2020年が本格的なスタートを切った今、今年の半ばまでに、ビデオ会議の経験はXNUMX倍に改善されたと言っても過言ではありません。 あなたのオフィスは、クライアントとのビデオ会議、チームブリーフィング、上級管理職の電話会議、ブレーンストーミングセッション、ステータスミーティングなどを使用して、オンラインコミュニケーションへの扉を開く、よりオンラインの在宅勤務アプローチに移行した可能性があります。オン。
さらに、私たちが現在誰もが直面している変化する時代に適応し続けるにつれて、労働力は、物理的に (または仮想的に!) 出勤する方法に分割されつつあります。 フルタイムで在宅勤務している同僚はいますか？ 経営陣は週に 2 日オフィスにいて、その後はリモートで仕事をしていますか? 週に 5 日オフィスにいる必要があるクライアント間を行ったり来たりしていますか?
同僚やチームメンバーがデジタル環境や物理的な状況に分散している場合、全員をまとめることは不可能ではありませんが、困難な作業になる可能性があります。 時間の制約、言語の壁、階層の違い、時間管理に関する一般的な課題がありますが、誰もが本当に一緒に仕事をできる限り効果的かつ生産的にしたいと思っています。
チームが自宅、オフィス、またはフィールドで分割されている場合に、共同作業環境を効果的に維持する方法を次に示します。
クロスオフィスコラボレーションを管理する9つの方法：
9.電子メールの乱雑さを避ける
電子メールは、「軌跡」を確実に確保しながら、迅速かつ効果的に通信するための鍵となります。 しかし、小さな質問が長く複雑になる巨大な会話に膨れ上がると、交換の実際の効果は複雑になります。
業務内容、進捗状況、最新情報を視覚的に分かりやすく表示できるビジネスコミュニケーションツールに移行することで、関係者全員が状況をより把握しやすくなります。Slackのようなコラボレーションツールは、このような連携を促進します。また、豊富な統合オプションを備えたビデオ会議ソフトウェアも同様の効果を発揮します。このように2つのプラットフォームを連携させることで、最高のコラボレーションパフォーマンスを実現できます。
8. ワークロードに注意する
プロジェクト管理ツールを使用して全員が何に取り組んでいるかを確認すると、プロジェクトのステータスと誰が参加しているかを識別できます。 そうすれば、自宅にいるときでも、仕事で出張しているときでも、パイプラインの内容をすぐに確認できます。
色分けを活用し、行と列を使ってファイル、場所、時間管理を整理しましょう。逆に、ビデオ会議を使ったオンラインミーティングでプロジェクトについてリアルタイムで話し合うことで、同僚は現状や心境を率直に話し合う機会を得られます。進捗状況や最新情報を話し合うオンラインミーティングを定期的に開催することで、優先事項やボトルネックを特定し、納期遅延を減らすことができます。
（alt-tag：携帯電話を持って通りを歩いているスタイリッシュな女性。
7.タイムゾーンに注意する
「赤目」の会議や就寝直前の会議に参加しなければならないのは理想的ではありませんが、プロジェクトや同期のスケジュールを設定する場合、タイムゾーンはオフィスを超えて集まる時間を決定する際に重要な役割を果たします。
全員のスケジュールが手元にあり、いつでも利用できるようにすることで、主催者や主催者はオンライン会議を行うのに最適な時間を把握することができます。 タイム ゾーン スケジューラを備えたビデオ会議ソフトウェアを探すか、招待された一部の参加者が会議を録画して後で視聴できるようにします。
6.定期的にチェックインする
チームがオフィス、自宅、フィールドに分散している場合、タンデムで作業し、お互いにわずか数フィートしか離れていないときに習得する典型的な行動のいくつかを失うのは簡単です。ホールや休憩室でお互い。
全員が同じページにいることを確実にするために、頻繁にベースに触れる習慣を取り入れてください。 メール、同期、電話会議、ビデオ会議、テキスト チャットなど、週に何回でも遠慮なく接続してください。
5. 自動化に頼って追跡する
期限、ステータス、作業の進捗状況を管理するのは、直接会わないと簡単ではありません。 しかし、時間のかかる反復作業を軽減できれば、より重要な作業に時間を割くことができます。 さらに、人的要素を取り除くことで、より正確な結果が得られます。 自動化で手間のかかる作業を行いましょう。
- 今後のビデオ会議の招待とリマインダーをスケジュールする
- Googleカレンダーをビデオ会議ソフトウェアと統合して、シームレスなスケジュールと通知を実現します
- Google Doc でリアルタイムの情報を共有し、すぐに編集して変更をメールで送信します
- スプレッドシート、顧客情報、録音、文字起こしなどを自動化するプロジェクト管理およびビデオツール。
4.モバイルアプリを使う
オンライン会議の場合、モバイルアプリを使用すると、同僚は、通り、裏庭、食堂など、どこにいてもすばやく簡単に電話に出ることができます。
手のひらから外出先で会議を開始すると、デスクトップ上にある場合と同じように優れた高品質の会議が得られます。 事前にまたはその場で会議をスケジュールすることもできます。 カレンダーとアドレスブックにアクセスして同期することができます。 そしてもちろん、あなたがいる場所があなたの会議の場所です。 モバイルアプリを使用すると、インターネットに接続されている場所ならどこでも、会議や電話を自由に行うことができます。
さらに、安全で安全な会議環境で、通話履歴、トランスクリプト、録音にアクセスできます。
3. 「標準化された」作業用ストレージ ハブを作成する
すべての重要なファイル、リンク、ドキュメント、およびメディアに簡単にアクセスしてXNUMXか所に保存できるようにします。 それが一箇所に集中しているとき、それに到達することはそのような仕事のように見える必要はありません。 アイテムがカタログ化され、整理され、リアルタイムで利用できるようになると、誰もが最新のファイル、最新の文書化された会議、および重要な決定にアクセスできます。
他のいくつかの提案：
異なる場所にオフィスがある場合は、複数の言語が話されている可能性があります。 最も広く話されている言語を維持するようにしてください。別の言語でコミュニケーションをとる必要がある場合は、テキストチャットまたは別のチャネルを介してプライベートで会話を行ってください。
文書に正しくラベルを付けて、文書の複製を作成しないようにします。文書に取り組む手順があることを明確にします。 すでに作成されたドキュメント、より新しいバージョンのドキュメント、または失われたドキュメントに何時間も費やすことほど悪いことはありません。
目的に最も適した通信方法を判断してください。 詳細について説明が必要な場合、またははいまたはいいえの質問がある場合は、テキスト チャットで同僚にメッセージを送信してください。 今後の休暇申請について懸念がある場合は、メールを送信してください。 同僚に問題があり、良い仕事を遂行し成果を上げる能力に影響している場合は、XNUMX 対 XNUMX のビデオ会議をスケジュールします。
2. 「動画ファースト」アプローチを採用する
特に世界に影響を与えているパンデミックの状況下では、対面でのやり取りを重視するビデオ中心のアプローチは、同僚が仮想空間ではなく、実際に人と仕事をしているという感覚を維持するのに役立ちます。顔を見せ、声を出し、体を動かすこと――これらはすべて、仮想空間でよりリアルな自分を表現する要素です。ビデオ会議は、通常のオフィス環境をデジタル空間へと再現する役割を果たします。
さらに、「見せる」ことができるのに、なぜ「伝える」のですか? いくつかのプレゼンテーション、特に概念、抽象的なアイデア、または Web サイトのデザインを介した核心的なナビゲーションを含むプレゼンテーションは、画面共有を使用したデモンストレーションの方が効果的です。 同僚は文字通り、あなたのアイデアの最前列の席であなたのビデオ会議セッションの同じページにいるようになります。
1.実験してフィードバックを得る
ほとんどのアレンジメントと同様に、移行と実験が少し含まれています。 さびたマシンではなく、油の多いマシンのように機能するオフィス間のコラボレーションでは、チームに最適な行動方針を確認するために、さまざまな戦略、コミュニケーションモード、およびツールを実装する必要があります。
チームの成功またはプロジェクトの成果を決定する最も重要な要素のXNUMXつは、全員がお互いを信頼する意欲です。 チームメンバーはお互いに敬意を持って接することができますか？ 離れた場所にいる労働者は、ただのんびりするのではなく、体重を引いていますか？ オフィスワーカーは、印象づけて主導権を握りたがり、やりすぎですか？
計画、チームビルディングツールの使用、およびあちこちでのちょっとした友情に重点を置いて、チームが分散している場合でも、ギャップを埋めるために新しいことを試みることは困難である必要はありません。 新しい戦略とツールを試して、どれがチームと目的に最良の結果をもたらすかを確認することが重要です。
オフィスをまたいだコラボレーションには、常に様々な衝突や課題が伴います。オフィス内外、近隣地域と遠隔地、フレックスタイム制、パートタイム、フルタイムなど、異なる勤務形態で働く同僚たちの成果は、仕事の成果と流れに影響を与えます。しかし、現在の世界情勢においても、これは私たちが使用するテクノロジーに合わせて変化し、柔軟に対応できる、より統合されたワークライフバランスへと適応していく機会となるでしょう。
Callbridge独自の双方向ビデオ会議ソフトウェアスイートにより、チーム間の結束が生まれます。 そのテクノロジーは人々をつなぐように設計されているため、従業員がどれほど分散しているかに関係なく、ビジネスを繁栄させることができます。
Callbridgeは、同僚間の内部およびクライアント、ベンダー、利害関係者、および成長するビジネスの他の重要な可動部分との外部の違いを狭める洗練されたソリューションを探している中規模企業に対応します。 Callbridgeの専門的な音声、ビデオ、およびWeb会議プラットフォームは、エンゲージメントと生産性を向上させるための幅広いコラボレーション機能を提供し、どこにいてもどこにいても安全かつ確実に接続し続けます。
Callbridgeの違いは何ですか？
AIによる会議の文字起こし– 人工知能搭載のパーソナルアシスタント「Cue™」が、会議の録音、発言者、議題、テーマの特定を行います。
SlackとGoogleカレンダーとの連携– Google Suite、Outlook、Slackと連携できるので、重要な情報を見逃すことはありません。
卓越した機能 –会議録画、画面共有、ドキュメント共有、オンラインホワイトボードなど、世界クラスの機能をお楽しみください！
高度なセキュリティ– ワンタイムアクセスコード、ミーティングロック、セキュリティコードにより、お客様の情報は安全に保護されます。
カスタムブランディング– 独自のロゴとブランド基準を使用して、オンライン会議室を独自のブランドでカスタマイズできます。
ダウンロード不要 – コードや重い機器は一切不要。ダウンロード不要のブラウザベースのビデオ会議ソリューションです。
