仮想会議を設定する方法を知りたいですか？ さらに良いことに、仮想会議とは何か疑問に思っていますか？ ここに朗報があります。 現時点では、バーチャル ミーティングを設定するのは簡単ではありません。それでもバーチャル ミーティングが何かわからない場合は、適切な場所にいます。
詳しく見る準備はできましたか?
仮想会議は…
オンライン会議、ビデオ会議、音声会議などとも呼ばれる仮想会議は、ウェブ会議の包括的な概念であり、Educauseによると、「仮想会議とは、統合された音声とビデオ、チャットツール、アプリケーション共有を使用してインターネット上で行われるリアルタイムのやり取り」です。対面会議と同様に、仮想会議では参加者が集まり、2つ以上のエンドポイント間でダイナミックな環境でアイデアを共有したり、会話したり、共同作業を行ったりしますが、実際に物理的にその場にいるのではなく、デバイスが使用されます。
バーチャル会議は、成長を続ける企業の健全な運営に不可欠です。従業員からプロジェクトマネージャー、経営幹部、人事担当者まで、あらゆる立場の人々が業務を遂行し、時間と空間の隔たりを埋めるために、グループコミュニケーション技術に頼る必要があります。製薬会社、IT企業、法律事務所、中小企業、大企業など、あらゆる業種が、ビデオを中心としたコミュニケーション手法の即時性と関連性から恩恵を受けています。
これは仮想会議です：
いつでもどこでも誰とでも通信できる仮想会議により、場所に関係なくビジネスを繁栄させることができます。 つながりを促進する仮想会議では、仕事上の関係、継続性、生産的なコラボレーションを通常は妨げていた空間的な障壁はもうありません。 全体的な利点には次のようなものがあります。
- 通勤時間の短縮
- 交通費、旅費、宿泊費の削減
- 生産性の向上=冗長性の低下
- 従業員の定着率の向上
- 競争上の優位性
また、ビジネスに関しては、コミュニケーション戦略にビデオ中心のアプローチを組み込むことで、次のことをサポートする方法を検討してください。
- よりデジタル化されたコネクテッド ワークフォース
- 管理へのアクセス
- 強化されたグローバル コミュニケーションの文化
- より速い結果に匹敵するより良い信頼性
- 冗長性の削減と最新のデータと情報
- より良い価値
- ビデオ会議を開始する方法についてまだ少し不明確ですか？ 仮想会議を設定する方法は次のとおりです。
適切なソフトウェアの選択
サービス プロバイダーとの契約に取り掛かる前に、いくつかのロジスティクスについて検討してください。
どのくらいの頻度でソフトウェアを使用する必要があると思いますか? エンタープライズ対応のビデオ会議を探している場合は、参加者がどこに配置されるかを考えてください。 家にいるのか、会議室にいるのか？ 前者であれば、Web ベースの会議の方が適していて、使いやすく、便利です。
どのような機能が提供されているかを確認してください。 画面共有機能が付いていますか (IT カスタマー サービスやプレゼンテーションに最適)。 オンライン ホワイトボード (教育目的または創造的な作業のブレインストーミングに役立ちます)。 またはドキュメントの共有 (配布資料、重要なドキュメントの共有、新しい人材のオンボーディングをより合理化します) など。
仮想会議が必要な理由を明確に
そもそもなんで会議を招集するの？ それは社内向け (アナウンスメント、オンボーディング、組織セッション、経営会議) ですか、それとも社外向け (セールス ピッチ、新規事業開発) ですか? 構造と理由を考えれば、当然、出席などの他の要素が適切に配置されます。
誰が出席する必要があるかを決定する
仮想会議は、別の場所で同時に人々を囲い込む場合に特に効果的です。 そのため、海外、自宅、または廊下に参加者がいる場合、場所に関係なく簡単かつ効果的に接続できます。 全員が潜在的な時差を認識しているか、タイム ゾーン スケジューラを使用している限り、簡単に参加できます。 ただし、必要な人だけを招待する必要があることに注意してください。 必要な参加者のみを含めることで、時間とお金を節約できます。 他の人のために、後で送信するために会議を記録します。
アウトラインを作成する
アジェンダを設定すると、考えが整理され、タイムリーで明確で魅力的な仮想会議を行うことができます。 さらに、参加者が自分に何が期待されているかを知るのに役立ちます。 彼らは何に貢献する必要がありますか? 同期の前にブラッシュアップする必要のある資料はありますか？ 会議はどのくらい続きますか? 簡単なレイアウトを含めると、混乱を防ぎ、参加者が準備ができていると感じるのに役立ちます。
招待状とリマインダーを送信する
バーチャル ミーティングの優れている点は、即席のセッションとして、または事前にスケジュールとして今すぐ開催できることです。 自動で行われるため、時間、日付、その他の重要な情報など、必要なすべての情報を最初の招待に簡単に組み込むことができます。 リマインダーを設定して、今後の同期を参加者に思い出させるように通話を調整します。 その場で行う必要のあるより緊急の会議については、SMS通知を使用して、会議の詳細を参加者のデバイスに直接送信します。 遅い到着や不参加者を待つのに無駄な時間はもうありません。
機能を活用してより効果的な仮想会議を実現
仮想会議に適したビデオ会議ソフトウェアには、オンライン体験を向上させる実用的で便利な機能が多数搭載されています。 最良の結果を得るには、選択したテクノロジーに次のものが搭載されていることを確認してください。
- 画面共有: 参加者と画面をすぐに共有して、プレゼンテーションを主導したり、IT の問題を解決したりできます。
- 録音： 後で見るために今すぐレコードをヒットしてください。 通話に参加できない参加者に最適です。
- 転写： 記録されたすべての会議の自動文字起こしにより、アイデアが取り残されることはありません。
- オンラインホワイトボード: 画像、色、形を使用してコンセプトやグラフィックを表現するクリエイティブな方法。
テイクアウトを含める
バーチャル ミーティングの最後に、参加者に何を持って行ってもらいたいですか? 目的は何でしたか、次のステップは何ですか? 目的と次に何をする必要があるかを知って、全員が立ち去ることを確認してください。
メールでフォローアップ
できるだけ簡潔でわかりやすいものにしますが、フォローアップ メールには次の内容を含める必要があります: 会議の議事録の要約、次のステップ、主要な会議の成果 (これは会議の目的と一致している必要があります)、および記録 (記録した場合) )。
仮想会議のベストプラクティス
バーチャル会議が送信者と受信者間のコミュニケーションをどのように強化できるかについて理解が深まったところで、守るべきマナーについて見ていきましょう。以下に留意すべき点をいくつか挙げます。
テクノロジー：会議前に、使用する機器が最新の状態であり、正常に動作していることを確認してください。マイク、スピーカー、カメラが使用できる状態になっていることを確認し、設定を検証してください。モデレーターを務める場合は、待機室を起動し、参加者全員が自動的にミュート状態になっていることを確認してください。
参加方法：会議が始まる前に、会議の概要を確認し、流れを復習しましょう。そうすることで、休憩や一時停止のタイミングを事前に把握し、参加者に質問する内容を計画できます。オンラインホワイトボードを使ったアクティビティを取り入れたり、画面共有機能を使って「説明する」のではなく「見せる」ように工夫してみましょう。
参加者の関心を引きつけるには、情報を面白く伝えることが重要です。統計データや無味乾燥な指標を羅列するのではなく、始まり、中間、終わりがあるストーリーを語りましょう。画像、動画、鮮やかな色彩、重要なキーワードの強調表示などを活用し、必要なデータや情報を随所に散りばめてください。
楽しもう！バーチャルミーティングを社交的なものにすることを忘れないでください！ミーティングの冒頭で、アイスブレイクとなる質問を投げかけてみましょう。「週末は何をしていましたか？」や「Netflixで何を見ていますか？」など、少し個人的な質問は少人数グループに適しています。
グループが大きくなればなるほど、「いつも個人的に使っている言い訳は何ですか?」と漠然と楽しませることができます。 または「どの子供の映画や本の登場人物があなたを思い起こさせますか?」
また、会議では、「グループで最後に話したのはいつですか?」などの関連する質問をすることを検討してください。 または、「動物の尻尾ができるとしたら、何にしますか?」など、もう少しユニークなものです。
コンセプトは、よりカジュアルなトーンで、プロフェッショナルな環境でお互いを知ることです。 砕氷船は適切な感情を刺激し、学習を刺激し、絆を促します。 すべての優れたスキルが仮想テーブルに持ち込まれます!
グループ コミュニケーション プラットフォームとして Callbridge を選択し、仮想会議の設定方法を学習したら、生産性とエンゲージメントが急上昇するのを見てください。 画面共有、AI を活用した文字起こしと要約、強化されたセキュリティ対策、ダウンロード不要、カスタマイズなどのプレミアム機能により、参加者と一緒に仮想会議を開催できます。
