーも忘れないでください。 高度なテクノロジーのおかげで、さまざまな場所にいるチームや同僚とのオンライン会議が可能ですが、タイムゾーン、接続性、およびプロジェクトの調整には依然として課題があります。 これは、費やされた時間が失われたり、誤用されたりする可能性がある場所です。
オンライン会議の生産性と時間を有効に活用するために、できる限りのことをしていますか？
あなたが探しているなら：
- 同僚やリモートワーカーと調整するためのより簡単な方法を見つける
- 時間や距離に関係なく接続を維持
- 相互作用を活性化する
- より多くの参加と効果を推進する
次に、会議をよりインタラクティブで効果的にするために、会議を盛り上げるためのいくつかのアイデアを示します。
まず、自問してみてください。この会議は必須ですか。 本当にこの会議を開く必要がありますか？
参加者が相互作用し、協力するためには、声、意見、発見、および情報の共有を聞く必要があります。 オンライン会議の場合、独白よりも対話が優先されます。
参加者が追加したり、作業したりする必要がなく、聞くだけでよいアナウンスや情報がある場合は、メッセージが電子メールにどのように適しているかを検討してください。 インタラクティブで魅力的な会議の場合、参加者に聞くだけを求めると、興味を失ったり、偽装したりする可能性があります。
オンライン会議の内容と目的が「必要」として確立されたら、次に行うことは次のとおりです。
12.期待を管理する
参加が必要であることを事前に知らせて、同僚の間で正しい考え方を育てます。 オンライン会議の前に送信される議題で、誰もが期待できるものの簡単なレイアウトを提示します。
問題を紹介し、参加者に自分のアイデアや意見が求められていることを知らせます。 これにより、いくつかの基本ルールを設定しながら、考えて問題を解決する時間が与えられます。
さらに、次のような基本的な予想されるエチケットを知らせます。
- 話していないときに「ミュート」を押す
- 飲食はご遠慮ください
- 電話を片付けたり、他の気を散らすものを一時停止する
11.同僚とのチェックイン
その結果、何百万人もの人々が自宅で仕事をしているという最近のパンデミックに照らして、リモートワークは孤立しているように感じることがあります。 月曜日に会議を計画し、「今週末は何をしましたか？」という簡単な質問から始めます。 あなたは参加を引き出し、同僚に開放するように促すことができます。
さらに良いのは、会議の規模にもよりますが、この導入時間を利用して、参加者全員が同僚に感謝の気持ちを伝え合うことです。大小を問わず、名前を呼んだり、担当業務を褒めたりといった簡単な感謝の気持ちを示すことで、参加者同士の繋がりが深まります。これは、バーチャルなプラットフォーム上で、ささやかながらも効果的な人間関係構築の方法です。
あなたのチームは多くのリモートワーカーで構成されていますか？ 氷を壊し、社会的距離や在宅勤務で人々が孤独を感じないようにするために少しの楽しみを注入することによって、社会的絆の感覚をさらに植え付けます。
- スパイスアップの紹介：
見知らぬ人でいっぱいのオンライン会議室？ 参加者に自己紹介とちょっと変わった情報を紹介してもらいます。
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- 彼らの好きなカラオケ曲
- 彼らの代表的な家庭料理
- 彼らが今まで行った中で最高のコンサート
同じ同僚とのオンライン会議室？ おなじみの顔を次の人に招待します。
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- 彼らが最近見た良い映画について簡単に話し合う
- ペットの様子を共有する
- 彼らが引き受けた趣味や個人的なプロジェクトについてオープンにする
- あなたの脳を使う：
チームメンバーがより分散しているという理由だけで、チームビルディングの演習が途中で失敗することはありません。 参加者がすぐに参加できるように、事前に基準を提供してください。 シャレードの短いオンラインレンディション、または会議を開くためのより興味深い方法についてはBalderdashを試してください。 - 推測ゲームをプレイする：
人々の関心を高めるもうXNUMXつの方法は、リモートワークエリアでアイテムを説明することにより、各参加者にISpyの簡単なバージョンをプレイするように依頼することです。
10.事前に会議の議題を作成します
会議の議題が明確で明確な場合は、オンライン会議でも同じROIを期待できます。 計画も予見もなしで、漠然とした、誤った情報に基づく同期は混乱と時間を浪費することにつながります。
重要な問題の概要を説明する構造化されたアジェンダを準備し、参加者に何が必要で、何が期待されているかを説明します。 少なくともXNUMX日前に送信し、招待状とリマインダーの設定を使用して情報をすばやく広めることを忘れないでください。
9.テクノロジーを準備する
テクノロジーは素晴らしいものですが、それでも少し不安定になる場合があります。 技術をテストし、すべてのデバイスが充電されていることを確認することで、すべてがスムーズに実行されていることを確認してください。 コンセントがどこにあるかを知り、充電器を近くに置いてください。 カメラ、マイク、インターネット接続をテストし、他に必要なものを検討してください。
- 照明が明るすぎたり暗すぎたりしていませんか？
- あなたはたくさんの雑然としたものに囲まれていますか？
- あなたは人々が行き来している交通量の多い地域にいますか？
- 最後にデバイスをシャットオフ/リセットしたのはいつですか。
全員が知っているように、会議前の議題の電子メールにこれらのポイントを含めることを検討してください。
8.あなたの配達に命を吹き込みます
確かに、重要なアイテムを取り除くことでオンライン会議を効果的に実行できますが、人々の興味を引くためにピザを追加することもできます。
- 動きを誘う
私たちは皆、仕事に投資するのがいかに簡単かを知っています。 机から立ち上がるのは素晴らしいアイデアですが、火を消したり、長いメールを書いたりするのに苦労していると、忘れてしまう可能性があります。 オンライン会議のある時点で、参加者に血を動かしてもらうことで、少し揺さぶってください。 腕を頭の上に伸ばしたり、立ち上がって数回座ったり、机を数回伸ばしたりするような単純な動きは、脳への酸素を増やし、倦怠感や無気力を打ち破る働きをします。 - ビジュアルを追加
インタラクションを奨励し、コンテンツを視聴者に伝える
明るい色、ビデオ、写真、きびきびとしたコールアウトを使用します。 ビジュアルと適切に配置された適切なミームを使用して魅力的な、わかりやすいプレゼンテーションで、コンテンツを消化しやすく忘れられないものにします。 - リアルタイムでフィードバックを得る
その場でアンケートを実施することで、人々がコンテンツをどのように受け止めているかを確認できます。アンケートは楽しいだけでなく、番組を中断してリアルタイムの情報を提供してくれるため、非常に役立ちます。即座に意思決定を行うためのツールとして機能し、エンゲージメントを高め、次のステップを組み立てるのに役立ちます。インタラクティブなアンケートを、最高の仮想電話サービスなどの信頼できるコミュニケーションツールと組み合わせることで、さらに効果的です。 サイバーニュースによって認められたこれにより、回答が明確に記録され、技術的な中断なく議論が円滑に進むことが保証されます。」
7.タスクの委任
モデレート、砕氷船の活動の実行、メモの作成など、人々がオンライン会議に何かを貢献する責任がある場合、各人はより積極的になります。 さらに、これは会議を小さく保つのに役立ちます。 意思決定者、アドバイザー、インターンなど、そこにいる必要がある人だけを含めることで、役割を明確に保ちます。
- モデレーターの選択
モデレーターは、会議が狂わないようにします。 彼/彼女の仕事は、テクノロジーを監視し、権威を持ってリードし、それを必要とする人々に話す許可を与え、録音に責任を持ち、オーディオとビデオの品質が管理されていることを確認することです。
6.時間枠に固執する
限られた時間に気づいたら、生産性が上がる傾向があります。 タイムキャップを使用して作業することで、会議が「フレーム化」され、焦点が当てられます。 10分のバッファーを使用して、各キーポイントに特定の時間を割り当てます。 そうすれば、誰もが時間どおりに、または直前に終了することができます！
5.気を散らすものを取り除く
オンライン会議中に電子メールをチェックしたり、電話を一瞥したりするのは簡単です（そして非常に一般的です）。 タイミングを守り、最初から気を散らすものを取り除くことで誘惑を避けます。ラップトップのタブをシャットダウンし、電話をサイレント（または飛行機モード！）にし、ウィンドウを閉じてバックグラウンドノイズをシャットアウトし（またはヘッドフォンを使用し）、保存します。後のおやつ！
（altタグ：早朝に窓の近くに座っている開いたラップトップで作業している机に座っている女性）
4.コラボレーションを促進する
オンライン会議を使用して、参加者からアイデアを生み出します。 シンクタンクやブレーンストーミングセッションの特徴を理解するために、時間を取っておきます。 人々が自分のアイデアを思いついたり、他の人のアイデアに便乗したりできるようにします。 オンラインホワイトボードのような機能を試して、クリエイティブなジュースを流してください。
3.ゲームを組み込む
介して ゲーミフィケーション、オンライン会議での双方向性のレベルが屋根を突き抜けることを期待できます！ 最初に小さな質問を含めて、参加者にフォローしてもらいます。 これらもインセンティブを与えることができます–長時間の昼食、会社の盗品、早期休暇など。例：
- スライド全体に埋め込む画像またはキャラクターを選択し、プレゼンテーション全体で何回見られたかを参加者に回答してもらいます。
- 最後に簡単なクイズを投げて、参加者の内容の理解をテストします。
- 同僚からの見積もりを収集し、誰が何を言ったかを推測させます。
2.明確に表現されたアクションアイテムで終了する
オンライン会議のポイントは、参加者を集めて集まり、次のステップに向けて前進することです。 これは、明確なアクションアイテムでのみ実行できます。 誰もが自分がしなければならないことを知っているときだけ、物事を成し遂げることができます。 会議が終了する前に、参加者が自分の役割について明確になっていることを確認してください。 話し合ったことを確認し、その人を仕事に割り当てるために少し時間を費やしてください。
1.概要を共有する
オンライン会議では多くのことが発生する可能性があります。 たくさんのアイデア、提案、意見が飛び交うので、よく要約されたメモが同期の整合性を維持するのに効果的です。
録画機能やAI機能を備えたビデオ会議ソフトウェアを選択して、ダウンしたすべてのものをキャプチャします。 手動でメモを取ることは常に良い考えですが、バックグラウンドでテクノロジーが機能している場合は、残りの処理が行われていることを確認しながら、会議中に実行できます。
次のオンライン会議を輝かせる秘訣は次のとおりです。
- 会議のすべてのタッチポイントでブランドを強調する
見込み客に売り込みますか？ 参加者がに現れる間、あなたの会社名、スローガン、重要な発表を紹介するあなた自身のメッセージを記録してください カスタマイズ可能なオンライン会議室。 ユーザーインターフェイス全体のロゴとブランドカラーを使用して、洗練されたプロフェッショナルな第一印象を作りましょう。 - AIを使用してレッグワークを行う
オンライン会議では、前向きな仕事をしています。 を選択してください ビデオ会議 バックグラウンドで機能するソリューションで、後で簡単に検索できるように、文字起こし、スピーカータグ、日付スタンプを提供します。 - 画面共有を押して「伝える」ではなく「表示」する
画面共有 オプションとして、オンライン会議中に説明が難しいデモンストレーションや製品機能を簡単にナビゲートできます。 あなたが言っていることを目の前で見ることができれば、誰もがあなたの言っていることを理解することができます。 すべての行動方針をリアルタイムで表示できる場合は、参加者を同じページに移動します。
Callbridgeにオンライン会議を活性化させましょう。 洗練されたテクノロジー、カスタマイズ可能な機能、直感的に設計されたユーザーインターフェイスにより、会議はさらに面白く生産的になりました。
