電話会議を主催する方法
あなたがほとんどの中小企業の所有者のようであるならば、あなたはホストしなければなりませんでした 電話会議 または、チームで計画またはブレインストーミングを行うためにXNUMXつ。 また、すべての会議が可能な限り生産的であるとは限らないことにも気付いたと思います。
時々従業員は遅れて現れます。 時々彼らはあまりにも眠いまたは気が散っています。 また、まったく表示されない場合もあります。 何も問題がない電話会議を主催することさえ可能かどうか疑問に思うのは簡単です。
幸いなことに、有意義で生産的な電話会議が可能です。 で コールブリッジ、可能な限り最高の会議を主催するために何をすべきかを正確に知るのに十分な会議を見て、促進しました。 あなたがする必要があるのはこれらの速くて簡単なステップに従うことです：
ステップ1：他のことをする前に、明確な会議の目的を念頭に置いてください。
ステップ2：可能な限り詳細な電話会議の議題を作成します。
ステップ3：詳細な会議の招待状を送信し、ゲストにフォローアップします。
ステップ4：会議が失敗しないように、関係のない主題を後で使用できるように保存します。
ステップ5：会議を終了する前に、会議の全員の次のステップに同意します。
明確な会議の目的を持っている
あなたがするとき、それは円を描くように回転するのは簡単です 会議を主催する 会議の明確な目標を設定していないため、「プロジェクトXを確認する」または「Yに関連するトピックを調べる」。 代わりに、「秋のキャンペーンの方向性を決める」、「ソーシャルメディア広告の測定フレームワークを確立して合意する」などの目標を設定してはどうでしょうか。
目標をできるだけ具体的にするようにしてください。そうすれば、会議が成功したかどうかだけでなく、話し合いが軌道に乗っていないかどうかもわかります。
電話会議の会議の議題を作成する
時間の90％を序文に費やして本を書く人は誰もいません。 議題を持ち、それに固執することで、会議の重要な主題すべてについて話し合う時間が割り当てられるため、以前に設定した電話会議の目標を実際に達成することにはるかに近づくことができます。
また、私たち全員が人間であるということを覚えておくことも重要です。時には、私たちの最高の人が間違いを犯したり、接線をたどったり、ただ楽しみのためにふざけたりします。 電話会議はスケジュールどおりに行う必要がありますが、それについて過激にならないでください。 すべての会議には楽しみの余地があります。
詳細な会議の招待状を送信し、フォローアップする
会議の招待状を送信する場合、ルールは「早いほど良い」です。 そうすれば、会議への出欠確認を忘れた場合に、穏やかに人々に思い出させる時間があります。 参加者に時間を与えることで、参加者は会議の準備をすることができ、会議の前に知っておく必要のあることを理解することができます。
なぜあなたの議題を詳細にする必要があるのですか？ 参加者が特定のトピックや仕事について尋ねられることを知っているという理由だけで、彼らは事前に答えを準備する傾向があります。 基本的に、準備ができていない人として選ばれるのを避けるためだけであっても、彼らは会議の準備ができています。
関連性のない「パーク」電話会議会議の主題
あなたの会議が無関係な接線に流れ始めたとき、あなたは何をしますか？ あなたは単に彼らにやめるように言うことができますが、それは最も巧妙で評判の良い解決策ではないかもしれません。 代わりに、会議の終わりに、または後で訪問するために、これらの接線を「駐車」してみてください。 これを「駐車場」と呼ぶ人もいます。
誰かが有効なポイントを上げる必要がある場合、駐車場も素晴らしいですが、それでも会議に明確に関連していません。 このようにして、重要な主題は、トピック外の議論に邪魔されることなく、会議が継続している間も必要な注意を払うことができます。
次のステップが合意されていることを確認する
このステップは不可欠です。 会議の最後に、次のすべての手順と、誰が所有権を取得するかを繰り返します。 すべての当事者が彼らの任務に同意すると、誰も混乱したり、何かが「彼らの心を滑らせた」と言ったりする言い訳をすることはできません。
おかげ キュー、AIで生成された会議の文字起こしをすべての参加者に送信することもできるため、何をする必要があるかについて混乱することはありません。
次の会議がいつになるかについて合意した後、駐車場に戻って詳細を説明するか、チャットすることができます。 電話会議を主催するときに、現在のイベントや映画などについて話すのは無意味に思えることもありますが、それは前向きな職場のエコシステムと幸せな従業員にとって不可欠です。
